Cần chuyển bảng dữ liệu từ Word sang Excel nhưng lo ngại lỗi định dạng, vỡ cấu trúc và phải làm lại từ đầu? Đừng lo, bạn không cần phải copy và chỉnh sửa thủ công tốn thời gian nữa.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 7 cách chuyển Word sang Excel nhanh nhất, đảm bảo giữ nguyên định dạng 100%, từ các thủ thuật offline ngay trên máy tính đến các công cụ online miễn phí mạnh mẽ. Cùng khám phá ngay!
Lợi ích khi chuyển Word sang Excel
Word vốn dĩ được dùng chủ yếu để trình bày nội dung dạng văn bản, ghi chú, soạn thảo báo cáo, biên bản hoặc tài liệu mô tả. Trong khi đó, Excel lại mạnh mẽ hơn với khả năng xử lý bảng biểu, hỗ trợ công thức, định dạng tự động, phân tích và tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng. Khi cần thao tác với dữ liệu dạng bảng đã có sẵn trong Word, việc chuyển đổi sang Excel sẽ mở ra nhiều lựa chọn tối ưu hơn trong việc tính toán, sắp xếp, lọc dữ liệu hoặc trực quan hóa thông tin bằng biểu đồ.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi file còn giảm thiểu đáng kể nguy cơ sai sót so với cách nhập tay từng dòng dữ liệu – một phương pháp thủ công vốn tốn thời gian, thiếu hiệu quả và dễ gây nhầm lẫn. Khi bảng biểu trong Word được chuyển nguyên vẹn sang Excel, người dùng không chỉ tiết kiệm công sức mà còn bảo toàn được bố cục, thứ tự, kiểu định dạng ban đầu.
Không chỉ giới hạn trong môi trường có kết nối mạng, việc chuyển dữ liệu Word sang Excel còn có thể thực hiện bằng phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, người dùng có thể chọn lựa phương án chuyển đổi phù hợp mà không lo gián đoạn công việc.
Các chuyển Word sang Excel đơn giản, nhanh chóng
Ngay sau đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn cho bạn cách chuyển đổi file thực hiện trực tiếp bằng các các tính năng sẵn có trên máy tính, không cần cài đặt phần mềm bên ngoài hay sử dụng công cụ trực tuyến. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu mọi lúc, kể cả khi không có kết nối Internet, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cho thông tin.
Sử dụng tính năng Paste Special
Một trong những phương pháp hiệu quả và dễ thực hiện nhất chính là sử dụng tính năng Paste Special có sẵn trên hệ điều hành Windows và macOS. Công cụ này cho phép người dùng dán nội dung được sao chép từ Word vào Excel dưới dạng HTML, giúp bảo toàn bố cục bảng, định dạng chữ và cấu trúc dữ liệu một cách chính xác mà không cần đến phần mềm hỗ trợ bên ngoài hay mạng Internet.
Bước 1: Mở tệp Word chứa nội dung bạn cần chuyển đổi. Sau đó, bôi đen và sao chép đoạn văn bản hoặc bảng biểu muốn chuyển sang Excel.
Bước 2: Truy cập ứng dụng Excel trên MacBook của bạn. Tại ô cần dán nội dung, nhấn chuột phải (hoặc sử dụng tổ hợp phím điều khiển), sau đó chọn Paste Special từ danh sách hiện ra để thực hiện chuyển Word sang Excel.
Bước 3: Trong cửa sổ tùy chọn, chọn mục HTML để đảm bảo giữ nguyên định dạng như trong Word. Tiếp theo, nhấn OK để dán nội dung.
Bước 4: Vậy là bạn đã hoàn tất việc chuyển đổi. Dữ liệu từ Word sẽ được hiển thị trong Excel đúng định dạng bảng ban đầu, giúp bạn dễ dàng tiếp tục xử lý.
Sử dụng Text to Columns để tách cột dữ liệu
Đây là phương pháp cực kỳ hiệu quả khi dữ liệu trong Word của bạn không ở dạng bảng mà được phân tách bằng các ký tự nhất định (như dấu phẩy, dấu tab, khoảng trắng). Text to Columns là một công cụ có sẵn trong Excel giúp bạn phân chia dữ liệu này vào các cột một cách chính xác.
Bước 1: Sao chép (Copy) toàn bộ dữ liệu từ file Word.
Bước 2: Mở Excel và dán (Paste) dữ liệu vào một ô duy nhất (ví dụ: A1). Lúc này, toàn bộ dữ liệu của mỗi dòng sẽ nằm gọn trong một ô.
Bước 3: Chọn toàn bộ cột chứa dữ liệu vừa dán. Trên thanh menu, vào tab Data và chọn Text to Columns.
Bước 4: Hộp thoại “Convert Text to Columns Wizard” sẽ hiện ra.
- Chọn Delimited nếu dữ liệu được ngăn cách bằng các ký tự như dấu phẩy, tab. Sau đó nhấn Next.
- Tick vào loại ký tự phân tách (Delimiter) tương ứng (ví dụ: Tab, Comma). Bạn có thể xem trước dữ liệu được chia cột ở khung bên dưới. Nhấn Next.
Bước 5: Chọn định dạng cho các cột dữ liệu (thường để General) và nhấn Finish. Dữ liệu của bạn sẽ được tự động chia thành các cột ngay ngắn.
Lưu theo định dạng Import
Khác với thao tác sao chép dán thông thường, cách chuyển Word sang Excel này giúp đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu, đặc biệt với các tệp văn bản dài hoặc nhiều nội dung lặp lại. Bên cạnh đó, quá trình thực hiện hoàn toàn không yêu cầu cài đặt phần mềm bổ sung, cũng như không phụ thuộc vào kết nối Internet, rất phù hợp trong môi trường làm việc ngoại tuyến hoặc cần đảm bảo bảo mật thông tin.
Bước 1: Mở tệp Word chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Trên thanh Menu, chọn tab File.
Bước 2: Tiếp tục nhấn Save as, sau đó chọn Browse để chọn vị trí lưu tệp.
Bước 3: Tại hộp thoại hiện ra, ở mục Save as type, chọn định dạng Plain Text (.txt) rồi nhấn Save.
Bước 4: Cửa sổ File Conversion hiện ra, đánh dấu chọn vào mục Other encoding, sau đó chọn Unicode (UTF-8) và nhấn OK để hoàn tất quá trình lưu file.
Bước 5: Mở ứng dụng Excel, vào tab Data, chọn From Text/CSV.
Bước 6: Trong cửa sổ Import Data, chọn tệp vừa lưu ở định dạng Plain Text và nhấn Open.
Bước 7: Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, bạn nhấn Load để tải dữ liệu vào bảng tính Excel.
Các chuyển Word sang Excel bằng các công cụ online
Việc sử dụng các công cụ online là giải pháp tiện lợi dành cho những ai muốn xử lý nhanh dữ liệu mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp. Với ưu điểm dễ sử dụng, giao diện thân thiện và khả năng hoạt động trên mọi thiết bị có kết nối Internet, các công cụ trực tuyến giúp bạn chuyển đổi văn bản từ Word sang Excel chỉ trong vài bước.
Chuyển bằng Convertio
Với Convertio, bạn không cần phải lo lắng về việc mất định dạng sau khi chuyển đổi. Công cụ giúp giữ lại bố cục cơ bản của tài liệu Word khi chuyển sang bảng tính Excel, từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian chỉnh sửa thủ công. Đặc biệt, đây là nền tảng miễn phí cho các tệp có dung lượng vừa phải, rất phù hợp với người dùng văn phòng, học sinh – sinh viên.
Bước 1: Với cách chuyển file Word sang Excel này, bạn hãy truy cập địa chỉ Convertio trên trình duyệt bạn đang sử dụng như Cốc Cốc, Google Chrome, Microsoft Edge,… Sau đó, click vào nút Chọn Tệp tin để tải tài liệu Word cần chuyển đổi. Tại đây, bạn có thể chọn tệp từ máy tính hoặc chọn nguồn lưu trữ trực tuyến như Drive hay Dropbox.
Bước 2: Lựa chọn tệp mong muốn và click Open để đưa vào hệ thống.
Bước 3: Khi tệp đã tải xong, tại mục Đến, chọn nhóm Tài liệu, sau đó tiếp tục chọn định dạng XLS để chuyển sang Excel. Nhấn Chuyển Word sang Excel để bắt đầu quá trình.
Bước 4: Chờ vài giây để Convertio thực hiện chuyển đổi. Khi hoàn tất, bạn chỉ cần click vào Tải về để lưu tệp Excel về thiết bị.
Chuyển bằng smallpdf.com
Smallpdf.com nổi bật bởi khả năng xử lý file nhanh chóng, giao diện trực quan, tương thích tốt trên nhiều trình duyệt và hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau. Điểm đặc biệt của Smallpdf nằm ở việc kết hợp linh hoạt nhiều công cụ trên cùng một nền tảng. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ Word sang Excel chỉ bằng vài bước đơn giản thông qua giai đoạn trung gian là định dạng PDF.
Bước 1: Mở trình duyệt trên máy tính, truy cập vào trang web chính thức của Smallpdf tại địa chỉ smallpdf.com. Sau đó chọn mục Công cụ, tiếp tục nhấn chọn Word sang PDF.
Bước 2: Click vào nút CHỌN CÁC TỆP để chuyển Word sang Excel. Tại đây, bạn có thể chọn file Word từ máy tính hoặc liên kết với tài khoản Google Drive, Dropbox. Riêng tài khoản Pro mới có thể sử dụng trực tiếp tệp từ Smallpdf.
Bước 3: Lựa chọn tài liệu mong muốn và nhấn Open. Chờ vài giây để hệ thống tải lên và thực hiện chuyển đổi sang PDF.
Bước 4: Sau khi có file PDF, bạn nhấn Xuất dưới, sau đó chọn định dạng Excel (.xlsx) để tiếp tục quá trình chuyển đổi.
Bước 5: Tốc độ xử lý phụ thuộc vào kích thước file gốc. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần nhấn Tải file xuống để lưu file Excel về máy.
Chuyển bằng PDFmall.com
Với giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, PDFmall giúp người dùng dễ dàng thao tác dù không am hiểu công nghệ. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi bạn cần chuyển Word sang Excel bảng biểu, danh sách hoặc dữ liệu có cấu trúc để tiếp tục chỉnh sửa, tính toán hoặc phân tích.
Bước 1: Mở trình duyệt web trên máy tính, truy cập vào trang chủ của PDFmall.com, sau đó thay đổi ngôn ngữ giao diện sang tiếng Việt để dễ thao tác.
Bước 2: Nhấn chọn nút Select File, tiếp theo click From my computer để tải tài liệu từ máy tính. Nếu bạn có liên kết online của file Word, có thể dán trực tiếp vào ô URL để sử dụng.
Bước 3: Tìm và chọn tài liệu Word cần chuyển đổi, sau đó click Open để tải lên máy chủ PDFmall.
Bước 4: Khi quá trình tải lên hoàn tất, nhấn vào nút Chuyển đổi ngay để hệ thống bắt đầu chuyển đổi từ Word sang Excel. Cuối cùng, click biểu tượng mũi tên tải xuống để lưu tệp Excel về thiết bị.
Chuyển bằng Aspose
Aspose nổi bật bởi khả năng hoạt động ổn định, tốc độ xử lý nhanh và giao diện trực quan. Đây là nền tảng trực tuyến giúp chuyển đổi tài liệu Word thành bảng tính Excel dễ dàng mà vẫn đảm bảo định dạng rõ ràng, chính xác. Việc tích hợp Word và Excel không chỉ giúp kết nối dữ liệu hiệu quả mà còn mở ra nhiều cơ hội phân tích, tổng hợp, đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực kế toán, tài chính, hành chính văn phòng.
Bước 1: Truy cập vào trang web Aspose Word to Excel Converter bằng trình duyệt bất kỳ trên máy tính https://products.aspose.app/words/vi/conversion/word-to-excel để tiến hành chuyển Word sang Excel. Sau đó kéo và thả tệp Word vào vùng Drop or upload your file (hoặc click để chọn tài liệu từ thiết bị).
Bước 2: Tại giao diện chính, bạn có thể tùy chọn một số thiết lập chuyển đổi như định dạng Excel đầu ra, bố cục hoặc định dạng bảng dữ liệu. Và nhấn nút Convert để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 3: Chờ vài giây để hệ thống xử lý. Khi hoàn tất, bạn có thể click vào nút Download để tải file Excel về thiết bị hoặc chọn Email result nếu muốn nhận qua thư điện tử.
FAQ – Câu hỏi thường gặp khi chuyển Word sang Excel
Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, hãy tham khảo một số câu hỏi thường gặp dưới đây.
1. Làm thế nào để chuyển file Word đã scan (dạng ảnh) sang Excel?
Bạn cần sử dụng các công cụ online có hỗ trợ OCR (Nhận dạng ký tự quang học). OCR sẽ “đọc” văn bản và số liệu từ hình ảnh và chuyển chúng thành dữ liệu có thể chỉnh sửa. Trong các công cụ đã giới thiệu, Aspose là lựa chọn tốt hỗ trợ tính năng này.
2. Tại sao sau khi chuyển đổi, định dạng bảng bị lỗi?
Nguyên nhân thường do bảng trong file Word gốc có cấu trúc phức tạp (ô bị gộp, hình ảnh lồng vào bảng) hoặc bạn dùng khoảng trắng/tab để tạo cột thay vì dùng công cụ tạo bảng (Table) của Word. Lời khuyên: Hãy tối giản bảng trong Word trước khi chuyển đổi, đảm bảo mỗi dữ liệu nằm trong một ô riêng biệt.
3. Dùng công cụ online có an toàn cho dữ liệu không?
Hầu hết các trang web uy tín như Smallpdf, Aspose đều có chính sách bảo mật rõ ràng, cam kết tự động xóa file của bạn khỏi máy chủ sau một khoảng thời gian ngắn (thường là 1 giờ). Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối, bạn không nên tải lên các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm, cá nhân hoặc tài chính quan trọng.
4. Chuyển đổi file dung lượng lớn có được không?
Các công cụ online miễn phí thường có giới hạn về dung lượng file hoặc số lượt chuyển đổi mỗi ngày. Nếu bạn cần xử lý file lớn hoặc chuyển đổi hàng loạt, hãy cân nhắc sử dụng phiên bản Pro của các công cụ này hoặc dùng các phương pháp offline.
5. Làm gì khi dữ liệu sau chuyển đổi bị thừa khoảng trắng hoặc ký tự lạ?
Đây là lỗi phổ biến. Bạn có thể sử dụng các hàm trong Excel để “dọn dẹp” dữ liệu. Dùng hàm =TRIM(ô_dữ_liệu) để loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi. Dùng tính năng Find & Replace (Ctrl + H) để tìm và xóa các ký tự không mong muốn.
Kết luận
Việc chuyển Word sang Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình xử lý dữ liệu, đặc biệt khi cần tận dụng khả năng tính toán, sắp xếp và phân tích của Excel trên nền dữ liệu được tạo từ Word. Với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại và thao tác đơn giản, người dùng có thể dễ dàng thực hiện chuyển đổi mà vẫn giữ nguyên định dạng, tiết kiệm thời gian và công sức.
Xem thêm:
![Bảng giá iPhone mới và loạt ưu đãi khủng: Cập nhật mới nhất [2025]](https://hoanghamobile.com/tin-tuc/wp-content/uploads/2025/12/iPhone-13-768x402.jpg)
