Nếu công việc của bạn chuyên sử dụng Excel để thu thập dữ liệu hoặc tính toán thì hoàn toàn khá quen thuộc với các hàm của bảng tính này. Một trong những hàm được nhiều người lựa chọn sử dụng đó là hàm IMPORTRANGE. Tuy nhiên, cách dùng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets có tương tự Excel không? Thông qua bài viết dưới đây hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets cùng Hoàng Hà Mobile nhé.
Hàm IMPORTRANGE là gì?
Hàm IMPORTRANGE được định nghĩa là hàm tính được sử dụng với mục đích trích xuất các dữ liệu từ các bảng tính khác nhau. Từ các bảng tính khác nhau sẽ tập hợp vào một bảng tính cuối cùng mà người dùng sẽ sử dụng. Dưới đây là một số lợi ích mà bạn cần biết khi sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheet cụ thể như:
- Hỗ trợ nhanh chóng các thao tác trích xuất dữ liệu một cách chính xác và có thể tiết kiệm được thời gian.
- Hỗ trợ người dùng có thể kiểm soát được thông tin dễ dàng và linh hoạt hơn.
- Nhờ vào hàm tính IMPORTRANGE thì dữ liệu nằm trên file Sheet được trích xuất sẽ được thay đổi. Lúc này dữ liệu trong bảng tính cuối cùng cũng sẽ tự động thay đổi một cách tương ứng.
Cấu trúc tính của hàm IMPORTRANGE là gì?
Vậy công thức tính của hàm IMPORTRANGE là gì? Cấu trúc của hàm tính IMPORTRANGE trong bảng tính Google Sheets chi tiết bao gồm:
=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “giá_trị_ô”).
Các yếu tố trong cấu trúc hàm bao gồm những nội dung sau:
- Spreadsheet URL là yếu tố của đường dẫn của link URL của tệp Google Sheet được trích dữ liệu. Đường dẫn URL cần được đặt trong dấu ngoặc kép để tham chiếu đến ô chứa URL của bảng tính dữ liệu.
- Giá trị dải ô là yếu tố xác định các cột hoặc hàng cần lấy dữ liệu. Giá trị của yếu tố này cần được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa nội dung văn bản phù hợp trong bảng tính.
Hướng dẫn cách dùng hàm IMPORTRANGE
Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE với các điều kiện khác nhau mà bạn cần nắm để thực hiện cụ thể chi tiết các bước:
Lấy dữ liệu trong Google Sheet từ một file Google Sheet khác
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheet để trích xuất dữ liệu thông qua file khác. Để hiểu rõ chi tiết hơn, chúng tôi sẽ ví dụ sử dụng file có sẵn dữ liệu về danh sách sinh viên.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải copy đường dẫn link url của file có sẵn về danh sách sinh viên.
Bước 2: Tiến hành sử dụng cấu trúc của hàm tính IMPORTRANGE nằm trong bảng tính cuối cùng của bạn như sau:
=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E7’)
Cấu trúc này có ý nghĩa đó là trích vùng dữ liệu dao động từ A2 đến ô E7 có trong file dữ liệu danh sách sinh viên. Bên cạnh đó, bạn có thể đường link url bằng ký tự kết thúc của file để ngắn gọn hơn với công thức như sau:
=IMPORTRANGE(‘1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E8’)
Bước 3: Sau khi đã nhập công thức tính xong thì bạn chỉ cần bấm Enter rồi chờ hệ thống Loading. Khi bạn thấy bạn tính thể hiện nội dung tương tự dưới hình nghĩa là đã hoàn thành được việc trích dữ liệu.
Thông qua 3 bước hướng dẫn chi tiết ở trên là bạn đã hoàn toàn có thể trích xuất được vùng dữ liệu từ file khác vào bảng tính của mình.
Lấy dữ liệu trong Google Sheet thông qua các Sheet nằm trong file
Bên cạnh việc sử dụng hàm IMPORTRANGE để có thể lấy dữ liệu liên kết từ 2 file khác nhau thì bạn có thể trích vùng dữ liệu từ các Sheet khác nhau nằm thuộc cùng file dữ liệu. Dưới đây là cách hướng dẫn sử dụng hàm tính IMPORTRANGE giữa các Sheet trong cùng một file chi tiết.
Trong file của danh sách sinh viên bao gồm 2 Sheet với nội dung của lớp chất lượng cao (CLC) và lớp đại trà. Dưới đây là các bước thực hiện trích xuất dữ liệu liên kết từ Sheet lớp chất lượng cao qua Sheet dữ liệu lớp đại trà chi tiết:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải copy đường dẫn link của file danh sách sinh viên.
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ tiến hành paste đường link vừa được copy vào cấu trúc của hàm IMPORTRANGE nằm ở trong sheet danh sách sinh viên đại trà cụ thể như sau:
=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên CLC!A3:E13’)
Công thức này được sử dụng với ý nghĩa để trích vùng dữ liệu nằm từ ô A3 đến ô E13 trong sheet của lớp chất lượng cao.
Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ nhấn nút Enter rồi chờ hệ thống Loading. Khi bảng tính được trích xuất vùng dữ liệu thông qua sheet của lớp chất lượng cao sẽ hiển thị nội dung kết quả bên dưới.
Thông qua việc sử dụng hàm tính IMPORTRANGE sẽ giúp cho vấn đề liên kết thông qua các Sheet nằm trong cùng file nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện
Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần biết khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện hiệu quả và chính xác hơn trong Google Sheets:
File Google Sheets phải được cấp quyền truy cập
Nếu bạn sử dụng hàm tính IMPORTRANGE liên kết với file Google Sheet không thuộc quyền sở hữu của mình thì cần phải đảm bảo được cấp đầy đủ quyền truy cập. Khi bạn được cấp đầy đủ quyền truy cập thì có thể lấy toàn bộ dữ liệu trong bất kỳ sheet nào của file Google Sheets.
Quyền truy cập sau khi đã nhập công thức tính của hàm IMPORTRANGE
Sau khi liên kết dữ liệu với các file Google Sheets khác có thể bạn sẽ thấy hiển thị lỗi #REF!. Đây là lỗi thể hiện thông báo với nội dung “Bạn cần phải kết nối với các file tính khác và cho phép quyền truy cập”. Để khắc phục tình trạng lỗi này, bạn chỉ cần bấm chọn “Allow Access” để cho phép quyền truy cập dữ liệu sau khi nhập công thức. Nếu không phần dữ liệu sẽ không xuất hiện.
Có thể viết hoa hay viết thường cú pháp hàm IMPORTRANGE
Khi nhập cấu trúc hàm tính IMPORTRANGE, bạn hoàn có thể viết chữ hoa hay chữ thường tùy ý. Việc viết hoa hay viết thường cũng sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến cách thức hoạt động.
Hướng dẫn cách kết hợp IMPORTRANGE với những hàm khác
Hàm tính IMPORTRANGE có thể hoàn toàn kết hợp cùng với những hàm khác có sẵn trong Google Sheet bao gồm hàm IF, hàm INDEX, hàm QUERY và hàm MATCH. Dưới đây là một số cách kết hợp mà bạn có thể tham khảo:
Kết hợp hàm tính IMPORTRANGE cùng hàm IF
Mục đích của việc kết hợp hai hàm IMPORTRANGE và IF là để so sánh hai giá trị và trả về một trong hai kết quả. Kết quả đầu tiên sẽ được trả về nếu biểu thức đúng, kết quả thứ hai sẽ được trả về nếu biểu thức sai. Dưới đây là công thức kết hợp hàm tính IMPORTRANGE với hàm IF cụ thể như sau:
=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô);giá_trị_nếu_sai)
Công thức này sẽ trả về kết quả “Kết quả đúng” nếu ô A1 chứa giá trị “Đúng”, và trả về kết quả “Kết quả sai” nếu ô A1 chứa giá trị khác “Đúng”.
Kết hợp hàm tính IMPORTRANGE với hàm QUERY
Khi hết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY giúp bạn dễ dàng tra cứu, sàng lọc dữ liệu theo bất kỳ định dạng nào. Dưới đây là công thức khi kết hợp hàm tính IMPORTRANGE với hàm QUERY cụ thể:
=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô); QUERY)
Ý nghĩa của các yếu tố trong đó bao gồm:
- IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô): là hàm được sử dụng để trích xuất dữ liệu từ một bảng tính khác.
- QUERY: là hàm được sử dụng để lọc và sắp xếp dữ liệu đã được trích xuất.
Kết hợp hàm tính IMPORTRANGE cùng hàm INDEX, MATCH
Hàm IMPORTRANGE giúp bạn nhập dữ liệu từ một bảng tính khác vào bảng tính hiện tại. Hàm INDEX/MATCH giúp bạn tìm kiếm và lấy giá trị từ một mảng dữ liệu. Khi kết hợp hai hàm này, bạn có thể nhập dữ liệu từ một bảng tính khác và thực hiện các phép tính trên dữ liệu đó một cách dễ dàng.
=INDEX(IMPORTRANGE(‘Spreadsheet url’;Range string);MATCH(Giá trị được tìm kiếm;IMPORTRANGE(Spreadsheet url;Mảng cần tìm kiếm)))
Ý nghĩa của các yếu tố trong đó bao gồm:
- Spreadsheet url: đây là yếu tố của đường link url của một file Google Sheet.
- Range string: đây là giá trị của ô của sheet cần được truy vấn, theo đuôi kết thúc là “!”, đồng thời là vùng phạm vi cần được trích xuất dữ liệu.
- Giá trị được tìm kiếm: đây là giá trị cần được so trong mảng tìm kiếm.
- Mảng cần tìm kiếm tìm kiếm: phạm vi vùng dữ liệu cần được tìm kiếm.
Cách khắc phục lỗi khi sử dụng hàm IMPORTRANGE với dữ liệu quá lớn
Thông thường, khi sử dụng hàm IMPORTRANGE để trích xuất dữ liệu quá lớn từ một bảng tính khác, Google Sheets sẽ báo lỗi #ERROR!. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Chia vùng dữ liệu cần trích xuất thành nhiều phạm vi nhỏ hơn. Ví dụ, nếu vùng dữ liệu cần trích xuất có 52 cột.
=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A2:E52’)
Tại ô G2, bạn sẽ nhập cấu trúc sau để có thể lấy được vùng dữ liệu nằm từ cột F3 đến cột H53 có trong file danh sách sinh viên.
=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Lớp Đại Trà!F2:H52’)
Cách 2: Áp dụng hàm tính ARRAYFORMULA để có thể chia vùng dữ liệu tính từ chiều ngang.
Dưới đây là công thức bạn cần phải nhập với ý nghĩa sử dụng hàm ARRAYFORMULA để sắp xếp hai hàng dữ liệu thành một hàng ngang kết hợp hàm tính IMPORTRANGE để có thể lấy dữ liệu lần lượt với dải ô A1:I7000 và A11:I17 trong file Google Sheets:
=ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=115033607′;’Danh sách sinh viên Đại Trà!A1:I10’);IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607′;’Danh sách sinh viên Đại Trà!A11:I17’)})
4 lỗi thường gặp khi áp dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong file Google Sheets mà bạn nên biết:
- Lỗi thể hiện #N/A: đây là lỗi thường xuất hiện khi không tìm được giá trị hay dữ liệu cần tìm trong bảng tính.
- Lỗi #VALUE: đây là lỗi thường xảy ra khi dữ liệu được lấy không khớp với công thức hàm được nhập.
- Lỗi #NAME: đây là lỗi xảy ra khi nhập sai tên hàm.
- Lỗi #REF: đây là lỗi xuất hiện khi không thể tìm thấy được các dải ô hoặc trang tính dành cho phần dải ô đã được nhập trong công thức.
Tổng kết
Thông qua bài viết trên thì bạn đã có thể nắm rõ được định nghĩa, công thức và cách sử dụng của hàm IMPORTRANGE như thế nào. Đồng thời, bạn còn biết được một số lỗi thường gặp xảy ra khi sử dụng hàm tính IMPORTRANGE. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích về hàm tính IMPORTRANGE để bạn đễ dàng có thể thao tác thực hiện.
Xem thêm:
