Việc chuyển file Excel sang Word sẽ giúp mọi người thuận tiện chuyển đổi thông tin trong học tập, công việc. Thao tác này sẽ giúp mọi người trình bày tài liệu chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn. Đặc biệt là các bạn sinh viên hay nhân viên văn phòng cần phải nắm rõ thao tác chuyển dữ liệu này. Vậy cách chuyển tệp Excel sang Word có dễ thao tác không? Bài viết sau của Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn mọi người cách chuyển file nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên kiểu định dạng ban đầu.
Lợi ích khi chuyển file Excel sang Word
Thao tác chuyển file excel sang word đem lại khá nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể là:
Giữ nguyên giao diện và cấu trúc
Khi mọi người chuyển file Excel sang Word thì mọi người có thể bảo toàn giao diện và cấu trúc của các dữ liệu, bảng tính, biểu đồ trong file Excel. Thao tác này sẽ giúp mọi người trình bày các tài liệu cần thiết một cách đẹp mắt, rõ ràng hơn.
Tiết kiệm nhiều thời gian
Nếu bạn chỉ thực hiện sao chép và dán dữ liệu từ Excel qua Word thì chắc chắn bạn sẽ mất khá nhiều thời gian sửa lại kích thước, định dạng, vị trí của các dữ liệu trong file Word.
Bên cạnh đó, bạn sẽ gặp một số khó khăn khi cần cập nhật lại những dữ liệu bên trong file Word nếu như có sự thay đổi trong Excel. Nhưng nếu như mọi người thực hiện theo cách chuyển file Excel sang Word ở phần tiếp theo của bài viết thì bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian, công sức của mình.
Cập nhật dễ dàng
Lợi ích nổi bật khác của việc chuyển từ file excel sang file word đó là người dùng có thể tiến hành cập nhật dữ liệu dễ dàng trong Word nếu như có thông tin thay đổi trong tệp Excel.
Mọi người có thể thực hiện thiết lập trên Word tính năng tự động cập nhật các dữ liệu từ tệp Excel khi mở tệp Word. Hoặc bạn có thể chọn cách cập nhật thủ công bằng việc nhấp chuột phải vào dữ liệu trong tệp Word và chọn lệnh “Update Link”.
Tích hợp các tài liệu
Khi mọi người chuyển từ file Excel sang file Word thì mọi người có thể tích hợp tài liệu của mình theo cách thuận tiện hơn. Người dùng có thể kết hợp các dữ liệu từ Excel với những nội dung khác trong file Word như hình ảnh, video, văn bản, liên kết, âm thanh,… Bên cạnh đó, mọi người cũng có thể tạo ra các chú thích, tạo mục lục, tạo trích dẫn, tham khảo,…. cho tài liệu của mình trong Word.
Tổng hợp 5 cách chuyển file Excel sang Word nhanh chóng nhất
Sau đây là hướng dẫn cách chuyển từ file Excel sang Word mà mọi người có thể tham khảo qua:
Cách copy từ file Excel chuyển qua Word bằng Paste Special
Đây là cách chuyển dữ liệu từ file Excel sang Word mà giữ nguyên định dạng ban đầu và khá dễ thực hiện. Bạn cần làm theo ba bước như sau:
- Bước 1: Tại file Excel thì bạn bôi đen phần dữ liệu cần chuyển qua Word rồi thực hiện sao chép như bình thường.
- Bước 2: Bạn mở file Word lên, sau đó nhấp vào tab “Home” rồi chọn mục “Paste” và chọn “Paste Special”.
- Bước 3: Khi hộp thoại Paste Special xuất hiện thì bạn đánh dấu tích vào ô “Paste” và nhấp vào dòng “Microsoft Excel Worksheet Object”. Cuối cùng bạn nhấp vào “OK” là hoàn tất chuyển dữ liệu.
Lưu ý: Với cách chuyển dữ liệu này thì sau khi bạn đã sao chép dữ liệu qua Word mà bạn vẫn muốn sửa đoạn dữ liệu đó thì bạn hãy nhấp đúp chuột vào dữ liệu vừa sao chép. Sau đó thì bảng Excel sẽ được mở ra, bạn hãy sửa dữ liệu ngay tại bảng này. Khi đã sửa xong thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào vị trí ngẫu nhiên trên file Word là hoàn tất.
Cách copy từ file Excel chuyển qua Word bằng Paste Picture
Với cách chuyển dữ liệu này thì mọi người có thể chuyển sang định dạng ảnh để giữ cho dữ liệu được sao chép không bị đổi định dạng. Sau đây là các bước chuyển dữ liệu đơn giản:
- Bước 1: Ngay tại file Excel thì bạn sao chép dữ liệu cần chuyển sang Word.
- Bước 2: Sau đó bạn mở file Word lên rồi chọn vào tab “Home”, sau đó nhấp vào “Paste” và nhấp vào “Paste Picture” là hoàn tất.
Cách chuyển dữ liệu từ Excel qua Word bằng Copy as Picture
Cách sao chép và chuyển dữ liệu từ Excel sang Word này cũng có thao tác khá đơn giản theo 3 bước sau:
- Bước 1: Bạn tô chọn dữ liệu cần chuyển qua Word tại file Excel rồi chọn vào tab “Home”, chọn “Copy” và nhấp vào “Copy as Picture”.
- Bước 2: Sau đó có một hộp thoại “Copy Picture” xuất hiện, bạn cứ để nguyên định dạng giống hình dưới đây rồi nhấp vào “OK”.
- Bước 3: Bạn mở file Word rồi dán dữ liệu như bình thường.
Cách chuyển file Excel qua Word bằng AutoFit Word
Với những cách chuyển file Excel sang Word ở trên, nếu bạn chỉ dán dữ liệu theo cách bình thường thì đoạn dữ liệu có thể không vừa vặn với trang Word. Để sao chép và dán dữ liệu cho vừa trang giấy trong Word thì mọi người hãy làm theo 2 bước sau:
- Bước 1: Bạn vẫn thực hiện sao chép dữ liệu từ Excel và dùng tính năng Paste Special sang Word tương tự như những cách trên.
- Bước 2: Bạn nhấp vào bảng dữ liệu trên Excel vừa sao chép, xung quanh bảng sẽ xuất hiện những ô vuông nhỏ và trỏ chuột chuyển sang dấu cộng. Lúc đó thì bạn có thể thực hiện kéo kích thước bảng như ý muốn.
Cách chuyển file Excel sang Word bằng Convertio
Có một cách chuyển dữ liệu từ file Excel sang Word mà mọi người có thể tham khảo đó là dùng phần mềm trực tuyến. Cách sao chép và chuyển dữ liệu này sẽ được thực hiện bằng phần mềm Convertio, đồng thời cách này sẽ giữ nguyên định dạng của dữ liệu. Sau đây là bốn bước thực hiện:
- Bước 1: Bạn truy cập trang web: https://convertio.co/vn và nhấp vào “Chọn tập tin”.
- Bước 2: Bạn nhấp vào file Excel cần chuyển dữ liệu rồi nhấp vào “Open”.
- Bước 3: Tại ô “đến”, bạn hãy chọn “Tài liệu” rồi chọn “Doc”.
- Bước 4: Bạn hãy nhấp vào ô “Chuyển đổi” để bắt đầu chuyển định dạng file Excel sang Word. Sau khi chuyển đổi xong thì bạn có thể thực hiện tải xuống file theo cách thông thường.
Lưu ý khi chuyển file Excel sang Word
Khi chuyển dữ liệu từ file Excel sang Word, có một số điều bạn cần lưu ý để đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển đổi một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là vài lưu ý khi chuyển dữ liệu giữa hai phần mềm này:
Định dạng dữ liệu
Bạn cần kiểm tra dữ liệu trong Excel đã được định dạng một cách chính xác. Khi đó bạn chuyển dữ liệu sang word mới đảm bảo độ chính xác. Thao tác kiểm tra dữ liệu này khá quan trọng nếu bảng excel có các ô với các định dạng số, ngày tháng hay định dạng văn bản đặc biệt.
Sắp xếp – lọc dữ liệu
Trước khi chuyển dữ liệu, bạn cần xác định xem liệu bạn cần sắp xếp hoặc lọc dữ liệu trong Excel hay không. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển sang Word theo đúng thứ tự hoặc bộ lọc mong muốn.
Chọn đúng phạm vi
Chọn đúng phạm vi dữ liệu mà bạn muốn chuyển từ Excel sang Word. Điều này giúp tránh việc chuyển quá nhiều hoặc quá ít dữ liệu mà bạn muốn trình bày.
Kiểm tra trước khi lưu
Trước khi lưu tài liệu Word sau khi chuyển file excel sang word, bạn cần kiểm tra kỹ xem dữ liệu đã được chuyển đúng cách chưa. Điều này giúp tránh phát sinh những lỗi không mong muốn khi trình bày tài liệu hay in tài liệu.
Xem trước khi in hoặc chia sẻ tài liệu
Bạn hãy sử dụng tính năng xem trước trước khi in hoặc chia sẻ tài liệu. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng tài liệu được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và in ra bản in chất lượng nhất.
Kiểm tra định dạng và bố cục
Bạn cần kiểm tra xem sau khi chuyển dữ liệu từ file Excel qua word thì định dạng và bố cục của dữ liệu có phù hợp không. Bạn có thể điều chỉnh lại bằng các công cụ trong word để nó trông đẹp mắt và dễ đọc.
Tích hợp các hình ảnh và biểu đồ
Nếu có hình ảnh hoặc biểu đồ trong Excel, bạn cần đảm bảo rằng chúng được chuyển hoàn toàn qua word và không bị mất thông tin quan trọng. Điều này giúp cho dữ liệu trong word dễ đọc và dễ hình dung hơn.
Câu hỏi thường gặp về cách chuyển file Excel sang Word
Ngoài tìm hiểu cách chuyển dữ liệu từ file Excel sang Word ở trên, nhiều người còn đưa ra các thắc mắc liên quan như sau:
Có nên dùng phần mềm để sao chép bảng Excel sang Word không?
Việc sử dụng phần mềm để chuyển dữ liệu từ Excel sang Word sẽ giúp mọi người tiết kiệm kha khá thời gian. Đồng thời phần mềm có thể giúp bạn giảm đi những thao tác để sao chép bảng trong Excel qua Word. Nhưng bạn có thể gặp tình trạng lỗi định dạng nếu dùng cách này. Vì vậy, mọi người vẫn nên dùng thao tác thủ công để copy bảng Excel để dán sang Word với tính năng Paste Special.
Có cần chỉnh lại định dạng bên Word trước khi chuyển bảng Excel?
Với những cách chuyển file Excel sang Word đã được đề cập ở bài viết trên thì mọi người có thể sao chép bảng trong Excel sang file Word và vẫn giữ nguyên toàn bộ định dạng ban đầu.
Tính năng “Copy Picture” có cho phép người dùng chỉnh sửa không?
Với tính năng Copy Picture thì bạn có thể chuyển bảng dữ liệu Excel từ định dạng văn bản sang dạng hình ảnh nên người dùng không thể thực hiện chỉnh sửa thêm nữa.
Excel và Word khác phiên bản thì có chuyển được dữ liệu không?
Với những định dạng văn bản ở dạng cơ bản thì mọi người có thể chuyển dữ liệu giữa Word và Excel một cách dễ dàng. Nhưng trong một vài trường hợp thì ở những phiên bản Excel, Word cũ hơn sẽ không mở được các tài liệu soạn thảo ở các phiên bản gần đây và nó sẽ gặp phải lỗi định dạng.
Nội dung bài viết trên đã chia sẻ một số cách chuyển file Excel sang Word đơn giản và dễ hiểu cho mọi người tham khảo. Hy vọng mọi người có thể tổng hợp dữ liệu nhanh chóng với các thao tác trên và thực hiện thành thạo những tính năng trên hai phần mềm Excel và Word.
Tham khảo bài viết liên quan:
