Ngoài hàm VLOOKUP, HLOOKUP cũng là một công thức quan trọng mà người dùng Excel nào cũng nên biết đến. Với độ chính xác từ hàm thống kê này, nó sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết công việc, cũng như tiết kiệm rất nhiều thời gian. Vậy còn chần chờ gì nữa mà không tìm hiểu cách áp dụng hàm cùng các ví dụ sử dụng dễ hiểu trong bài viết này bạn nhé.
Hàm HLOOKUP trong Excel là gì?
Horizontal Lookup được xem là một trong những hàm cần thiết trong Microsoft Excel. Nó được sử dụng để tìm kiếm giá trị trong một dòng ngang của một phạm vi được chỉ định và trả về giá trị tương ứng từ dòng khác. Hay nói cách khác, đây là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng trích xuất thông tin từ bảng dữ liệu theo hàng ngang.
Theo đó, hàm rà soát data này thường được sử dụng trong các bảng tính Excel lớn và phức tạp. Nơi người dùng muốn nhanh chóng tách lọc thông tin từ hàng đầu tiên của bảng dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể. Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu với thông tin về sản phẩm theo từng tháng, hàm tra cứu này có thể giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin về một sản phẩm cụ thể trong các tháng khác nhau.
Lợi ích của việc sử dụng hàm HLOOKUP
Có thể nói, hàm ngang trong Excel không chỉ là một công cụ tiện ích, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng khi xử lý dữ liệu. Việc sử dụng hàm này sẽ giúp tối ưu hóa quá trình phân tích và mang lại hiệu quả công việc cao. Đồng thời, người dùng còn nhận được một số lợi thế như bên dưới đây.
Được kết hợp với nhiều hàm Excel khác
Khi hàm tìm kiếm được “hợp lực” với nhiều hàm khác, chắc chắn nó sẽ trở thành một khía cạnh thú vị mà bạn nên xem xét đến. Thông qua cách tích hợp độc đáo này sẽ mang lại khả năng linh hoạt và mở rộng trong việc xử lý dữ liệu trong Microsoft Excel. Chi tiết hơn thì nó sẽ tạo ra công thức phức tạp hơn. Từ đó giúp người dùng thực hiện các phép tính và xử lý dữ liệu khó giải theo các yêu cầu cụ thể.
Đặc biệt, khi kết hợp hàm tìm kiếm giá trị tương ứng với hàm IF thì bạn có thể tra cứu thông tin dựa theo một điều kiện cụ thể nào đó. Hơn thế nữa, nếu đi kèm với hàm INDEX và MATCH, hàm rà soát thông tin này sẽ nhanh chóng trả về giá trị chính xác từ bảng dữ liệu, giảm nguy cơ lỗi và tăng độ khả thi của data.
Ngoài những hàm tiêu biểu trên, HLOOKUP cũng có thể “cộng hưởng” với một số công thức nổi bật khác. Bạn có thể tham khảo thêm về sự kết hợp với hàm OFFSET, SUM, AVERAGE, hay COUNT.
Tự động cập nhật dữ liệu
Người dùng cần biết rằng, đây là một hàm tính toán dựa trên công thức có sẵn trong Excel. Chính vì lẽ đó, khi bạn sử dụng hàm này để lấy ra dữ liệu từ một bảng, công thức sẽ tự động thay đổi và cập nhật kết quả khi có sự thay đổi trong bảng dữ liệu.
Bên cạnh đó, mỗi khi giá trị hoặc cấu trúc của bảng dữ liệu thay đổi, hàm sẽ tự động điều chỉnh kết quả trả về. Điều này giúp duy trì tính chính xác của thông tin trong bảng tính mà không cần phải thực hiện lại công thức mỗi khi có thay đổi.
Chưa hết, hàm tìm kiếm dữ liệu này làm việc rất tốt với dữ liệu động, có nghĩa là khi bạn thêm hoặc xóa các cột trong bảng dữ liệu nguồn. Vậy thì công thức hàm sẽ tự động thích ứng mà không cần phải điều chỉnh công thức theo phương pháp thủ công.
Hơn nữa, bằng cách sử dụng hàm tra cứu này, bạn sẽ giảm thiểu khả năng xuất hiện lỗi do nhập liệu thủ công. Cũng bởi vì công thức làm việc tự động 100%, nên bạn không cần phải lo lắng về việc quên cập nhật thông tin khi có thay đổi trong dữ liệu nguồn. Như vậy, bạn vừa có thể duy trì tính chính xác của thông tin, vừa tăng cường hiệu quả công việc của mình.
Dễ dàng sử dụng và thích nghi
Phải nói một sự thật là hàm HLOOKUP tích hợp trong Excel rất đơn giản và dễ nhớ. Ngay cả đối với những người mới bắt đầu làm quen với Excel, hàm này không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về công thức hoặc lập trình. Bạn chỉ cần nhập giá trị cần tìm kiếm, phạm vi dữ liệu,và chỉ số dòng để nhận kết quả. Với cách thức này làm cho hàm trở thành một công cụ hữu ích cho cả người mới học, lẫn người có kinh nghiệm.
Thêm một điểm cộng khác là giao diện của Excel và cách mà hàm tìm kiếm được tích hợp vào sẽ tạo ra một trải nghiệm tương tác vô cùng thân thiện. Nói cụ thể hơn là bạn sẽ thuận tiện trong việc nhập chỉ số, cũng như nhận kết quả ngay lập tức.
Chưa kể đến việc, công thức hàm có khả năng thích ứng với rất nhiều tình huống cụ thể. Từ tìm kiếm giá trị chính xác đến tìm kiếm xấp xỉ, tùy thuộc vào việc bạn sử dụng đối số [range_lookup] là TRUE hoặc FALSE.
Công thức hàm HLOOKUP trong Excel là gì?
Như chúng ta đã biết, hàm Horizontal Lookup mang đến rất nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhận được những điều tuyệt vời trên thì cần phải biết cách dùng hàm chuẩn xác. Và điều quan trọng hơn nữa là bạn cần phải biết công thức hàm này trong Excel sẽ được diễn đạt như thế nào. Cụ thể, Hoàng Hà Mobile sẽ chia sẻ cho bạn nội dung quan trọng ngay bên dưới đây nhé.
Công thức “=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_number, [range_lookup])”.
Trong đó, “lookup_value” được xem là giá trị cần tìm kiếm trong hàng đầu tiên của bảng dữ liệu. Hay đây cũng có thể là ô hay phạm vi tham chiếu mà bạn muốn công thức hàm xác định data.
Tiếp đến, “table_array” không gì khác ngoài phạm vi dữ liệu mà bạn đọc muốn tìm kiếm. Tuy nhiên đến phần quan trọng này bạn cần lưu ý một vấn đề hết sức đặc biệt. Đó là giá trị xác định cần phải nằm ở hàng đầu tiên trong phạm vi mà công thức Excel cần dò tìm.
Bên cạnh đó, “row_index_number” chính là số thứ tự của dòng chứa giá trị bạn muốn trả về. Số thứ tự này bắt buộc phải được đếm chính xác thì hàm mới gửi lại bạn kết quả tra cứu thông tin chính xác nhất.
Cuối cùng, “[range_lookup]” chính là tùy chọn giá trị logic của data và bạn có thể lựa chọn TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn đọc chọn TRUE thì sẽ sử dụng tìm kiếm xấp xỉ, ngược lại chọn FALSE để sử dụng tìm kiếm chính xác.
Hàm HLOOKUP và ví dụ minh họa dễ hiểu nhất
“Học đi đôi với hành”, sau khi chúng ta đã có được công thức hàm Excel quan trọng nhất. Nhiệm vụ tiếp theo của mọi người là phải biết cách vận dụng hàm một cách đúng nhất. Nhằm giúp cho bạn đọc của Hoàng Hà Mobile dễ dàng hình dung về hàm này, chúng tôi đã tổng hợp cho bạn 3 ví dụ minh họa ngay bên dưới đây.
VD1: Dùng hàm để xếp loại danh hiệu học sinh
Chúng ta có giả định về một bảng thông tin học sinh cuối năm (bảng 2), bao gồm điểm trung bình và xếp loại. Công việc của bạn là cần phải trả về kết quả xếp loại tương ứng với tên của từng em học sinh trong lớp.
Để giải bài toán này, chúng ta cần phải vận dụng hàm tra cứu thông tin trong Excel và để nó tự động gửi trả kết hợp hợp lý. Thay vì phải phân bổ nhập tay thủ công thì giờ đây bạn có thể áp dụng công thức “=HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1)”.
Khi áp dụng công thức này, hàm sẽ tiến hành dò tìm kết quả gần như là chính xác với giá trị tại ô C4. Và khi tìm thấy được đáp án chuẩn xác thì hàm sẽ phân loại học sinh và gửi kết quả về ô D4.
Trong trường hợp, bạn muốn áp dụng công thức cho tất cả các bạn học sinh còn lại. Người dùng chỉ cần chọn vào ô D4 và kéo xuống nơi muốn tham chiếu data. Hoặc bạn cũng có thể nhấp “double click” vào góc vuông dưới cùng tay phải của ô D4 nhé.
VD2: Dùng hàm để tính phụ cấp nhân viên
Tiếp tục, chúng ta sẽ cùng khám phá ví dụ thứ hai với độ phức tạp cao hơn nữa. Đề bài là cho một bảng 2 với dữ liệu phụ cấp của từng cấp bậc khác nhau. Theo đó, kế toán hoặc HR cần phải trả về mức phụ cấp tương ứng với tên của từng nhân viên trong công ty. Bạn hãy nhìn qua hình ảnh minh họa để hiểu rõ hơn về đề bài nhé.
Bài giải của ví dụ này, chúng ta cũng sẽ tận dụng công thức hàm “=HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,0)”. Trong đó, hàm sẽ tiến hành rà soát thông tin tại bảng 2 và nếu bảng 1 có chức vụ nào tương ứng thì nó sẽ trả đáp án chính xác nhất dành cho người dùng.
Và khi người dùng Excel áp dụng được đúng công thức thì bạn sẽ ghi nhận được kết quả như bảng sau đây của Hoàng Hà Mobile.
VD3: Dùng hàm kết hợp với hàm IF để đánh giá nhân viên
Việc sử dụng “hàm lồng hàm” hoàn toàn không khó như bạn nghĩ. Dựa vào ví dụ này, bạn sẽ biết cách kết hợp hàm tìm kiếm giá trị tương ứng dựa trên một điều kiện cụ thể nào đó.
Và trong ví dụ bên dưới đây, chúng ta sẽ cùng đánh giá nhân viên dựa trên số ngày làm việc của họ. Cụ thể, những bạn thuộc nhóm A,B và C có tổng số ngày làm việc lớn hơn 20 được xem là “Đạt”. Ngược lại những ai có số ngày làm việc thấp hơn 20 thì sẽ nhận kết quả là “Không đạt”.
Với nhiều điều kiện ở trên, chúng ta chỉ cần sử dụng công thức “=IF(D4>=HLOOKUP(C4,$B$14:$F$15,2,0),”Đạt”,”Không Đạt”)”. Trong đó, hàm tham chiếu dữ liệu sẽ dò thông tin bảng 2 từ B14 đến F15. Sau đó, hàm IF sẽ tiến hành so sánh kết quả vừa nhận được với số ngày làm việc của mỗi người. Và trong trường hợp thỏa điều kiện số ngày làm việc lớn hơn chỉ tiêu thì là “Đạt” và ngược lại là “Không Đạt”.
Kết luận
Tổng kết lại, hàm HLOOKUP trong Excel không chỉ giúp giảm thời gian tìm kiếm thông tin, mà còn có thể áp dụng rộng rãi trong khâu xử lý data của nhiều lĩnh vực khác nhau. Và như những thông tin ở trên, Hoàng Hà Mobile đã tóm lược cho bạn các dữ kiện quan trọng nhất, đi kèm công thức và ví dụ minh họa của hàm. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ áp dụng hàm tìm kiếm giá trị thành công trong công việc của mình nhé.
Xem thêm:
