Excel là một công cụ tính toán được nhiều người sử dụng nhất là đối với những người làm công việc hoặc học tập liên quan đến thống kê số liệu. Một bảng tính Excel được trình bày gọn gàng và chi tiết sẽ giúp cho người xem có thiện cảm và nhận biết được các lỗi sai dễ dàng hơn. Một trong những tính năng sẽ hỗ trợ điều đó chính là định dạng số trong Excel. Thông qua bài viết dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng số trong phần mềm Excel một cách chi tiết.
Định dạng số trong Excel là gì?
Excel là một ứng dụng giúp hỗ trợ người dùng có thể thống kê hoặc nhập các thông tin hay số liệu cần thiết. Các bảng được nhập trong Excel đa dạng các thể loại như văn bản, số hoặc ngày tháng. Để đáp ứng nhu cầu người dùng tối ưu hơn, Excel đã mang đến tính năng định dạng số. Vậy định số trong Excel là gì?
Tính năng định dạng số trong Excel là tính năng format lại các thông tin về số. Các dữ liệu về số bao gồm đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, số lần, ngày tháng năm. Thông qua việc định dạng số sẽ giúp cho bạn dễ đọc được các dữ liệu hơn. Đặc biệt, với những người thường xuyên phải thống kê và làm việc với số. Nếu không sử dụng tính năng định dạng số sẽ khiến bảng tính trông khó nhìn và rối mắt hơn.
Những lợi ích khi định dạng số trong Excel
Khi sử dụng tính năng định dạng số, bạn sẽ nhận được một số lợi ích trong quá trình làm việc và học tập cụ thể như sau:
- Giúp Excel có thể hiểu rõ và phân loại được các loại dữ liệu để tính toán không bị sai sót và lỗi.
- Đẩy nhanh quá trình phân tích, tổng hợp dữ liệu và tính toán một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
- Người nhìn sẽ cảm thấy dễ đọc hơn và quan sát bảng tính tổng quan hơn trong dữ liệu.
- Khiến cho bảng dữ liệu Excel trở nên có thiện cảm hơn, và có tính thẩm mỹ cao hơn trước.
Hướng dẫn cách định dạng số trong Excel chi tiết
Trong những lúc thuyết trình hoặc phải trình bày bảng tính dữ liệu Excel cho sếp hoặc khách hàng, nếu bạn không định dạng lại các yếu tố trong file sẽ khiến người đọc cảm thấy khó khăn trong việc đọc hiểu bảng tính. Do đó, bạn cần phải định dạng lại các yếu tố bao gồm số trước khi gửi file dữ liệu Excel đi. Dưới đây là các bước định dạng số trong Excel chi tiết mà bạn có thể tham khảo:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chọn những ô hoặc cột cần được Format. Tiếp theo, bạn sẽ nhấn tính năng tab của nút Home rồi bấm tiếp vào mục General.
- Bước 2: Sau đó, bạn cần chọn kiểu format phù hợp trong file dữ liệu. Đối với trường hợp này, bạn đang định dạng số nên cần chọn yếu tố Number. Bên cạnh số, tính năng này còn định dạng được đơn vị tiền tệ, ngày tháng, phần trăm, giờ, chữ,…
- Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào các Fomat nhanh được thả pop-up nhỏ xuống. Bạn chỉ cần bấm vào ô đó để có thể định dạng số trong Excel.
Với các bước hướng dẫn chi tiết ở trên, bạn hoàn toàn có thể Format được số trong Excel nhanh chóng.
Hướng dẫn định dạng số trong Excel theo các trường hợp khác nhau
Hiện nay, Excel đã cung cấp rất nhiều các kiểu Format số để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hãy cùng Hoàng Hà Mobile tham khảo những kiểu định dạng số có sẵn trong Excel thông dụng mà bạn nên biết.
Cách định dạng số trong Excel
Format số trong Excel là một trong những định dạng phổ biến được sử dụng nhiều nhất. Format định dạng số trong phần mềm Excel bao gồm các số thập phân, dấu phẩy ngăn cách, số âm. Dưới đây là hướng dẫn cách định dạng số mà bạn có thể tham khảo cụ thể như sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen các cột hoặc ô cần chọn để định dạng số.
- Bước 2: Sau đó, bạn sẽ truy cập vào trong tính năng Format Cells để có thể định dạng. Bạn có thể mở bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím số 1. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chuột nhấn phải vào vùng đã bôi đen rồi chọn mục Format Cells. Bạn có thể chọn tính năng Format trên tab menu Home rồi chọn tiếp mục Format Cells.
- Bước 4: Sau khi đã mở được popup tính năng Format Cells, bạn chỉ cần bấm vào yếu tố Number nằm phía bên trái của cột. Sau đó, bạn sẽ tùy chỉnh các yếu tố Format có trên cột bên phải bao gồm:
- Tính năng Decimal places được sử dụng để thiết lập có tổng cộng bao nhiêu chữ số ở sau dấu phẩy phần thập phân.
- Chọn vào ô Use 1000 Separator nếu bạn cần có dấu phẩy để có thể ngăn các chữ số hàng nghìn.
- Tính năng Negative number được sử dụng để lựa chọn định dạng các số âm.
Cuối cùng, bạn sẽ nhấn chọn OK để hoàn tất quá trình Format số trong Excel.
Cách định dạng số 0 trong Excel
Trong một số trường hợp khi nhập số 0 đứng đầu bạn sẽ nhận thấy số không bị mất đi một cách tự nhiên. Có thể đó là số điện thoại, số CCCD, số tài khoản ngân hàng hoặc mã bưu điện. Điều này có thể gây ra nhầm lẫn cho người nhận được những dữ liệu và cần phải kiểm tra tính xác thực về dữ liệu này. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể Format số 0 để định dạng số trong Excel một cách dễ dàng dưới đây:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải bôi đen hoặc chọn cột hoặc ô chứa các dữ liệu cần được Format số 0 có trong bảng tính Excel. Sau đó, bạn sẽ sử dụng chuột rồi nhấn bên phải để chọn tính năng Format Cells.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ chọn tính năng Custom nằm bên cột trái ở thư mục Category. Tại ô Type, bạn chỉ cần nhập Format số 0 trong ô đó rồi bấm xác nhận OK. Tuy nhiên, tùy vào tổng chữ số muốn được hiển thị trong ô mà bạn có thể nhập vào tổng số 0.
- Bước 3: Cuối cùng, sau khi đã nhấn OK thì kết quả sẽ hiển thị giống hình dưới đây.
Tuy nhiên, khi Format số 0 bạn sẽ không thể tiến hành định dạng nhiều 0 có tổng số 0 đứng phía đầu khác nhau. Đối với mỗi ô hoặc cột có tổng số 0 không giống nhau thì bạn phải tiến hành thao tác riêng cho từng ô đó.
Cách định dạng số điện thoại trong Excel
Bên cạnh cách Format số điện thoại bằng cách định dạng số 0, bạn có thể thử cách định dạng số điện thoại riêng cụ thể như:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chọn ô hoặc cột cần nhập số điện thoại bằng cách bôi đen. Sau đó, bạn sẽ cần phải bấm chuột phải rồi chọn tính năng Format Cells.
- Bước 2: Kế tiếp, ở thư mục Category, bạn cần chọn vào tính năng Text rồi bấm Ok là đã hoàn tất.
- Bước 3: Tiếp theo, bạn chỉ cần nhập dữ liệu của số điện thoại trong vị trí được bôi đen đã Format.
Lúc này, số 0 đứng đầu số điện thoại đã không tự nhiên mất đi. Excel tự động ngầm hiểu dữ liệu của vùng bôi đen là dạng text. Do đó, khi cần nhập dữ liệu số điện thoại thì bạn có thể áp dụng cách này để tránh sự khó chịu và nhầm lẫn cho người đọc.
Định dạng số trong Excel bằng dấu chấm
Để có thể dễ phân biệt các con số trong dữ liệu, bạn có thể Format bằng dấu chấm đối với dãy dữ liệu. Việc định dạng số bằng dấu chấm sẽ chia dãy số thành chuỗi Text. Ngoài ra, đây cũng là cách để bạn khi nhập số tài khoản hoặc số điện thoại mà số 0 đứng đầu sẽ không bị mất đi.
Ngoài ra, khi các chữ số được ngăn cách với nhau bằng dấu chấm theo hàng nghìn. Lúc này, người đọc sẽ dễ quan sát các số liệu trong bảng tính mà không sợ nhầm lẫn.
Cách định dạng tiền tệ trong Excel
Để có thể Format đơn vị tiền tệ một cách chính xác nhất, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn định dạng số trong Excel chi tiết thông qua các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chọn các vùng chứa dữ liệu cần được Format tiền tệ bằng cách bôi đen.
- Bước 2: Sau đó, bạn sẽ nhấn vào trong tab menu Home, rồi chọn biểu tượng tiền tệ “$”. Tiếp theo, bạn cần chọn đơn vị tiền cần được sử dụng như VNĐ, đô la,,… Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm xác nhận là OK.
Cách định dạng số âm trong Excel
Để Format số âm, bạn chỉ cần bôi để chọn vùng số dữ liệu rồi mở tính năng hộp thoại của Format Cells. Khi hộp thoại đã được mở, bạn chỉ cần tiến hành các thao tác sau để thực hiện định dạng số âm:
- Bạn sẽ chọn mục Custom trong cột Category.
- Tiếp theo, trong ô Type, bạn sẽ tìm định dạng #,##0_);(#,##0).
- Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm xác nhận Ok là thành công định dạng số âm trong dữ liệu Excel.
Một số lưu ý khi định dạng số trong Excel để hạn chế bị lỗi
Bên cạnh cách định dạng số trong Excel, bạn cần phải để ý một số lưu ý khi Format số để tránh những trường hợp bị lỗi cụ thể như sau:
- Khi Format số sẽ có một số trường hợp kết quả sẽ hiển thị không đúng với mong muốn. Do đó, khi đã định dạng xong thì bạn cần phải kiểm tra lại dữ liệu toàn bộ.
- Bạn có thể áp dụng Format số cho toàn bộ cột bằng cách nhấn chọn mỗi cột. Sau đó, bạn chỉ cần tiến hành định dạng số như cách đã được hướng dẫn chi tiết phía trên.
- Nếu bạn Format số cho một ô, Excel sẽ tự động áp dụng định dạng cho cùng loại với ô mới đã được tạo. Do đó, nếu bị lỗi thì bạn có thể kiểm tra định dạng của ô đó.
- Bạn nên sử dụng định dạng văn bản cho dữ liệu số không cần phải tính toán như số CCCS, mã định danh, số điện thoại, số seri hoặc mã số. Điều này sẽ hỗ trợ dữ liệu được hiển thị một cách chính xác nhất.
- Bạn có thể áp dụng Format Increase Decimal nghĩa là tăng số chữ số sau dấu phẩy và Format Decrease Decimal nghĩa là giảm số chữ số sau dấu phẩy. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra được số có sau dấu phẩy mà không bị ảnh hưởng đến toàn bộ giá trị của ô dữ liệu đó.
- Xác định đúng kiểu dữ liệu số: Trước khi định dạng số, cần xác định đúng kiểu dữ liệu của số đó. Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu số khác nhau, bao gồm: số nguyên, số thập phân, số tiền, phần trăm, số ngày, số giờ.
Tổng kết
Thông qua bài viết trên, bạn đã biết được cách hướng dẫn định dạng số trong Excel phổ biến và được sử dụng nhiều nhất. Hy vọng Hoàng Hà Mobile đã cung cấp những thông tin bổ ích để bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị một bảng dữ liệu Excel cực kỳ đẹp.
Xem thêm:
