Trong quản lý dự án và các lĩnh vực kinh doanh, các Stakeholder đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp đóng góp và tạo dựng sự thành công. Việc quản lý các Stakeholder một cách hiệu quả sẽ giúp xây dựng những mối quan hệ tích cực giúp giảm thiểu rủi ro và truyền đạt giá trị tối đa. Vậy, Stakeholder là gì?
Stakeholder là gì?
Stakeholder được dịch ra tiếng Việt có nghĩa là các bên liên quan. Đây là một khái niệm được dùng để mô tả về cá nhân, nhóm, tổ chức có liên quan, có quyền lợi trong một dự án hay một doanh nghiệp. Các bên liên quan có thể tác động lên quyết định, chiến lược, hoạt động hay văn hóa của tổ chức/ doanh nghiệp. Họ là những người quan tâm đến dự án, tổ chức hoặc công ty và cũng đóng góp từ bên trong hay bên ngoài cho dự án, tổ chức hoặc công ty.
Stakeholder bao gồm những ai?
Việc phân loại Stakeholder là một trong những bước quan trọng giúp quản lý các bên liên quan hiệu quả. Thông qua việc hiểu rõ những bên liên quan khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức điều chỉnh được chiến lược một cách tốt hơn để có thể giải quyết một số nhu cầu. Dưới đây là một số Stakeholder phổ biến cụ thể như sau:
Internal Stakeholder là gì?
Internal Stakeholder (các bên liên quan nội bộ) là các cá nhân hoặc đội nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến dự án, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những Stakeholder nội bộ có vai trò tích cực trong quá trình xây dựng chiến lược và đưa ra quyết định cho tổ chức hay doanh nghiệp bao gồm:
- Nhân viên: Đây là những lực lượng lao động chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ có thể là giám đốc, trưởng phòng, nhân viên chính thức hoặc nhân viên thời vụ. Những nhân viên này đều quan tâm đến sự ổn định và lợi nhuận của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự hài lòng của các nhân viên sẽ phụ thuộc vào kết quả và lợi nhuận của công ty.
- Người quản lý: Đây là người đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo ra hướng đi trong dự án hay tổ chức. Họ là những người sẽ chịu trách nhiệm khi đưa ra một số quyết định và chiến lược quan trọng nhằm đảm bởi hiệu quả kinh doanh của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Cổ đông: Đây là nhóm người nắm giữ cổ phần góp vốn sở hữu giúp công ty có thể hoạt động kinh doanh. Mặc dù không phải là người tham gia trực tiếp nhưng họ chính là những nhà đầu tư với mục đích có lãi với những khoản đầu tư thông qua lợi nhuận của công ty.
External Stakeholder là gì?
External Stakeholder (các bên liên quan bên ngoài) là những người, đội nhóm không tham gia trực tiếp vào những hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp nhưng có tác động quan trọng đến sự thành công. Các Stakeholder bên ngoài bao gồm:
- Khách hàng: Đây là Stakeholder quan trọng và mục tiêu chính của bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc đáp ứng những nhu cầu, mong đợi của khách hàng là điều giúp doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu và đảm bảo nguồn kinh doanh lợi nhuận từ họ.
- Nhà cung cấp: Họ có thể là đội nhóm hoặc một tổ chức khác chuyên cung cấp các nguồn lực hoặc nguyên vật liệu để công ty có thể duy trì được hoạt động kinh doanh của mình. Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với họ sẽ giúp đảm bảo được chuỗi cung ứng và sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường mỗi ngày.
- Cơ quan chính phủ: Khi hoạt động, doanh nghiệp cần phải tuân thủ những luật lệ và quy định do chính phủ xây dựng đặt ra. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ những luật lệ này sẽ dẫn đến một số hình thức làm cản trở quá trình kinh doanh của tổ chức đó.
- Cộng đồng địa phương: Những doanh nghiệp phải xem xét một số phúc lợi của cộng đồng. Việc xây dựng mối quan hệ với các tổ chức cộng đồng ở địa phương sẽ giúp cho công ty có thể tạo dựng được hình ảnh của mình tốt hơn.
Stakeholder chính và Stakeholder phụ
Ngoài Internal và External Stakeholder là gì thì các bên liên quan cũng có thể được phân loại chính và phụ thông qua tiêu chí về sự ảnh hưởng, sự tác động của họ đến với tổ chức.
- Những Stakeholder chính là những bên liên quan có sự ảnh hưởng chính và tác động đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Ngoài ra, họ cũng là những người sẽ ảnh hưởng đến chiến lược và quyết định của công ty.
- Những Stakeholder phụ là những bên liên quan ít có sự ảnh hưởng hay tác động trực tiếp đến công ty. Tuy nhiên, họ vẫn là những người có thể tác động và thay đổi công ty một cách rõ rệt.
Lý do vì sao cần quản lý Stakeholder?
Trong tổ chức hoặc doanh nghiệp, việc quản lý các Stakeholder một cách hiệu quả ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và sự thành công. Bằng cách xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lắng nghe và hợp tác với các bên liên quan, chúng ta có thể biến những thách thức thành cơ hội, tạo ra giá trị không chỉ cho dự án mà còn cho cả cộng đồng.
Xây dựng sự đồng thuận và ủng hộ
Thông qua việc xác định và thấu hiểu nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của các bên liên quan, chúng ta có thể tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. Điều này giảm thiểu xung đột, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu chung.
Tăng cường khả năng thích ứng và linh hoạt
Lý do tiếp theo cần quản lý hiệu Stakeholder là gì? Trong quá trình thực hiện dự án, các yếu tố bên ngoài và bên trong có thể thay đổi. Việc duy trì mối quan hệ tốt với Stakeholder giúp chúng ta nhanh chóng nắm bắt thông tin, dự đoán và phản ứng hiệu quả với những thay đổi để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động đúng mục tiêu đã đề ra.
Nâng cao chất lượng ra quyết định
Bằng cách thu thập ý kiến đa chiều từ các bên liên quan, chúng ta có thể đưa ra những quyết định sáng suốt và toàn diện hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án phức tạp, nơi nhiều yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Góp phần xây dựng danh tiếng và thương hiệu
Một dự án được thực hiện minh bạch, tôn trọng và quan tâm đến các bên liên quan sẽ tạo dựng được hình ảnh tích cực trong mắt cộng đồng. Điều này không chỉ mang lại lợi ích trong hiện tại mà còn mở ra cơ hội hợp tác và phát triển trong tương lai.
Những quá trình trong việc quản lý Stakeholder
Quản lý các bên liên quan (Stakeholder Management) là một quy trình phức tạp nhưng quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với những người có ảnh hưởng đến dự án. Quá trình này bao gồm nhiều bước, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự đồng thuận và hợp tác giữa các bên liên quan.
Bước 1. Xác định các bên liên quan (Stakeholder Identification)
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý Stakeholder là gì? Đầu tiên, bạn cần phải xác định tất cả những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có khả năng ảnh hưởng đến dự án. Các bên liên quan có thể bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, cổ đông, cộng đồng địa phương và các cơ quan quản lý.
Bước 2. Phân tích các Stakeholder (Stakeholder Analysis)
Sau khi xác định được các bên liên quan, bước tiếp theo là phân tích mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án. Điều này giúp xác định các bên liên quan chính cần được ưu tiên quan tâm và quản lý chặt chẽ hơn. Phân tích này cũng giúp hiểu rõ mối quan hệ giữa các bên liên quan, từ đó dự đoán các xung đột tiềm ẩn và tìm cách giải quyết.
Bước 3. Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Stakeholder Management Planning)
Bước tiếp theo trong quá trình quản lý Stakeholder là gì? Dựa trên kết quả phân tích, bước này liên quan đến việc xây dựng kế hoạch chi tiết để quản lý mối quan hệ với từng bên liên quan. Kế hoạch này bao gồm các chiến lược giao tiếp, các hoạt động tham gia, và các biện pháp giải quyết xung đột. Mục tiêu là xây dựng mối quan hệ tích cực, tạo sự tin tưởng và hợp tác giữa các bên liên quan.
Bước 4. Thực hiện kế hoạch và giám sát (Implementation and Monitoring)
Sau khi kế hoạch đã được xây dựng, bước tiếp theo là thực hiện các hoạt động đã được lên kế hoạch. Cụ thể là cần giao tiếp thường xuyên, cập nhật thông tin về dự án, tổ chức các cuộc họp và các sự kiện tham gia, và giải quyết các vấn đề phát sinh. Quá trình giám sát liên tục giúp đảm bảo rằng kế hoạch đang được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả, đồng thời cho phép điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Bước 5. Đánh giá và cải thiện các Stakeholder (Evaluation and Improvement)
Sau khi dự án kết thúc hoặc trong quá trình thực hiện, việc đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý các bên liên quan là rất quan trọng. Đánh giá này giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và cải thiện quy trình quản lý cho các dự án tương lai.
Các phương pháp quản lý hiệu quả Stakeholder là gì?
Việc quản lý các bên liên quan là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú trọng. Bằng cách thực hiện những phương pháp có hệ thống và hiệu quả, các nhà quản lý dự án có thể xây dựng được mối quan hệ hợp tác vững chắc với các bên liên quan, từ đó tăng khả năng thành công của dự án và đạt được các mục tiêu đề ra.
Xây dựng lòng tin
Để xây dựng lòng tin với các stakeholder, cần thể hiện sự minh bạch trong hoạt động, chia sẻ thông tin một cách trung thực và kịp thời. Việc tuân thủ các cam kết và giữ lời hứa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng niềm tin từ các bên liên quan.
Giao tiếp hiệu quả
Một trong những phương pháp quản lý Stakeholder là gì? Đó chính là sự giao tiếp hiệu quả. Giao tiếp là cầu nối giữa tổ chức và stakeholder. Cần thiết lập các kênh giao tiếp đa dạng như họp mặt trực tiếp, email, bản tin, mạng xã hội… để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách rõ ràng và minh bạch. Lắng nghe ý kiến phản hồi từ stakeholder và giải đáp thắc mắc một cách kịp thời cũng là cách để thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến họ.
Giải quyết các mối lo ngại
Stakeholder thường có những mối lo ngại về tác động của dự án hoặc hoạt động của tổ chức đến lợi ích của họ. Việc chủ động xác định và giải quyết các mối lo ngại này một cách kịp thời và hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và xung đột. Tổ chức các buổi thảo luận, đối thoại để tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi là cách tiếp cận tích cực.
Phản hồi và đánh giá
Doanh nghiệp cần thường xuyên thu thập phản hồi từ stakeholder thông qua khảo sát, phỏng vấn hoặc các hình thức khác. Việc phân tích các phản hồi này để hiểu rõ hơn về nhu cầu, những mong đợi và khó khăn của các bên liên quan. Sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động và đưa ra quyết định phù hợp. Việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý stakeholder cũng giúp tổ chức nhìn nhận lại quá trình và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Một số lưu ý khi quản lý Stakeholder
Như vậy bạn đã nắm rõ được phương pháp quản lý Stakeholder là gì và tầm quan trọng của việc quản lý các bên liên quan hiệu quả. Quản lý các bên liên quan (stakeholder) là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của bất kỳ dự án hay tổ chức nào. Việc quản lý hiệu quả các mối quan hệ này đòi hỏi sự chú ý đến một số điều lưu ý quan trọng dưới đây:
- Cần xác định rõ ai là stakeholder, vai trò và mức độ ảnh hưởng của họ đối với dự án. Việc phân loại này giúp xác định các nhóm ưu tiên và xây dựng chiến lược quản lý phù hợp cho từng nhóm.
- Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan. Cần thiết lập các kênh giao tiếp mở, minh bạch và thường xuyên để thông báo về tiến độ dự án, lắng nghe ý kiến đóng góp và giải quyết những khó khăn, thách thử của các bên liên quan.
- Xây dựng sự tin tưởng và hợp tác là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ bền vững. Doanh nghiệp cần thể hiện sự tôn trọng, lắng nghe và đáp ứng các nhu cầu chính đáng của các bên liên quan.
- Quản lý rủi ro liên quan đến các bên liên quan là một phần không thể thiếu của quá trình quản lý. Cần xác định các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá tác động của chúng và xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp. Việc này giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực và đảm bảo sự ổn định của dự án.
Tổng kết
Thông qua bài viết trên, bạn đã có thể hiểu được khái niệm Stakeholder là gì và những loại Stakeholder trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc nắm rõ quá trình và phương pháp quản lý các bên liên quan một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu một số rủi ro trong quá trình kinh doanh và điều chỉnh chiến lược để đưa ra quyết định chính xác.
Xem thêm:
