Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến trong công việc. Trên hết, viết email bằng tiếng Anh đúng cách đòi hỏi một số kỹ năng nhất định nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là 10 mẫu email tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo nhé!
Email chuyên nghiệp là gì?
Viết email chuyên nghiệp thường áp dụng giữa đồng nghiệp, doanh nghiệp hoặc đối tác. Hoặc nó có thể là một thông điệp lịch sự mà bạn gửi cho người mà bạn không quen biết. Hình thức email này đòi hỏi sự trau chuốt câu chữ hơn hẳn loại email thân mật cho bạn bè, thành viên gia đình.
Các email chuyên nghiệp được viết với cấu trúc xác định, đơn giản, giảm khả năng hiểu lầm và xuyên tạc. Chúng được viết bằng các câu hoàn chỉnh không có chữ viết tắt, tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc hoặc thuật ngữ không chính thức.
Viết một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp có thể khiến bạn cảm thấy lúng túng. Chúng thông thường tuân theo một cấu trúc đã định. Nếu bạn biết cách tạo phần thân của email và sử dụng lời chào thích hợp, bạn có thể biến quá trình viết một email này trở nên nhanh chóng và đơn giản.
Cấu trúc của một email chuyên nghiệp là như thế nào?
Email chuyên nghiệp rất quan trọng trong việc truyền đạt thông tin. Đồng thời email đó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín trong kinh doanh, nghề nghiệp và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Vì vậy, cho dù hoàn cảnh nào, biết cách viết một email trang trọng là một kỹ năng thiết yếu. Viết một email chuyên nghiệp thường yêu cầu cấu trúc rõ ràng. Đặc biệt không nên mắc lỗi chính tả và ngữ pháp, được lên kế hoạch và viết với mục đích rõ ràng.
Thông thường, cấu trúc viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp gồm có:
Subject: [Tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng về chủ đề và thông điệp chính]
Dear [Tên người nhận],
I hope this email finds you well. My name is [Tên của người gửi], and I am writing to [giới thiệu bản thân và giải thích mục đích của email này].
[Cung cấp thêm chi tiết về lý do gửi email cùng bất kỳ thông tin cần thiết nào mà bạn có thể cung cấp cho người nhận. Đồng thời nhấn mạnh lời kêu gọi hành động để làm rõ mục đích thông điệp của mình.]
[Cuối cùng, hãy nhắc lại những điểm chính và cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email. Nếu người nhận có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ thêm, xin vui lòng liên hệ với người gửi.]
[Lời cảm ơn và lời ngỏ],
[Tên đầy đủ] [Chức danh]
10 mẫu email tiếng Anh chuyên nghiệp phục vụ nhiều mục đích khác nhau
Khi đã nắm được cấu trúc của một email chuyên nghiệp, hãy tùy chỉnh và áp dụng nó cho các mục đích khác nhau. Nếu bạn vẫn chưa hình dung ra email chuyên nghiệp ra sao, hãy tham khảo các mẫu email theo từng trường hợp cụ thể dưới đây nhé.
Viết email bằng tiếng Anh để ứng tuyển công việc
Khi bạn chưa có dịp gặp gỡ trực tiếp đơn vị tuyển dụng, email của bạn có thể tạo ra hoặc phá vỡ cơ hội việc làm của bạn. Hãy thể hiện tất cả sự khát khao và tiềm năng của bản thân bằng một email ứng tuyển trang trọng để tối ưu hóa cơ hội vào vòng phòng vấn. Sau đây là một mẫu email ứng tuyển lịch sự điển hình như dưới đây để bạn nghiên cứu.
Dear [Recipient’s name],
I hope this email finds you well. My name is [name], and I am writing to introduce myself and express my interest in the [job name] position at your company.
After conducting extensive research on your business, I am excited about the prospect of joining your team. The job description provides a detailed overview of the role and the responsibilities it entails, as well as a glimpse into what it would be like to work at [organization].
Please find my CV attached to this email, which outlines my previous roles, experience, and achievements in detail. I am particularly proud of [insert information] and believe that my skills and expertise make me a strong candidate for this position.
I am eager to learn more about the application process and would appreciate any information you could provide on the timeline for interviews and next steps. I am committed to pursuing this opportunity and am confident that I can make a valuable contribution to your company.
Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss my candidacy further and hope to hear from you soon.
Sincerely, [Your name]
Viết email để chấp nhận đề nghị nhận việc từ nhà tuyển dụng
Nếu bạn may mắn nhận được đề nghị tuyển dụng từ một công ty quốc tế, vậy thì xin chúc mừng! Trước khi bước vào công việc mới, trên hết là bạn nên có viết email bằng tiếng Anh để phản hồi quyết định của mình. Hãy tham khảo mẫu email chấp nhận đề nghị ở dưới đây.
Dear Mr/Ms [Recipient’s Name],
I am writing to formally accept the [Title] position offered to me at [Company’s name]. I am thrilled to have the opportunity to work for you and I am greatly grateful for the job offer. As a dedicated and hardworking employee, I am committed to giving my best in every task and striving towards the goals and objectives of the company.
While I am clear about my salary of [Amount] per annum, I do have some questions regarding other benefits such as insurance and medical facilities. Could you please provide me with more information on these? I am in agreement with the rest of the terms and policies of your company and am excited to join your team and make a meaningful contribution. I look forward to our meeting next Monday.
I have already sent all necessary documents through email for the next process. If there are any remaining documents, please let me know.
Please feel free to contact me at [Email] or by phone at [xxxx-xxxxxx] if you need any further information.
Thank you again for this opportunity.
Sincerely, [Your Name]
Viết email bằng tiếng Anh đề từ chối đề nghị từ nhà tuyển dụng
Từ chối lời mời làm việc là một quyết định khó khăn. Cảm thấy lo lắng về việc từ chối nó là điều tự nhiên. Trước hết, bạn cần nhanh chóng thông báo cho người tuyển dụng quyết định từ chối. Cách diễn đạt của bạn sẽ phụ thuộc vào lý do bạn từ chối lời mời làm việc. Dưới đây là ví dụ để giúp bạn viết email.
Dear Mr/Ms [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well.
I am writing to express my gratitude for the opportunity to join [Company] as [Job Title] and for the trust you have placed in me. After careful consideration, I have decided to withdraw my acceptance of the job offer. Upon further reflection, I have realized that the role is not the best fit for my current career goals and interests. I believe it is in both our best interests for me to step back at this time. I apologize for any disruption this might have resulted in. Please know that this decision was not taken lightly and was made after careful consideration.
I am grateful for the chance to have interviewed with [Company] and for the offer extended to me. I look forward to our paths crossing once more. I extend my best wishes to [Company] in finding a suitable candidate for this role.
Kind regards, [Your Name]
Viết email để giới thiệu sản phẩm
Mục đích của email này là để thuyết phục khách hàng tiềm năng đọc thông tin về sản phẩm. Trên thực tế, bạn đang mong họ phản hồi tích cực trong việc khám phá những thông tin được cung cấp. Do đó, email chuyên nghiệp sẽ tăng tỷ lệ mở email và nghiên cứu nội dung của người gửi. Đây là mẫu viết email bằng tiếng Anh giới thiệu sản phẩm để bạn lấy làm mẫu.
Dear Mr/Ms [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well.
As per your request, we have recently sent you our new catalog, which showcases the quality and variety of our products. We are confident that it will provide you with a comprehensive understanding of what we have to offer.
In the coming days, our local agent will be in touch with you to arrange a meeting at a time and date that is convenient for you. During this meeting, we will discuss in detail how our products can benefit your company and meet your specific needs. We appreciate your patronage and are dedicated to providing you with the highest level of service.
If you need any additional information or have any questions, please feel free to reach out to us.
Thank you for considering our products, and we look forward to the opportunity to work with you.
Yours faithfully, [Your Name]
Viết email bằng tiếng Anh để xin lỗi khách hàng
Bạn đã gửi sai đơn đặt hàng và khách hàng tức giận? Hoặc có thể dịch vụ không đủ tốt và bạn lo sợ mình có thể mất khách hàng? Không có cách kỳ diệu nào để quay ngược thời gian. Nhưng bạn có thể gửi một lá thư xin lỗi tới khách hàng và cứu vãn mối quan hệ. Cần lưu ý trong email đặc biệt nhạy cảm này, cần:
- Không viện lý do và đổ lỗi ngược cho khách hàng
- Tránh bắt khách hàng chờ giải quyết
- Nên đưa ra giải pháp đền bù tổn thất cụ thể cho họ
- Cung cấp “giá trị cộng thêm” để họ cảm thấy được trân trọng
- Đưa người có thẩm quyền cao viết email này
Dưới đây là email mẫu mà bạn có thể tham khảo nếu chẳng may rơi vào tình cảnh trên.
Dear [Recipient’s Name],
Thank you for contacting us regarding [the product, service, or experience in question]. On behalf of [Company Name], I would like to extend our sincerest apologies for [the problem that occurred during the specified time period].
We sincerely apologize any discomfort or vexation this situation might have triggered. We hold this issue in high regard and are dedicated to rectifying the situation appropriately.
After investigating the situation, we discovered that the error was caused by [the source of the problem]. We deeply regret that this oversight was not caught by our quality control processes. To prevent similar issues from happening in the future, we have taken immediate action by [the steps taken to address the issue].
As a gesture of goodwill, we would like to offer you [a refund, discount, or other form of compensation] to make things right. We hope our solution will be good compensation for any inconvenience caused.
If you have any further concerns or feedback, please do not hesitate to contact our customer service team [provide contact details]. We are here to assist you and ensure that your future experiences with us meet your expectations.
Thank you for bringing this matter to our attention. We appreciate your patience and understanding.
Kind regards, [Your Name]
Viết email để gửi các thông báo nội bộ
Những kiểu email này nhằm mục đích thông báo đến toàn thể thông viên thông tin nào đó. Những thông tin đó có thể là chào đón nhân viên mới, nghỉ lễ, tăng lương… Dưới đây là một ví dụ về viết email bằng tiếng Anh thông báo nghỉ lễ mà những ai làm HR có thể tham khảo
Dear All,
Wishing you and your family a joyous [Festival name]! May this [Festival] bring success and fulfillment to your life.
Please note that our company will be closed on [Date] in observance of [Festival Name].
Again, wish you a happy [Festival].
Best regards, [Your Name], [Your Department]
Viết email để hỏi thông tin
Email này có mục đích rất đơn giản: hỏi mọi người thông tin bạn cần. Hãy thử nghĩ về một số ví dụ. Bạn có thể yêu cầu:
- Danh mục sản phẩm mới của một thương hiệu thời trang
- Sản phẩm mẫu của nhà cung cấp để kiểm tra chất lượng của họ
- Giá nguyên liệu trà sữa khi muốn mở quán đồ uống
- Hỗ trợ chiến dịch của đại lý để ra mắt sản phẩm mới của công ty bạn
- Dịch vụ chụp ảnh của studio cho khách hàng của bạn
Dưới đây là ví dụ cụ thể về hình thức viết email bằng tiếng Anh này.
Dear [Recipient’s Name],
My name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Your Company]. We were referred to your company by [Your Referrer’s Name] from X Company, who spoke highly of your high-quality frozen fruit and beverage ingredients.
As a beverage manufacturer, we are currently expanding our product range and are in search of new suppliers. Your products are of particular interest to us as they are one of the main ingredients in our beverages.
We would like to inquire about your frozen mango puree product and request the following information:
- The origin, manufacturing process, nutritional facts, and quality standards of the frozen mango puree
- The wholesale price list for the frozen mango puree
If possible, we would appreciate it if you could send us this information in PDF format within the next 10 days. This will help us maintain our production schedule and ensure timely delivery of our products.
Thank you for your time and consideration. We are excited about the prospect of working with you and hope to have the opportunity to do business together.
Best regards, [Your Name]
Viết email để bày tỏ thắc mắc với cấp trên
Nếu bạn lo lắng về vấn đề công việc, bạn có thể cân nhắc viết thư cho sếp trực tiếp của bạn. Việc khiến bạn đắn đó chắc chắn không phải vì vấn đề, mà là email sao cho lịch sự. Đừng lo lắng, hãy tham khảo mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho sếp ở dưới đây nhé.
Dear [Recipient’s Name],
I am writing to express my concerns about [briefly summarize your concerns]. These concerns have [affected/have the potential to affect] our company in the following ways: [explain the impact of your concerns on the company].
To illustrate my concerns, I would like to provide specific examples of the issue occurring in the workplace: [provide examples and describe any resulting effects].
Regarding these concerns, I would like to suggest the following potential solutions: [offer suggestions for how your supervisor could address the issue].
Thank you for taking the time to consider my concerns. If you would like to discuss this matter further, please don’t hesitate to get in touch with me. I have included any supporting documents for your reference. [If applicable]
Best regards, [Your Name]
[Additional Contact Information (if desired)]
Viết email bằng tiếng Anh để nhắc sếp về việc quan trọng
Nếu sếp của bạn quá bận và quên mất một công việc quan trọng, hạy gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng. Nếu không, kết quả công việc chung sẽ bị ảnh hưởng do thiếu mất sự phê duyệt. Mục đích của email nhắc nhở không phải là về thông tin, mà là về hành động. Vì vậy, hãy lưu các giải thích chi tiết và nhiều thông tin trong các email nhắc nhở. Hãy nêu rõ bạn muốn họ làm gì, tại sao và khi nào. Hãy để email/SMS ngắn gọn, đơn giản và đề cập đến ngày đến hạn. Đừng đợi đến phút cuối cùng mới gửi lời nhắc, hãy chủ động nhắc để sếp có đủ thời gian.
Tuy nhiên, vì email cho cấp trên nhưng mang hàm ý nhắc nhở, nên nhiều người lúng túng không biết bắt đầu từ đâu. Dưới đây là mẫu nhắc về lịch họp cho sếp mà bạn có thể tham khảo.
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well. This is a gentle reminder of our upcoming meeting on [Date] at [Time]. We are looking forward to discussing [Meeting Topic] and hearing your valuable insights and perspectives on the matter.
As we prepare for this meeting, I wanted to ensure that the date and time are still convenient for you. If there are any changes or adjustments needed, please do not hesitate to let me know, and I will be happy to accommodate your schedule.
We appreciate your time and expertise, and we are eager to meet with you to address any questions or concerns you may have regarding [Meeting Topic]. Your input is invaluable to us, and we look forward to a productive and engaging discussion.
Thank you for your attention, and I look forward to seeing you at the meeting.
Best regards, [Your Name]
Viết email bằng tiếng Anh để xin nghỉ việc
Khi viết thư xin nghỉ việc, hãy chắc chắn có thông báo ngày kết thúc và lý do. Nó cũng rất quan trọng để duy trì sự chuyên nghiệp và lịch sự trong suốt quá trình làm việc. Lưu ý: với những bất bình cá nhân, bạn không nên đưa những điều này trong đơn từ chức của mình vì không chuyên nghiệp. Đây là mẫu email nghỉ việc chuyên nghiệp để tham khảo.
Dear [Recipient’s Name],
I am writing to formally notify you of my decision to resign from my position as [job title] with [company name]. As per the terms of my employment, my last day of work will be [date of last day].
I would like to express my sincere gratitude for the opportunity to have worked with you and the team at [company name] for the past [time in employment]. During my time here, I have learned a great deal and have had the pleasure of collaborating with talented and dedicated colleagues. I will always look back on my time at [company name] as a valuable and enriching experience.
In the coming weeks, I will do everything in my power to ensure a smooth transition and to assist in handing over my duties to my colleagues or replacement. Please let me know if there is anything further I can do to facilitate this process.
Once again, thank you for the opportunities and experiences that have been afforded to me during my time at [company name]. I wish you and the company continued success in the future.
Best regards, [Your Name]
Hy vọng những mẫu viết email bằng tiếng Anh trên sẽ là mẫu tham khảo hữu ích cho bạn nhé. Đừng quên tham khảo thêm các tips hữu ích khác tại Hoàng Hà Mobile nhé.
Xem thêm:
