Trong quá trình sử dụng Excel, việc thao tác và quản lý dữ liệu văn bản luôn đóng vai trò then chốt, đặc biệt khi cần tách hoặc trích xuất thông tin từ các chuỗi ký tự. Một trong những công cụ đáng tin cậy nhất để thực hiện nhiệm vụ này chính là hàm LEFT trong Excel. Ngay sau đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hàm LEFT để xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng.
Hàm Left trong Excel là gì?
Trong quá trình làm việc với Excel, việc xử lý và phân tách dữ liệu chuỗi văn bản là một trong những tác vụ xuất hiện thường xuyên nhất. Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu này chính là hàm LEFT. Đây là một hàm văn bản cơ bản, được Microsoft tích hợp sẵn trong Excel, giúp người dùng nhanh chóng lấy ra một số lượng ký tự nhất định bắt đầu từ phía bên trái của một chuỗi.
Điểm nổi bật của hàm LEFT nằm ở chỗ, thay vì phải thao tác thủ công như cắt chuỗi bằng tay hoặc viết lại dữ liệu, người dùng chỉ cần nhập một công thức ngắn gọn. Chỉ định chuỗi gốc và số ký tự cần lấy, Excel sẽ trả kết quả ngay lập tức. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nhất là trong trường hợp phải xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng dữ liệu.
Một điểm cần lưu ý là hàm LEFT chỉ làm việc với văn bản hoặc chuỗi ký tự, nhưng vẫn có thể trích xuất các số khi chúng nằm trong văn bản. Tuy nhiên, kết quả trả về mặc định vẫn ở dạng chuỗi, vì vậy nếu người dùng muốn sử dụng chúng cho tính toán số học thì cần kết hợp thêm các hàm khác.
Cú pháp chuẩn của hàm Left trong Excel
Để khai thác tối đa hiệu quả của hàm LEFT, người dùng cần nắm rõ cú pháp chuẩn mà Excel cung cấp. Cú pháp của hàm này rất đơn giản, phù hợp cho cả những người mới bắt đầu sử dụng Excel:
=LEFT(text; [num_chars])
Trong đó:
- text: Là chuỗi văn bản gốc hoặc ô dữ liệu mà bạn muốn trích xuất. Đối số này bắt buộc phải có, nếu không công thức sẽ báo lỗi.
- num_chars: Là số ký tự bạn muốn lấy ra tính từ phía bên trái của chuỗi. Đây là đối số tùy chọn. Nếu bỏ trống, Excel sẽ tự động hiểu là bạn chỉ muốn lấy duy nhất 1 ký tự đầu tiên.
Ví dụ:
- Công thức =LEFT(“Excel”; 2) sẽ trả về kết quả “Ex”.
- Nếu viết =LEFT(“Excel”) mà không chỉ rõ số ký tự, Excel sẽ trả về “E”.
- Trong trường hợp số ký tự chỉ định lớn hơn độ dài chuỗi, Excel sẽ trả về toàn bộ chuỗi. Ví dụ =LEFT(“Data”; 10) vẫn trả về “Data”.
- Nếu nhập số âm, công thức sẽ không hợp lệ và hiển thị lỗi #VALUE!.
Điểm quan trọng ở đây là hàm LEFT luôn trả về kết quả dưới dạng văn bản. Ngay cả khi bạn trích ra các ký tự là con số, Excel cũng coi chúng như chuỗi ký tự. Do đó, để dùng cho tính toán, bạn cần chuyển đổi sang dạng số bằng các hàm bổ trợ như VALUE.
Cách sử dụng hàm Left trong Excel để cắt chuỗi ký tự bên trái
Việc sử dụng hàm LEFT để cắt chuỗi từ bên trái khá đơn giản và trực quan. Người dùng chỉ cần xác định chuỗi dữ liệu và số lượng ký tự cần trích xuất. Các bước thực hiện cụ thể như sau:
- Bước 1: Khởi động file Excel mà bạn muốn thao tác với dữ liệu. Xác định cột hoặc ô chứa văn bản gốc mà bạn muốn cắt chuỗi.
- Bước 2: Xác định và nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.
- Bước 3: Gõ công thức hàm LEFT với cú pháp chuẩn. Ví dụ:
- =LEFT(B3;4)
- Trong đó, ô B2 chứa chuỗi gốc và bạn muốn lấy 4 ký tự đầu tiên từ bên trái.
- Bước 4: Nhấn Enter để Excel trả về kết quả. Nếu muốn áp dụng cho nhiều ô khác, bạn có thể kéo công thức xuống toàn bộ cột.
Một ví dụ minh họa: Giả sử bạn có danh sách mã sản phẩm trong cột B, với định dạng “AB1234”. Bạn muốn lấy phần tiền tố “AB” để phân loại. Khi nhập công thức =LEFT(B2;2), Excel sẽ trả về “AB”.
Điểm cần lưu ý là số ký tự bạn nhập trong công thức phải phù hợp với cấu trúc dữ liệu. Nếu nhập nhiều hơn số ký tự thực tế, Excel sẽ không báo lỗi mà chỉ trả về toàn bộ chuỗi. Ngược lại, nếu nhập giá trị âm, công thức sẽ báo lỗi #VALUE!.
Cách kết hợp hàm Left trong Excel với các hàm khác
Trong thực tế, hàm LEFT hiếm khi đứng một mình. Để xử lý dữ liệu phức tạp hơn, người dùng thường kết hợp LEFT với các hàm khác.
Kết hợp hàm Value và Left
Hàm LEFT trả về kết quả dạng chuỗi, ngay cả khi ký tự được trích xuất là số. Điều này đôi khi gây bất tiện khi bạn muốn tiếp tục tính toán. Để khắc phục, bạn có thể kết hợp với hàm VALUE để chuyển đổi chuỗi thành số.
Ví dụ: Bạn có chuỗi “2023ABC”, cần lấy ra 4 ký tự đầu và sử dụng chúng như một số. Nếu chỉ dùng =LEFT(A2;4), Excel sẽ trả về “2023” nhưng ở dạng văn bản. Khi kết hợp:
- =VALUE(LEFT(A2;4))
- Excel sẽ trả về số 2023 ở dạng số nguyên, có thể dùng cho phép cộng, trừ, nhân, chia.
Cách kết hợp này đặc biệt hữu ích trong quản lý dữ liệu như mã nhân viên, số seri, hoặc năm trong chuỗi ký tự. Bạn vừa giữ được khả năng trích xuất, vừa thuận tiện cho việc tính toán tiếp theo.
Kết hợp hàm Left và hàm Len
Trong nhiều trường hợp, khi sử dụng hàm LEFT trong Excel, bạn không chỉ muốn lấy ký tự từ bên trái mà còn cần bỏ đi một phần nào đó từ cuối chuỗi. Đây là lúc hàm LEN phát huy tác dụng.
Ví dụ: Bạn có chuỗi “Excel2025” và muốn bỏ 4 ký tự cuối (“2025”), chỉ giữ lại chữ “Excel”. Khi đó công thức sẽ là:
- =LEFT(A2; LEN(A2)-4)
Hàm LEN tính tổng số ký tự trong ô, sau đó trừ đi số lượng bạn muốn bỏ đi. Hàm LEFT sẽ trích xuất phần còn lại từ bên trái.
Cách kết hợp này thường dùng khi xử lý dữ liệu có hậu tố cố định, chẳng hạn loại bỏ mã năm, ký tự kiểm tra, hoặc đuôi sản phẩm. Đây là một trong những ứng dụng thực tế phổ biến nhất của LEFT kết hợp với LEN.
Kết hợp hàm Left và hàm Search
Hàm SEARCH (hoặc FIND) giúp xác định vị trí của một ký tự hoặc chuỗi con trong văn bản. Khi kết hợp với hàm LEFT trong Excel, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc cắt chuỗi theo vị trí mong muốn.
Ví dụ: Bạn có danh sách họ tên đầy đủ như “Nguyễn Văn A” và muốn tách phần họ. Công thức sẽ là:
- =LEFT(A2; SEARCH(” “; A2)-1)
Ở đây, hàm SEARCH tìm khoảng trắng đầu tiên trong ô, sau đó trừ 1 để lấy chính xác phần họ. Hàm LEFT sẽ trích xuất số ký tự tương ứng.
Ứng dụng này rất mạnh mẽ trong xử lý dữ liệu thực tế như tách họ tên, phân loại chuỗi trước ký tự đặc biệt (dấu gạch ngang, dấu chấm, khoảng trắng).
Ví dụ về ứng dụng thực tế của hàm Left
Hàm LEFT trong Excel không chỉ mang tính lý thuyết mà còn được áp dụng rất nhiều trong các tình huống xử lý dữ liệu thực tế. Những ví dụ cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn cách hàm này hỗ trợ công việc hàng ngày.
Tách họ từ danh sách họ tên
Khi quản lý danh sách học sinh hoặc nhân viên, bạn thường cần tách riêng họ để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu. Ví dụ, từ chuỗi “Nguyễn Văn An”, công thức:
- =LEFT(A2; SEARCH(” “;A2)-1)
sẽ cho kết quả “Nguyễn”. Điều này giúp bạn nhanh chóng phân loại theo họ, thuận tiện cho việc báo cáo và thống kê.
Trích mã khu vực từ số điện thoại
Giả sử bạn có danh sách số điện thoại với định dạng “0987654321” và muốn lấy 3 số đầu để xác định nhà mạng hoặc khu vực. Khi áp dụng công thức:
- =LEFT(B2;3)
Excel sẽ trả về “098”. Đây là ứng dụng phổ biến khi phân tích dữ liệu khách hàng, giúp nhóm theo khu vực hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Lấy tiền tố sản phẩm trong danh sách mã hàng
Trong quản lý kho, mã hàng hóa thường gồm tiền tố và số seri. Ví dụ: “SP2025-001”. Nếu bạn muốn lấy phần tiền tố “SP2025”, chỉ cần sử dụng:
- =LEFT(C2;6)
Kết quả sẽ giúp bạn phân loại sản phẩm theo dòng, năm sản xuất hoặc nhóm hàng. Đây là ứng dụng rất thiết thực cho doanh nghiệp trong quản lý dữ liệu quy mô lớn.
Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm Left trong Excel
Nhập số âm trong đối số num_chars: Khi bạn nhập giá trị âm cho num_chars, ví dụ =LEFT(A2;-2), Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!. Để khắc phục, hãy luôn đảm bảo số ký tự bạn muốn trích xuất là số dương hoặc bằng 0 nếu muốn lấy toàn bộ chuỗi.
Không chỉ định số ký tự cần lấy: Khi trích xuất số, Excel coi là văn bản. Dùng hàm VALUE để chuyển đổi, ví dụ =VALUE(LEFT(A2;4)).
Kết quả trả về dạng văn bản thay vì số: Khi trích xuất các ký tự là số, Excel vẫn coi kết quả là văn bản. Nếu muốn sử dụng kết quả cho phép tính, bạn cần kết hợp thêm hàm VALUE, ví dụ: =VALUE(LEFT(A2;4)).
Sử dụng với dữ liệu ngày tháng: Excel lưu ngày tháng dưới dạng số nội bộ, nên dùng LEFT trực tiếp sẽ không trả về ngày đúng định dạng. Giải pháp là dùng hàm TEXT để chuyển ngày sang chuỗi trước khi áp dụng LEFT, ví dụ: =LEFT(TEXT(A2;”dd/mm/yyyy”);5).
Khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt ở đầu chuỗi: Khoảng trắng thừa hoặc ký tự đặc biệt có thể gây sai lệch. Dùng TRIM trước khi áp dụng LEFT.
Sử dụng LEFT với ô rỗng hoặc dữ liệu không phải chuỗi: Nếu ô trống hoặc chứa dữ liệu dạng lỗi, hàm LEFT có thể trả về lỗi hoặc kết quả không mong muốn. Trong trường hợp này, nên kiểm tra dữ liệu đầu vào hoặc kết hợp với hàm IFERROR để xử lý lỗi, ví dụ: =IFERROR(LEFT(A2;4);””).
Lời kết
Có thể thấy, hàm LEFT trong Excel là một công cụ đơn giản nhưng mang lại giá trị ứng dụng lớn trong công việc hằng ngày. Chỉ với vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể trích xuất chính xác dữ liệu cần thiết từ chuỗi văn bản, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Để áp dụng hàm một cách hiệu quả, bạn chỉ cần thành thạo cú pháp, nhận biết các tình huống đặc biệt và biết cách khắc phục những lỗi phổ biến.
XEM THÊM:
15 cách sử dụng hàm tổng trong Excel kèm ví dụ minh họa
7 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel chính xác, nhanh chóng
![Bảng giá iPhone mới và loạt ưu đãi khủng: Cập nhật mới nhất [2025]](https://hoanghamobile.com/tin-tuc/wp-content/uploads/2025/12/iPhone-13-768x402.jpg)
