Packing list là gì? Đây là câu hỏi được nhiều người quan tâm trong xuất nhập khẩu hàng hoá. Packing list là một trong những giấy chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan. Vậy khi lập packing list cần lưu ý những gì? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của Hoàng Hà Mobile để được giải đáp chi tiết nhé!
Packing list là gì?
Packing list (danh sách đóng gói) là một tài liệu chi tiết liệt kê tất cả các mặt hàng hoặc sản phẩm được đóng gói và gửi đi trong một lô hàng. Nó thường được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt trong thương mại quốc tế. Dựa trên mức độ chi tiết, mục đích sử dụng, Packing list chia thành 3 phân loại:
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)
Đây là loại phiếu đóng gói rất chi tiết, cung cấp thông tin chính xác về tất cả các mặt hàng được đóng gói trong từng kiện hàng. Phiếu đóng gói chi tiết giúp người nhận hàng, người vận chuyển, hải quan kiểm tra chính xác từng mặt hàng trong kiện, hỗ trợ việc quản lý và xử lý hàng hóa tốt hơn. Ví dụ một thùng hàng có 50 đôi giày, phiếu đóng gói chi tiết sẽ liệt kê chính xác mỗi loại giày, kích cỡ và số lượng từng loại.
Phiếu đóng gói trung lập (Detailed packing list)
Detailed packing list là gì? Đây là loại phiếu đóng gói không có thông tin về nhà sản xuất hoặc người bán, thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đến bên thứ ba mà không muốn tiết lộ thông tin về người gửi. Ví dụ một công ty thương mại không muốn người mua biết nguồn cung cấp chính của sản phẩm nên sử dụng phiếu đóng gói trung lập để giao hàng.
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)
Đây là loại phiếu đóng gói cung cấp thông tin không chỉ về hàng hóa mà còn chi tiết về trọng lượng của từng kiện hàng. Một lô hàng bao gồm nhiều kiện có trọng lượng khác nhau, phiếu này sẽ ghi rõ từng kiện nặng bao nhiêu và tổng trọng lượng của lô hàng để tiện cho việc tính phí vận chuyển và xử lý hải quan.
Chức năng của packing list là gì?
Packing list (phiếu đóng gói) có nhiều chức năng quan trọng trong quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt trong thương mại quốc tế. Dưới đây là các chức năng chính của packing list:
- Packing list giúp người gửi, người vận chuyển và người nhận kiểm tra số lượng và chi tiết các mặt hàng trong lô hàng một cách chính xác. Dựa vào danh sách này, bên nhận hàng có thể đối chiếu với thực tế để xác định có đủ và đúng các mặt hàng như đã cam kết hay không?
- Trong quá trình xuất nhập khẩu, packing list được sử dụng để hải quan kiểm tra hàng hóa. Hải quan dựa vào phiếu này để kiểm tra chi tiết số lượng, chủng loại, trọng lượng, kích thước của hàng hóa trong lô hàng.
- Packing list cung cấp thông tin về trọng lượng, kích thước hàng hóa giúp các bên vận chuyển tính toán cước phí một cách chính xác.
- Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hoặc mất mát hàng hóa, packing list là một tài liệu quan trọng giúp các bên đối chiếu và giải quyết vấn đề.
Nội dung cần có trên packing list
Tới đây chắc hẳn các bạn đã biết packing list là gì? Nội dung trên packing list (phiếu đóng gói) rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa được quản lý hiệu quả. Dưới đây là chi tiết các mục cần có trên packing list:
Thông tin cơ bản
- Tiêu đề: Bao gồm logo của công ty, tên và địa chỉ của người gửi hàng (shipper) và các thông tin cơ bản khác liên quan.
- Số phiếu Packing List: Mỗi packing list cần có số để dễ dàng theo dõi.
- Hạn thời gian: Ngày lập phiếu, hạn giao hàng hoặc hạn sử dụng của packing list nếu có.
- Bên xuất khẩu hàng hóa (Shipper): Thông tin về người gửi hàng hoặc công ty xuất khẩu, bao gồm tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc.
- Bên nhập khẩu hàng hóa (Consignee): Thông tin về người nhận hàng hoặc công ty nhập khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc.
- Bên thông báo (Notify party): Những thông tin cơ bản của người đại diện nhập khẩu hàng hóa, người nhận sẽ thông báo khi hàng hoá đến nơi bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại.
Thông tin vận chuyển
- Tên tàu/ chuyến đi (Vessel Name/ Voy): Tên tàu/ chuyến đi packing list là gì? Tên tàu vận chuyển và mã số chuyến của lô hàng được vận chuyển để xác định hành trình cụ thể.
- Ngày tàu chạy dự kiến (ETD): Ngày dự kiến tàu chạy cho biết thời gian khởi hành của tàu.
- Mã số Booking (chú ý một vài hãng tàu biển sẽ có số Booking và số B/L khác nhau)
- Số booking của lô hàng, mã số đặt chỗ với hãng vận chuyển để xác định lô hàng đã được đặt chỗ trên tàu. Lưu ý, một số hãng tàu có số Booking và số B/L (Bill of Lading) khác nhau.
- Mã số container: Số hiệu container giúp nhận diện mỗi container.
- Số Seal container: Số niêm phong (seal) của container để đảm bảo tính an toàn và tránh gian lận trong quá trình vận chuyển.
- Cảng xuất hàng hóa (Port of Loading): Tên cảng nơi hàng hóa được xếp lên tàu, bắt đầu hành trình vận chuyển.
- Cảng nhập hàng hóa (Port of Discharging): Tên cảng nơi hàng hóa sẽ được dỡ khỏi tàu và chuyển giao cho người nhận.
Thông tin xác nhận
- Mô tả chung về hàng hóa (Description of goods): tên hàng, mã ký hiệu, mã HS,…
- Tên hàng hóa, mã ký hiệu, mã HS (mã phân loại hàng hóa), các thông tin chi tiết về hàng hóa. Thông tin này giúp nhận diện chính xác hàng hóa và hỗ trợ hải quan trong việc kiểm tra, thông quan.
- Số lượng lô hàng được vận chuyển (Number of package): Số lượng kiện hàng, thùng, container hoặc đơn vị vận chuyển.
- Trọng lượng tịnh (Net weight): Trọng lượng tịnh của hàng hóa không bao gồm bao bì hoặc thùng chứa.
- Trọng lượng bì (Gross weight): Trọng lượng tổng của hàng hóa, bao gồm bao bì và thùng chứa.
- Những ghi chú thêm (Remark): Các ghi chú đặc biệt về hàng hóa hoặc các yêu cầu liên quan đến việc xử lý, bảo quản hoặc vận chuyển.
- Xác nhận của bên bán hàng (Ký tên, đóng dấu): Chữ ký và con dấu của người gửi hàng (shipper) hoặc bên bán hàng để xác nhận các thông tin trên phiếu đóng gói là chính xác.
Những lưu ý khi lập packing list là gì?
Packing list không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa mà còn là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển, kiểm tra và thông quan hàng hóa. Mỗi mục trên packing list đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin liên quan đến lô hàng. Sau đây là một số lưu ý khi lập Packing list mà các bạn cần nắm được:
Số và ngày lập
Số packing list là gì? Số liệu này để phân biệt giữa các phiếu đóng gói khác nhau. Mỗi chuyến hàng có thể có nhiều packing list nên số này là mã số duy nhất giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi trong quá trình vận chuyển. Ngày lập packing list là một yếu tố quan trọng để xác định chính xác thời điểm tạo tài liệu để đối chiếu với các chứng từ khác. Hải quan và các bên liên quan thường sử dụng ngày lập và số của Packing list để đối chiếu dữ liệu.
Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng
Tên hàng là thông tin mô tả loại hàng hóa cụ thể trong lô hàng, các bạn cần ghi rõ ràng tên hàng để nhận diện hàng hoá. Nếu có nhiều mặt hàng trong một lô thì cần liệt kê từng loại hàng riêng biệt.
Mã hàng là mã số hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá được dùng để phân loại, quản lý nội bộ. Mã hàng thường là mã SKU (Stock Keeping Unit), UPC (Universal Product Code) hoặc mã HS (Harmonized System Code) đối với hàng xuất nhập khẩu.
Đơn vị tính của khối lượng hàng hoá ghi trên packing list là gì? Đây là chỉ định đơn vị mà hàng hóa được đong đếm hoặc đo lường. Thường là các đơn vị như chiếc, thùng, kg, lít,… Điều này giúp bên vận chuyển và nhận hàng hiểu rõ cách tính số lượng.
Số lượng là con số thể hiện tổng số đơn vị hàng hóa trong lô hàng. Các bạn cần ghi rõ số lượng cụ thể cho từng loại hàng, tổng số lượng. Thông tin này quan trọng để theo dõi và kiểm soát hàng hóa khi xuất nhập khẩu.
Trọng lượng tịnh là trọng lượng của hàng hoá không bao gồm bao bì hoặc thùng chứa. Trọng lượng bì là trọng lượng của hàng hoá bao gồm cả bao bì, thùng chứa để tính toán chi phí vận chuyển và xác định tải trọng cần thiết.
Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng
Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng khi lập packing list là gì? Khi lập packing list, quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng là những thông tin quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách chính xác, hiệu quả. Quy cách đóng gói cần xác định:
- Loại bao bì sử dụng như hộp carton, thùng gỗ, bao bì nhựa hoặc túi.
- Mô tả cách sắp xếp hàng hóa bên trong bao bì, có thể bao gồm việc sử dụng vật liệu chống sốc, đệm lót hoặc phân loại hàng hóa trong từng ngăn.
- Đề cập số lượng các đơn vị hàng hoá trong mỗi kiện.
- Kích thước kiện hàng gần ghi rõ chiều dài, chiều rộng và chiều cao của từng kiện hàng.
- Xác định trọng lượng tổng cộng của mỗi kiện hàng có thể bao gồm cả trọng lượng bao bì, hàng hoá.
- Ví dụ như thông tin packing list:
- Số hiệu đơn hàng: XYZ123
- Ngày lập packing list: 22/08/2024
- Khách hàng: ABC Company
- Số lượng kiện hàng: 10
- Kích thước kiện hàng:
- Kiện 1: 50cm x 40cm x 30cm, trọng lượng 10kg
- Kiện 2: 60cm x 50cm x 40cm, trọng lượng 12kg
- Quy cách đóng gói hàng hoá trong hộp carton, mỗi hộp có lớp đệm xung quanh để bảo vệ.
Thông tin của người bán và người mua
Thông tin của người bán, người mua trên packing list là gì? Khi lập packing list, thông tin của người bán, người mua là rất quan trọng để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hoá diễn ra thuận lợi, chính xác. Thông tin của người bán, người mua cần lưu ý các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ công ty: Ghi rõ tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và các chi tiết liên quan (đường, số nhà, thành phố, quốc gia).
- Số điện thoại, email: Cung cấp số điện thoại và địa chỉ email liên hệ để dễ dàng trao đổi thông tin nếu cần.
- Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế (VAT/Tax ID) của công ty để phục vụ cho các mục đích hải quan và thuế.
- Tên người cung cấp/ tên người nhận hàng.
Lưu ý, các thông tin trên packing list phải chính xác và đồng nhất với các tài liệu khác như hóa đơn, chứng từ vận chuyển. Đảm bảo có đầy đủ thông tin liên lạc để giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc nhận hàng. Nếu có bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào liên quan đến giao hàng hoặc thanh toán, hãy ghi rõ để tránh nhầm lẫn.
Tạm Kết
Bài viết trên, chúng tôi đã giải đáp packing list là gì? Những lưu ý khi lập packing list cho các bạn nắm được. Packing list đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế nên các bạn cần cung cấp thông tin chính xác để tránh nhầm lẫn. Hãy tiếp tục theo dõi fanpage Hoàng Hà Mobile, kênh Youtube Hoàng Hà Channel để cập nhật thêm những thông tin thú vị nhé!
XEM THÊM:
