FYI là gì? Ý nghĩa FYI và những trường hợp sử dụng

Nếu sử dụng email đã lâu, hẳn bạn đã từng nghe qua thuật ngữ FYI. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu FYI là gì và được sử dụng như thế nào. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc xoay quanh FYI, mời bạn cùng tham khảo!

FYI là gì?

FYI là một từ viết tắt của “For Your Information” trong tiếng Anh, tạm dịch là “gửi thông tin cho bạn” hay “cho bạn biết thông tin”. Khi ai đó gửi tin nhắn hay email cho bạn có kèm theo cụm này, tức là họ đang muốn chia sẻ một nội dung, thông tin nào đó và bạn – tức là người nhận sẽ không cần phải trả lời hay phản hồi tin đó. 

Chẳng hạn như trong trường hợp bạn muốn gửi thông tin sự kiện mới của công ty cho một đối tác chiến lược thông qua email, bạn có thể đưa các thông tin chi tiết của sự kiện vào nội dung email, sau đó kết thúc email với FYI. Như vậy, đối tác sẽ tự hiểu rằng bạn chỉ đang có ý muốn thông báo thông tin quan trọng đến họ nhưng cũng không đòi hỏi họ phải phản hồi hay thực hiện các hành động nhất định. 

Tầm quan trọng của FYI là gì?

FYI giúp cho quá trình chia sẻ thông tin trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn, nhất là trong môi trường doanh nghiệp. Thông qua FYI, doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin quan trọng như sự kiện ra mắt sản phẩm mới, các ưu đãi, khuyến mãi khủng, chương trình lớn trong năm… 

Như vậy, doanh nghiệp vừa có thể thông báo tin mới, người nhận vừa có thể nắm bắt thông tin mà không cảm thấy khó chịu. Khi nhận thư, họ cũng không cần phải băn khoăn việc có nên phản hồi tin nhắn hay không. Đồng thời, sự xuất hiện của cụm này còn cho thấy sự chuyên nghiệp, tôn trọng khách hàng của doanh nghiệp.

Các trường hợp sử dụng FYI là gì? 

Sau khi tìm hiểu FYI là gì, chúng ta sẽ đến với những lợi ích mà FYI mang lại trong giao tiếp doanh nghiệp. Trong đó, giao tiếp doanh nghiệp được hiểu là sự giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp (giữa các nhân viên, phòng ban, các cấp bậc quản lý…) hoặc giao tiếp giữa doanh nghiệp với đối tác, nhà cung cấp, thường được dùng để thông báo thông tin quan trọng, cụ thể là: 

• Thông qua FYI, doanh nghiệp có thể dễ dàng thông báo các thông tin mới liên quan đến nhân sự cho toàn nhân viên để mọi người có thể nắm bắt tình hình.
• Doanh nghiệp sử dụng FYI trong nội bộ để cập nhật cho các phòng ban hoặc những người có liên quan về tiến độ, trạng thái hiện tại của dự án mà không đòi hỏi sự phản hồi. 
• FYI được dùng để chuyển tiếp các nội dung, thông tin về một sự kiện hay dự án quan trọng để đảm bảo rằng những bên liên quan đều có thể cập nhật tin tức một cách kịp thời nhất. 
• Sử dụng FYI để thông báo cho những nhân sự liên quan về các vấn đề, sự cố đang phát sinh. Thông qua đó, họ có thể nắm bắt tình hình và đưa ra những phương án chuẩn bị, đối phó và khắc phục hiệu quả nhất. 

Ngoài ra, FYI còn được sử dụng trong giao tiếp giữa doanh nghiệp – khách hàng để thông báo những thông tin, sự kiện quan trọng sắp diễn ra của công ty. 

Một số ý nghĩa khác của FYI là gì?

Bên cạnh những trường hợp kể trên, người ta còn sử dụng FYI với mục đích chia sẻ, cung cấp các thông tin như: tin tức, kiến thức mới, các thông tin thị trường hoặc bất kỳ nội dung nào giúp người khác nâng cao hiểu biết, kỹ năng và hiệu quả công việc của mình. 

Không chỉ thế, tùy theo từng ngữ cảnh nhất định mà FYI còn được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như: 

• For Your Information (Để thông tin cho bạn).
• For Your Implementation (Để bạn thực hiện).
• For Your Instruction (Để hướng dẫn bạn).
• For Your Investment (Để đầu tư cho bạn).
• For Your Inspection (Để kiểm tra cho bạn).
• For Your Interest (Cho sự quan tâm của bạn).
• For Your Input (Để đóng góp cho bạn). 

So sánh và phân biệt giữa FYR với FYI?

FYR và FYI là 2 cụm từ khá quen thuộc đối với những ai thường giao tiếp qua email. Về cơ bản, chúng đều dùng để cung cấp thông tin, nhưng mức độ của 2 từ này sẽ có đôi chút khác biệt. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu qua nội dung sau:

FYR là gì?

Nội dung trên đã giúp bạn nắm rõ FYI là gì, vậy nên, chúng ta sẽ đến với khái niệm FYR để dễ dàng phân biệt 2 thuật ngữ này. 

FYR là một từ viết tắt của cụm tiếng Anh For Your Review, tạm dịch là “Để bạn xem xét”. Như vậy, từ này thường được đính kèm trong các email mà người gửi muốn người nhận phải xem xét một cách kỹ lưỡng, cẩn thận, thay vì chỉ cơ bản là nắm thông tin như FYI. 

Phân biệt FYI và FYR

Điểm giống: 

Cả FYI và FYR đều là những từ thông dụng thường được sử dụng trong giao tiếp doanh nghiệp với mục đích truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời giúp người nhận hiểu rõ mong muốn của người gửi đối với thư đó. 

Điểm khác: 

Một số thuật ngữ khác thường sử dụng trong giao tiếp qua email

Một số lưu ý để viết email chuyên nghiệp hơn

Ngoài việc hiểu rõ FYI là gì và một số thuật ngữ thường gặp khi làm việc qua email, bạn cũng cần nắm rõ một số lưu ý sau để viết email một cách chuyên nghiệp hơn: 

Sử dụng email chuyên nghiệp

Bạn nên sử dụng email doanh nghiệp hoặc email của phòng ban khi gửi mail cho khách hàng, đối tác hoặc cho chính nội bộ công ty để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy. 

Suy nghĩ trước khi “Reply All”

Đôi khi, bạn sẽ gửi mail cho nhiều người và cùng lúc nhận về nhiều thư phản hồi. Lúc đó, bạn có thể sử dụng chức năng Reply All để trả lời mọi người một cách nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ cẩn thận và chỉ gửi khi thư phản hồi phù hợp với tất cả người nhận. 

Chọn thuật ngữ phù hợp

Sau khi biết FYI là gì là một số thuật ngữ thường gặp, hẳn bạn đã nắm rõ cách sử dụng của chúng. Vậy nên, khi gửi email, hãy tùy theo ngữ cảnh và tình huống nhất định mà sử dụng các thuật ngữ khác nhau. Điều này giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận đấy. 

Không dùng teen code, hạn chế chấm than hoặc các thán từ

Sử dụng quá nhiều chấm than, thán từ có thể khiến người khác hiểu lầm ý bạn, hoặc đôi khi nó khiến bạn trông kém chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn cũng cần chú ý câu từ sao cho trang trọng, lịch sự và tuyệt đối không dùng teencode khi gửi email. 

Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa

Hãy tìm hiểu sơ lược văn hóa của người nhận để tránh gây ra những tranh cãi, bất đồng hay sự hiểu nhầm không đáng có. Chẳng hạn như với người Nhật, Trung Quốc, việc cung cấp đủ thông tin về chính mình và hỏi thăm họ được xem trọng hơn so với những vị khách đến từ Đức, Mỹ, vì họ thường thích sự thẳng thắn thay vì vòng vo. 

Đọc lại trước khi gửi

Bạn cần nắm rõ các thuật ngữ như FYI là gì, FYR là gì và một số thuật ngữ liên quan đến đảm bảo rằng mình đã sử dụng đúng. Ngoài ra, đừng quên đọc lại email thật kỹ trước khi gửi để đảm bảo rằng không có bất kỳ sai sót nào đang tồn tại. 

Sau khi soạn Email mới nhập địa chỉ

Mọi người thường vì nhập sai email mà phải chờ đợi phản hồi trong vô vọng. Vậy nên, tốt nhất là hãy soạn nội dung và kiểm tra lại mọi thứ rồi mới cẩn thận nhập địa chỉ người nhận vào. Khi đó, bạn có thể loại bỏ phần lớn các rủi ro có thể xảy ra. 

Xem xét cách trình bày chuyên nghiệp

Ngoài việc hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng của một số thuật ngữ khác, bạn còn phải xem xét cách trình bày sao cho chuyên nghiệp nhất. Bởi lẽ, người đọc sẽ lập tức khó chịu và bỏ qua thư nếu nhìn thấy một email được viết cẩu thả, nhất là các email viết sai chính tả, viết tắt hoặc các từ teencode. 

Ngắn gọn, lịch sự và luôn có lời cảm ơn, xin chào

Người đọc không có quá nhiều thời gian để xem hết email của bạn, vì thế hãy rút gọn những nội dung không quan trọng và nếu có thể, bạn nên để nội dung trong một file đính kèm để họ click vào đọc. Cuối thư, đừng quên chào và cảm ơn để thể hiện sự tôn trọng dành cho họ.

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ FYI là gì, cách sử dụng FYI và một số thuật ngữ thường dùng khác. Hy vọng nội dung trên sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo, bạn nhé!

Xem thêm:

• Tìm kiếm tài khoản Email của tôi là gì nhanh chóng và dễ dàng
• Email là gì? Hướng dẫn cách cài đặt và gửi email