Hiện nay ứng dụng Microsoft Excel là phần mềm được nhiều người lựa chọn sử dụng nhiều nhất bởi tính tiện lợi mà nó mang lại. Trong quá trình sử dụng nhiều người dùng phát hiện tính năng Wrap Text nhưng chưa biết chính xác là gì để có thể sử dụng. Thông qua bài viết dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ giới thiệu bạn đọc cách dùng tính năng Wrap-Text và các khắc phục những lỗi không hoạt động trong quá trình sử dụng.
Vì sao không thể xuống dòng được trong bảng tính Excel?
Trong một số trường hợp để xuống dòng trong ứng dụng Microsoft Excel, bạn chỉ cần bấm phím Enter hoặc hai phím Alt và Enter cùng lúc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp dù bạn đã thực hiện các thao tác trên nhưng vẫn không thể bấm xuống dòng được có thể do một số lỗi sau:
- Sai thiết lập lệnh hoặc vị trí cần được xuống dòng.
- Phím tắt bị kẹt.
- Bấm sai thao tác.
- Có sự xung đột phần mềm.
Lúc này, bạn có thể sử dụng tính năng Wrap Text có trong Excel để có thể xuống dòng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Wrap Text là gì?
Nếu bạn nhập một dữ liệu quá lớn trong cùng một ô sẽ có hai trường hợp sau xảy ra cụ thể như:
- Trường hợp 1: Cột bên phải bỏ trống thì chuỗi dữ liệu tự động kéo dài qua đường viền ở giữa các cột.
- Trường hợp 2: Cột bên phải đang chứa văn bản thì chuỗi dữ liệu tự động bị cắt tại đường viền chính giữa hai cột đó và mất phần dữ liệu bị cắt.
Do đó, để khắc phục tình trạng trên, một trong những tính năng giúp người dùng dễ dàng hiển thị được đầy đủ nội dung dữ liệu trong cùng một ô mà không cần lo phần văn bản sẽ tự động chuyển sang ô kế bên đó là tính năng Wrap Text. Tính năng Wrapping Text nghĩa là các dữ liệu hiển thị dưới dạng văn bản có nhiều dòng ngắn thay vì ở dạng dòng dài. Việc này sẽ giúp cho người dùng tránh được tình trạng các cột bị ngắt chữ, dữ liệu văn bản sẽ dễ đọc hơn và cực kỳ tiện lợi khi in bảng Excel.
Bên cạnh đó, Wrapping Text hỗ trợ giúp chiều rộng của các cột có trong trang được chỉnh sửa nhất quán.
Một số ứng dụng cách sử dụng Wrap Text trong Excel
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng tính năng Wrap Text:
- Hiển thị văn bản dài trong một ô. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng Wrap – Text để hiển thị một câu chuyện hoặc một đoạn văn bản dài trong một ô.
- Tạo danh sách các mục. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng Wrap – Text để tạo một danh sách các mục, mỗi mục được hiển thị trên một dòng riêng.
- Tạo tiêu đề hoặc chú thích. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng Wrap – Text để tạo tiêu đề hoặc chú thích cho một bảng tính.
Hướng dẫn cách ngắt dòng tự động bằng Wrap Text trong Excel
Để một chuỗi dữ liệu hiển thị dưới dạng văn bản nhiều dòng, bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô cần được định dạng rồi chọn bật tính năng Wrap Text trong Excel theo những cách sau:
Cách 1: Đầu tiên, di chuyển đến tab Home Trang chủ rồi bấm chọn Alignment. Cuối cùng bấm chọn nút tính năng Wrap-Text.
Cách 2: Đầu tiên, nhấn nút Ctrl + 1 để có thể mở được hộp thoại tính năng Format Cells. Hoặc nhấn chuột phải vào tất cả các ô đã được chọn rồi sau đó nhấn vào nút Format Cells. Tiếp theo, bấm chuyển sáng tab tính năng Alignment rồi chọn Wrap-Text rồi bấm chọn nút OK là được.
Nhìn chung, cách 2 sẽ cần phải bấm nhấp chuột nhiều hơn so với cách 1 nhưng lại tiết kiểm được thời gian. Đặc biệt, cách 2 phù hợp với người dùng muốn được thay đổi dịnh dạng nhiều ô trong cùng một lúc. Khi ngắt dòng cũng tương tự chỉ cần thay đổi những gì bạn đã thực hiện.
Cho dù bạn đang sử dụng cách nào để thực hiện Wrapping Text thì các dữ liệu trong ô được chọn sẽ có liên kết được với chiều rộng của cột. Nếu bạn thay đổi độ dài chiều rộng của cột thì việc tự động xuống dòng cũng sẽ tự động thay đổi.
Hướng dẫn cách ngắt dòng thủ công bằng Wrap Text
Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngắt dòng ở vị trí nào đó nhất định nhưng vẫn muốn sử dụng Wrap Text thì có thể thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ chọn trong ô có đoạn cần được ngắt dòng rồi bấm nút F2 hoặc nhấn chuột 2 lần vào trong ô đó. Sau đó, bạn sẽ nhấn vào thanh công thức được hiển thị trên cùng.
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành đặt con trỏ ở vị trí muốn ngắt dòng rồi bấm chọn nút Alt + Enter. Lưu ý khi bạn bấm giữ phím Alt thì nhấn luôn phím Enter cùng lúc nhé.
Khi bạn ngắt dòng bằng cách thủ công thì các tùy chọn của Wrapping Text đều sẽ được tự động mở lên. Tuy nhiên, khi bạn ngắt dòng thủ công sẽ giúp bạn giữ được vị trí ở cột được mở rộng ra hơn. Nếu bạn tắt tính năng ngắt dòng thì phần dữ liệu này sẽ được hiển thị 1 dòng trong 1 ô đó. Nhưng chỗ xuống sẽ được hiển thị ở trong thanh menu công thức.
Hướng dẫn cách khắc phục tính năng Wrap Text không hoạt động
Tính năng Wrap Text là một trong những chế độ được nhiều người sử dụng nhất trong ứng dụng Excel. Wrapping Text được thiết kế theo một cách đơn giản nhất, không có bất kỳ khó khăn nào cho người dùng trong bảng tính. Tuy nhiên trong một số trường hợp nhất định, tính năng Wrapping Text có thể sẽ không hoạt động hoặc bị lỗi. Lúc này bạn cần phải tiến hành kiểm tra một số yếu tố sau:
Thay đổi chiều cao của hàng
Nếu tính năng Wrapping Text bị lỗi và không được áp dụng ở toàn bộ thì có thể lỗi xuất hiện do chiều cao của hàng đã được mặc định thiết lập. Để khắc phục lỗi này thì bạn có thể chọn vào ô đã xảy ra lỗi rồi chọn trong Tab Home. Tiếp theo, bạn sẽ bấm chọn Cells group rồi chọn Format rồi bấm chọn AutoFit Row Height.
Gộp các ô với nhau
Nếu bạn không thể sử dụng được tính năng Wrap – Text đối với các ô khi được gộp với nhau. Lúc này, bạn cần phải xem xét tính năng Wrap-Text có thực sự quan trọng trong trang tính của mình không.
Nếu bạn vẫn chọn sử dụng tính năng gộp các ô với nhau thì phải nơi rộng cột để hiện thị được toàn bộ văn bản. Nếu bạn chọn sử dụng tính năng Wrap – Text thì chọn xóa tinh năng gộp ô bằng cách nhấp chuột vào mục Merge & Center nằm trên tab Home trang chủ rồi bấm chọn mục Alignment.
Ô hoặc cột đủ rộng để thể hiện được giá trị
Nếu bạn đã thực hiện cách ngắt dòng trong một ô để có thể hiển thị nội dung thì không có tác dụng. Đối với trường hợp bạn tiến hành chỉnh sửa lại kích thước của ô để ô hoặc cột có kích thước nhỏ hơn chuỗi dữ liệu. Như vậy, tính năng Wrap – Text sẽ được sử dụng trong trường hợp này. Bạn chỉ cần tắt tính năng Wrap- Text rồi bật lại là có thể sử dụng bình thường.
Lưu ý khi sử dụng tính năng Wrap Text trong Excel
Tính năng Wrap Text trong Excel giúp hiển thị văn bản trong ô theo nhiều dòng, thay vì chỉ hiển thị một dòng như mặc định. Tính năng này rất hữu ích trong các trường hợp văn bản quá dài để hiển thị trong một ô. Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng Wrap – Text, cần lưu ý một số điểm sau:
- Chiều cao hàng sẽ tự động tăng lên để chứa toàn bộ văn bản. Do đó, nếu bạn đã định dạng chiều cao hàng theo một giá trị cụ thể, thì khi bật tính năng Wrap – Text, chiều cao hàng sẽ bị thay đổi.
- Vị trí của các ô khác trong bảng tính có thể bị ảnh hưởng. Nếu bạn đã căn chỉnh các ô theo một vị trí cụ thể, thì khi bật tính năng Wrap-Text, vị trí của các ô đó có thể bị thay đổi.
- Tính năng Wrap-Text có thể ảnh hưởng đến các công thức. Nếu bạn sử dụng công thức để tính toán giá trị dựa trên nội dung ô, thì khi bật tính năng Wrap-Text, công thức có thể bị sai lệch.
Một số mẹo sử dụng tính năng Wrap-Text hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo để sử dụng tính năng Wrap-Text hiệu quả:
- Sử dụng tính năng Wrap-Text khi cần thiết. Nếu văn bản không quá dài, thì bạn có thể không cần sử dụng tính năng này.
- Kiểm tra chiều cao hàng sau khi bật tính năng Wrap-Text . Nếu bạn không muốn chiều cao hàng tự động tăng lên, thì bạn có thể định dạng chiều cao hàng theo một giá trị cụ thể trước khi bật tính năng Wrap-Text .
- Kiểm tra vị trí của các ô khác trong bảng tính sau khi bật tính năng Wrap-Text . Nếu vị trí của các ô bị thay đổi, thì bạn có thể căn chỉnh lại vị trí của chúng.
- Kiểm tra công thức sau khi bật tính năng Wrap-Text . Nếu công thức bị sai lệch, thì bạn có thể sửa lại công thức.
2 cách xuống dòng trong Excel đơn giản, hiệu quả thay thế Wrap Text
Bên cạnh việc sử dụng Wrap Text để xuống hàng văn bản trong Excel, bạn có thể lựa chọn một số công cụ thay thế dưới đây:
Xuống dòng trong Excel với tính năng Find & Replace
Hiện nay trong Excel, tính năng Find & Replace trong Excel cũng được sử dụng để có thể xuống dòng các văn bản. Dưới đây là các bước hướng dẫn ngắt dòng dựa vào tính năng Find & Replace trong Excel:
Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ chọn ô đang chứa dữ liệu cần được ngắt dòng.
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ chọn tính năng Find & Select nằm ở cuối thanh công cụ tìm kiếm rồi bấm chọn Replace.
Bước 3: Sau đó, ở trong bảng Find What thì bạn chỉ cần điền dấu ngắt dòng, rồi di chuyển con trỏ chuột trong ô Replace rồi nhấn vào tổ hợp Ctrl và phím J.
Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ bấm nút Replace all để ngắt dòng chuỗi văn bản.
Bước 5: Cuối cùng, khi ngắt dòng xong sẽ hiển thị kết quả như hình sau.
Xuống dòng trong Excel với tính năng Justify
Tính năng Justify được nhiều người sử dụng vởi ưu điểm của tính năng này đó là không cần căn chỉnh lề bởi vì chế độ Justify sẽ tự động thực hiện điều đó. Tuy nhiên, cách sử dụng tính năng Justify có phần phức tạp nhiều hơn so với các cách ngắt dòng khác trong Excel:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn ô dữ liệu cần được điều chỉnh.
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ chọn chế độ Format có trên thanh công cụ rồi bấm chọn Format Cells.
Bước 3: Sau đó, bạn sẽ sử dụng màn hình hiển thị thông báo cụ thể như trong hình. Tiếp theo, bạn sẽ dùng thẻ Alignment hoặc bấm chọn Horizontal rồi bấm chọn chế độ Justify rồi bấm Ok là được.
Bước 4: Cuối cùng, sau khi bạn bấm OK sẽ có kết quả hiển thị giống như trong hình.
Tổng kết
Thông qua bài viết trên bạn đã biết được Wrap Text là gì và cách sử dụng Wrap Text trong ứng dụng Excel như thế nào. Bên cạnh đó bạn có thể biết được các cách xuống dòng chuỗi dữ liệu trong văn bản bằng các công cụ tính năng khác.
Xem thêm:
