Hiện nay, tuyển dụng qua hình thức rà soát hồ sơ xin việc online ngày càng phổ biến. Vì vậy, khi hiểu rõ cách viết Email xin việc một cách chuyên nghiệp, sẽ là lợi thế tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng. Cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu cách viết Email xin việc giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Email xin việc là gì?
Email xin việc là thư điện tử thể hiện những thông tin mà ứng viên gửi tới nhà tuyển dụng, qua đó bày tỏ sự quan tâm và mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc công ty đang tuyển dụng.
Thông qua Email xin việc, ứng viên có thể tóm tắt những thông tin cơ bản về lý do muốn làm việc tại công ty, nhấn mạnh các kinh nghiệm, kỹ năng nổi bật của mình. Email xin việc thường được đính kèm các tài liệu chi tiết mà nhà tuyển dụng yêu cầu: sơ yếu lý lịch, Cover Letter…
Tuy Email xin việc chỉ mang tính chất tóm tắt, nhưng khi hiểu rõ cách viết Email xin việc một cách chuyên nghiệp và đầy ấn tượng sẽ là bước khởi đầu tốt, giúp ứng viên tiến gần hơn đến vị trí đang ứng tuyển.
Email xin việc và Cover Letter có giống nhau?
Cover letter-CV (thư gửi kèm) là tài liệu thường được nhà tuyển dụng yêu cầu đính kèm trong hồ sơ xin việc của ứng viên. CV thể hiện các các thông tin cá nhân của ứng viên, cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và mong muốn vào vị trị đang được ứng tuyển.
Ứng viên có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa Email xin việc và CV bởi chúng đều đáp ứng cho nhu cầu ứng tuyển một vị trí cụ thể trong công ty: giới thiệu những thông tin cơ bản của ứng viên, kỹ năng, kinh nghiệm và lý do ứng tuyển vào vị trí đang được công ty tuyển dụng…
Mặc dù có nhiều điểm tương đồng giữa hai loại tài liệu này, nhưng Email xin việc và CV có mục đích, nội dung và cách sử dụng khác nhau, ứng viên cần hiểu rõ để tránh nhầm lẫn.
Email xin việc
Email xin việc là thư điện tử ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng để bày tỏ sự quan tâm và xin được xem xét cho vị trí công việc đang tuyển dụng. Cách viết Email xin việc thể hiện những thông tin tổng quan về bản thân, không cần các nội dung chi tiết về quá trình làm việc mà tập trung nhấn mạnh vào kỹ năng, kinh nghiệm và lý do phù hợp với vị trí đang được tuyển dụng.
Email xin việc thường được đính kèm với CV.
Cover Letter (CV)
Khác với Email xin việc, CV là tài liệu tổng hợp và chi tiết các nội dung về thông tin của ứng viên: hồ sơ cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, và các thành tựu mà ứng viên đã đạt được.
Thông qua CV, có thể nắm bắt được quá trình làm việc từ trước đến thời điểm hiện tại của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng có một cái nhìn tổng quát về khả năng cũng như đánh giá sơ bộ về năng lực ứng viên.
Nội dung CV thường không thay đổi nhiều khi ứng tuyển vào các vị trí khác nhau, mà chỉ bổ sung, điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của vị trí đang ứng tuyển.
CV sẽ được gửi đến nhà tuyển dụng sau khi Email xin việc được nhận phản hồi quan tâm từ nhà tuyển dụng.
Tóm lại, Email xin việc là thư điện tử giúp ứng viên bày tỏ sự quan tâm và xin được xem xét cho vị trí công việc đang tuyển dụng. CV là tài liệu tổng hợp chi tiết về hồ sơ cá nhân, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên.
Các lỗi sai hay gặp phải khi viết Email xin việc
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi viết Email xin việc:
Dùng địa chỉ Email không chuyên nghiệp và quên chữ ký
Ứng viên sẽ dễ bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng khi sử dụng những địa chỉ Email không nghiêm túc (quá dễ thương, quá trẻ con…). Đây được xem là lỗi sai cơ bản khi gửi Email xin việc. Ứng viên nên sử dụng những địa chỉ Email thể hiện rõ họ tên hoặc kèm theo nghề nghiệp hiện tại. Qua đó, thể hiện được tính nghiêm túc cũng như sự cẩn thận của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng.
Bên cạnh đó, đừng quên tạo chữ ký khi gửi Email xin việc, cung cấp các thông tin liên hệ của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhìn thấy hơn.
Ghi sai tên nhà tuyển dụng
Nhiều ứng viên ứng tuyển vào nhiều vị trí với nhiều công ty khác nhau. Vì vậy, cần kiểm tra thật kĩ để tránh trường hợp gửi sai vị trí ứng tuyển, hoặc sai công ty. Cách viết Email xin việc mà ghi sai tên nhà tuyển dụng sẽ khiến ứng viên hoàn toàn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Sai chính tả
Việc gửi đi một Email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ khiến ứng viên để lại ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng. Để tránh những lỗi chính tả không đáng có, ứng viên cần đọc lại nhiều lần hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả để rà soát và chỉnh sửa các lỗi chính tả (nếu có). Bên cạnh đó, cần kiểm tra cấu trúc ngữ pháp đã rõ ràng và mạch lạc hay chưa, đặc biệt khi viết Email xin việc bằng tiếng anh, cần kiểm tra kỹ để đảm bảo Email gửi đi không mắc lỗi ngữ pháp cơ bản.
Sử dụng nguyên mẫu xin việc trên mạng
Hiên nay, rất nhiều ứng viên sao chép hoàn toàn mẫu Email xin việc trên mạng hoặc chỉ chỉnh sửa qua loa. Tuy việc lấy mẫu là tiền đề để viết một Email xin việc đúng và đủ cấu trúc, nhưng ứng viên chỉ nên tham khảo, không nên lạm dụng hoàn toàn vào đó sẽ không gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, ứng viên còn có rủi ro trùng lặp với những Email xin việc khác, nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên thiếu sự sáng tạo và thiếu sự quan tâm đến vị trí công việc đang ứng tuyển.
Tự tạo ra nội dung Email xin việc riêng của mình, tương thích với vị trí và công ty ứng tuyển, sẽ tạo được ấn tượng tốt và chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.
Cách viết Email xin việc đúng cấu trúc
Email xin việc thường tuân theo cấu trúc sáu phần cơ bản sau:
Tiêu đề: Tiêu đề Email ngắn gọn, thu hút và thể hiện mục đích của ứng viên.
Lời chào: Bắt đầu Email bằng một lời chào thân thiện và tùy chỉnh tên của người nhận.
Phần giới thiệu: Nêu rõ lý do gửi Email và hiện đang quan tâm đến vị trí công việc nào.
Nêu lý do và giá trị: Trình bày ngắn gọn lý do quan tâm và sự phù hợp với vị trí công việc. Làm nổi bật những kỹ năng, kinh nghiệm của bản thân sao cho phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Liên kết với công ty: Đưa ra lý do quan tâm đến công ty. Ví dụ như giá trị, sản phẩm/dịch vụ hoặc thành tựu mà công ty tạo ra.
Cam kết và kết luận: Bày tỏ sự mong đợi được nghe tin từ nhà tuyển dụng. Cung cấp thông tin liên hệ và kết thúc bằng lời chào thân thiện.
Nhớ rằng, Email xin việc nên được tùy chỉnh cho từng công ty và vị trí cụ thể, và nên được viết một cách chuyên nghiệp và truyền đạt sự tôn trọng đối với người nhận.
Cách viết Email xin việc nổi bật nhất trong mắt nhà tuyển dụng?
Bên cạnh đủ cấu trúc mà một Email xin việc yêu cầu, ứng viên cần biết cách tập trung nổi bật những yếu tố sau để Email xin việc của mình gây ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng:
Mở đầu ấn tượng: Cần chọn tiêu đề ngắn gọn, thể hiện mục đích một cách rõ ràng để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Nêu rõ mục tiêu: Trong phần giới thiệu, chỉ ra lý do viết Email và vị trí ứng tuyển để ngay lập tức nhấn mạnh mục tiêu ứng tuyển.
Nổi bật những kinh nghiệm, kỹ năng thế mạnh phù hợp: Trình bày một cách rõ ràng kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Tạo sự kết nối với với Công ty và nhà tuyển dụng: Đưa ra lý do cụ thể về việc quan tâm đến công ty và vị trí, qua đó thể hiện sự tìm hiểu và tinh thần chuyên nghiệp của ứng viên.
Rà soát kỹ lưỡng, đảm bảo thông tin chính xác: Trong Email xin việc cần chú ý đến chi tiết và rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin đầy đủ và gây ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.
Nắm rõ những lưu ý sau để biết cách viết Email xin việc ấn tượng
Trước khi viết một Email xin việc, ứng viên cần chuẩn bị một số thông tin và tài liệu để đảm bảo Email xin việc thể hiện sự chuyên nghiệp và ấn tượng, cụ thể:
Thông tin về vị trí công việc: Xác định rõ tên vị trí công việc đang ứng tuyển. Hiểu về mô tả công việc, yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho vị trí đó.
Thông tin về công ty: Tìm hiểu về công ty, giá trị, lĩnh vực hoạt động và văn hóa tổ chức. Nắm vững thông tin cơ bản về công ty để thể hiện sự quan tâm.
Kỹ năng và kinh nghiệm: Xem xét kỹ năng và kinh nghiệm có liên quan đến vị trí và công ty. Liệt kê những thành tựu nổi bật đã đạt được.
Tài liệu tham khảo: Nếu có, sẵn sàng tài liệu như CV hoặc hồ sơ cá nhân để tham khảo khi viết Email xin việc.
Tùy chỉnh cho mỗi công ty: Tạo ra một Email tùy chỉnh cho mỗi công ty, không sao chép dán nội dung giống nhau cho nhiều công ty.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin trên trước khi viết Email xin việc sẽ giúp ứng viên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Sau khi viết Email xin việc, cần kiểm tra những gì trước khi gửi đi?
Sau khi tham khảo cách viết Email xin việc và hoàn thành nó, ứng viên cần một lần nữa rà soát lại các thông tin để đảm bảo không mắc phải những lỗi không đáng có. Một số lưu ý mà ứng viên nên kiểm tra trước khi gửi đi:
Nội dung Email xin việc
Lỗi chính tả và ngữ pháp: Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong Email xin việc. Đặc biệt, không sử dụng các biểu tượng cảm xúc trong Email. Một Email với nhiều lỗi chính tả có thể làm giảm đi sự chuyên nghiệp của ứng viên.
Thông tin liên hệ: Đảm bảo rằng thông tin liên hệ như địa chỉ Email, số điện thoại và tên được viết chính xác. Nếu nhà tuyển dụng không thể liên hệ, có thể gây rắc rối và mất đi cơ hội của ứng viên.
Cover Letter: Nếu đã đính kèm CV, hãy đảm bảo rằng CV liên quan đến vị trí và chứa thông tin chi tiết về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Kiểm tra lại đã đính kèm đúng file CV cần gửi đi hay chưa.
Những lưu ý khác
Định dạng và trình bày: Kiểm tra định dạng, cỡ chữ, dấu cách và trình bày tổng thể để Email trông chuyên nghiệp và dễ đọc.
Kiểm tra thử: Trước khi gửi thật sự, hãy thử gửi cho chính mình hoặc một người khác để xem nó trông ra sao trên hộp thư đến.
Câu chấp thuận việc gửi: Trong trường hợp sử dụng một dịch vụ Email tự động gửi như “Send Later,” hãy đảm bảo rằng đã cài đặt đúng thời gian gửi và ngày gửi.
Kiểm tra lại một lần nữa: Sau khi đã hoàn thành tất cả các bước kiểm tra, đọc lại Email một lần nữa để đảm bảo rằng nó truyền đạt đúng thông điệp và không có lỗi nào.
Chú ý đến những chi tiết nhỏ này là cách viết Email xin việc chất lượng và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Kết luận
Như vậy, Hoàng Hà Mobile đã hướng dẫn bạn cách viết Email xin việc ấn tượng với nhà tuyển dụng. Cũng như việc phân biệt giữa Email xin việc và CV để tránh nhầm lần trong mục đích sử dụng. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp các ứng viên nắm rõ việc viết Email xin việc chuyên nghiệp và ghi điểm tốt hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Theo dõi ngay chúng tôi để không bỏ lỡ nhiều thông tin hữu ích nhé.
Xem thêm:
