Trong quá trình sử dụng Excel, hẳn bạn đã từng nhiều lần cảm thấy khó chịu vì file Excel có dung lượng lớn khiến cho hiệu suất làm việc bị ảnh hưởng đáng kể. Khi đó, bạn có thể tham khảo 10 cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả được chia sẻ trong nội dung dưới đây. Ngoài ra, để tối ưu công việc, bạn cũng có thể xem thêm các thủ thuật Excel cho dân văn phòng mà Hoàng Hà Mobile sẽ đề cập trong bài viết này.
Nguyên nhân khiến file Excel bị nặng?
Trước khi đến với các cách giảm dung lượng file Excel, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu lý do file Excel bị nặng.
Thông thường, file Excel có thể chứa lượng dữ liệu cực “khủng” cùng hàng loạt công thức phức tạp và hình ảnh có dung lượng lớn. Điều này là nguyên nhân chính khiến cho file bị nặng và quá trình mở file luôn chậm hoặc lag.
Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể xuất phát từ việc người dùng sử dụng nhiều định dạng khác nhau trong cùng một bảng tính. Bên cạnh đó, nếu bạn áp dụng định dạng cho hàng loạt ô, bảng không dùng đến, tập tin có thể bị quá tải, chậm và lag.
Nếu đã xác định được nguyên nhân cơ bản, bạn nên hạn chế những hành động gây nặng file (chẳng hạn như thêm các Object vô hình cho hàng loạt ô, định dạng hàng loạt các ô không cần thiết, tạo quá nhiều liên kết giữa các bảng tính…). Đồng thời, hãy tham khảo 10 cách giảm dung lượng file Excel dưới đây nhé.
10 cách giảm dung lượng file Excel
Dưới đây là 10 cách giảm dung lượng của tập tin Excel mà bạn có thể tham khảo:
Xóa định dạng có điều kiện
Đối với những tập tin Excel chứa nhiều công thức cùng định dạng có điều kiện, bạn có thể áp dụng cách này để giảm dung lượng cho file.
Cách thực hiện sẽ là:
- Bước 1: Chọn ô bất kỳ chứa định dạng có điều kiện.
- Bước 2: Mở tab “Home”, sau đó chọn “Conditional Formatting” và bấm vào “Clear Rules”.
- Bước 3: Bây giờ, bạn click vào “Clear Rules from selected Cells” để xóa định dạng ô mà bạn đã chọn, hoặc click vào “Clear Rules from Entire Sheet” nếu muốn xóa định dạng cho toàn bộ bảng tính.
Như vậy, bạn đã tối ưu dung lượng file Excel bằng cách xóa định dạng các ô chứa điều kiện gây nặng file.
Giảm các ô trong vùng không sử dụng
Nếu trong file tồn tại quá nhiều ô tính không dùng đến, dung lượng file có thể sẽ bị nặng. Lúc đó, bạn có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách cắt giảm những ô thừa không sử dụng đến.
Để làm điều này, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Bôi đen khu vực ô tính bạn chưa cần sử dụng trên sheet Excel.
- Bước 2: Click chuột phải vào khu vực mà bạn đã chọn ở bước 1, sau đó bấm chọn “Delete” để xóa hàng loạt những vùng được chọn.
- Bước 3: Bây giờ, hãy lưu lại file và kiểm tra dung lượng xem đã được tối ưu chưa. Nếu chưa, bạn có thể tiếp tục đến với những hướng dẫn bên dưới.
Xóa data links trong file Excel
Data links là những liên kết mà người dùng tạo nên hoặc chèn vào sheet. Những liên kết này mang lại sự thuận tiện khi bạn chỉ cần click vào đó để truy cập những tài liệu ngoài phục vụ cho nội dung bảng tính.
Tuy nhiên, nếu một bảng tính có chứa quá nhiều data links, bảng tính đó sẽ bị nặng và có dung lượng lớn. Vì thế, nếu không cần thiết, bạn không nên tạo data links và hãy xóa bớt những data links dư thừa qua hướng dẫn sau:
- Bước 1: Mở file Excel, sau đó chọn chọn mục “Data” rồi bấm vào “Edit Links”.
- Bước 2: Để giảm dung lượng file Excel, bạn click vào những data links không cần thiết rồi bấm chọn “Break Link” để xóa chúng.
Như vậy là bạn đã xóa thành công các data links khiến file Excel bị nặng. Tuy nhiên, đừng quên nén toàn bộ ảnh để tối ưu dung lượng file với hướng dẫn tiếp theo, vì hình ảnh là một trong những nguyên nhân chính khiến file của bạn bị quá tải đấy.
Nén toàn bộ ảnh trong file Excel
Trong file Excel, người dùng có thể chèn các hình ảnh minh họa để tạo nên một bảng tính trực quan, dễ hiểu. Tuy nhiên, nếu file Excel đó chứa quá nhiều ảnh có kích thước và độ phân giải cao, dung lượng file sẽ tăng và khiến quá trình tải file bị chậm. Vậy nên, tốt nhất là bạn hãy nén toàn bộ ảnh với các bước sau:
- Bước 1: Chọn ảnh bạn muốn nén, sau đó bấm vào mục “Format” và chọn “Compress Pictures”.
- Bước 2: Bỏ chọn mục “Apply only to this picture” đối với trường hợp bạn muốn nén tất cả các hình ảnh có trong file. Tiếp theo, để giảm dung lượng ảnh, bạn tích chọn ô “Email (96ppi): minimize document size for sharing”.
- Bước 3: Nhấn “OK” để hoàn tất.
Xóa watch để giảm dung lượng file Excel
Trong Excel có một hộp thoại nhỏ mang tên Watch Window – đây là khu vực hiển thị thông tin của các ô trong bảng tính Excel, bao gồm: tên, công thức, kết quả…
Tuy nhiên, nếu tính năng này không thật sự cần thiết đối với bạn, bạn có thể tắt nó đi bằng cách sau:
- Bước 1: Mở file Excel, sau đó chọn “Formulas”.
- Bước 2: Bấm mục “Watch Window” rồi chọn “Delete Watch” để xóa hộp thoại này.
Xóa bỏ các named range
Named Range là một tính năng hữu ích cho phép người dùng đặt tên cho một số vùng dữ liệu bên trong Excel. Tuy nhiên, nếu bảng tính của bạn chứa rất nhiều dữ liệu và công thức khác nhau, việc sử dụng tính năng này đôi khi lại không cần thiết, thậm chí nó còn khiến dung lượng file tăng lên.
Khi đó, bạn có thể xóa bỏ Named Range với các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel, sau đó chọn “Formulas”.
- Bước 2: Tại “Name Manager”, bạn chọn những vùng dữ liệu đã được đặt tên mà mình muốn xóa rồi bấm “Delete” để xóa chúng.
Sử dụng Excel Binary Workbook để giảm dung lượng file Excel
Excel Binary Workbook là một định dạng không được biết đến rộng rãi, nhưng những người sử dụng Excel lâu năm vẫn thường sử dụng định dạng này để giảm dung lượng file Excel.
Các bước cụ thể sẽ là:
- Bước 1: Mở file Excel, sau đó bấm vào mục “File” và chọn “Save as” để mở cài đặt lưu file.
- Bước 2: Chọn “Browse”, sau đó tìm kiếm thư mục bạn muốn lưu file Excel.
- Bước 3: Tìm và chọn “Excel Binary Workbook” trong mục “Save as type”.
- Bước 4: Cuối cùng, bấm “Save” để lưu lại file dưới định dạng mới.
Loại bỏ định dạng có trong các ô, hàng hay cột trống
Đôi khi, bạn vô tình áp dụng định dạng cho hàng loạt ô, hàng hay cột – dù đó là những khu vực không sử dụng đến. Điều này vô tình khiến file nặng và bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau để giảm dung lượng file Excel:
- Bước 1: Mở file Excel, sau đó chọn mục “Find”.
- Bước 2: Tại “Go To”, bạn chọn “Special”.
- Bước 3: Tích chọn mục “Blanks”, sau đó bấm “OK” để tiến hành tìm kiếm các ô trống chưa sử dụng đến trong Sheet Excel.
- Bước 4: Tiếp tục truy cập lại vào “Find” và chọn “Formulas”. Cuối cùng, bạn xóa tất cả định dạng có trong những ô đã chọn bằng cách bấm “Clear”.
Giảm dung lượng file Excel với phần mềm/công cụ free
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các phần mềm/công cụ hỗ trợ giảm dung lượng file Excel free nếu không muốn thực hiện các bước thủ công bên trên.
Dưới đây là một số phần mềm/công cụ free cho phép tối ưu dung lượng tập tin Excel mà bạn có thể tham khảo:
- NXPowerLite Desktop
- FILEminimizer Office
- PowerShrink
Với các phần mềm trên, bạn chỉ cần up file lên và đợi hệ thống giảm dung lượng là hoàn tất.
Ưu điểm – Lợi ích của việc tối ưu dung lượng tập tin Excel
Giảm dung lượng file Excel mang lại cho bạn nhiều lợi ích đáng kể trong quá trình làm việc và học tập. Khi file Excel nhẹ hơn, bạn có thể dễ dàng chia sẻ file cho những người cộng sự của mình. Đồng thời, hiệu suất làm việc cũng được nâng cao khi tốc độ xử lý của file luôn ổn định, mượt mà.
Ngược lại, file quá nặng khiến bạn khó chia sẻ qua các nền tảng khác nhau. Vì một số nền tảng sẽ giới hạn dung lượng file trong một mức nhất định nào đó. Ngoài ra, bạn sẽ gặp khó khăn trong quá trình làm việc vì tình trạng giật lag khi file có dung lượng quá lớn.
Một số lưu ý cần biết khi giảm dung lượng file Excel
Trong quá trình áp dụng hướng dẫn giảm dung lượng file Excel bên trên, bạn cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất hoặc không gặp các vấn đề không mong muốn:
- Tạo bản sao trước khi thực hiện thao tác: Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn nên tạo một bản sao lưu trữ file gốc để đảm bảo rằng bạn không bị mất dữ liệu và có thể khôi phục khi xảy ra sự cố.
- Kiểm tra kỹ trước và sau khi thực hiện các thay đổi: Sau khi áp dụng bất kỳ thay đổi nào, bạn nên kiểm tra lại kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các thông tin, dữ liệu quan trọng không bị sửa đổi hoặc xóa nhầm.
- Xem lại các công thức và liên kết: Nếu bạn loại bỏ các dòng và cột trong file Excel, hãy đảm bảo rằng những công thức và liên kết trong các ô vẫn hoạt động một cách chính xác.
- Kiểm tra định dạng và kiểu dữ liệu: Nếu bạn cắt giảm các định dạng và kiểu dữ liệu trong file, bạn cần kiểm tra lại sau khi thực hiện xong vì bạn có thể vô tình khiến cho những ô khác bị ảnh hưởng.
- Chú ý đến tình trạng sau khi giảm dung lượng file Excel: Nếu bạn đã kết hợp và áp dụng cùng lúc nhiều cách giảm dung lượng tập tin Excel bên trên nhưng file vẫn còn nặng, bạn hãy xem xét cách tối ưu các công thức để nâng cao hiệu suất làm việc.
Lời kết
Như vậy, bài viết bên trên đã cung cấp một số hướng dẫn chi tiết để bạn có thể giảm dung lượng file Excel nhanh chóng và hiệu quả. Có thể nói rằng, giảm dung lượng là việc làm cần thiết để bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc trên ứng dụng Excel. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo áp dụng nhé!
Xem thêm:
