File XLSX là gì? Cách chuyển file XLSX sang XLS, CSV, PDF đơn giản

Nếu là một người thường xuyên sử dụng các tác vụ văn phòng, đặc biệt là làm việc với bảng tính, bạn chắc chắn sẽ quen thuộc với định dạng file XLSX. Là một phần mở rộng của file Microsoft Excel, định dạng này được ứng dụng phổ biến đối với các tệp tin bảng tính. Bên cạnh đó, người dùng cũng dễ dàng bắt gặp qua các công cụ khác như Google Sheets, Apple Number hay Open Office.

Tuy nhiên, thông thường khi lưu file, phần mở rộng sẽ bị ẩn khỏi tên nên nhiều người dùng không biết đến định dạng file mở rộng này. Trong bài viết hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ cung cấp cho bạn độc tất tần tật những thông tin có liên quan đến file XLSX để bạn nắm rõ hơn về tệp tin này, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách chuyển đổi sang các định dạng khác như XLS, CSV và PDF để phục vụ đa dạng các nhu cầu sử dụng.

Giới thiệu tổng quan về định dạng file XLSX

Dân văn phòng với những công việc gắn với Microsoft Office sẽ quen thuộc với các tệp tin dữ liệu được trình bày trong bảng tính như Excel hoặc Sheets. Vì vậy, chắc hẳn nhiều người dùng đã ít nhất một lần tiếp xúc với file .xlsx trong quá trình sử dụng hằng ngày. Vậy thực chất định dạng tệp dữ liệu này là gì? File này có nguồn gốc từ đâu và có gì khác biệt so với các file Excel khác? Phần tiếp theo ngay sau đây sẽ cho bạn câu trả lời chính xác.

File XLSX là gì và có nguồn gốc từ đâu?

File XLSX là một định dạng file mở rộng được sử dụng cho các tệp tin chứa dữ liệu bảng tính như Excel và Sheets thuộc sở hữu của thương hiệu công nghệ hàng đầu Microsoft. Trong đó, nội dung được nhập liệu, tổ chức và sắp xếp dưới dạng bảng, hàng, cột, ô với các chữ số, văn bản, hàm chức năng và các công thức tính toán. Định dạng file này được ra mắt lần đầu trên phiên bản Microsoft Office 2007 và trở thành quy chuẩn mặc định cho tệp tin bảng tính trên toàn thế giới hiện nay. 

File .xlsx ra đời, được coi là bản kế nhiệm của định dạng XLS độc quyền trên Microsoft Excel trong thời điểm trước, tuân theo tiêu chuẩn Office Open XML. Người dùng có thể dễ dàng truy cập định dạng file này bằng các công cụ bảng tính trực tuyến hoặc ngoại tuyến, điển hình như Microsoft Excel, Google Sheets hay WPS Spreadsheets. Bên cạnh đó, một trong những lý do Microsoft ra mắt phần mở rộng mới cho file Excel chủ yếu để cạnh tranh với Openoffice và ODF (Open Document Format). Nhờ tính tiện lợi, an toàn và truy cập dễ dàng,format file mới này dần khẳng định được vị thế trên thị trường và được sử dụng rộng rãi với tính ứng dụng cao trong tin học văn phòng trên toàn cầu.

So sánh định dạng file XLSX với XLS và XLSM

Có nhiều định dạng file liên quan đến các dữ liệu bảng tính, mỗi loại format sẽ có đặc điểm khác nhau và tính tiện lợi khác nhau. Thậm chí, nhiều người dùng cũng khó nhận ra hay phân biệt được các loại tệp tin với nhau. Vậy XLSX có gì khác so với 2 định dạng tệp Excel khác cũng vô cùng phổ biến là XLS và XLSM? Liệu chức năng của tệp tin chuẩn Office Open XML này có xứng đáng với danh xưng “định dạng Excel chuẩn toàn cầu”? 

Người dùng có thể theo dõi bảng so sánh sau để có cái nhìn trực quan và dễ phân biệt hơn.

Kết luận lại, có thể phân biệt 3 định dạng file Excel trên theo các định nghĩa sau:

• XLSX: Phần mở rộng chuẩn thế giới cho tệp tin bảng tính dữ liệu, áp dụng cho phiên bản Microsoft Excel 2007 trở lên.
• XLS: Phiên bản cũ hơn, hiện chỉ khả dụng trên các phần mềm cũ với tính năng giới hạn.
• XLSM: Phần định dạng được ứng dụng cho VBA và Macro Excel, phù hợp với dân lập trình.

Hướng dẫn cách mở và truy cập file XLSX trên máy tính

Vì là định dạng chuẩn quốc tế, người dùng có thể truy cập file trên cả hệ điều hành Windows và macOS. Có nhiều cách để mở tệp tin này và nhiều ứng dụng hỗ trợ, nhưng phần mềm đọc file tốt nhất được khuyên dùng vẫn là Microsoft Excel. Khi này, bạn có thể dễ dàng mở file .xlsx mà vẫn giữ nguyên chất lượng ban đầu, bao gồm font chữ, hình ảnh, định dạng bảng tính và các công thức tính toán, hàm chức năng khác. Tuy nhiên, nếu không có bản quyền của Microsoft Office 365, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ đọc file miễn phí như Google Sheets, WPS Office hoặc Apple Numbers… Tùy vào trường hợp sử dụng, người dùng sẽ lựa chọn cách truy cập file tiện lợi và nhanh chóng nhất.

Mở bằng phần mềm Microsoft Excel trên máy tính

Vì định dạng .xlsx hỗ trợ mặc định trên Microsoft Excel, nên đây là phương pháp tiện lợi và phổ biến nhất để truy cập file này. Bảng tính được mở với Microsoft Office sẽ được giữ nguyên chất lượng và nội dung ban đầu. Người dùng không cần lo lắng về vấn đề sai font chữ, kích thước ô bị thay đổi hoặc các hàm tính toán không hợp lệ. Bên cạnh đó, bạn cũng được phép chỉnh sửa file trực tiếp sau khi truy cập, sau đó lưu bản mới nhất hoặc chuyển đổi sang định dạng khác.

Để mở được file XLSX, người dùng phải đảm bảo phiên bản Microsoft Excel của mình đã được nâng cấp đến 2007 trở lên. Đối với các version cũ hơn, bạn chỉ có thể mở và sử dụng file XLS theo định dạng cũ. Microsoft Excel có hỗ trợ làm việc ngoại tuyến trên máy tính, không yêu cầu kết nối Internet để truy cập. Ở phiên bản website, bạn có thể chia sẻ tệp tin với những tài khoản khác để cùng làm việc trên một nền tảng, miễn là tài khoản kia cũng có quyền truy cập.

Có 2 cách để mở file bằng Microsoft Excel mà người dùng có thể tham khảo:

Cách 1: Mở file trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Truy cập File Explorer và tìm đến vị trí file Excel cần mở.
• Click đúp chuột vào file hoặc chuột phải/Open, hệ thống sẽ tự động mở file bằng Microsoft Excel có sẵn trên máy.

Cách 2: Mở file từ phần mềm Microsoft Excel

• Truy cập Microsoft Excel trên máy tính.

• Chọn File → Open, tìm và chọn file XLSX cần truy cập.

• Chọn tiếp Open để mở tệp tin.

Mở bằng phần mềm WPS Spreadsheets miễn phí

Được phát hành với chức năng tương tự Microsoft Excel, WPS Spreadsheets cũng hỗ trợ truy cập file XLSX trên máy tính dù online hay ngoại tuyến. Nếu người dùng cần tài khoản Microsoft Office 365 để sử dụng Excel thì bên WPS cho phép bạn dùng miễn phí với nhiều tính năng không giới hạn. Bên cạnh đó, các hàm chức năng hay cách định dạng của WPS không quá khác biệt so với Excel, người dùng có thể yên tâm truy cập mà không cần lo lỗi format, công thức hay chất lượng các dữ liệu có sẵn trong tệp tin.

Để sử dụng, bạn cần download phần mềm WPS Office từ website chính thức từ nhà phát hành. Sau đó tiến hành cài đặt và khởi chạy trên thiết bị của mình. Có 2 cách để người dùng mở file XLSX bằng WPS Spreadsheets, bao gồm:

Cách 1: Mở file trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Truy cập File Explorer và tìm đến vị trí file Excel cần mở.
• Click đúp chuột vào file hoặc chuột phải/Open, hệ thống sẽ tự động mở file bằng WPS Spreadsheets.
• Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm chưa được cài mặc định, bạn có thể click chuột phải vào file cần mở, chọn Open with… và chọn WPS Spreadsheets.

Cách 2: Mở file từ phần mềm Microsoft Excel

• Truy cập phần mềm WPS Spreadsheets trên máy tính.
• Chọn Menu → Open, tìm và chọn file XLSX cần truy cập.

• Chọn tiếp Open để mở tệp tin.

Mở bằng công cụ Google Sheets trực tuyến

Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu thao tác trực tuyến và làm việc cùng bạn bè trên bảng tính, Google Sheets ra mắt với nhiều tính năng hữu ích. Công cụ bảng tính online này đã nhanh chóng được nhiều người biết đến và ứng dụng rộng rãi. Dù sở hữu tính năng giới hạn nhưng Google Sheets vẫn hỗ trợ truy cập file XLSX như bất kỳ phần mềm Excel nào khác. Để thực hiện, đầu tiên bạn cần đăng nhập với tài khoản Google, sau đó thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Mở công cụ Google Sheets trên trình duyệt máy tính.

Bước 2: Chọn một file Sheets hoàn toàn mới.

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn tab Tệp → Mở (Hoặc dùng phím tắt Ctrl + O).

Bước 4: Lựa chọn file cần mở trong Drive hoặc tải lên từ máy tính cá nhân.

Cách chuyển file XLSX sang định dạng XLS, CSV, PDF đơn giản

Tùy mục đích và nhu cầu sử dụng mà đôi khi định dạng file quy chuẩn không còn thích hợp, đặc biệt là khi người dùng chia sẻ tệp tin hoặc mở bằng phần mềm khác. Khi này, bạn sẽ cần chuyển đổi file sang một định dạng mới tương thích hơn như XLS, CSV hoặc PDF. Với các công cụ convert phát triển như hiện tại, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi định dạng mà vẫn giữ nguyên chất lượng và nội dung trong bảng tính. Dù offline hay phần mềm online, bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản theo hướng dẫn sau đây.

Cách chuyển file XLSX sang XLS, CSV, PDF bằng Microsoft Excel

Không chỉ hỗ trợ truy cập và chỉnh sửa các tệp tin bảng tính, phần mềm Microsoft Excel còn cho phép người dùng lưu file với định dạng mới hoàn toàn. Với chức năng Save As, bạn có thể tạo ra một bản sao mới cho tệp tin sẵn có và chuyển đổi phần mở rộng của file như XLS, CSV hay PDF. Bằng cách chuyển này, các nội dung dữ liệu, công thức hay định dạng của file gốc vẫn được giữ nguyên. Khi bạn chia sẻ hay gửi tệp đi bất cứ đâu, phía người nhận cũng sẽ nhận được tệp tin giống hệt bản gốc.

Để thực hiện chuyển đổi file XLSX mặc định, người dùng cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tệp tin gốc cần chuyển đổi trong phần mềm Microsoft Excel.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn mục File.

Bước 3: Tiếp tục click chuột chọn Save As.

Bước 4: Nhập tên mới cho file cần lưu, sau đó chọn định dạng theo nhu cầu ở mục Save as type.

Bước 5: Bấm Save và đợi vài giây để hệ thống hoàn thiện chuyển đổi.

Cách chuyển đổi file này cũng được áp dụng tương tự đối với phần mềm WPS Spreadsheets và Google Sheets. Vì vậy người dùng có thể linh hoạt ứng dụng vào những công cụ bảng tính mình đang sử dụng.

Cách chuyển file XLSX sang XLS, CSV, PDF bằng công cụ online

Chuyển đổi trực tiếp bằng Microsoft Excel có ưu điểm là tiện lợi, nhanh chóng và không cần mạng, nhưng lượng format sẽ bị giới hạn. Vì vậy, nếu muốn chuyển đổi với định dạng đa dạng hơn, người dùng có thể tìm đến các công cụ online. Nổi tiếng và uy tín nhất hiện nay không thể bỏ qua Convertio, đây là một công cụ chuyển đổi file trực tuyến được dùng nhiều nhất hiện tại. Convertio có giao diện website khá đơn giản, dễ sử dụng, thời gian chuyển đổi nhanh chóng, đặc biệt là hỗ trợ convert nhiều loại tệp tin, trong đó bao gồm XLSX.

Để chuyển đổi tệp tin Excel sang các định dạng CSV, XLS, PDF trên Convertio, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập website chuyển đổi file Excel của Convertio tại: https://convertio.co/vn/xlsx-converter/

Bước 2: Click chuột vào khung Chọn tệp tin để tải file cần convert từ máy. Người dùng cũng có thể chuyển đổi tệp được lưu trữ trong Google Drive hoặc DropBox.

Bước 3: Lựa chọn file XLSX cần chuyển đổi → Chọn Open.

Bước 4: Chọn định dạng muốn convert trong khung tùy chỉnh đứng ngay sau chữ “đến”.

Bước 5: Click chuột vào Chuyển đổi, đợi vài giây để hệ thống thực hiện, sau đó bạn có thể Download file mới về máy.

Tạm kết

Các phần mềm tin học văn phòng ngày càng được ứng dụng rộng rãi trên toàn cầu. Vì vậy, người dùng cần nắm rõ các thông tin cơ bản liên quan đến các phần mềm như Microsoft Office, điển hình như định dạng file tài liệu chuẩn quốc tế dành cho mỗi công cụ. Bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết để người đọc hiểu hơn về định dạng file XLSX, biết được phần mở rộng tệp tin đó là gì trong Excel. Bên cạnh đó, hướng dẫn truy cập file cũng như cách chuyển đổi sang XLS, CSV và PDF đã được đề cập vô cùng chi tiết và dễ hiểu.

Hy vọng thông qua bài viết trên, người dùng công nghệ đã trang bị thêm những kỹ năng mới về Microsoft Excel, phân biệt được các định dạng file như .xlsx, .xls và .xlsm để phục vụ cho công việc ngoài đời. Đừng quên theo dõi Hoàng Hà Mobile để cập nhật những thông tin công nghệ mới nhất mỗi ngày.

Xem thêm:

• Cách giãn dòng trong Excel đơn giản và dễ thực hiện 2023
• #### trong Excel là lỗi gì? 8 thông báo mã lỗi Excel phổ biến và cách khắc phục