Có lẽ trong thời đại công nghệ số hiện nay, chúng ta đã quá quen thuộc với email là gì. Đây là phương thức liên lạc phổ biến có thể sử dụng cho các tương tác cá nhân và trong công việc. Hãy cùng khám phá về email cũng như hướng dẫn sử dụng của công cụ này nhé.
Email là gì?
Email là tên gọi khác của thư điện tử (Electronic Mail). Đó là một phương pháp gửi thông tin từ thiết bị này sang thiết bị khác. Người gửi chỉ cần sử dụng đường truyền Internet để gửi. Họ thậm chí có thể gửi các tệp như hình ảnh, video và tệp âm thanh trong email. Email là phương tiện liên lạc quan trọng nhất và được sử dụng rộng rãi trên internet. Công cụ này sở hữu hơn 2,6 tỷ người dùng đang hoạt động. Hiện có hơn 4,6 tỷ tài khoản email đang hoạt động. Email đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, thương mại.
Nếu đã hiểu được email là gì, hãy cùng nhau ngược dòng thời gian để tìm hiểu lịch sử của nó. Trở lại những năm 1970, mọi người liên lạc chủ yếu qua thư từ và điện tín. Phương thức này mất nhiều thời gian để thư từ đến đích. Nhưng sau đó, giao tiếp điện tử xuất hiện, cách mạng hóa cách mọi người giao tiếp với nhau. Hình thức liên lạc mới này ngày nay chúng ta gọi là “Email”.
Ray Tomlinson được công nhận rộng rãi là cha đẻ của email. Năm 1971, ông ấy đã gửi email đầu tiên giữa hai hệ thống máy tính trên ARPANET. Từ đó trở đi, hệ thống email ngày càng phổ biến, nhanh chóng thay thế thư truyền thống trong nhiều trường hợp.
Giao thức sử dụng email là gì?
Email dựa trên ba giao thức. Nó bao gồm Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), Post Office Protocol 3 (POP3) và Internet Message Access Protocol (IMAP). Mỗi giao thức có những đặc điểm khác nhau, trong đó:
- SMTP, viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol là một giao thức email gửi đi. Giao thức email gửi đi quản lý việc gửi email từ máy chủ đến máy khách. Máy chủ có thể sử dụng các giao thức này để kiểm soát cách định tuyến email, đảm bảo thư đến đúng giờ và theo dõi mọi lỗi trong quá trình gửi. SMTP đảm bảo rằng tin nhắn được truyền trực tiếp từ người gửi đến máy chủ.
- IMAP, viết tắt của Internet Message Access Protocol là một giao thức email gửi đến. IMAP giữ email của bạn trên máy chủ theo mặc định và chỉ lưu trữ các bản sao tham chiếu nhỏ của chúng trên thiết bị của bạn. Tính năng này đồng bộ hóa email của bạn trong mọi thư mục trên tất cả các máy tính được liên kết với tài khoản. Từ đó, nó cho phép bạn truy cập tin nhắn của mình qua nhiều thiết bị.
- POP3, viết tắt của Post Office Protocol 3, là giao thức email gửi đến. Giao thức gửi đến cho phép thiết bị truy xuất thư email từ máy chủ. Ví dụ: nếu máy tính của bạn hỗ trợ POP3, bạn có thể tải email xuống máy cục bộ của mình từ máy chủ. Giao thức này lưu trữ các email trong thư mục hộp thư đến trên thiết bị của bạn. Với POP3, bạn có thể xem các email hiện có của mình mà không cần kết nối internet.
Cách gửi email ra sao?
Dù cách sử dụng email tưởng chừng như đơn giản, nhưng nhiều bạn vẫn chưa khám phá hết cách gửi email là gì? Nếu bạn chưa tỏ tường, hãy xem hướng dẫn dưới đây nhé. Ở đây chúng tôi sẽ đề cập đến cách gửi email trên 2 nền tảng phổ biến nhất là Gmail và Outlook.
Cách gửi email qua Gmail là gì?
Gmail không còn là công cụ lạ lẫm với nhiều người. Đây là dịch vụ email do Google cung cấp, hoàn toàn miễn phí và chạy trên đa thiết bị. Dưới đây là cách gửi Gmail.
Bước 1: Truy cập https://www.gmail.com/ bằng trình duyệt web trên máy tính của bạn. Thao tác này sẽ mở hộp thư đến Gmail của bạn nếu bạn đã đăng nhập. Nhập địa chỉ email và mật khẩu khi được nhắc để đăng nhập vào tài khoản.
Bước 2: Click vào biểu tượng “dấu cộng” phía bên trái để tạo email mới. Nó nằm ở phía trên bên trái hộp thư đến Gmail. Làm như vậy sẽ mở ra cửa sổ “Tin nhắn mới” ở góc dưới bên phải của trang. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Gmail cũ, thay vào đó, bạn sẽ nhấp vào chữ Compose.
Bước 3: Trong phần gửi email, bạn nhập địa chỉ email của người nhận tại ô “To”. Nhấp vào liên kết cc và bcc ở phía ngoài cùng bên phải “To”, sau đó nhập địa chỉ email vào trường “Cc ” hoặc “Bcc” tương ứng. Nhập chủ đề email mô tả nội dung chính của email bằng một vài từ. Trong hộp văn bản lớn, hãy nhập bất cứ điều gì bạn muốn cho thông điệp email là gì.
Bước 4: Định dạng cho văn bản (ví dụ: in đậm, in nghiêng hoặc dấu đầu dòng). Ví dụ: để in đậm một phần văn bản, bạn sẽ đánh dấu văn bản đó rồi nhấp vào B ở cuối email. Ngoài ra, bạn có thể đính kèm tập tin bằng cách nhấp vào biểu tượng kẹp giấy. Cuối cùng là nhấp vào Send để gửi đi.
Cách gửi email qua Outlook là gì?
Khi bạn tạo thư mới trong Outlook, địa chỉ email bạn đã sử dụng để đăng nhập sẽ xuất hiện trong trường From. Bạn có thể chỉnh sửa địa chỉ email gửi trong mục này nếu bạn muốn. Các bước để gửi email bằng Outlook cụ thể như dưới đây.
Bước 1: Mở Outlook. Từ Ribbon, nhấp vào Email mới hoặc nhấn Ctrl + N trên bàn phím. Một hộp email trống mới sẽ xuất hiện. Bạn cần điền chi tiết các thành phần email là gì.
Bước 2: Trong trường From, hãy nhập địa chỉ email người gửi qua Other Email Address. Bạn cũng có thể sử dụng nguyên trạng email mà bạn đã dùng đăng nhập. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập thêm địa chỉ vào ô Cc hoặc Bcc.
Bước 3: Di chuyển con trỏ đến trường Title và thêm chủ đề phù hợp vào email. Bây giờ hãy di chuyển con trỏ vào vùng tin nhắn của email. Sau đó, bắt đầu nhập nội dung chính email là gì. Hãy cẩn thận đọc lại nội dunh và kiểm tra ngữ pháp cũng như bất kỳ vấn đề chính tả. Nhấn F7 để thực hiện kiểm tra chính tả. Ngoài ra, bạn có thể đính kèm tập tin đi kèm.
Bước 4: Khi bạn hài lòng với tin nhắn, hãy nhấp vào nút Send. Tin nhắn bây giờ sẽ được gửi và sẽ xuất hiện trong thư mục Sent Items của bạn.
Xin chúc mừng, bây giờ bạn đã gửi email bằng Outlook thành công. Người nhận sẽ sớm nhận được email của bạn và có thể trả lời khi cần.
Cách tùy chỉnh một số cài đặt trên Gmail
Đôi khi, bạn có thể muốn thực hiện các điều chỉnh về giao diện hoặc hoạt động của email. Ví dụ: bạn có thể tạo chữ ký hoặc thư trả lời tự động, chỉnh sửa nhãn hoặc thay đổi chủ đề. Bạn phải truy cập mục Settings của Gmail để tùy chỉnh chúng. Hãy cùng tìm hiểu về cài đặt email là gì, và cách tùy chỉnh cài đặt ra sao nhé.
Phân loại nhãn email bằng màu
Gắn màu cho nhãn là một cách tuyệt vời để phân loại email là gì, theo nhóm nào. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo nhãn cho từng khách hàng và chỉ định các màu khác nhau (xanh dương, đỏ, xanh lục) dựa trên lĩnh vực kinh doanh. Để thêm nhãn email, bạn:
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải. Chọn “See all settings” từ menu thả xuống.
Bước 2: Chọn tab “Label”. Bây giờ bạn có thể tạo nhãn mới hoặc chọn nhãn hiện có để sửa đổi. Đặt tên cho nhãn, chẳng hạn như “Khách hàng A” hoặc “Khách hàng B”. Ngoài việc chỉ tạo nhãn, bạn còn có thể tùy chỉnh vị trí của nó. Ví dụ: bạn có thể chọn nhãn này sẽ xuất hiện ở bên trái hay bên phải của trang.
Bước 3: Trong thanh bên trái của Google Mail, di chuột qua nhãn bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống > Label color. Từ bảng màu, nhấp vào màu bạn muốn áp dụng cho nhãn email là gì. Để có thêm tùy chọn màu hoặc thay đổi màu văn bản nhãn, hãy nhấp vào “Add custom color”.
Ngoài tạo màu cho nhãn, bạn có thể tạo thông báo tùy chỉnh cho từng nhãn để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì khi chúng được cập nhật (email mới).
Thu hồi email đã gửi
Kể từ năm 2015, Gmail đã cho phép người dùng thu hồi thư gửi nhầm trong vòng 30 giây sau khi họ nhấp vào Send. Không cần quan trọng nội dung email là gì, chỉ cần nhấp vào Redo và bạn sẽ hồi lại được email của mình. Đảm bảo không nhấp vào xem email vừa gửi, như vậy lệnh Redo sẽ vô hiệu. Để cài đặt thu hồi mail đã gửi, bạn:
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Settings (bánh răng). Từ đó, nhấp vào nút See all settings.
Bước 2: Khi vào Settings, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn Redo trong tab General. Đi đến menu Redo để chọn khoảng thời gian hủy mong muốn. Hệ thống sẽ cho bạn mốc hoãn là 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Sau đó, bạn Save Changes.
Bước 3: Hãy thử nghiệm tính năng đã được kích hoạt hay chưa. Khi gửi, bạn sẽ thấy thông báo “Message sent” ở góc dưới bên trái màn hình. Ở bên phải của văn bản, nếu bạn thấy nút “Redo” là bạn đã thành công.
Chế độ gửi email bảo mật
Gmail thường bị đặt dấu chấm hỏi về khả năng bảo mật. Tuy nhiên, ít người biết được Gmail còn bao gồm một tính năng giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm. Vậy tính năng ưu việt đó của email là gì? Nó được gọi là Confidential Mode. Với Confidential Mode, bạn có thể đặt thời gian bảo mật và mật khẩu cho email. Thậm chí bạn còn được phép thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào bạn chọn.
Khi người nhận nhận được một tin nhắn bảo mật, họ không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải tin nhắn xuống. Lưu ý đây không phải là giải pháp thay thế 1:1 cho mã hóa. Dù vậy, nó vẫn dễ sử dụng hơn nhiều so với các tùy chọn mã hóa có trong Thunderbird. Cách bảo mật email đã gửi như sau.
Bước 1: Mở trình duyệt web của bạn, truy cập Gmail và đăng nhập. Sau đó, cần nhập đầy đủ nội dung email là gì để gửi.
Bước 2: Sau khi bạn soạn email xong, hãy nhấp vào biểu tượng đồng hồ ở góc dưới cùng bên phải. Trong cửa sổ bật lên, hãy thiết lập thời hạn bảo mật email. Nếu bạn muốn thêm mật mã, hãy nhấp vào SMS passcode và nhấn lưu.
Bước 3: Quay lại cửa sổ soạn email và nhấn Send.
Cách tùy chỉnh một số cài đặt trên Outlook
Outlook sẽ có những cài đặt khác hẳn Gmail. Outlook có những tính năng đi kèm tiên tiến và đa dạng hơn cho công việc. Đó là lý do Outlook được doanh nghiệp ưa chuộng hơn. Hãy cùng tìm hiểu một số cài đặt phổ biến Outlook email là gì nhé.
Tạo quy tắc Outlook để tự động sắp xếp email
Khi nói đến quản lý email, càng ít nỗ lực thủ công thì càng tốt. Và đây là lúc các quy tắc của Outlook phát huy tác dụng. Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc trong Outlook để tự động sắp xếp các email đến vào thư mục thích hợp. Nếu muốn tìm hiểu quy tắc tự động sắp xếp email là gì, hãy làm theo các quy trình ở đây.
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng “…” ở bên phải, sau đó chọn “Rules” và “Manage rules” ở mở ô cài đặt. Bạn có thể click vào “Add new rule” để thêm quy tắc mới.
Bước 2: Trong cửa sổ Rules, bạn có nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh:
- Name your rule. Đặt cho quy tắc của bạn một cái tên rõ ràng và ngắn gọn. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng hiểu quy tắc email là gì.
- Add a condition. Chọn tiêu chí mà email phải đáp ứng để quy tắc có thể chạy. Bạn thậm chí có thể lọc theo từ khóa có trong các khu vực cụ thể (ví dụ: chủ đề hoặc nội dung).
- Add an action. Cho biết điều gì sẽ xảy ra với email nếu nó đáp ứng điều kiện đã chỉ định. Outlook cung cấp ba danh mục hành động chính: Sắp xếp, Đánh dấu và Định tuyến.
- Add an exception (optional). Tương tự như việc thêm một điều kiện, bạn có thể chỉ ra các tiêu chí cụ thể mà email phải đáp ứng để được loại trừ khỏi quá trình sắp xếp tự động.
Nếu bạn đã tạo nhiều quy tắc, bạn cũng có thể chọn Stop processing more rules để yêu cầu Outlook bỏ qua các quy tắc tiếp theo. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn Run rule now > Save.
Cài đặt lịch làm việc trên Outlook
Lịch của bạn được tích hợp với Mail, People và các tính năng khác của Outlook. Sử dụng Setting để thay đổi giao diện mặc định và các cài đặt khác cho lịch của bạn. Để tùy chỉnh, bạn vào File > Options > Calendar.
Trong đó:
- Work Time. Đây là mục hiển thị ngày làm việc và tuần làm việc trên email là gì. Bạn có thể điều chỉnh thời gian bắt đầu, kết thúc của các ngày làm việc. Đồng thời bạn có thể chọn ngày làm việc trong tuần và thay đổi ngày đầu tuần và tuần đầu tiên của năm.
- Calendar Options. Nhóm này chứa các cài đặt để thay đổi một số tùy chọn lịch mặc định. Bạn có thể điều chỉnh thời gian cho lời nhắc trên email là gì. Đồng thời nó giúp kiểm soát xem người tham dự cuộc họp có thể đề xuất thời gian họp mới hay không và đặt phản hồi lời mời họp mặc định.
- Display Options. Danh mục này cho phép bạn kiểm soát cách lịch của bạn hiển thị. Bạn có thể thay đổi màu lịch, chuyển đổi số tuần trong chế độ xem. Đồng thời nó hiển thị các cuộc hẹn miễn phí trong chế độ xem.
- Time Zones. Mục này là mục cài đặt và gắn nhãn múi giờ cũng như thêm múi giờ thứ hai.
- Scheduling Assistant. Nó cho phép bạn chuyển đổi chi tiết lịch trong ScreenTip và trong lưới lập lịch trình.
- Automatic Accept or Decline. Các tùy chọn này cho phép bạn chọn tự động chấp nhận các yêu cầu họp và thiết lập khác.
- Weather. Mục này hiển thị dự báo thời tiết trong lịch ở dạng Fahrenheit hay độ C.
Cài đặt trả lời tự động trên Outlook
Nếu bạn không thể túc trực email vì nhiều lý do trong một khoảng thời gian, việc đặt trả lời tự động “vắng mặt” cho email sẽ rất hữu ích. Những câu trả lời tự động này cho phép những người gửi biết bạn không thể phản hồi. Dưới đây là cách thiết lập trả lời tự động trong ứng dụng Microsoft Outlook.
Bước 1: Mở Outlook, truy cập File > Automatic Replies > Send automatic replies. Bạn có thể tìm thấy mục File ở góc trên bên trái ứng dụng.
Bước 2: Trong ô nội dung, nhập phản hồi tự động mà bạn muốn gửi email là gì khi bạn vắng mặt tại văn phòng. Tại ô “Only send during this time range”, bạn có thể tùy ý đặt phạm vi ngày cho các câu trả lời tự động. Thao tác này sẽ chỉ gửi trả lời tự động vào ngày và giờ bạn cài đặt. Nếu không, bạn sẽ phải tắt tính năng trả lời tự động theo cách thủ công.
Bước 3: Nhấn vào nút OK để lưu các thay đổi cài đặt.
Bây giờ, bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ nhận được thư trả lời tự động mà bạn đã thiết lập.
Kết luận
Chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu email là gì cùng với cách sử dụng email ra sao. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ hữu ích cho bạn trong giao tiếp công việc và hàng ngày nhé. Đừng quên khám phá thêm các mẹo hữu ích khác khi sử dụng email của Hoàng Hà Mobile tại đây.
