Excel là gì? Excel quan trọng như thế nào?

Microsoft Excel là một trong những công cụ nằm trong bộ Microsoft Office, được rất nhiều người biết đến và sử dụng để phục vụ nhu cầu học tập, công việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết những thông tin cơ bản về vai trò, chức năng, các hàm, thành phần cơ bản trong excel là gì. 

Bài viết hôm nay, hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel và những điều cần biết nhé!

Excel là gì?

Excel là một trong những phần mềm quen thuộc với hầu hết mọi người cũng như mang đến những công dụng vô cùng hữu ích. Vậy bạn có biết chính xác Excel là gì hay không?

Excel là phần mềm bảng tính thuộc bộ công cụ Microsoft Office – tập hợp bộ phần mềm được sản xuất bởi gã khổng lồ công nghệ Microsoft nhằm phục vụ đối tượng học sinh, sinh viên và người đi làm. Excel có dạng trang tính hình thành từ các hàng và cột, phần giao nhau giữa 2 thành phần này gọi là ô.

Microsoft Excel là ứng dụng giúp người dùng quản lý dữ liệu, lập bảng tính và tính toán, thống kê số liệu nhanh và chuẩn xác.  Kể từ lần ra mắt phiên bản Excel 2003 vào 19/8/2003, Excel ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành một ứng dụng được tích hợp trong chương trình đào tạo tin học về văn phòng hiện nay. Cùng với đó là sự nâng cấp, cập nhật không ngừng các tính năng cho phần mềm từ Microsoft.

Bên cạnh Microsoft Excel bộ Microsoft Office còn bao gồm các phần mềm hữu ích khác như: Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Onedrive và Microsoft Teams. 

Vai trò quan trọng của Excel trong công việc và cuộc sống

Đến thời điểm hiện tại Excel nói riêng và bộ phần mềm Microsoft Office nói chung đều khẳng định vai trò quan trọng của mình. Excel hỗ trợ ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề, công việc khác nhau. Không chỉ giúp con người hoàn thiện công việc một cách nhanh, chính xác mà còn đơn giản hóa quy trình, lưu trữ thông tin an toàn hơn.

Dưới đây là vai trò của Excel được áp dụng thực tế trong các ngành nghề, có thể kể đến như:

• Kế toán: Lập các báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
• Ngân hàng: Thống kê, quản lý tình hình nhân sự, tài sản, báo cáo…
• Kỹ sư: Tính toán dữ liệu cho các công trình, dự án, so sánh tỉ lệ, xác suất…
• Giáo viên: Dạy học, lập bảng điểm, tính điểm cho học sinh cũng quản lý thông tin học sinh dễ dàng, tiện lợi…

Mỗi ngành nghề sử dụng Excel để hỗ trợ cho công việc khác nhau. Với việc nhận thức tầm quan trọng của phần mềm này, hầu hết các trường đều đưa Microsoft Excel vào chương trình dạy học cho học sinh cũng như nhiều chứng chỉ tin học văn phòng về Excel ra đời.

Do đó, Excel dường như đã trở thành một công cụ hỗ trợ hữu ích và không thể thiếu trong công việc và cuộc sống. Với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, Microsoft cũng không ngừng nâng cấp và bổ sung những tính năng mới mẻ giúp người dùng giải quyết nhanh chóng và dễ dàng các yêu cầu trên bảng tính hơn.

Những tính năng có thể thực hiện trong Excel là gì?

Để trở thành một ứng dụng hữu ích trong công việc và cuộc sống, Excel được trang bị đa dạng các chức năng. Vậy những tính năng người dùng có thể thực hiện trong Excel là gì? Dưới đây là những tính năng phổ biến thường được sử dụng:

• Nhập, lưu trữ thông tin, dữ liệu: Một bảng tính Excel gồm hơn 4 triệu ô, ở đây người dùng có thể thoải mái nhập liệu và dữ liệu thông tin vào các trang tính. Khi chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu, chỉ cần mở file đã lưu và tiếp tục sử dụng.

• Xử lý thông tin với các công thức: Trang hỗ trợ Microsoft cho biết, tính đến năm 2022, phần mềm Excel đã tích hợp lên đến 483 hàm. Các hàm này chính là các lệnh hay công thức tính toán đã được lập trình sẵn. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu vào trang tính và sử dụng công thức thích hợp, bảng tích sẽ hỗ trợ việc tính toán, xử lý vô cùng nhanh chóng và chính xác.
• Chuyển đổi thông tin thành biểu đồ: Từ những số liệu người dùng nhập vào bảng tính Excel sẽ giúp bạn chuyển đổi để vẽ biểu đồ biểu hiện các thông số đó. Từ đó giúp bạn có thể dễ dàng so sánh, đánh giá các số liệu trực quan hơn.

• Tạo và liên kết dữ liệu giữa các bảng tính: Microsoft Excel cho phép tạo, liên kết các bảng tính với nhau giúp người dùng có thể liên kết các nguồn dữ liệu đó với nhau chặt chẽ hơn.
• Bảo mật thông tin, dữ liệu: Một tính năng hữu ích nữa đó là tính năng bảo mật thông, tin dữ liệu khi nhập vào trang tính. Người dùng hoàn toàn có thể thiết lập mật khẩu hoặc xuất file ở định dạng PDF để tránh người khác chỉnh sửa, thay đổi nội dung.

Những thông tin cần biết về Microsoft Excel 

1. Hàm trong Excel là gì? Giới thiệu các hàm cơ bản

Chắc hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc các công thức, hàm trong excel là gì, số lượng các hàm cũng như những hàm phổ biến hiện nay. Hàm hay công thức trong excel chính là các lệnh, phương trình thực hiện tính toán đã được lập trình sẵn trong bảng tính. Sử dụng hàm giúp việc tính toán các dữ liệu của người dùng trở nên nhanh chóng, thuận tiện cũng như độ chính xác tuyệt đối.

Nhìn chung, hàm có thể được phân chia thành các tổ hợp dựa trên mục đích như: hàm đếm và tính tổng (hàm COUNT, hàm SUM, hàm AVERAGE,…); hàm Logic (hàm IF, hàm OR, hàm AND,..); hàm tính thời gian (hàm DATE, hàm FIND, hàm YEAR, hàm MONTH,…); hàm tra cứu và tham chiếu (hàm VLOOKUP, hàm CHOOSE, hàm INDEX,..); hàm làm việc với chuỗi văn bản…

Cách nhập hàm vào bảng tính cũng rất đơn giản. Một hàm bao giờ cũng bắt đầu bằng đấu “=” hoặc “+” sau đó là hàm được sử dụng. Có thể thấy, mỗi hàm phục vụ nhiều mục đích khác nhau, dưới đây là một số hàm cơ bản, phổ biến được sử dụng thường xuyên nhất:

• Hàm SUM

Dùng để tính tổng các số liệu trong vùng dữ liệu được chọn hoặc các ô người dùng nhập vào công thức. Có hai cách dùng hàm Sum là =SUM(Num1, Num2, Num3,…, Num N) rồi nhấn Enter.hoặc =SUM(Num1:Num N) sau đó Enter.

• Hàm AVERAGE

Hàm này dùng tính trung bình cộng của dãy số hay các ô trong bảng dữ liệu. Hàm AVERAGE có công thức là =AVERAGE(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc =AVERAGE (Num 1: Num N) rồi nhấn Enter.

• Hàm MIN/MAX

Có tác dụng để tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của dãy số. Công thức của hàm này đó là =MIN(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc = MIN (Num1: Num N) rồi sau đó nhấn Enter.

• Hàm VLOOKUP

Đây là một hàm rất phổ biến nhằm để dò tìm một dữ liệu trong trang tính hoặc phạm vi dữ liệu theo hàng dọc. Kết quả trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng và ngược lại nếu phạm vi tìm kiếm là hàng ngang. Hàm này thường sử dụng khi tìm trên sản phẩm, số lượng, đơn giá… dựa trên mã sản phẩm, mã vạch…

Hàm VLOOKUP có công thức thể hiện như sau =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup). Trong đó:

• Lookup_value: giá trị cần dò tìm, người dùng có thể nhập thủ công hoặc tham chiếu đến ô trên bảng tính. 
• Table_array: Là bảng giới hạn hay phần giới hạn để dò tìm.
• Col_index_num: Số chỉ số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong phần giới hạn cần tìm tính, được từ trái sang phải.
• Range_lookup: Là 1 nếu yêu cầu dò tìm chính xác. Là 0 nếu  yêu cầu dò tìm tương đối với bảng giới hạn. Khi không điền thì Excel mặc định là 1.

Trên đây là một số hàm cơ bản thường được sử dụng trong Excel. Chắc chắn bạn đã biết được vai trò của những hàm này trong excel là gì để thuận tiện trong việc sử dụng hỗ trợ trong công việc của mình.

2. Những thành phần cấu tạo của một bảng tính trong Excel là gì?

Một bảng tính trong Excel bao gồm các thành phần chính dưới đây:

• Cột (Column):Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc, được đánh thứ tự bằng chữ cái từ A với tổng số cột là 16.384.
• Dòng (Rows): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang, được đánh thứ tự từ 1 cho đến 1.048.576 dòng.
• Ô (Cell): Là vùng giao của dòng và cột, xác định bởi một địa chỉ (ví dụ: B5).
• Vùng (Range): Vùng dữ liệu trong bảng tính sẽ có dạng Ô trên cùng bên trái:Ô dưới cùng bên phải (ví dụ: K5:M12)
• Trang tính (Worksheet): Hay gọi là Sheet, chính là nơi làm việc, lưu trữ dữ liệu, bao gồm 16.384 cột, 1084.576 dòng và lên đến hơn 4 triệu ô.

3. Các phiên bản nâng cấp của phần mềm Excel từ trước đến nay

Excel được phát triển bởi tập đoàn công nghệ đình đám của Mỹ – Microsoft. Kể từ khi ra đời cho đến nay, phần mềm Excel đã trải qua rất nhiều thay đổi về giao diện cũng như nâng cấp, cải tiến mạnh mẽ các tính năng. Hãy cùng Hoàng Hà Mobile điểm qua một số phiên bản nâng cấp của Excel từ trước đến nay:

• Phiên bản Excel 2003 ra mắt vào ngày 19/8/2003
• Phiên bản Excel 2007 ra mắt vào ngày 31/7/2007
• Phiên bản Excel 2010 ra mắt vào ngày 15/6/2012
• Phiên bản Excel 2013 ra mắt vào ngày 29/1/2013
• Phiên bản Excel 2016 ra mắt vào ngày 22/9/2015
• Phiên bản Excel 2019 ra mắt vào ngày 25/9/2019

Microsoft Excel nói riêng và Microsoft Office nói chung, để sử dụng, bạn cần phải trả phí để mua bộ công cụ này. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều hướng dẫn tải phần mềm Excel miễn phí hoặc ít tốn chi phí hơn. Bạn có thể tham khảo nhữ

Điểm khác biệt giữa Microsoft Excel và Google Sheet

Là một công cụ miễn phí hữu ích của Google, Google Sheet có nhiều tính năng tương đồng với Microsoft Excel. Tuy nhiên mỗi công cụ sẽ có những điểm nổi bật riêng cũng như phù hợp với nhóm đối tượng riêng.

Là phần mềm chuyên dụng nên Microsoft Excel được trang bị đầy đủ, đa dạng các hàm, biểu đồ hơn so với Google Sheet. Do đó, Excel sẽ đáp ứng tốt nhu cầu xử lý dữ liệu, thông tin lớn và  phù hợp với những công việc đậm tính cá nhân, độc lập. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cũng là điểm mạnh của công cụ này.

Trong khi đó Google Sheet sẽ thích hợp với những yêu cầu công việc không quá phức tạp. Bên cạnh đó, là một trang tính trực tuyến nên cho phép chia sẻ để nhiều người cùng tham gia soạn thảo và chỉnh sửa. Ngoài ra, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí với tất cả người dùng.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo những bài viết dưới đây liên quan đến Excel của Hoàng Hà Mobile:

• Học Excel cơ bản từ A-Z cực chi tiết, dễ hiểu dành cho người mới
• Tự học Excel: Các phương pháp dễ dàng và hiệu quả
• Các hàm excel cơ bản mà bạn cần nắm rõ

Như vậy, bài viết trên đây của Hoàng Hà Mobile đã giúp bạn hiểu rõ Excel là gì, tầm quan trọng của nó trong công việc, cuộc sống cũng như giải đáp tất tần tật những thông tin như hàm, công thức, thành phần trong excel là gì. Hy vọng, bạn đã có thêm những thông tin mới mẻ và bổ ích. Đừng quên theo dõi chúng tôi tại trang Tin tức – Hoàng Hà Mobile để cập nhật những bài viết cực hay khác.

Xem thêm: Có nên nâng cấp từ Huawei band 7 lên Huawei band 8?