Không may bạn gửi nhầm hộp thư cho một địa chỉ gmail khác hoặc nội dung bạn gửi đi không chính xác và chưa đầy đủ. Vậy có cách nào thu hồi email đã gửi đi hay không? Đây là nỗi băn khoăn và được rất nhiều người tìm kiếm hướng dẫn thủ thuật. Hiểu được tầm quan trọng này nên trong bài viết bên dưới đây Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email trên điện thoại và máy tính một cách dễ dàng nhé.
Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi đi
Trong một số trường hợp đặc biệt, việc thu hồi lại email đã gửi là một tính năng cần thiết và hết sức quan trọng. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đến tính năng này cũng như lợi ích mà nó mang lại. Chính vì thế, trước khi đi vào hướng dẫn thủ thuật chi tiết, bạn hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu qua các lợi ích của thủ thuật này nhé.
Sửa lỗi khi gửi nhầm hoặc gửi sai
Trong môi trường làm việc hiện đại, email trở thành một phương tiện giao tiếp quan trọng và không thể thiếu. Nó giúp kết nối giữa cá nhân và tổ chức ở khắp mọi nơi trên thế giới. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng chúng ta cũng có thể chắc chắn rằng mỗi email được gửi đi đều hoàn hảo và không mắc lỗi. Đó chính là lúc bạn cần biết đến thủ thuật thu hồi email cực kỳ hữu ích trong bài viết này.
Thỉnh thoảng, chúng ta có thể không nhận ra lỗi trong email của mình cho đến khi đã gửi đi. Có thể là một lỗi chính tả, một thông tin không chính xác, hoặc thậm chí là gửi email cho người không đúng. Trong những trường hợp như vậy, việc có thể thu hồi email giúp bạn sửa chữa và cải thiện email trước khi người nhận đọc nó. Sâu xa hơn nó có thể giúp bạn luôn tạo được hình ảnh chuyên nghiệp đối với đối tác, khách hàng.
Thêm vào đó, thu hồi email cũng giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng của mình. Đặc biệt trong thời đại này, việc bảo vệ thông tin trở thành một ưu tiên hàng đầu. Khi gửi email chứa thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng, một lỗi nhỏ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Việc thu hồi email giúp bạn ngăn chặn những rủi ro này, đảm bảo rằng thông tin của bạn chỉ được tiếp cận bởi những người bạn muốn chia sẻ.
Chỉnh sửa email mà không cần soạn lại
Đối với những ai chưa biết đến thủ thuật thu hồi email đã gửi đi, sau khi đã biết thông tin mình gửi chưa đúng. Bạn sẽ nhanh chóng soạn lại nội dung email khác để đính chính thông tin với người nhận. Như vậy, bạn sẽ tốn không ít thời gian và công sức để hoàn thành việc này. Nhưng thay vì phải tạo một email mới và bắt đầu từ đầu, bạn có thể đơn giản chỉnh sửa những lỗi hoặc thêm thông tin mà bạn muốn chỉ trong email đã gửi.
Song, bạn còn có thể chỉnh sửa và cập nhật email một cách nhanh chóng trước khi người khác đọc nhầm mail hay sai nội dung. Điều này cho thấy bạn quan tâm đến chi tiết và luôn muốn đảm bảo rằng thông tin bạn truyền đạt là chính xác và chuyên nghiệp. Hơn nữa, nó còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận và giúp xây dựng, duy trì mối quan hệ giao tiếp tích cực hơn.
Thêm vào đó, thu hồi email cũng giúp bạn có thêm thời gian để xem xét và kiểm tra trước khi email được gửi lại. Từ đó có thể đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ lỗi nào và cung cấp một bản gửi lại hoàn hảo. Bạn có thể sửa lỗi chính tả, điều chỉnh nội dung hoặc thậm chí thêm thông tin mới một cách dễ dàng trước khi email được đọc bởi người nhận.
Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi trên máy tính nhanh chóng
Với thủ thuật đầu tiên, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi lại email trên máy tính nhanh chóng. Nhiệm vụ của bạn là cần thực hiện theo đúng 6 bước mà chúng tôi chia sẻ bên dưới đây. Đi kèm với đó là hình ảnh minh họa để bạn có thể dễ dàng thực hiện theo tác theo ý muốn của mình.
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập gmail của mình trên máy tính và chọn vào phần “Cài đặt” hình răng cưa.
Bước 2: Một bộ chức năng của gmail hiển thị ra và bạn hãy chọn vào phần “Xem tất cả tùy chọn cài đặt”.
Bước 3: Bạn hãy kéo xuống dưới để chọn vào tính năng “Hoàn tác gửi” cũng như chọn thêm vào “Thời gian” mà bạn muốn hủy gửi tin nhắn đi.
Bước 4: Tiếp tục, bạn sẽ kéo xuống cuối trang để lưu tại những thay đổi mà mình vừa cài đặt tính năng.
Bước 5: Để chắc chắn hơn thì bạn hãy kiểm tra tính năng bằng cách soạn một hộp thư nháp và gửi đi đến chính email của mình hoặc một email ảo nào khác.
Bước 6: Cuối cùng bạn sẽ chọn hoàn tác để xem kết quả có đúng như ý mình muốn không nhé.
Tuy nhiên với tính năng này thì bạn cần lưu ý là nó chỉ có hiệu lực trong thời gian bạn cài đặt. Và ngay thời gian hoàn tác thì các email sẽ được gửi đi, lúc này bạn sẽ không còn cách nào để hoàn tác nó lại như cũ đâu nhé.
Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi đi trên điện thoại đơn giản nhất
Hầu hết mỗi tính năng của gmail trên máy tính đều được đồng bộ sử dụng trên điện thoại. Và mỗi thiết bị đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, nếu như thao tác trên máy tính được thực hiện dễ dàng hơn thì bạn có thể sử dụng điện thoại để thu hồi lại email đã gửi bất kỳ ở đâu và khi nào.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng sẽ truy cập vào hộp thư gmail trên điện thoại của mình.
Bước 2: Bạn hãy soạn tin nhắn và gửi đi thông tin mình mong muốn như hình ảnh minh họa.
Bước 3: Sau khi hộp thư của bạn đã được gửi đi, người dùng hãy nhấn chọn nút “hoàn tác” để email được dừng gửi đi. Nhanh chóng, ứng dụng sẽ trả hộp thư mà bạn đã thực hiện lệnh. Cuối cùng bạn có thể tinh chỉnh nó đúng nội dung hoặc chọn lại địa chỉ để gửi đúng người hơn.
Bên cạnh đó, bạn cần chú ý rằng tính năng thu hồi email có thể không hoạt động trong mọi trường hợp. Đặc biệt là khi email đã được người nhận đọc hoặc đã được gửi đi trong một khoảng thời gian dài. Ngoài ra, không tất cả các ứng dụng email đều hỗ trợ tính năng này. Vì vậy bạn nên kiểm tra xem ứng dụng email của mình có hỗ trợ thu hồi email hay không trước khi thực hiện theo hướng dẫn nhé.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện thu hồi email đã gửi
Khi sử dụng tính năng thu hồi trên gmail điện thoại và máy tính, có một số lưu ý quan trọng bạn cần phải xem xét để đảm bảo mọi thao tác của bạn đều được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Trường hợp email đã được người nhận xem
Trong trường hợp bạn đã gửi email trong một khoảng thời gian khá lâu và được người nhận đọc đó, và nếu bạn muốn thu hồi lại hộp thư thì nó sẽ chỉ được xóa khỏi hộp thoại thôi và người nhận vẫn hoàn toàn lưu trữ thông tin của bạn. Điều này có nghĩa là kết quả thu hồi email của bạn đã vô tác dụng.
Trường hợp email nằm trong hộp thư công khai
Khi bạn thấy thư của mình đã nằm trong thư mục công khai thì nó có nghĩa là mail đã được gửi cho nhiều người cùng lúc. Chính vì thế khả năng thu hồi email đã gửi đi lại đã được tăng thêm một level cao hơn nữa. Và ngay cả khi người nhận chưa mở đọc mail, nhưng những người cc hay bcc đã xem được thì bạn cũng không thể thu hồi lấy lại được hộp thư. Vì vậy, tại đây chúng tôi muốn lưu ý với bạn là hãy kiểm tra danh mục những người nhận mail một cách chi tiết nhất.
Trường hợp email gửi đến hệ thống khác
Một thực tế đáng buồn là tính năng thu hồi email chỉ được áp dụng trong cùng hệ thống gmail của Google. Do đó, nếu bạn gửi nhầm hộp thư email đến các nền tảng khác như Yahoo, Outlook…thì không thể nào khôi phục lại được. Như vậy, bạn sẽ không thể tinh chỉnh nội dung, cũng như ảnh hưởng đến khả năng bảo mật thông tin khi bạn gửi nhầm.
Thông báo cho người nhận
Với những trường hợp đã bất khả kháng và không thể nào thu hồi email đã gửi được nữa thì bạn hãy nhanh chóng thông báo cho người nhận nhé. Bởi vì điều này giúp bạn đính chính thông tin bị sai một cách nhanh chóng và tránh gây hiểu nhầm cho người khác. Hơn nữa, nếu lỗi không quá nghiêm trọng hoặc không có hậu quả lớn, bạn hãy xem xét việc gửi một email bổ sung với sự xin lỗi và giải thích thay vì thu hồi email.
Câu hỏi liên quan
Bên cạnh việc cung cấp cho bạn các thủ thuật và một số lưu ý, Hoàng Hà Mobile đã tổng hợp được thêm các câu hỏi mà người dùng khác thường gặp. Dựa vào đây, bạn có thể tự trả lời những thắc mắc của mình liên quan đến tính năng này của gmail.
Có thể thu hồi email đã gửi đi 1 ngày không?
Tính năng thu hồi email chỉ được áp dụng trên điện thoại trong vòng 5 giây và trên máy tính là 10 giây. Vì thế đáp án của câu hỏi này là không thể thu hồi email khi đã được gửi đi 1 ngày. Điều này muốn nhắn nhủ rằng bạn nên kiểm tra trước tất cả những thông tin gửi đi trước khi phát hiện ra các lỗi không đáng có.
Xóa hộp thư đã gửi vậy người nhận có nhận được không?
Việc xóa hộp thư đã gửi chỉ giúp bạn loại bỏ nó ra khỏi thư mục trong email của mình. Người nhận đã có thể đọc nó trước khi bạn xóa, cũng như nó sẽ không gây ảnh hưởng đến thư mục của người nhận. Do đó, người nhận vẫn có thể nhận được hộp thư mà bạn đã xóa đi.
Kết luận
Việc thu hồi email đã gửi là một tính năng hữu ích trong công cụ giao tiếp email, giúp người dùng cải thiện và kiểm soát thông tin được gửi đi. Tuy nhiên, như bất kỳ công nghệ nào khác, việc sử dụng tính năng này cũng cần sự cẩn trọng và xem xét kỹ lưỡng. Trước khi thực hiện, người gửi cần xác định rằng email chưa được đọc hoặc mở bởi người nhận. Bạn cũng cần kiểm tra xem tính năng thu hồi được hỗ trợ bởi hệ thống email mà bạn và người nhận đang sử dụng hay không nhé.
Xem thêm
