RPA là gì? RPA được định nghĩa là một công nghệ có khả năng tự động hóa quy trình làm việc bằng cách bắt chước các hành động lặp đi lặp lại của con người. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt các chi phí về nguồn nhân lực và tăng hiệu suất làm việc. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn làm rõ hơn về RPA và những ứng dụng của công nghệ này.
RPA là gì?
RPA là viết tắt của Robotic Process Automation, dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là công nghệ được tích hợp vào máy tính hoặc robot để thay thế con người thực hiện những công việc có tính chất liên tục và lặp lại.
Hoạt động của RPA được triển khai dựa trên những dữ liệu thu thập được và danh sách các hành động của con người khi làm một nhiệm vụ cụ thể. Việc tự động hóa quy trình bằng robot giúp tiết kiệm nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Ngoài ra, RPA còn đem lại độ chính xác cao và gia tăng hiệu suất một cách đáng kể.
Phân biệt RPA và Tự động hóa công việc truyền thống
Điểm chung của RPA và Tự động hóa truyền thống đều là thiết lập các công việc có thao tác giống nhau, lặp đi lặp lại liên tục thành một quy trình tự động. Tuy nhiên, công nghệ tự động hóa truyền thống vẫn có nhiều điểm hạn chế so với RPA.
Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa hai hình thức này:
RPA | Tự động hóa truyền thống |
| Không phụ thuộc vào Back-end hay database. | Phụ thuộc vào Back-end hay database. |
| Cho phép tích hợp vào phần lớn các trang web, đặc biệt là trang web sử dụng unstructured data. Để đảm bảo tính chính xác, người dùng cần kết hợp thêm AI (hybrid bot). | Chỉ cho phép sử dụng một trang web có cấp quyền truy cập. |
| Dựa theo quy trình đã được thiết kế sẵn, RPA có thể tự động hóa các hoạt động giống nhau bằng cách mô phỏng các thao tác của con người. | Chỉ tự động hóa các hành động đã được lập trình trước đó. Tự động hóa truyền thống không có khả năng bắt chước con người. |
| Ít code | Nhiều code |
| Tốn nhiều chi phí ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, RPA có tính lâu dài nhờ tiết kiệm nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. | Ít tốn kém chi phí ở giai đoạn đầu nhưng phải bỏ nhiều thời gian, công sức và nhân sự. |
| Nhờ tính đơn giản của RPA nên dễ dàng cập nhật các quy trình. | Người dùng phải thay đổi code để cập nhật và bảo trì công nghệ. Quá trình này diễn ra khá phức tạp và khó khăn. |
| RPA là gì? RPA thực hiện ở phần giao diện người dùng. Đây là giao diện không thường xuyên thay đổi hay còn gọi là Front-end. Bot RPA tương tác trực tiếp với Front-end giống như người dùng. | Tự động hóa truyền thống được tích hợp và tác động vào cơ sở dữ liệu và hạ tầng của chương trình máy tính. Tức là công nghệ này được thực hiện ở dưới Back-end. Hình thức thích hợp với các giao diện phức tạp, thường xuyên thay đổi. |
| Cần mua giấy phép sử dụng theo tháng hoặc năm. | Không yêu cầu mua giấy phép sử dụng. |
Sự khác nhau giữa AI và RPA là gì?
Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa AI và RPA nằm ở khả năng làm việc. RPA cần được lập trình theo một quy tắc sẵn có. Trong khi đó, AI có thể tự học, dự đoán và đưa ra các phản ứng nhanh chóng nhờ nguồn dữ liệu được cung cấp. Để hiểu rõ hơn về 2 công nghệ này, bạn có thể tham khảo bảng so sánh chi tiết sau:
RPA | AI và Machine Learning | |
| Định nghĩa | RPA là gì? RPA là công nghệ được tích hợp vào robot để bắt chước hành động của con người nhằm thực hiện các nhiệm vụ có tính lặp lại. | AI mô phỏng trí tuệ của con người. Máy móc sẽ được lập trình để học hỏi, suy nghĩ và hành động giống như con người. |
| Hoạt động | RPA thực hiện các nhiệm vụ một cách tự động dựa theo các quy tắc đã xác định trước đó. | AI có thể tư duy và học hỏi dựa theo dữ liệu nền tảng đã được nạp. |
| Mục đích sử dụng | Chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý. Ví dụ: xử lý đơn hàng, hóa đơn, quản lý bảng lương, quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa,… | Áp dụng được trong mọi lĩnh vực. Ví dụ: điều khiển ô tô tự động, quản lý an ninh mạng, nhận dạng giọng nói, trợ lý ảo,… |
| Hướng thiết kế phát triển | Dựa trên quy trình. | Dựa trên dữ liệu. |
| Dữ liệu | Dữ liệu cần được cấu trúc. Đội ngũ phát triển phải dự đoán input và output ngay từ đầu để quy trình thực hiện ít xảy ra lỗi. | Dựa trên input của người dùng, AI và Machine Learning dự đoán và quyết định các bước tiếp theo. Vì vậy, công nghệ này không cần thực hiện theo một quy trình cụ thể. |
| Bot | Bot RPA chỉ lặp lại các hành động của con người để hoàn thành công việc. | Bot AI rất thông minh, có khả năng tự học để xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra, AI còn phản ứng nhanh nhạy trước các lỗi sai. |
| Tích hợp | RPA có thể tích hợp Machine Learning vào quy trình để gia tăng mức độ chính xác và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn. Sau đó, RPA sẽ thực hiện các bước còn lại trong quy trình. | AI và Machine Learning có độ chính xác cao, hiệu suất tốt ngay cả khi không tích hợp RPA. |
| Khả năng tự quyết định | RPA là gì? RPA được thiết kế theo quy trình có sẵn nhưng lại chưa thể tự đưa ra quyết định. Vì vậy, con người vẫn phải quản lý và giám sát các hoạt động của RPA. | AI và Machine Learning có thể sử dụng dữ liệu và các thuật toán để hiểu được phương thức làm việc mà không cần con người giám sát chặt chẽ. |
| Thời gian phát triển | Đội ngũ phát triển không phải tốn nhiều thời gian để triển khai RPA vì công nghệ này chỉ được sử dụng để thay thế con người làm các nhiệm vụ đơn giản. Do đó, thời gian phát triển trung bình rơi vào 1 – 2 tháng. Trong trường phát triển công nghệ nâng cao hơn thì từ 3 – 4 tháng. | AI và Machine Learning thực hiện các công việc yêu cầu độ khó cao và phức tạp hơn nhiều. Vì vậy, thời gian để phát triển công nghệ này kéo dài từ 4 – 5 năm trở lên. |
Phân loại RPA
Ngoài việc nắm được định nghĩa RPA là gì, các doanh nghiệp cần nhận biết các loại RPA khác nhau. Tùy theo nhu cầu và điều kiện tài chính, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai một trong những loại hình RPA dưới đây:
- Robot có giám sát (Attended robot): Khi hoạt động, loại robot này cần có người giám sát và điều khiển.
- Robot không có giám sát (Unattended robot): Robot này có thể thiết lập thời gian chạy. Nhờ đó, trong suốt quá trình vận hành, robot không cần có sự giám sát của con người.
- Robot linh hoạt (Hybrid robot): Mặc dù Hybrid robot này có thể áp dụng linh hoạt những lợi thế của hai loại robot trên nhưng các doanh nghiệp lại rất ít sử dụng. Lý do là vì việc tích hợp robot này vào quy trình chuẩn rất phức tạp, đòi hỏi phải có thiết bị tiên tiến và nhân lực có chuyên môn cao thực hiện.
Ưu và nhược điểm của RPA là gì?
Trên thực tế, RPA mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích nhờ những ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, khi ứng dụng công nghệ này, doanh nghiệp không thể tránh khỏi một số thách thức.
Ưu điểm
RPA được đánh giá cao khi sở hữu các ưu điểm sau:
Tối ưu hóa chi phí: Khi triển khai RPA, các công việc thủ công, ít mang lại giá trị và tiêu tốn nhiều thời gian sẽ được thực hiện bởi robot. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận nhờ giảm chi phí nhân sự, chi phí vận hành,…
Phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Nhân sự có thể tập trung vào các công việc mang tính sáng tạo, chuyên môn cao thay vì những tác vụ lặp đi lặp lại, không đóng góp nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Nâng cao độ chính xác: Các bot RPA thực hiện theo đúng quy trình đã được thiết lập nên đảm bảo tính chính xác cao hơn so với con người, từ đó hạn chế xảy ra lỗi trong quá trình làm việc.
Gia tăng hiệu suất: Quy trình hoạt động trong doanh nghiệp được tinh gọn nên quá trình xử lý công việc cũng nhanh hơn. Bên cạnh đó, tốc độ tính toán của robot nhanh và chính xác hơn con người nên có thể rút ngắn thời gian hoàn thành nhiệm vụ một cách đáng kể.
Hoạt động liên tục: Bot có thể hoạt động không ngừng nghỉ 24/7 nên không gây gián đoạn cho công việc, nhờ đó đẩy nhanh tiến độ làm việc hơn.
Tăng khả năng mở rộng quy mô: RPA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó có thêm chi phí, thời gian và nguồn lực để chuyển đổi mô hình kinh doanh hoặc mở rộng quy mô sản xuất.
Tính linh hoạt cao: RPA tương tác với nhiều hệ thống khác nhau mà không cần thay đổi cơ sở hạ tầng hiện tại. Ngoài ra, một máy tính hay robot tích hợp RPA có thể ứng dụng linh hoạt cho nhiều nghiệp vụ.
Nhược điểm
Ưu điểm của RPA là gì đã được đề cập rõ ràng và cụ thể. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ này vẫn có thể đem lại cho doanh nghiệp những khó khăn như:
Vẫn có nhiều trường hợp xảy ra lỗi: Bot RPA chưa thể đảm bảo tính chính xác 100%. Do đó, nhân sự cần trực tiếp ngăn chặn, khắc phục lỗi để quá trình làm việc được ổn định.
Chi phí đầu tư ban đầu cao: Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí để ứng dụng công nghệ này vào quy trình. Độ phức tạp của bot càng cao thì chi phí bỏ ra càng lớn.
Đội ngũ lập trình phải có kiến thức chuyên môn cao: Ở thời điểm hiện nay, lực lượng lập trình viên RPA tại Việt Nam còn hạn chế. Nhân sự chưa thể đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật cao hơn, đặc biệt là trong các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, kế toán,…
Không có sự thích nghi với những thay đổi: RPA hoạt động dựa trên quy trình được thiết lập sẵn. Vì vậy, khi quy trình thay đổi, nhân sự phải can thiệp để tiến hành cập nhật và điều chỉnh.
Cần có sự tương thích với các hệ thống được triển khai trong doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp có hệ thống công nghệ thông tin và vận hành nội bộ khá phức tạp và mang tính đặc thù. Do đó, RPA cần có tính kết nối và tương thích với các cơ sở hạ tầng trên thì mới có thể triển khai công nghệ này thành công.
Các ngành ứng dụng RPA phổ biến
RPA là gì? Bản chất của RPA là giải pháp tự động hóa quy trình với robot phần mềm để tối ưu hóa quy trình thực hiện các tác vụ. Vì vậy, công nghệ này được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau bao gồm:
Tài chính – ngân hàng: Xử lý nhanh các tác vụ như mở tài khoản, gửi tiền, rút tiền, sao kê, thanh toán, quản lý nợ của khách hàng,…
Sản xuất, bán lẻ: Xử lý hóa đơn, quản lý đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, trả lời khách hàng tự động, thu thập và xử lý dữ liệu để xuất báo cáo,…
Viễn thông: Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, xử lý đơn đặt hàng, quản lý dữ liệu, chuyển đổi số,…
Logistics: Theo dõi đơn hàng, quản lý vận chuyển, kiểm kê hàng hóa, dự báo và hoạch định cung, cầu,…
Y tế: Tạo ra quy trình chăm sóc sức khỏe dựa trên hồ sơ bệnh án, nhờ đó giảm thời gian chờ đợi cho bệnh nhân. Ngoài ra, RPA còn được ứng dụng trong phẫu thuật để nâng cao độ chính xác.
Chế biến thực phẩm: Thu thập và phân tích các dữ liệu như thành phần gây dị ứng, nhiệt độ, điều kiện lưu trữ, yêu cầu bao bì,… để gửi cho các bộ phận liên quan nhằm đánh giá chất lượng thực phẩm, cảnh báo thu hồi nếu sản phẩm gần hết hạn.
Dệt may: Đẩy nhanh quá trình may mặc bằng việc hỗ trợ đo lường thuộc tính của vải, phân loại vải và cắt, may theo thiết kế đã được lập trình sẵn.
Nhân sự: Tiết kiệm thời gian lọc sơ yếu lý lịch, quản lý thông tin nhân viên cũ và mới,…
Bài viết trên vừa trả lời cho câu hỏi “RPA là gì?”. Đây là công nghệ rất hữu ích trong việc tối ưu chi phí, thời gian và nguồn nhân lực. Hoàng Hà Mobile còn giới thiệu những ứng dụng tiêu biểu của công nghệ này trong một số lĩnh vực. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ thiết lập RPA thành công để giải quyết các tác vụ nhanh chóng.
Xem thêm:
