Email là một trong những phương tiện giao tiếp thông dụng nhất. Nó thể hiện cách biểu đạt ý nghĩa một cách trang trọng và nghiêm túc. Do đó, cách viết email sao cho chuyên nghiệp, dễ hiểu nhưng vẫn ấn tượng rất quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn viết email trang trọng, giúp tạo ấn tượng tốt với người nhận.
Email là gì?
“Email” là viết tắt của thư điện tử. Đây là hình thức trao đổi các thông tin được lưu trữ trên máy tính từ một người dùng đến một hoặc nhiều người nhận khác. Người dùng có thể gửi email từ bất cứ đâu miễn là họ có kết nối Internet. Email là cách giao tiếp nhanh chóng, rẻ tiền và dễ tiếp cận. Email được trao đổi qua các mạng máy tính, chủ yếu là Internet. Tuy nhiên, nó cũng có thể được trao đổi giữa mạng công cộng và mạng cục bộ riêng. Hình thức này thường áp dụng cho mục đích kinh doanh. Đó là lý do người dùng cần biết cách viết email sao cho trang trọng và lịch sự.
Ngày nay, thuật ngữ Email thường được sử dụng để nói đến Email và Webmail. Cụ thể, webmail là thư điện tử dựa trên nền, chẳng hạn như Gmail, Hotmail, Yahoo Mail. Còn có hình thức khác là email được truy cập thông qua ứng dụng email như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird hay Eudora. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng. Chẳng hạn như Webmail thường miễn phí cũng như dung lượng lớn. Tuy nhiên nó gặp các vấn đề về bảo mật, quyền riêng tư cũng như cá nhân hóa hay thương hiệu hóa.
Vì sao cần biết cách viết email?
Khi nói đến giao tiếp trong kinh doanh, email chuyên nghiệp là cầu nối cho mọi thương vụ thành công. Bằng cách có cách viết email tốt, bạn có thể đảm bảo rằng thông điệp của mình rõ ràng và súc tích. Một email chuyên nghiệp còn thể hiện nhiều điều ngoài thông tin, cụ thể:
- Tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng: Email súc tích giúp bạn truyền tải thông tin hiệu quả và nhanh chóng. Email có cấu trúc tốt cũng giúp người nhận hiểu và hành động, giảm nguy cơ hiểu sai hoặc nhầm lẫn.
- Truyền tải tính chuyên nghiệp: Email chuyên nghiệp phản ánh tích cực về người gửi và tổ chức. Bằng cách trình bày email của bạn một cách có tổ chức và chuyên nghiệp, bạn có thể thể hiện cam kết của mình đối với sự xuất sắc.
- Tăng năng suất: Các email được viết tốt có thể tiết kiệm thời gian và giảm nhu cầu thư từ theo dõi.
- Thúc đẩy niềm tin và sự tín nhiệm: nó giúp xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác.
- Giúp tránh hiểu lầm: nó giúp tránh hiểu lầm và xung đột có thể phát sinh từ các thông tin liên lạc không rõ ràng hoặc được viết kém.
- Thiết lập hình ảnh thương hiệu tích cực: giúp người nhận có ấn tượng tốt về hình ảnh thương hiệu.
- Duy trì mối quan hệ: Email chuyên nghiệp giúp thiết lập hoặc duy trì các mối quan hệ hai bên cùng có lợi.
Cách viết email chuyên nghiệp: tìm hiểu cấu trúc email
Trước khi biết các tips để có cách viết email chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu về cấu trúc thường thấy của email. Biết được cấu trúc của email cũng sẽ giúp bạn biết cách tạo email tốt. Thông thường, một email bao gồm hai thành phần chính: tiêu đề và nội dung.
Tiêu đề
Mỗi email đi kèm với một tiêu đề được cấu trúc thành các trường khác nhau. Các trường này chứa thông tin quan trọng liên quan đến người gửi và (những) người nhận. Nội dung của tiêu đề email khác nhau, tùy thuộc vào hệ thống email đang được sử dụng. Thông thường, tiêu đề email chứa các thông tin sau:
- Subject: là điều đầu tiên mà người nhận nhìn thấy khi email đến hộp thư của họ. Đây là phần mô tả tóm tắt về nội dung của email. Một số ví dụ về dòng tiêu đề: “Kế hoạch mua cổ phiếu của nhân viên”, “Chương trình sale off 50% của thương hiệu X”… Trong các cách viết mail gãy gọn không thể bỏ qua dòng subject ngắn gọn mà hàm súc.
- Sender (From): đây là địa chỉ email của người gửi. Nó thường được coi là giống với địa chỉ trả lời email (trừ các email spam hay tự động). Trường này tự động hiển thị trong email.
- Date and time received (On): ngày giờ địa phương khi email được soạn. Nó được điền tự động bởi hầu hết các ứng dụng email.
- Reply-to: địa chỉ email sẽ nhận thư trả lời của bạn nếu bạn nhấp vào nút Trả lời. Email thường tự mặc định người gửi email ban đầu là người nhận thư trả lời, trừ khi người dùng chủ động đổi địa chỉ nhận khác.
- Recipient (To): tên/họ của người nhận email, được điền bởi người gửi
- Recipient email address: địa chỉ email của người nhận email
- Carbon copy (CC): địa chỉ email của những người nhận email nhưng không mong đợi trả lời. Cả người nhận chính lẫn người trong CC đều có thể thấy lẫn nhau. Khi một người nhấn Reply All, tất cả các địa chỉ CC đều nhận được phản hồi.
- Blind carbon copy (BCC): cũng giống CC, nhưng tất cả người nhận trong BCC đều không nhìn thấy nhau. Các địa chỉ trong danh sách BCC không nhận được phản hồi khi ai đó nhấn Reply All.
- Attachments: tệp được đính kèm vào thư.
Nội dung email
Sau phần tiêu đề chính là phần nội dung email. Cách viết email chuyên nghiệp cũng thường xoay quanh phần nội dung này. Phần này chứa bất thông tin mà người dùng muốn gửi, bao gồm văn bản, video hoặc tệp đính kèm. Tùy thuộc vào ứng dụng email, nội dung có thể được định dạng ở dạng văn bản thuần túy hoặc HTML. Nội dung email cũng có thể bao gồm chữ ký hoặc văn bản được tạo tự động bởi người gửi. Tin nhắn văn bản thuần túy không thể chứa các thành phần đa phương tiện hoặc định dạng đặc biệt. Tuy nhiên, email HTML cho phép định dạng đặc biệt, đính kèm đa phương tiện trong phần nội dung.
Các cách viết email chuyên nghiệp
Mặc dù có nhiều phương thức liên lạc nhưng email vẫn được coi là phương thức liên lạc trang trọng và đáng tin cậy nhất. Điều này làm cho email trở thành một trong những công cụ giao tiếp ưa thích nhất cho công việc. Học cách viết email cũng rất quan trọng dù tưởng chừng việc này rất dễ dàng. Dưới đây là tips về cách viết email mà bạn có thể tham khảo
Hiểu khi nào cần thiết để áp dụng cách viết email trang trọng
Bạn nên sử dụng email trang trọng khi viết thư cho ai đó mà bạn không thân. Những mối quan hệ này có thể là người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng… Với các bạn sinh viên, email được sử dụng nếu đối tượng là người hướng dẫn, câu lạc bộ đoàn thể, nhà trường…
Lưu ý: đôi khi, bạn có thể thấy rằng các email đôi khi lại quá màu mè và cứng nhắc ở một số trường hợp. Lúc này, bạn có thể viết một email thân mật hơn. Giọng điệu trong tin nhắn của bạn có thể mang tính đàm thoại hơn một chút. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tránh xa các tiếng lóng trên Internet dù nó rất bắt trend. Bạn vẫn nên bao gồm chữ ký của mình, nhưng không cần cung cấp tất cả thông tin liên hệ như chữ ký email doanh nghiệp.
Cách viết email: sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Hãy tưởng tượng rằng bạn là nhà tuyển dụng và bạn nhận được email ứng tuyển từ các địa chỉ: cute_dog_lover@gmail.com, p3_th0_c0n@hotmail.com. Lúc này, bạn sẽ đánh giá ứng viên này ra sao? Bạn sẽ mở và bạn cân nhắc thuê người này chứ? Rõ ràng những email thiếu chuyên nghiệp như thế này là điều cần tránh trong cách viết email.
Hãy đảm bảo rằng bạn gửi email không quá cá nhân hóa đến địa chỉ email chuyên nghiệp. Cho dù bạn đang ứng tuyển vị trí mới hay chỉ liên hệ với để được giải đáp các thắc mắc, địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có được sự tin tưởng của người nhận. Định dạng điển hình chỉ đơn giản là tên của bạn@ [tên miền]. Ví dụ tham khảo: nguyen.vu@gmail.com, dang_hoanghamobile@outlook.com…
Chủ đề email cần ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin
Chủ đề là phần thông tin đầu tiên mà người nhận email nhìn thấy. Nếu nó bị viết sai hoặc không rõ ràng, người đọc sẽ xóa nó mà không cần mở nó ra. Vì vậy, điều quan trọng là phải đưa ra một thông điệp rõ ràng và chính xác ngay từ đầu.
Ngoài ra, chủ đề cần ngắn gọn (sử dụng ít hơn 60 ký tự), đi thẳng vào vấn đề. Có thể cân nhắc thêm tên của bản thân vào email để dễ nhận biết hơn. Một số ví dụ về các chủ đề email: “Ứng tuyển vị trí Quản lý nhà hàng_tên ABC”, “Tên công ty_Sự cố kỹ thuật XXX”, “Bài tập về nhà_viết đoạn văn mô tả….”
Lời chào email đúng cách
Lời chào nội dung email rất quan trọng trong cách viết email. Chắc chắn ai cũng luôn muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên. Chọn lời chào phù hợp là cách giúp bạn mở ra vấn đề một cách tốt nhất. Lời chào sẽ thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Các lời chào chính như “Xin chào”, “Kính gửi”, “Dear Sir”, “Dear Madam”, “Dear Mr.” .. là những lời chào thường được áp dụng nhất trong email doanh nghiệp. Đặc biệt nó phù hợp với những ai mà mình chưa thiết lập quan hệ trước đó.
Nếu bạn đang viết email cho đồng nghiệp hoặc ai đó mà bạn khá thân, bạn có thể bắt đầu “Xin chào” hoặc “Hi”. Nếu bạn không biết tuổi tác và giới tính của đối tượng, tốt nhất là ghi “Dear + họ của họ”. Bạn cũng phải luôn kiểm tra kỹ để đảm bảo mình đã viết đúng tên người nhận. Nếu đây là lần đầu tiên họ viết thư và tên đầy đủ của họ không có trong thông tin liên hệ, hãy tham khảo hồ sơ LinkedIn của họ hoặc một ứng dụng truyền thông xã hội khác.
Cách viết email với nội dung đầy đủ mà súc tích
Để có cách viết email chuẩn chỉnh, hãy dùng nội dung email để thể hiện chính xác những gì bạn cần. Để thu hút sự chú ý của người đọc, thông điệp của bạn phải rõ ràng như dòng chủ đề. Để làm được điều đó, hãy giữ cho thông điệp trong phần nội dung gãy gọn và súc tích. Mặc dù phần body của email cho phép bạn giải thích một cách cặn kẽ, nhưng bạn hãy cấu trúc thông tin theo cách mà người đọc dễ hiểu nhất. Nêu rõ những gì bạn muốn trong phần nội dung với 3–5 câu. Đừng để mọi thức kéo dài quá ba đoạn văn. Nếu không trình bày hết được nội dung, tốt nhất bạn dùng tệp đính kèm.
Chắc chắn không một ai thích đọc email quá dài dòng, nhất là những người bận rộn. Hãy bắt đầu với mục đích email của bạn. Tiếp theo là bối cảnh về lý do tại sao bạn đưa ra yêu cầu đó cho họ. Sau đó, bạn hãy kết thúc email bằng cách cho họ biết rằng bạn đợi phản hồi từ họ. Các yếu tố hình ảnh như dấu đầu dòng, văn bản in đậm, in nghiêng và đoạn văn ngắn hơn có thể giúp thông điệp của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn.
Đưa ra thời hạn phản hồi trong email
Đa số chúng ta hay gửi email mà không đưa ra mốc thời gian cụ thể cho phản hồi của người nhận. Đây là một sai lầm trong cách viết email. Khi chúng ta không nhắc đến khi nào chúng ta cần hồi đáp, thông tin của chúng ta dễ bị trôi đi. Để tránh sự sơ sót này, hãy chỉ định thời điểm bạn muốn người nhận liên hệ lại với người nhận email. Đừng quên để lại lời nhắn cho họ rằng họ có thể đề xuất mốc thời gian khác phù hợp hơn với họ.
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp
Có mở đầu ấn tượng, phần thân súc tích thì không thể thiếu kết thúc email trong cách viết email chuyên nghiệp. Trước khi bạn kết thúc email, hãy lịch sự khi cảm ơn người nhận một lần nữa. Bạn có thể thêm một số “câu mẫu lịch sự” để kết thúc nội dung. Những câu mẫu đó có thể là:
- “Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn”
- “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại cho tôi biết”
- “Tôi mong chờ phản hồi từ bạn”
Nếu bạn viết email bằng tiếng Anh, hãy tham khảo các mẫu câu sau:
- Thank you again for giving me more information
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me through…
- Always happy to hear from you
- I appreciate your quick responses
Bước cuối cùng là bao gồm một kết thúc trang trọng như ““Trân trọng”, “Chân thành cám ơn”… Với tiếng Anh, bạn có thể dùng “Best regards”, “Kind regards”, “Sincerely”…
Đừng quên thêm chữ ký vào email
Chữ ký email là phần bắt buộc phải có nếu bạn muốn có cách viết email chuyên nghiệp. Mục đích chính của chữ ký là chứng tỏ bạn là người thực chứ không phải robot. Chữ ký có những tác dụng sau:
- Ấn tượng thương hiệu: nó là cơ hội hoàn hảo để tạo ấn tượng thương hiệu cho mọi thông điệp bạn gửi đi. Chữ ký email được thiết kế chuyên nghiệp sẽ thiết lập và củng cố bạn và công ty mà bạn đại diện.
- Cung cấp thông tin: Chữ ký email của bạn cung cấp cho người nhận chi tiết liên hệ của bạn (số điện thoại, email, trang web công ty, mạng xã hội…)
- Tăng lượt theo dõi trên mạng xã hội hay lượt click website nếu bạn chèn đường link dưới chữ ký
Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tìm được cách viết email chuẩn không cần chỉnh cho riêng bản thân.
Xem thêm bài viết tương tự: Đây là mẹo đơn giản giúp bạn chặn email rác một cách nhanh chóng
Theo dõi ngay Hoàng Hà Mobile để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích cũng như các thông tin sản phẩm mới nhé!
