Khi làm việc với Excel rất nhiều người gặp phải trường hợp bị báo lỗi NA. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau và bạn cần phải biết được lỗi để có cách sửa lỗi #N/A phù hợp nhất. Và trong bài viết này, Hoàng Hà Mobile sẽ chia sẻ cho bạn chi tiết thủ thuật để nhanh chóng khắc phục được lỗi Excel trên máy tính nhé.
Lỗi NA trong Excel là gì?
Trong quá trình làm việc với Excel, không ít người gặp phải lỗi #N/A, một trong những lỗi phổ biến và gây khó chịu. Lỗi này có nghĩa là “không có sẵn – Not Available” và thường xảy ra khi Excel không thể tìm thấy dữ liệu cần tra cứu hoặc xử lý trong quá trình tính toán dữ liệu.
Để bạn dễ hình dung hơn về lỗi này, Hoàng Hà Mobile cung cấp cho bạn một ví dụ về lỗi Excel không thể trả về kết quả như hình ảnh minh họa ở trên nhé.
Lỗi #N/A thường xuất hiện ở hàm nào trong Excel?
Lỗi #N/A thường xuất hiện ở các hàm tra cứu và tham chiếu trong Excel, đặc biệt là khi không tìm thấy kết quả phù hợp. Trong đó, bạn đọc nên chú ý đến cách sử dụng của những hàm sau đây để hạn chế được lỗi tham chiếu không có giá trị nhé.
Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) được sử dụng để tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ cột khác trong cùng một hàng. Tuy nhiên, khi VLOOKUP không thể tìm thấy giá trị cần tra cứu, Excel sẽ trả về lỗi #N/A.
Nguyên nhân gây ra lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP thường thấy là sự khác biệt về định dạng dữ liệu. Nếu giá trị tra cứu và giá trị trong bảng dữ liệu có định dạng khác nhau (ví dụ, một giá trị là số và giá trị kia là văn bản), hàm VLOOKUP sẽ không thể khớp được và trả về lỗi #N/A.
Hoặc bạn cũng sẽ thấy lỗi này xuất hiện khi đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP là TRUE (tra cứu gần đúng). Hàm sẽ trả về #N/A nếu không tìm thấy giá trị gần đúng phù hợp.
Hàm MATCH
Lỗi NA trong Excel thường gặp khi sử dụng hàm MATCH, một hàm được dùng để tìm vị trí của một giá trị trong một phạm vi hoặc mảng dữ liệu. MATCH trả về vị trí của giá trị cần tìm, nhưng nếu không tìm thấy giá trị đó, hàm sẽ trả về lỗi #N/A, báo hiệu rằng không có kết quả phù hợp.
Theo đó, nguyên nhân của lỗi này là do MATCH có ba tùy chọn tìm kiếm. 1 (tra cứu giá trị lớn hơn hoặc bằng), 0 (tra cứu giá trị chính xác), và -1 (tra cứu giá trị nhỏ hơn hoặc bằng). Nếu tùy chọn tra cứu không khớp với yêu cầu tìm kiếm của bạn, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.
Hàm INDEX
Hàm INDEX là một hàm mạnh mẽ cho phép lấy giá trị từ một mảng hoặc bảng dữ liệu dựa trên vị trí hàng và cột. Hàm INDEX thường không tự gây ra lỗi NA. Nhưng khi kết hợp với các hàm khác như MATCH hoặc khi đối số nhập không hợp lệ, lỗi này sẽ xảy ra.
Bạn có thể để ý thấy nếu bạn nhập giá trị hàng hoặc cột vượt quá phạm vi của mảng dữ liệu, hàm INDEX sẽ trả về lỗi #N/A. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu lấy giá trị từ hàng 10 trong một phạm vi chỉ có 5 hàng, lỗi #N/A sẽ xuất hiện.
Nguyên nhân của lỗi NA trong Excel là gì? Cách khắc phục
Lỗi #N/A trong Excel thường xuất hiện khi một công thức hoặc hàm không thể tìm thấy kết quả phù hợp. Dưới đây, Hoàng Hà Mobile đã tổng hợp được một số nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi này, mời bạn cùng xem qua nhé.
Lỗi do vùng tìm kiếm không đầy đủ
Khi sử dụng các hàm, bạn cần đảm bảo rằng giá trị bạn muốn tra cứu nằm trong vùng dữ liệu mà bạn chỉ định. Nếu vùng tìm kiếm không bao gồm giá trị cần thiết, Excel sẽ không thể tìm thấy kết quả và trả về lỗi #N/A!. Ví dụ, trong hàm VLOOKUP, giá trị cần tra cứu phải nằm trong cột đầu tiên của bảng tra cứu. Nếu phạm vi chỉ định không bao gồm cột này, lỗi #N/A! sẽ xảy ra.
Bên cạnh đó, lỗi này cũng xuất hiện nếu bạn nhập phạm vi tìm kiếm không chính xác. Ví dụ như chỉ định một vùng dữ liệu nhỏ hơn so với dữ liệu thực tế cần tra cứu, hoặc bỏ sót một phần dữ liệu quan trọng, Excel sẽ không thể tìm ra kết quả phù hợp.
Ví dụ
Trong bảng dữ liệu sau đây, giả sử bạn cần tìm thông tin về “Xoài” và ở bước đầu tiên, bạn sẽ nhập dữ liệu “=VLOOKUP(“XOÀI”,A2:D6,4,0)”.
Tiếp đó, bạn sẽ nhấn chọn phím “Enter” và Excel sẽ trả lại dữ liệu lỗi NA! vì không có thông tin trong bảng dữ liệu.
Cách khắc phục
Bạn hãy đảm bảo rằng vùng dữ liệu mà bạn chọn bao gồm toàn bộ các cột hoặc hàng có chứa dữ liệu mà bạn muốn tra cứu. Hoặc nếu lỗi xảy ra do phạm vi quá hẹp, bạn cần mở rộng phạm vi tìm kiếm để bao gồm toàn bộ các cột hoặc hàng liên quan.
Như ví dụ ở trên, bạn hãy chỉnh lại đối tượng cần tìm là Sầu Riêng và sử dụng hàm “=VLOOKUP(“Sầu Riêng”,B2:D6,2,0)”, nhanh chóng kết quả sẽ hiển thị ra như hình ảnh minh họa.
Lỗi do không cố định vùng tìm kiếm khi sao chép công thức
Khi bạn không cố định vùng tìm kiếm bằng cách sử dụng dấu $ để tạo tham chiếu tuyệt đối. Excel sẽ tự động điều chỉnh phạm vi tìm kiếm theo vị trí tương đối khi bạn sao chép công thức sang các ô khác. Điều này có nghĩa là vùng tìm kiếm ban đầu bị dịch chuyển, dẫn đến lỗi NA vì Excel không thể tìm thấy dữ liệu trong phạm vi mới đã bị sai lệch.
Ví dụ
Tại đây chúng ta sẽ tận dụng lại ví dụ trên và không cố định vùng dữ liệu và khi sao chép dữ liệu thì nó vẫn xuất hiện lỗi #N/A trong Excel.
Cách khắc phục
Để khắc phục lỗi vừa rồi, bạn hãy tham khảo qua 2 bước hướng dẫn bên dưới đây của Hoàng Hà Mobile nhé.
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tô đen dữ liệu vùng chọn và ở đây là chúng tôi bôi đen “B2:D6”.
Bước 2: Bạn hãy nhấn chọn nút F4 trên bàn phím để các dữ liệu trong vùng chọn được cố định lại. Ngay sau đó, bạn có thể thực hiện thao tác sao chép mà không thấy bất kỳ lỗi nào xuất hiện.
Lỗi NA khi sử dụng kết hợp hàm MID
Một trong những hàm xử lý chuỗi thông dụng là hàm MID, dùng để trích xuất một phần của chuỗi văn bản dựa trên vị trí bắt đầu và số ký tự cần lấy. Khi kết hợp hàm MID với các hàm khác như VLOOKUP, MATCH, HLOOKUP hoặc INDEX, lỗi #N/A có thể xảy ra nếu các đối số không chính xác hoặc dữ liệu bị lỗi. Hiểu rõ nguyên nhân gây ra lỗi này và cách khắc phục là cần thiết để tối ưu hóa quá trình làm việc với dữ liệu chuỗi trong Excel.
Nguyên nhân điển hình nhất là khi hàm tham chiếu đến vị trí bắt đầu hoặc số ký tự trong hàm MID không hợp lệ. Nếu đối số này vượt quá độ dài chuỗi hoặc giá trị được cung cấp không phải là số hợp lệ, Excel không thể thực hiện hàm.
Bên cạnh đó, nếu chuỗi văn bản mà hàm MID đang xử lý là chuỗi trống hoặc không có đủ ký tự để trích xuất, hàm sẽ không thể trả về kết quả mong muốn. Khi kết hợp với các hàm tra cứu khác, Excel có thể trả về lỗi NA nếu không tìm thấy giá trị phù hợp từ kết quả hàm MID.
Ví dụ
Trong ví dụ minh họa bên dưới đây là dòng hàm “=HLOOKUP(MID(A3,4,1),$C$9:$F$10,2,0)”. Với MID(A3,4,1) là lấy ký tự thứ 4 ở ô A3 và đó chính là số 1. Còn $C$9:$F$10 chính là nội dung toàn bảng chứa khu vực thi và điểm khu vực. Tiếp đến là số 2 thể hiện điểm của khu vực. Cuối cùng là số 0 yêu cầu hàm lấy giá trị chính xác tuyệt đối.
Và khi bạn nhấn chọn phím “Enter” thì sẽ xuất hiện lỗi như hình ảnh minh họa.
Cách khắc phục
Đối với lỗi NA này, người dùng sẽ có hai hướng xử lý, một là thực hiện chuyển đổi hàm Mid thành hàm Value. Hai là bạn hãy tham khảo đến cách định dạng trùng khớp giữa kết quả hiển thị ra và dữ liệu tra cứu ban đầu.
Và bên dưới hình minh họa này, Hoàng Hà Mobile sẽ sử dụng cách 1 để xử lý lỗi nhé. Cụ thể, bạn đọc hãy sử dụng hàm “=HLOOKUP(VALUE(MID(A3,4,1)),$C$9:$F$10,2,0)”.
Sau đó, bạn cũng sẽ nhấn chọn nút “Enter” và nhận được giá trị như hình ảnh minh họa.
Lỗi NA khi sử dụng kết hợp hàm LEFT
Hàm LEFT là một hàm xử lý chuỗi phổ biến, dùng để trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ phía bên trái của chuỗi văn bản. Và nếu như bạn kết hợp hàm LEFT với hàm khác thì cũng sẽ xuất hiện lỗi #N/A như bình thường. Điều này có thể xảy ra khi chuỗi được trích xuất chứa các ký tự thừa, không hợp lệ, hoặc khác biệt về định dạng (ví dụ: chuỗi văn bản và chuỗi số).
Hơn nữa, hàm LEFT yêu cầu số ký tự cần trích xuất phải là một giá trị số nguyên dương. Nếu số ký tự bạn chỉ định là một giá trị không hợp lệ (ví dụ: âm, không phải số), Excel sẽ không thể thực hiện phép trích xuất.
Đồng thời, các tham số trong các hàm này cần phải khớp nhau về dữ liệu và định dạng. Trường hợp có sự không nhất quán trong việc xác định số ký tự trích xuất hoặc dữ liệu tra cứu. Excel sẽ không thể trả về kết quả mong muốn và sẽ hiển thị lỗi #N/A.
Ví dụ
Như hình bên dưới đây, bạn điền vào cú pháp “=VLOOKUP(LEFT(B3,3),E8:F11,2,0)”. Với VLOOKUP là hàm dò tìm dữ liệu, LEFT(A3,3) là lệnh tìm dữ liệu và E8:F11 chính là vùng dữ liệu mà người dùng thực hiện tìm kiếm.
Tiếp đến, bạn sẽ nhấn chọn nút “Enter” để hiển thị kết quả, nhưng ở đây là lỗi.
Cách khắc phục
Một trong những cách đơn giản nhất để ngăn lỗi #N/A xuất hiện trên bảng tính của bạn là sử dụng hàm IFERROR. Hàm này cho phép bạn thay thế lỗi bằng một thông báo hoặc giá trị khác tùy ý.
Hoặc như ví dụ bên trên đây thì bạn sẽ cách khắc phục là kiểm tra và chỉnh lại giá trị của hàm LEFT. Vì tại ô giá trị này chứa 2 dữ liệu nhưng bạn lấy giá trị bằng 3. Như vậy, chúng ta sẽ sử dụng hàm “=VLOOKUP(LEFT(A3,2),HANGSANXUAT,2,0)”. Nếu như bạn sửa lại thì sẽ nhận được giá trị chính xác như hình ảnh minh họa.
Kết luận
Lỗi NA trong Excel là một lỗi phổ biến khi làm việc với các hàm tra cứu và xử lý dữ liệu. Nó báo hiệu rằng giá trị tìm kiếm không tồn tại hoặc dữ liệu không hợp lệ. Nguyên nhân có thể do dữ liệu không khớp, thiếu hoặc các tham số không hợp lệ. Tuy nhiên, với việc kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu, sử dụng các hàm hỗ trợ như IFERROR, TRIM và CLEAN. Lỗi #N/A có thể được khắc phục hiệu quả, giúp bạn đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu.
Xem thêm:
