Để thuận tiện cho quá trình chia sẻ và trao đổi dữ liệu, người dùng có thể nén và tối ưu dung lượng lưu trữ file Word trước khi gửi cho người khác. Nhìn chung, các bước thực hiện khá đơn giản và bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây để giảm dung lượng file Word một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất.
Vì sao nên nén và giảm dung lượng file Word
Việc nén và giảm dung lượng lưu trữ file sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Dung lượng file Word có thể rất lớn nếu trong file chứa nhiều hình ảnh, dữ liệu, biểu đồ… Khi đó, bạn có thể nén và giảm dung lượng file Word để tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
- Cho phép tải và chia sẻ file một cách nhanh chóng: Khi nén file Word và giảm dung lượng file, bạn có thể dễ dàng tải và chia sẻ nó cho người khác qua Email, Zalo, Facebook hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
- Tăng hiệu suất máy tính: Khi làm việc với file Word lớn, máy tính cần tốn nhiều tài nguyên hơn. Vậy nên, bạn có thể nén và giảm dung lượng file để giảm tải cho máy cũng như tăng hiệu suất làm việc.
- Bảo vệ dữ liệu: Người dùng có thể nén file Word và đặt mật khẩu cho file để đảm bảo rằng dữ liệu bên trong sẽ không bị ai xâm phạm – trừ những người được cấp quyền xem.
- Quản lý và sắp xếp file dễ dàng: Nếu máy tính của bạn chứa quá nhiều tập tin, bạn có thể nén và giảm dung lượng file Word để quản lý và sắp xếp chúng một cách dễ dàng hơn.
Nói tóm lại, nén và giảm dung lượng file Word là một phương pháp hữu hiệu giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo nên sự thuận tiện trong quá trình quản lý cũng như chia sẻ file đến cho người khác.
Vì sao dung lượng file Word lớn?
Người dùng sẽ không cần phải quá bận tâm đối với những file Word thông thường vì dung lượng của chúng thường không cao. Tuy nhiên, vì một số lý do sau mà dung lượng file Word có thể trở nên nặng hơn:
- Hình ảnh và đa phương tiện: Nếu như bạn chèn vào file Word quá nhiều hình ảnh, hình ảnh có kích thước lớn còn nhiều dạng phương tiện khác như âm thanh, biểu đồ, video… dung lượng file Word có thể tăng lên khiến file nặng hơn.
- Nhiều dữ liệu chưa được tối ưu: Chẳng hạn như bạn đưa vào file Word quá nhiều bảng, biểu đồ phức tạp, các tệp định kèm hoặc sử dụng những font chữ, định dạng phức tạp… dung lượng file Word có thể tăng lên đáng kể.
Cách nén file Word
Trước khi đến với hướng dẫn giảm dung lượng file Word, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách nén và giải nén file Word, cụ thể là:
Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên laptop đang chạy hệ điều hành Windows 10 với Microsoft Word 2013. Đồng thời, bài viết sẽ sử dụng công cụ WinRAR để nén và giải nén file Word.
- Bước 1: Đầu tiên, tại thư mục lưu trữ, bạn chọn file Word mà bạn muốn nén, sau đó click chuột phải và chọn mục “Thêm vào tập tin nén…”.
- Bước 2: Ở bước này, bạn cần đặt tên cho file nén. Lưu ý là hãy đặt tên dễ nhớ để phân biệt với các file khác, sau đó chọn chọn định dạng cho tập tin, gồm ZIP, RAR hay RAR5… Tiếp theo, bạn bấm chọn OK để đến với bước 3.
- Bước 3: Bước này dành cho những ai muốn đặt mật khẩu cho file nén của mình. Để đặt mật khẩu, bạn bấm vào mục “Đặt mật khẩu…”, sau đó điền đầy đủ vào hai ô là “Nhập mật khẩu” và “Nhập lại mật khẩu” rồi bấm Đồng ý là hoàn tất.
Như vậy, bạn đã hoàn tất quá trình nén file Word. Đối với file nén đã được đặt mật khẩu, người xem cần nhập chính xác mật khẩu thì mới mở và xem file được. Vậy nên, đừng quên chia sẻ mật khẩu cho những ai bạn muốn chia sẻ file nhé!
Cách giải nén file Word
Tương tự, ở hướng dẫn này, chúng ta vẫn sẽ sử dụng công cụ WinRAR để giải nén file.
Giải nén tại vị trí lưu
Với cách này, bạn chỉ cần click chuột phải vào file Word đã nén, sau đó bấm chọn “Extract Here” – tức là giải nén ở đây. Lúc này, tập tin đã giải nén sẽ nằm ngay tại vị trí mà bạn thực hiện thao tác trên.
Giải nén tại vị trí được chỉ định
Nếu như bạn muốn chỉ định tập tin sau khi giải nén nằm ở vị trí nào đó, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn click chuột phải vào tập tin mà mình muốn giải nén và giảm dung lượng file Word, sau đó chọn “Extract file…” (Giải nén tập tin…).
- Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn thư mục mà mình muốn lưu tập tin đã giải nén tại đó. Sau thao tác đó, file Word đã giải nén sẽ xuất hiện tại thư mục mà bạn đã chọn.
Cách giảm dung lượng file Word
Bạn có thể giảm dung lượng file Word với những mẹo sau:
Sử dụng phần mềm SmallPDF
SmallPDF là một nền tảng trực tuyến cho phép người dùng chuyển đổi văn bản thành các định dạng khác nhau. Bên cạnh đó, SmallPDF còn hỗ trợ nén và giảm dung lượng file Word chỉ với các bước cực kỳ đơn giản như:
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang chủ chính thức của SmallPDF, sau đó bấm vào mục “Chọn các tệp” để tải lên các file mà bạn muốn nén và giảm dung lượng.
Bước 2: Tại đây, bạn có 2 lựa chọn là “Nén cơ bản” và “Nén mạnh”. Với “Nén cơ bản”, bạn có thể giảm được một ít dung lượng cho file, còn “Nén mạnh” sẽ giảm được nhiều hơn nhưng thường mất phí. Bây giờ, bạn bấm vào tùy chọn phù hợp để nén và giảm dung lượng file Word.
Bước 3: Sau khi quá trình trên hoàn tất, bạn bấm chọn “Tải file xuống” để Download file về máy.
Nén ảnh có trong file Word
Ảnh cũng là một trong những nguyên nhân chính khiến cho file Word bị nặng. Vậy nên, tốt nhất là bạn hãy nén ảnh để giảm dung lượng file Word trước khi lưu và gửi file đi.
- Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Word lên, sau đó bấm chọn Hình ảnh.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục “Format” rồi click vào “Compress Pictures”.
- Bước 3: Lúc này, một hộp thoại là Compress Pictures sẽ hiển thị trên màn hình, bạn cần bỏ tích chọn ở ô “Apply only to this picture”, sau đó chọn vào những mục phù hợp để nén ảnh rồi bấm OK là hoàn tất.
Trong đó, các tùy chọn sẽ bao gồm:
- “Print (220 ppi): Excellent quality on most printers and screens”: Cho phép giảm dung lượng file Word để phục vụ cho mục đích in file.
- “Screen (150 ppi): good for web pages and projectors”: Giảm dung lượng file để lưu trong project và chia sẻ file lên nền tảng web.
- “E-mail (96 ppi): minimize document size for sharing”: Giảm dung lượng để chia sẻ file qua email.
- “Use document resolution”: Chế độ mặc định.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các trang web/phần mềm nén ảnh để nén ảnh trước khi tải lên file Word và hạn chế khiến file Word nặng thêm.
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên Word
Đây cũng là một cách hữu ích để bạn có thể tối ưu dung lượng file Word. Cụ thể là:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file mà mình muốn giảm dung lượng, sau đó bấm chọn mục File rồi click vào Options.
- Bước 2: Một hộp thoại Options sẽ hiển thị trên màn hình. Bây giờ, bạn vào Advanced để bỏ tích “Do not compress images file” ở mục “Image Size and Quality”.
- Bước 3: Cuối cùng, bạn bấm OK để hoàn tất quá trình giảm dung lượng file Word.
Xóa đi các khoảng trắng dư thừa
Ngoài việc khiến văn bản trông thiếu chuyên nghiệp và lộn xộn, sự xuất hiện của những khoảng trắng không cần thiết còn là nguyên nhân khiến file Word nặng hơn. Vậy nên, bạn có thể xóa chúng đi qua thao tác sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Word mà mình muốn giảm dung lượng, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại “Find and Replace”.
- Bước 2: Tại mục Find What, bạn gõ phím Space 2 lần để tạo nên khoảng trắng gồm 2 dấu cách. Sau đó, tại mục “Replace with”, bạn gõ phím Space 1 lần rồi bấm vào phần “Replace All”.
- Bước 3: Sau thao tác trên, các khoảng trắng không cần thiết sẽ được xóa bỏ và bạn chỉ cần bấm OK là hoàn tất.
Giảm dung lượng file Word với web WeCompress
Ngoài SmallPDF, bạn còn có thể sử dụng trang web trực tuyến là WeCompress để giảm dung lượng file Word.
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web WeCompress.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn bấm vào biểu tượng dấu cộng ở giữa màn hình để tải file lên. Lưu ý là dung lượng tối đa được tải lên là 50MB.
- Bước 3: Sau khi tải file lên, trang web sẽ bắt đầu nén và giảm dung lượng cho file. Hãy tải file về khi quá trình đó hoàn tất.
Không chèn thêm font chữ vào Word
Nếu người khác mở file và vô tình chèn thêm font chữ khác vào file, file của bạn có thể sẽ bị nặng hơn. Khi đó, bạn có thể khắc phục bằng cách:
- Bước 1: Mở file Word lên, sau đó chọn mục File.
- Bước 2: Chọn Options, sau đó bấm Save và tắt tùy chọn “Embed fonts in the file” là hoàn tất.
Không dán hình ảnh trực tiếp vào file Word
Việc dán trực tiếp hình ảnh từ website lên file Word có thể vô tình khiến file nặng thêm. Vậy nên, tốt nhất là bạn hãy chèn hình ảnh từ mục Insert > Picture trên công cụ Microsoft Word. Trước đó, bạn nên tối ưu dung lượng hình ảnh bằng cách chuyển từ đuôi PNG sang JPG và nén ảnh tại các trang web trực tuyến (chẳng hạn như tinypng.com).
Loại bỏ nội dung không cần thiết trong file
Khi file Word chứa quá nhiều nội dung và file phương tiện khác như hình ảnh, biểu đồ, bảng đồ, dữ liệu… dung lượng của file có thể tăng lên. Vậy nên, tốt nhất là bạn hãy lược lại nội dung một lần nữa rồi xóa bỏ đi những phần không cần thiết. Ngoài ra, nếu file đó được dùng để gửi cho người khác, bạn cũng có thể cắt bỏ hoặc di chuyển nội dung không liên quan sang một file khác để thuận tiện trong quá trình chia sẻ và tải file.
Bên trên là cách nén và giảm dung lượng file Word. Nhìn chung, các bước trên đều khá đơn giản và bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được. Vậy nên, đừng quên áp dụng hướng dẫn để tối ưu dung lượng trước khi lưu hoặc gửi file cho bất kỳ ai, bạn nhé!
Xem thêm:
