Bắt gặp các trang trắng trong khi đang làm việc với Microsoft Word hẳn sẽ gây nhiều bất tiện cho người dùng trong nhiều trường hợp. Dù việc xóa trang trắng trong Word khá đơn giản nhưng cũng sẽ khiến nhiều người dùng mới loay hoay trong lần đầu thao tác. Bên cạnh đó, cách xóa thủ công từng trang thay vì xóa một lượt toàn bộ các trang trống sẽ khiến bạn tốn thời gian và công sức, đôi khi còn gây ảnh hưởng đến định dạng có sẵn của các khung văn bản. Vậy thì làm thế nào để xóa trang Word trắng một cách nhanh chóng nhất? Trong bài viết ngày hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ mách bạn các cách loại bỏ trang trắng trong Word dễ nhất, áp dụng cho các phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016.
Nguyên nhân xuất hiện lỗi trang trắng trong Word
Để thực hiện xóa trang trắng trong Word, bạn cần nắm được các nguyên nhân dẫn đến lỗi này. Trang trắng trong Microsoft Word – hay còn được biết tới là Blank Page là một trang soạn thảo được tạo mới mỗi khi người dùng sử dụng hết trang liền kề, hoặc khi cần chuyển đổi nội dung sang một trang mới. Nếu không phải chủ động tạo mới, trang trắng thường sẽ xuất hiện tự động khi bạn đã soạn thảo đủ giới hạn của một trang Word.
Tuy nhiên, nhiều trường hợp vô tình mà bản thảo của người dùng lại tự dưng xuất hiện một khoảng trắng không mong muốn, chia cắt phần nội dung đã soạn thảo. Tình trạng này sẽ gây bất tiện nếu bạn không kịp thời phát hiện sớm, đặc biệt sẽ gây thừa trang nếu in tài liệu thành bản cứng.
Có nhiều nguyên nhân chủ quan làm xuất hiện Blank Page không mong muốn. Có thể kể đến một vài lỗi thường gặp như:
- Nhấn đè nút Enter hoặc Enter nhiều lần khiến Word nhảy sang trang mới.
- Vô tình sử dụng tổ hợp Ctrl + Enter nên cần xóa trang trắng trong Word bị thừa.
- Nhấn nhầm nút Page Break hoặc Next Page (Section Break) nên Word tạo trang mới.
- Lỗi nhảy trang do chèn bảng tính hoặc hình ảnh, video.
Thực chất, các trang trắng không phải lỗi quá nghiêm trọng nếu người dùng phát hiện kịp thời và chỉnh sửa ngay lập tức. Tuy nhiên, yếu tố này không nên được giữ lại trong một văn bản để đảm bảo sự liền mạch và tính thẩm mỹ. Vậy tại sao người dùng cần biết cách loại bỏ đi các Blank Page trong Word?
Tại sao người dùng cần xóa trang trắng trong Word?
Dù không gây ảnh hưởng quá nghiêm trọng đến toàn bộ văn bản nhưng Blank Page không mong muốn vẫn sẽ làm mất thẩm mỹ cho bố cục Word. Nếu trong quá trình soạn thảo, văn bản tự động nhảy sang trang mới khi đã dùng hết phạm vi cho phép trong trang cũ, người dùng có thể tiếp tục mà không cần xóa trang trắng mới đó. Tuy nhiên, do những nguyên nhân như bấm nhầm nút hay sử dụng nhầm chức năng, những trang trắng mới sẽ làm đứt đoạn các nội dung đang được soạn thảo, tạo nên không gian trống không cần thiết. Nói tóm lại, Blank Page sẽ gây bất tiện trong một vài trường hợp sau đây.
Mất tính thẩm mỹ và tạo bố cục rời rạc cho văn bản
Một trang trắng sẽ tạo ra một khoảng trống lớn giữa các phần nội dung với nhau, khiến người đọc, người xem văn bản dễ dàng bị ngắt quãng khi theo dõi. Đây là lý do mà người dùng cần phải xóa trang trắng trong Word để tạo bố cục liền mạch nhất cho văn bản. Theo quy ước văn bản chuẩn hiện nay, khoảng cách giữa các đoạn văn chỉ nên cách nhau nhiều nhất một dòng hoặc 1.5pt. Vì vậy, việc vô tình để khoảng trống kéo dài một trang giấy sẽ khiến bố cục của trang Word mất đi tính khoa học và khó theo dõi.
Bên cạnh đó, việc vô tình khiến Word nhảy sang trang trống mới mà không kịp thời chỉnh sửa cũng có khả năng làm mất đi định dạng văn bản đang sử dụng. Nhiều trường hợp tạo Blank Page, định dạng về căn lề, font hay size chữ sẽ quay về cài đặt mặc định, khiến người dùng mất thêm thời gian để căn chỉnh lại cho đồng đều với các đoạn văn bản phía trên.
Sai sót khi đánh số trang cho văn bản
Số trang sẽ nằm ở phần Footer dưới mỗi trang Word. Tùy vào lựa chọn của người soạn thảo mà số trang sẽ được đánh từ trang đầu tiên hoặc trang thứ hai cho đến hết file. Tuy nhiên, Word chỉ có tính năng hỗ trợ đánh số trang tự động mà không thể nhận diện trang nào có nội dung, trang nào trống để ghi số. Vì vậy, nếu bạn không xóa trang trắng trong Word, Blank Page vô tình bị tạo ra đó cũng sẽ được đánh số thứ tự, làm sai lệch đi mục lục vốn có của văn bản.
Trong trường hợp người dùng đã tạo xong mục lục và không dùng tính năng cập nhật mục lục tự động, trang trống sẽ khiến bạn bị thừa số trang và bắt buộc phải tạo lại mục lục sau khi xóa. Điều này đòi hỏi người dùng phải hết sức cẩn thận, phải loại bỏ ngay trang trống trước khi đánh số trang hoặc ứng dụng tính năng mục lục tự cập nhật để khắc phục tình trạng này.
Tình trạng thừa trang trong in ấn
Cũng giống với điền số trang, việc không xóa trang trống trong Word sẽ khiến người dùng gặp phải sai sót trong khi in ấn. Các Blank Page sẽ không bị loại bỏ khi in, mà sẽ được in cùng với văn bản tạo thành bản cứng. Tình trạng này diễn ra mà người dùng không thực hiện xóa trang trắng trong Word trước khi in sẽ gây lãng phí giấy và không gian trống khi in, cũng có thể làm thiếu giấy in trong trường hợp số trang trống thừa quá nhiều. Một khi đã in thành bản cứng, người dùng cũng không thể chỉnh sửa mà chỉ có thể sửa lại ở bản mềm rồi in thêm một lần nữa.
Dù không nhiều, nhưng số trang trống bị thừa cũng gây bất tiện cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản. Để khắc phục hoặc hạn chế những sự cố kể trên, bạn chắc chắn phải nắm được cách xóa Blank Page trong Microsoft Word. Tùy nguyên nhân gây lỗi mà sẽ có nhiều phương pháp xóa khác nhau. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một trong các cách sau để thực hiện. Lưu ý rằng, những cách làm được hướng dẫn dưới đây đều được thực hiện bởi các công cụ cơ bản và có sẵn trong phần mềm, cho phép người dùng áp dụng trên đa dạng các phiên bản của Word.
Cách xóa trang trắng trong Word nhanh bằng phím tắt
Dùng phím tắt là phương pháp nhanh nhất giúp người dùng loại bỏ Blank Page trong bản Word. Cách làm này khá phổ biến và được nhiều người lựa chọn sử dụng vì có thể thao tác nhanh trên bàn phím mà không cần sự hỗ trợ của bất kỳ công cụ nào. Đây cũng là cách được dùng để xóa trang nhanh khi bạn vô tình nhấn nhầm vào chức năng sang trang mới. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thực sự hữu dụng trong trường hợp xóa 1-2 trang trống. Nếu số Blank Page nhiều hơn, người dùng không nên dùng cách thủ công này để tránh mất thời gian và công sức.
Cách dùng phím tắt được chia thành 2 trường hợp sử dụng để xóa trang trắng trong Word:
Trong trường hợp Blank Page nằm ở phần cuối cùng của tài liệu, người dùng đặt con trỏ chuột vào cuối trang, sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím. Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhấn tổ hợp phím Shift + Click chuột trái trước, sau đó mới dùng Delete để xóa.
Trong trường hợp Blank Page nằm xen kẽ giữa các phần nội dung, người dùng để con trỏ chuột vào đầu mỗi trang ngay sau trang trống cần loại bỏ, sau đó nhấn phím Backspace để xóa đi trang thừa.
Các thao tác với phím tắt cần phải kết hợp với cách đặt con trỏ chuột. Đây cũng là lý do khiến cách này gây mất thời gian hơn nếu số Blank Page cần xóa nhiều hơn 1-2 trang. Vì vậy, bạn có thể tham khảo thêm các cách xóa trang dưới đây để tiết kiệm thời gian và công sức.
Cách xóa trang trắng trong Word bằng các công cụ có sẵn
Microsoft Word tích hợp nhiều công cụ để sẵn sàng hỗ trợ người dùng khắc phục lỗi nhập liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Trong trường hợp văn bản của bạn tồn tại nhiều Blank Page nằm xen kẽ, việc xóa thủ công bằng phím tắt tuy vẫn đúng thao tác nhưng sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy, người dùng nên biết cách tận dụng các tiện ích có sẵn để thực hiện xóa một lượt chỉ trong vài bước cơ bản. Các công cụ của Word cho phép bạn tìm kiếm và xóa tất cả các trang trống cực kỳ nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Người dùng có thể tùy vào nguyên nhân xuất lỗi Blank Page để lựa chọn sử dụng một trong các công cụ được đề cập ngay sau đây.
Xóa trang trắng ở cuối văn bản bằng Paragraph
Công cụ Paragraph sẽ giúp bạn phát hiện và đánh dấu các trang trống bằng ký tự đặc biệt, từ đó thực hiện xóa một loạt các Blank Page ở cuối tài liệu đó mà không cần phải thực hiện từng trang. Ưu điểm của phương pháp xóa trang trắng trong Word này là nhanh chóng, đơn giản vì công cụ này đã được tích hợp sẵn ở tab Home. Cách này cũng giúp phát hiện ra các khoảng trống trong trang để xóa đi nhanh chóng. Tuy nhiên, điểm hạn chế là cách này chỉ có thể áp dụng với những Blank Page nằm ở cuối cùng của toàn bộ văn bản.
Để thực hiện xóa trang trắng theo cách này, bạn cần thực hiện các thao tác sau đây:
Bước 1: Mở file Word cần xóa trang trắng.
Bước 2: Di chuyển và đặt con trỏ chuột đến cuối trang cần xóa trong bản Word vừa mở.
Bước 3: Trên thanh công cụ chọn Tab Home, sau đó click chuột vào biểu tượng Paragraph trong hộp Paragraph. Khi này, người dùng sẽ thấy các khoảng trống được đánh dấu bằng biểu tượng vừa bật.
Bước 4: Bôi đen toàn bộ các biểu tượng đó bằng con trỏ chuột, sau đó sử dụng phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím để xóa. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy trang trắng đã được loại bỏ. Khi này, hãy click chuột lần nữa vào biểu tượng Paragraph để tắt tính năng này.
Xóa trang trắng trong Word do Page Break/Section Break
Page Break/Section Break là các khoảng được tạo ra khi người dùng nhảy sang trang Word mới, chính là dòng ngăn cách giữa trang cũ và trang mới trong văn bản. Thông thường, dòng ngăn cách này sẽ được ẩn đi để đảm bảo tính thẩm mỹ và các nội dung liền mạch nếu người dùng đang tiếp tục soạn thảo. Vì vậy, nếu vô tình tạo ra lỗi Blank Page do nhấn nhầm chức năng Break này, người dùng sẽ khó mà nhận ra nhanh chóng để xóa trang trắng kịp thời.
Để khắc phục lỗi này, bạn vẫn tiếp tục sử dụng công cụ Paragraph để thao tác một cách nhanh nhất. Paragraph sẽ giúp người dùng xác định khoảng ngăn cách và hiện thị chúng để người dùng dễ dàng nhìn ra và xóa bỏ. Các bước thực hiện xóa trang trắng trong Word theo phương pháp này như sau:
Bước 1: Mở file Word chứa trang trắng cần xóa. Trong tab Home, click chuột vào biểu tượng Paragraph.
Bước 2: Khi này, các dòng Page Break sẽ được hiển thị giữa mỗi trang, đây là nguyên nhân tạo ra ngăn cách giữa trang cũ và trang trắng mới nên cần loại bỏ.
Bước 3: Click chuột để chọn dòng Page Break hoặc bôi đen dòng hiển thị đó. Người dùng tiếp tục sử dụng phím Backspace/Delete trên bàn phím để xóa.
Khi dòng ngăn cách đã được xóa bỏ, trang trắng cũng sẽ biến mất, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa trên trang nội dung hiện tại. Lưu ý là khi thao tác xong, người dùng cần click chuột lần nữa vào biểu tượng Paragraph để tắt tính năng này, đảm bảo tính thẩm mỹ cho tài liệu.
Xóa lỗi trang trắng do tạo bảng biểu trong Word
Nguyên nhân thứ ba khiến bạn phải tiến hành xóa trang trắng trong Word đến từ bảng biểu. Đây lỗi thường gặp sau khi người dùng chèn bảng biểu vào Word, trang tài liệu sẽ tự động nhảy sang một trang trắng mới mặc dù trang cũ chưa sử dụng hết phạm vi. Điều này xảy ra là do bảng của bạn cần phạm vi để chèn nội dung, hoặc tồn tại những khoảng trắng thừa sau khi chèn bảng.
Để khắc phục lỗi này, người dùng cần tiến hành sử dụng kết hợp giữa Paragraph và các phím tắt. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước, người mới sử dụng cũng có thể dễ dàng học theo và thao tác chính xác trong lần đầu.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào phần khoảng trắng ngay sau bảng vừa tạo.
Bước 2: Chọn tab Home trên thanh công cụ, tiến hành click vào biểu tượng Paragraph để trang Word hiển thị đánh dấu các khoảng trống.
Bước 3: Bôi đen các biểu tượng Paragraph. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D để mở cửa sổ Font (Hoặc thao tác Click chuột phải → Font…).
Bước 4: Trong cửa sổ Font trên màn hình, nhìn vào khung Effects, tick chuột để chọn ô Hidden.
Bước 5: Chọn OK để hoàn thành và đóng cửa sổ Font. Khi này, trang trắng phía sau bảng đã biến mất.
Tạm kết
Xóa trang trắng trong Word là một thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng cần thiết để đảm bảo tính liền mạch, bố cục khoa học và hạn chế các lỗi sai in ấn. Bài viết đã cung cấp cho bạn những cách xóa Blank Page đơn giản và nhanh chóng nhất, áp dụng dễ dàng trên Word 2007, 2010, 2013, 2016 một cách linh hoạt. Đừng quên theo dõi Hoàng Hà Mobile để cập nhật thêm nhiều thông tin công nghệ hữu ích khác.
Xem thêm:
