Fax đã từng là một phương thức gửi thông tin được rất nhiều sử dụng. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ hiện đại, nên số người biết đến hình thức này ngày càng ít đi. Vậy Fax là gì? Cách đánh số gửi máy Fax như thế nào? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về thông tin này thì hãy nhanh chóng bài viết dưới đây của Hoàng Hà Mobile nhé!
Fax là gì? Máy Fax và Số Fax
Fax là gì?
Fax, viết tắt từ “facsimile,” là một công nghệ truyền thông dùng để gửi và nhận các bản sao chất lượng cao từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. “Còn đường” để truyền thông tin này là qua đường dây điện thoại hoặc mạng điện thoại. Công nghệ Fax hoạt động bằng cách chuyển đổi tài liệu giấy thành tín hiệu điện, sau đó truyền tín hiệu này đến máy Fax đích, nơi tín hiệu này được chuyển đổi trở lại thành hình ảnh tài liệu ban đầu.
Và trước đây Fax đã từng là một công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, y tế, và chính trị. Tuy nhiên, trong thời đại số hóa hiện nay, Fax đã trở nên ít phổ biến hơn do sự thay thế bằng các công nghệ truyền thông hiện đại như email, ứng dụng tin nhắn. Bên cạnh đó, việc phát triển thêm máy in đa chức năng có khả năng quét tài liệu cũng có thể giúp người dùng chuyển dữ liệu một cách hiệu quả. Mặc dù vậy, Fax vẫn được sử dụng ở một số ngành và tình huống đặc biệt nơi cần độ bảo mật cao hoặc khi cần tính chính xác cao trong việc truyền tải thông tin giấy tờ.
Khái niệm máy Fax là gì?
Máy Fax là một thiết bị điện tử được sử dụng để gửi và nhận tài liệu giấy thông qua công nghệ Fax. Máy Fax thường bao gồm các thành phần chính như bộ quét (scanner) để chuyển đổi tài liệu giấy thành tín hiệu điện, modem để kết nối với đường dây điện thoại hoặc mạng điện thoại. Đồng thời máy Fax cũng cần thêm bộ nhớ để lưu trữ tài liệu trước khi gửi hoặc sau khi nhận và máy in để tái tạo tài liệu sau khi nhận.
Khái niệm số Fax là gì?
Bên cạnh khái niệm về máy Fax, người dùng cũng cần tìm hiểu thêm về số Fax để nắm rõ quá trình truyền tải dữ liệu là như thế nào. Cụ thể số Fax được hiểu là số ký hiệu để bạn có thể nhận các tài liệu Fax. Khi bạn muốn gửi một tài liệu Fax đến một tổ chức hoặc cá nhân khác, bạn sẽ cần biết số Fax của họ để gửi tài liệu đến đúng địa chỉ. Số Fax này giống như một địa chỉ điện thoại cố định dành riêng cho máy Fax của người dùng hoặc một tổ chức nào đó.
Bên cạnh đó, khi bạn gửi tài liệu từ máy Fax của mình, bạn sẽ nhập số Fax đích vào máy và sau đó tài liệu sẽ được truyền đi đến nơi nó sẽ được in ra thành tài liệu giấy. Đặc biệt, số Fax này thường bao gồm một dãy số và có thể có một mã quốc gia hoặc khu vực đằng trước nếu tài liệu đang được gửi ra nước ngoài hoặc đến một khu vực cụ thể.
Lịch sử phát triển của Fax: Từ điện báo hình ảnh đến máy văn phòng
Công nghệ Fax có một lịch sử lâu đời hơn bạn tưởng, thậm chí còn ra đời trước cả điện thoại. Hành trình của nó là minh chứng cho sự sáng tạo không ngừng của con người.
- 1843: Nhà phát minh người Scotland, Alexander Bain, được cấp bằng sáng chế cho “máy điện báo hóa học tự động”, thiết bị được xem là tiền thân đầu tiên của máy Fax. Nó có thể tái tạo hình ảnh đồ họa trên giấy.
- Thập niên 1920: Công nghệ “điện báo hình ảnh” (wirephoto) được phát triển, cho phép các tòa soạn báo gửi hình ảnh qua đường dây điện thoại đường dài, thay đổi ngành báo chí mãi mãi.
- 1964: Xerox Corporation giới thiệu máy Fax thương mại hóa đầu tiên (Long Distance Xerography – LDX), đánh dấu bước ngoặt đưa Fax vào môi trường văn phòng.
- Thập niên 1980: Với sự ra đời של các tiêu chuẩn chung (như G3) và giá thành giảm, máy Fax bùng nổ và trở thành một thiết bị không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp trên toàn thế giới.
- Hiện tại: Dù bị Email và các phương tiện kỹ thuật số lấn át, Fax vẫn được cải tiến thành các dịch vụ Fax trực tuyến (Online Fax) và tích hợp vào máy in đa chức năng.
Tại sao nên sử dụng Fax thay vì phương thức gửi tài liệu khác?
Bên cạnh việc tìm hiểu Fax là gì? Bạn đọc cũng nên biết thêm về lợi ích của phương thức này. Thực tế vẫn có rất nhiều tổ chức và cá nhân lựa chọn sử dụng gửi tài liệu bằng Fax. Và tất nhiên không phải ngẫu nhiên mà họ sử dụng như thế, tất cả đều có lý do của nó. Cụ thể như thế nào? Hoàng Hà Mobile sẽ phân tích cụ thể cho bạn đọc ngay bên dưới đây nhé!
Đảm bảo tính bảo mật
Fax hoạt động dựa trên mạng truyền thông, do đó nó rất khó bị xâm nhập bởi các hacker hoặc kẻ tấn công mạng. Điều này có nghĩa là tài liệu Fax truyền qua đường dây điện thoại không thường xuyên bị đánh cắp bởi các phương tiện truyền thông điện tử trực tuyến.
Thêm vào đó, hiện nay còn có các dịch vụ Fax và máy Fax chuyên nghiệp hỗ trợ mật mã hóa tài liệu trước khi gửi. Cách thức này nhằm đảm bảo rằng tài liệu chỉ có thể được đọc bởi người nhận chính. Từ đó, những ai muốn gửi những thông mật, quan trọng và không muốn có sự can thiệp từ người khác thì có thể tận dụng Fax.
Ngoài ra, một lợi ích khác của Fax đó chính là tài liệu thường không lưu trữ trên các máy chủ trực tuyến. Chính vì thế mà nó có thể làm giảm nguy cơ bị truy cập trái phép từ xa. Ngay cả người dùng và người gửi đều có thể an tâm trong suốt quá trình truyền tải dữ liệu quan trọng.
Giá trị pháp lý và tính xác thực của chữ ký
Một trong những lý do lớn nhất khiến Fax vẫn tồn tại trong môi trường pháp lý và kinh doanh là giá trị chứng thực của nó:
- Bằng chứng gửi/nhận: Hầu hết các máy Fax đều in ra một trang xác nhận (confirmation page) ghi rõ thời gian, ngày tháng, và trạng thái gửi thành công đến số Fax của người nhận. Đây là một bằng chứng hữu hình khó chối cãi.
- Giá trị của chữ ký tay: Trong nhiều giao dịch, chữ ký tay (wet signature) trên hợp đồng hoặc văn bản vẫn được yêu cầu. Fax cho phép truyền một bản sao của tài liệu có chữ ký tay gần như ngay lập tức, và bản sao này thường được chấp nhận về mặt pháp lý như một bằng chứng tạm thời trước khi có bản gốc.
- Khó chỉnh sửa: Một văn bản được gửi qua Fax là một hình ảnh tĩnh của tài liệu gốc. Việc chỉnh sửa nó gần như không thể mà không để lại dấu vết rõ ràng, khác với các tệp tin kỹ thuật số như Word hay PDF có thể bị thay đổi.
Các loại Fax phổ biến hiện nay
Ngày nay, khi nói đến Fax, chúng ta không chỉ nói về một chiếc máy duy nhất. Có nhiều hình thức khác nhau để bạn lựa chọn tùy theo nhu-cầu:
- Máy Fax chuyên dụng (Standalone Fax Machine): Đây là loại máy truyền thống chỉ có chức năng gửi và nhận Fax. Chúng thường rất bền bỉ và đáng tin cậy.
- Máy in đa chức năng (Multifunction Printer – MFP): Loại phổ biến nhất hiện nay, tích hợp các chức năng In, Scan, Copy và Fax trong cùng một thiết bị. Đây là giải pháp tiết kiệm không gian và chi phí cho văn phòng hiện đại.
- Phần mềm Fax trên máy tính: Windows và macOS đều có các tính năng tích hợp cho phép bạn gửi Fax trực tiếp từ máy tính mà không cần in ra giấy, chỉ cần kết nối với một modem-fax.
- Dịch vụ Fax trực tuyến (Online Fax / eFax): Đây là giải pháp hiện đại nhất, cho phép bạn gửi và nhận Fax qua Email hoặc một cổng thông tin web. Bạn sẽ có một số Fax ảo và không cần bất kỳ phần cứng hay đường dây điện thoại nào.
Một số lưu ý quan trọng khi gửi Fax tài liệu
Sau khi chúng ta tìm hiểu về fax là gì cũng như các lợi ích của nó. Người dùng cũng nên biết về việc sử dụng máy Fax đôi khi cũng có một số hạn chế của nó mà người dùng cần biết đến. Chẳng hạn như nguy cơ bị sai địa chỉ nếu bạn nhập nhầm số Fax. Trường hợp này, tệp tài liệu quan trọng của người dùng có thể bị chuyển đến tay một người dùng khác. Như vậy tính bảo mật trong thông tin sẽ không còn đáp ứng được nữa.
Hơn thế nữa, việc sử dụng Fax không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất trong mọi trường hợp pháp lý. Công nghệ số hóa và các hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã phát triển mạnh mẽ và có khả năng đáp ứng nhiều yêu cầu pháp lý một cách hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ và hệ thống điện tử có thể cung cấp các phương tiện bảo mật và xác thực tương tự như Fax, như chữ ký số và hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, có một số quy định và chuẩn ngành có thể yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử cụ thể hoặc sử dụng phương tiện truyền thông khác. Việc lựa chọn giữa Fax và chữ ký điện tử nên dựa trên ngữ cảnh cụ thể của tình huống và yêu cầu pháp lý hoặc quy định của tổ chức bạn nhé!
So sánh Fax và Email: Khi nào nên dùng phương thức nào?
Trong thời đại số, câu hỏi lớn nhất là “Tại sao không dùng Email?”. Dưới đây là so sánh trực tiếp để bạn biết khi nào nên chọn Fax và khi nào Email là lựa chọn tốt hơn.
Khi nào bạn nên sử dụng Fax?
- Yêu cầu bảo mật cao: Fax sử dụng kết nối điểm-đến-điểm qua mạng điện thoại, ít bị tấn công bởi virus, malware hay lừa đảo (phishing) so với Email. Rất phù hợp cho các tài liệu y tế, pháp lý, tài chính nhạy cảm.
- Cần bằng chứng pháp lý mạnh: Một bản Fax kèm trang xác nhận là bằng chứng vật lý về việc tài liệu đã được gửi và nhận.
- Gửi tài liệu có chữ ký tay: Khi cần gửi nhanh một văn bản có chữ ký tay mà không cần quy trình phức tạp của chữ ký số.
Khi nào bạn nên sử dụng Email?
- Tiện lợi và tốc độ: Gửi và nhận gần như tức thì từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
- Gửi tệp đa phương tiện: Dễ dàng đính kèm nhiều loại tệp tin chất lượng cao (hình ảnh, video, tệp thiết kế, bảng tính…).
- Chi phí thấp và dễ dàng lưu trữ: Gần như miễn phí, dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và lưu trữ trong thời gian dài.
- Tương tác và chỉnh sửa: Dễ dàng trả lời, chuyển tiếp và cộng tác chỉnh sửa trên cùng một tài liệu.
Hướng dẫn cách đánh số gửi máy Fax đơn giản
Ngay trong phần thủ thuật bên dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ chia sẻ đến bạn 2 cách gửi Fax vô cùng nhanh chóng và tiện lợi. Bạn hãy tham khảo hết cả hai cách để lựa chọn phương thức phù hợp nhất với đơn vị của mình nhé.
Cách 1: Cách đánh số gửi Fax bằng máy in
Cách này sẽ dành cho những tổ chức hay công ty đang sử dụng máy in có tích hợp tính năng gửi Fax. Theo đó, khi bạn gửi thông tin từ máy in này qua máy in khác thì các dữ liệu sẽ được in thành bản giấy ngay lập tức. Và để thực hiện được cách này, trước tiên nhất người dùng cần kết nối máy in với một mạng điện thoại hoặc đường dây điện thoại và thực hiện các bước sau.
Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần phải nạp tài liệu vào đúng vị trí của khay máy in. Tại đây bạn có thể nạp một hoặc nhiều thông tin khác nhau. Nhưng bạn hãy đảm bảo là số tài liệu bạn nạp vào đúng khung của khay để quá trình chuyển đổi không bị mất dữ liệu nhé.
Bước 2: Tiếp đến, bạn sẽ thực hiện quay số địa chỉ nhận Fax là gì. Hoặc bạn cũng có thể quay nhanh số Fax từ những số đã được lưu sẵn trong danh bạ.
Bước 3: Trên thanh công cụ của máy tính, bạn đọc hãy nhấn chọn vào nút “Fax”. Sau đó, bạn tiến hành chọn chế độ Fax giấy một mặt hay hai mặt, điều này sẽ tùy thuộc vào nhu cầu cũng như định dạng của văn bản.
Bước 4: Cuối cùng là bạn nhấn chọn vào “Gửi” là quá trình này sẽ được thực hiện ngay lập tức. Trong trường hợp, bạn nhận được thông báo là “Tín hiệu bận” thì điều này có nghĩa là đường truyền dây nhận hiện tại chưa thể tiếp nhận thông tin được. Ngay lúc đó bạn nên liên lạc với bên nhận Fax để cả hai cùng kết hợp xử lý đường truyền nhé.
Cách 2: Cách đánh số gửi Fax bằng máy tính
Một số người thắc mắc rằng, việc gửi Fax là gì? và có thể gửi qua máy tính được không? Câu trả lời là bạn hoàn toàn có thể gửi Fax thông qua máy tính PC và laptop bạn nhé. Để thực hiện được bạn cần theo hướng dẫn của Hoàng Hà Mobile như bên dưới đây.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm kiếm Fax trên thanh tác vụ và chọn trực tiếp vào mục “Windows Fax and Scan”.
Bước 2: Tiếp đến cửa sổ triển khai gửi tệp tin của “Windows Fax and Scan” hiển thị lên. Tại đây người dùng chỉ cần nhấn chọn nút “Fax” bên trái màn hình và chọn tiếp vào “New Fax” như hình mô tả.
Bước 3: Một hộp công cụ hiển thị lên yêu cầu bạn cung cấp thông tin về số Fax người nhận, chủ đề nội dung của tài liệu và nội dung cần gửi đi. Lưu ý, tại mục này bạn cần nhập đúng số Fax để tránh gửi nhầm người.
Bước 4: Cuối cùng, sau khi điền hoàn tất thì bạn hãy nhấn chọn nút “Send” là bên người nhận sẽ nắm được thông tin nhé.
Kết luận
Như vậy, Hoàng Hà Mobile đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Fax là gì? máy Fax là gì? và cách đánh số gửi máy Fax như thế nào? Hy vọng các thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc của mình. Chân thành cảm ơn mọi người đã đọc bài viết này nhé.
Xem thêm:
