Agenda là một thuật ngữ trong tiếng Anh và được dùng phổ biến ở nhiều hội thảo, sự kiện của công ty. Nhưng có khá ít người biết Agenda có ý nghĩa là gì và làm sao để xây dựng Agenda một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải thích thuật ngữ Agenda cho mọi người tìm hiểu và sử dụng khi cần thiết.
Agenda là gì?
Agenda còn gọi là loại nhật ký công tác hoặc chương trình nghị sự. Đây là tài liệu liệt kê các công việc và kế hoạch cần thực hiện. Nó được sử dụng nhằm ghi lại các cuộc thảo luận của những người tham dự một cách ngắn gọn, đầy đủ và dễ hiểu.
Thuật ngữ Agenda thường được dùng phổ biến trong lĩnh vực như kinh tế. Đặc biệt là để chỉ những vấn đề cần giải quyết trực tiếp tại những cuộc họp hoặc buổi hội nghị. Ví dụ từ Agenda khi kết hợp với các từ khác trong những ngữ cảnh khác nhau thì sẽ mang ý nghĩa khác nhau.
Chẳng hạn từ Event agenda chỉ một chương trình sự kiện, từ Environmental agenda chỉ một chương trình nghị sự về môi trường, từ Feminist agenda chỉ một chương trình nghị sự nữ quyền… Bên cạnh đó, chúng ta còn có từ My agenda có nghĩa là nhật ký cá nhân của tôi.
Vai trò của Agenda là gì?
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và đạt được các mục tiêu trong cuộc họp, Agenda là một công cụ hữu hiệu. Những vai trò sau đây của Agenda sẽ minh chứng rõ ràng cho điều này:
- Agenda cung cấp trước những thông tin cho người tham gia, giúp họ hiểu rõ những nội dung sẽ được đưa ra thảo luận, như vậy họ sẽ có sự chuẩn bị kỹ hơn.
- Giúp tổ chức các hội thảo và sự kiện,… theo cách khoa học. Vì những nội dung cần phải thảo luận và cần được giải quyết đã xác định từ trước.
- Hỗ trợ người tham dự tập trung ở những vấn đề quan trọng được đưa ra thảo luận để tìm hướng giải quyết.
- Quản lý yếu tố thời gian cuộc họp hiệu quả vì từng mục đều giới hạn về thời gian trình bày.
- Xác định về trách nhiệm của từng người được giao nhiệm vụ là thảo luận và giải đáp những nội dung ở cuộc họp.
- Dễ dàng thực hiện tóm gọn lại nội dung cuộc họp hay soạn thảo các biên bản. Qua Agenda, bạn sẽ theo dõi được các vấn đề đã xử lý, các nội dung chưa giải quyết và những gì cần đem ra thảo luận ở cuộc họp sắp tới.
Những yếu tố cơ bản trong Agenda là gì?
Một Agenda đẹp mắt và hoàn chỉnh sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quá trình chuẩn bị. Bản Agenda này sẽ giúp người xem tiếp thu dễ dàng và theo dõi để quản lý công việc một cách đơn giản, nhanh chóng. Sau đây là những nhân tố bắt buộc phải có trong bản Agenda mà mọi người nên chú ý:
Tiêu đề cuộc họp
Tiêu đề cần được đặt ở phía trên cùng của nội dung. Tiêu đề này cần phải ngắn gọn, dễ hiểu, súc tích và thể hiện nội dung chính trong cuộc họp. Trong đó bao gồm thông tin về những người tham gia và các vấn đề sẽ được thảo luận. Bạn hãy chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc và cỡ chữ phải lớn hơn so với những phần khác trong văn bản.
Thời gian, thành phần tham dự, địa điểm diễn ra cuộc họp
Ngay bên dưới phần tiêu đề, bạn nên liệt kê các thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Bạn cần ghi chi tiết và đầy đủ để người đọc có thể dễ dàng theo dõi và quản lý công việc mà không vấp phải khó khăn trong quá trình tìm kiếm thông tin. Đặc biệt, bạn cần đảm bảo ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm, tòa nhà, số phòng và tầng lầu…
Nội dung chương trình
Yếu tố tiếp theo cần phải có trong Agenda là gì? Đó là nội dung chương trình. Nội dung này nên được chia ra các mục rõ ràng và sắp xếp đúng trình tự về thời gian, ưu tiên những nhiệm vụ cấp thiết. Mỗi mục nên ghi rõ tên của người phụ trách nhằm tránh tình huống họ rời cuộc họp ở giữa chừng. Đồng thời, điều này còn giúp nâng cao về trách nhiệm và tính tập trung của từng người.
Ngoài ra, bạn cần ước chừng thời gian cho từng chủ đề cần thảo luận. Trong đó bao gồm thời gian giới thiệu các chủ đề, phần giải đáp cho các câu hỏi, phần thảo luận và phần thuyết phục những quan điểm cũng như đề xuất các giải pháp. Sau cùng sẽ đưa ra những phương án thực hiện hành động sau khi đã hoàn tất quá trình thảo luận và đưa ra các quyết định. Việc ước chừng thời gian sẽ giúp bạn phân bổ hợp lý các khoảng thời gian và làm cho cuộc họp đạt được năng suất cao hơn, hiệu quả tốt hơn.
Cách tạo ra Agenda một cách hoàn hảo và thành công nhất
Sau khi đã tìm hiểu Agenda là gì, bạn cần biết cách tạo ra một bản Agenda hoàn hảo. Khi bạn chủ trì cuộc họp mà không chuẩn bị từ trước, mọi thứ có thể mất kiểm soát và gây lãng phí nhiều thời gian cho cả nhóm. Nguyên nhân chính của những vấn đề này thường do việc thiết kế chương trình làm việc chưa hiệu quả.
Dù cuộc họp của bạn kéo dài ngắn hay suốt cả ngày, bạn vẫn có thể áp dụng các bước sau để nâng cao chất lượng tạo Agenda của mình:
Xác định về mục đích mở cuộc họp
Khi bạn bắt đầu hướng tới mục tiêu, hãy chắc chắn rằng việc tổ chức cuộc họp có mục đích cụ thể và tất cả nhiệm vụ đều liên quan trực tiếp tới mục tiêu đó. Việc tiến hành đặt ra những mục tiêu khả thi sẽ giúp cuộc họp đạt được hiệu quả tối đa.
Ví dụ, mục tiêu về phê duyệt khoản ngân sách quảng cáo mỗi tháng sẽ dễ đạt được khi so với mục tiêu là cải thiện các chi tiêu tổng quát. Những mục tiêu chi tiết và thực tế sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với những mục tiêu quá lớn vượt ngoài khả năng của bạn và các điều kiện của công ty.
Hỏi ý kiến người tham gia về vấn đề cần thảo luận
Bước tiếp theo trong quá trình tạo Agenda là gì? Để duy trì khả năng tham gia của người tham dự trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp, việc hỏi ý kiến trước là việc làm cần thiết. Điều này giúp đảm bảo cuộc họp sẽ đáp ứng được nhu cầu của người tham dự.
Bạn hãy yêu cầu người tham dự đề xuất các chủ đề muốn thảo luận hay các câu hỏi cần được giải đáp. Sau khi đã thu thập ý kiến, bạn hãy xem xét rồi quyết định mục nào sẽ đưa vào chương trình cuộc họp.
Liệt kê câu hỏi cần giải đáp
Sau khi đã xác định được mục tiêu cuộc họp và có một vài ý tưởng liên quan đến các chủ đề cần thảo luận. Bạn hãy liệt kê những câu hỏi mà mình dự định sẽ giải đáp trong cuộc họp. Một vài chương trình họp hiện này thường chỉ cần ghi chú chủ đề với một cụm từ. Chẳng hạn như “máy móc cho thuê”.
Nhưng bạn hãy làm rõ mục tiêu của mỗi danh mục trong chương trình họp bằng việc sắp xếp những điểm thảo luận với hình thức câu hỏi. Chẳng hạn, bạn hãy viết là “Trong điều kiện như thế nào thì chúng ta nên xem xét việc thuê thêm máy móc thay vì mua?”. Các câu hỏi này sẽ giúp bạn chắc chắn rằng cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và thu thập những thông tin cần thiết cho từng chủ đề trong các chương trình nghị sự.
Xác định mục tiêu của từng nhiệm vụ
Bước tiếp theo trong quy trình tạo Agenda là gì? Mỗi nhiệm vụ trong các cuộc họp cần phải xác định một mục đích rõ ràng. Có 3 mục đích chính mà bạn sẽ thường gặp: chia sẻ các thông tin, tìm ra nguyên nhân vấn đề, hoặc cân nhắc đưa ra các quyết định.
Khi xem xét các chương trình làm việc của mình, bạn hãy ghi chú mục đích cụ thể của mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp những người tham dự biết lúc nào họ cần đóng góp các ý kiến và khi nào cần đưa ra các quyết định.
Xác định người nào dẫn dắt cho các chủ đề cần thảo luận
Bạn hoàn toàn có thể giao nhiệm vụ cho người không phải trưởng nhóm nhưng có khả năng dẫn dắt chủ đề trong các cuộc thảo luận ở buổi họp. Nếu bạn dự định để người khác điều hành cuộc họp của nhóm thì hãy phân công họ theo các chủ đề mà họ phụ trách. Bước này giúp cuộc họp diễn ra thật suôn sẻ và chắc chắn rằng mọi người đều có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của bản thân.
Tính thời lượng thảo luận mỗi vấn đề
Cách tính thời lượng cho các mục thảo luận trong Agenda là gì? Ước tính thời lượng cho từng nhiệm vụ là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch cuộc họp. Điều này đảm bảo các bạn có đủ thời lượng để trình bày toàn bộ chủ đề đã đặt ra, đồng thời giúp người tham gia có thể điều chỉnh các nhận xét và đặt ra câu hỏi thích hợp cho từng khung thời gian.
Bạn có thể tối ưu thời gian bằng cách phân bổ thêm thời gian cho các mục dự kiến sẽ mất nhiều thời gian thảo luận. Ngoài ra, bạn cần lên lịch cho những danh mục có tính quan trọng cao để đảm bảo những vấn đề chính sẽ được giải quyết trọn vẹn trong cuộc họp.
Nếu như cuộc họp có nhiều người tham gia, bạn hãy cân nhắc giới hạn khoảng thời gian ở một vài chủ đề cụ thể. Điều này giúp điều chỉnh các cuộc thảo luận, khuyến khích việc đưa ra các quyết định nhanh gọn khi cần và tiến hành duy trì buổi họp chuẩn theo lịch trình đã đề ra.
Đồng thời, việc linh hoạt trong phân bổ thời gian cho các chủ đề quan trọng sẽ giúp đảm bảo mọi khía cạnh được thảo luận một cách chi tiết và không bị bỏ qua. Tận dụng thời gian hiệu quả sẽ làm cho cuộc họp của bạn trở nên năng động và thành công hơn.
Tổng kết lại cuộc họp
Bước cuối cùng trong quá trình tạo Agenda là gì? Bạn nên dành thời gian để tổng kết, kết thúc cuộc họp qua việc đánh giá. Điều này giúp những người tham dự nắm rõ về các quyết định đã được đưa ra và các thông tin đã thảo luận. Từ đó họ có thể tiến hành những hoạt động cần thiết sau mỗi cuộc họp.
Trong thời gian đánh giá, bạn cùng những người tham dự nên cân nhắc những điểm tích cực và các khía cạnh cần cải thiện trong cuộc họp. Bạn hãy dành vài phút để thảo luận về những vấn đề này, điều này sẽ đảm bảo rằng cuộc họp tiếp theo của bạn sẽ hiệu quả cao hơn nữa.
Bài viết trên đã giới thiệu Agenda là gì cho mọi người tham khảo. Hy vọng thông tin trên có thể giúp mọi người tạo ra một bản Agenda hoàn hảo nhất và có tính chuyên nghiệp cao. Bạn hãy lưu lại những thông tin trên để sử dụng khi cần thiết nào.
Tham khảo bài viết liên quan:
