Để người đọc dễ dàng nắm được các nội dung sẽ được trình bày trong văn bản, bạn nên tạo mục lục cho bài viết của mình. Điều này sẽ cực kỳ quan trọng đối với những ai đang làm bài luận, tiểu luận, đồ án hay viết sách, eBook… Vậy, làm sao để tạo mục lục trong các phiên bản Word hiện nay? Hãy cùng Hoàng Hà Mobile đến với bài viết dưới đây để tìm hiểu cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 đơn giản, dễ thực hiện nhất
Mục lục là gì? Phụ lục là gì? Mục lục và phụ lục khác nhau như thế nào?
Trước khi đến với cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa mục lục và phụ lục. Đây là hai thành phần quan trọng thường có trong những văn bản dài như sách, ebook, bài luận… nhưng lại thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau.
Mục lục
Mục lục (Table of Contents) là danh sách các mục hoặc tiêu đề chính của văn bản, tài liệu, thường đi kèm với số trang tương ứng. Thông qua mục lục, người đọc có thể dễ dàng nắm được các nội dung chính của văn bản, đồng thời tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Hiện nay, người dùng có thể dễ dàng tạo mục lục thông qua công cụ Microsoft Word.
Phụ lục
Khác với mục lục, phụ lục (Appendix) chứa các thông tin bổ sung hoặc mở rộng có liên quan đến nội dung chính trong văn bản, tài liệu. Nhờ có phụ lục mà người đọc có thể hiểu rõ hơn một số nội dung, biết được nguồn chính của tài liệu hoặc xem thêm một số bảng biểu, danh sách viết tắt, bản đồ liên quan…
Phân biệt mục lục và phụ lục
Cả phụ lục và mục lục đều được sử dụng trong những văn bản dài như bài luận, ebook, sách báo… Đồng thời, chúng còn giúp người đọc có thể hiểu rõ hơn về nội dung của văn bản. Tuy nhiên, mỗi thành phần sẽ có những điểm khác biệt mà bạn cần nắm rõ để tránh nhầm lẫn khi viết luận văn, đồ án, báo cáo kỹ thuật… hoặc những văn bản dài mang tính chất chuyên nghiệp, trang trọng.
| Mục lục | Phụ lục | |
| Nội dung | Chứa danh sách các đề mục, tiêu đề chính của văn bản. Là một phần trong nội dung chính của văn bản. | Chứa các thông tin bổ sung hoặc mở rộng cho nội dung chính của văn bản như biểu đồ, dữ liệu, bảng biểu, nguồn tham khảo… Không phải là nội dung chính của văn bản. |
| Mục đích | Giúp người đọc nắm rõ nội dung chính của văn bản, từ đó xác định số trang và đến vị trí chính xác để đọc một nội dung nào đó. | Giúp người đọc hiểu rõ hơn về một vấn đề nào đó được đề cập đến trong nội dung chính. |
| Vị trí | Thường được đặt ở đầu văn bản (hoặc cuối văn bản, nhưng trường hợp này thường ít hơn). | Thường được đặt ở cuối văn bản với mục đích bổ sung thông tin. |
Cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Vậy, tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 mang lại cho chúng ta những lợi ích gì? Làm cách nào để tạo mục lục trong các phiên bản Word này? Chúng ta sẽ tìm hiểu tại đây:
Lợi ích của việc áp dụng cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Tạo mục lục được hiểu là việc tạo nên danh sách các đề mục cho từng phần và số trang tương ứng của những nội dung chính trên văn bản. Thông qua mục lục, người đọc có thể dễ dàng nắm được những nội dung quan trọng được đề cập bên trong, đồng thời tìm kiếm các phần mình muốn đọc một cách thuận tiện, nhanh chóng nhất.
Tạo mục lục còn đặc biệt cần thiết đối với các dạng tài liệu dài, chứa nhiều nội dung và có rất nhiều số trang khiến người đọc gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin như bài luận văn, tiểu luận, ebook, sách, các điều khoản hợp đồng… Đồng thời, mục lục sẽ giúp văn bản của bạn trông chuyên nghiệp, đẹp mắt, gọn gàng và có sự thống nhất, logic hơn.
Hãy tham khảo phần tiếp theo của bài viết để đến với các bước chi tiết trong cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007.
Cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Để tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây được áp dụng chung cho hầu hết các nền tảng Word 2016, 2013, 2010 và 2007. Vậy nên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word trên, bạn đều có thể áp dụng chúng một cách dễ dàng trên máy tính của mình.
Chọn các nội dung, đề mục có trong mục lục
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần xác định các thành phần mà bạn muốn chúng có trong mục lục của văn bản. Những nội dung này thường bao gồm tiêu đề, phần, chương hay bất kỳ nội dung quan trọng nào nên xuất hiện trong mục lục để người dùng có thể dễ dàng tìm thấy và xem được.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn bấm chọn “References” trên thanh công cụ, sau đó click vào “Add Text” rồi chọn Level phù hợp với đề mục tương ứng. Trong ví dụ dưới đây, Hoàng Hà Mobile xác định các tiêu đề chính là mục I, II và III nên sẽ bấm chọn Level 1 cho chúng.
- Bước 3: Tiếp theo, các tiêu đề phụ gồm mục 1 và 2 sẽ được chọn định dạng level 2, còn những mục ở cấp độ nhỏ hơn tiêu đề phụ là a, b, c sẽ được gán cho level 3.
Lưu ý: Ngoài cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 được chia sẻ ở trên, bạn cũng có thể truy cập vào mục Tab Home để áp dụng các định dạng Heading Styles có sẵn tại đó. Tương tự với các bước chọn level, bạn sẽ chọn Heading 1 cho tiêu đề của toàn bài, Heading 2 cho tiêu đề chính, Heading 3 cho tiêu đề phụ cùng một vài định dạng Heading khác cho những tiêu đề con nhỏ hơn.
Sau khi xác định những đề mục sẽ có trong bài viết, bạn tiếp tục đến bước 2 – cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 tự động.
Cách tạo mục lục tự động trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007
Bước 1: Đầu tiên, bạn đặt con trỏ chuột vào chính xác vị trí bạn muốn mục lục bài viết xuất hiện tại đó. Hiện nay, mọi người thường đặt mục lục ở trang đầu hoặc trang cuối của toàn bộ văn bản.
Bước 2: Tiếp theo, vẫn tại tab “References”, bạn bấm chọn “Table of Contents”. Sau thao tác đó, trên màn hình sẽ hiển thị một hộp thoại và bạn sẽ có 2 tùy chọn tạo mục lục chính, bao gồm:
- Sử dụng các mẫu có sẵn của Word – “Automatic Table” với các mẫu Automatic Table 1, Automatic Table 2…
- Tự tạo mục lục mới – “Custom Table of Contents…”.
Ngoài ra, Word còn cung cấp một số tùy chỉnh như:
- “More Table of Contents from Office.com”: Cho phép bạn tìm kiếm các mẫu mục lục đa dạng trên trang web của Microsoft Office.
- “Remove Table of Contents”: Xóa các mục lục mà bạn đã tạo.
Bước 3: Lúc này, nếu bạn muốn tạo một mục lục tùy chỉnh, bạn có thể bấm vào “Custom Table of Contents” để mở hộp thoại tương ứng lên. Tại đây, hãy chú ý đến mục “Tab Leader” và mục “Format”.
- “Tab Leader: Đây là kiểu định dạng của mục lục, quy định ký tự trong khoảng cách từ tiêu đề đến số trang. Tại đây, bạn có thể chọn dạng None, ký tự dấu chấm, ký tự dấu gạch ngang hoặc ký tự dấu gạch liền dưới.
- Format: Với Format, bạn có thể chọn kiểu định dạng cho mục lục của mình, gồm From template, Classic, Distinctive, Fancy, Modem, Formal, Simple…
Bước 4: Sau đó, bạn bấm chọn OK để hoàn tất.
Chỉnh sửa, cập nhật mục lục theo nội dung sửa đổi
Sau khi áp dụng cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007, bạn có thể sẽ có một chút thay đổi trong quá trình chỉnh sửa nội dung và điều này vô tình khiến số trang thực tế không khớp với số trang ghi trong mục lục.
Lúc này, bạn có thể cập nhật lại mục lục bằng cách:
Bước 1: Đầu tiên, bạn tiến hành truy cập vào mục “Update Table”.
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ nhìn thấy các tùy chọn chỉnh sửa, cập nhật mục lục như:
- “Update page number only”: Tùy chọn này cho phép bạn cập nhật mục lục ở phần số trang sao cho khớp với thực tế.
- “Update entire table”: Tùy chọn này cho phép bạn cập nhật lại nội dung tiêu đề trong mục lục nếu bạn đã chỉnh sửa, thay đổi đề mục.
Bước 3: Bạn tích chọn vào ô tương ứng với nhu cầu của mình, sau đó bấm OK là hoàn tất quá trình cập nhật mục lục.
Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 mà bạn có thể tham khảo:
Mục lục là một thành phần bắt buộc phải có trong mọi văn bản?
Mục lục không phải là thành phần bắt buộc phải có trong mọi văn bản Word, mà bạn có thể lựa chọn thêm mục lục hay không tùy thuộc vào tính chất của tài liệu và mục đích của bạn khi viết tài liệu đó.
Mục lục thường được sử dụng trong các văn bản dài, mang tính chất chuyên nghiệp, trang trọng như báo cáo kỹ thuật, tài liệu nghiên cứu, luận văn, sách báo… Ngược lại, các văn bản ngắn hoặc chỉ đơn thuần cung cấp thông tin cơ bản không cần phải có mục lục.
Có nên tạo phụ lục trong Word Không?
Tương tự với mục lục, không phải văn bản nào cũng cần đến phụ lục. Vậy nên, nếu như tài liệu của bạn quá dài và nội dung chính không thể truyền tải hết tất cả kiến thức, thông tin chi tiết, bạn có thể thêm vào các mục phụ lục để người đọc dễ dàng nắm rõ những khía cạnh bạn đang đề cập đến.
Ngược lại, nếu nội dung bài viết ngắn hoặc nội dung chính đã được trình bày đầy đủ, bạn không nhất thiết phải thêm vào Phụ lục cho tài liệu của mình.
Kết luận
Bên trên là cách tạo mục lục trong Word 2016, 2013, 2010 và 2007 mà bạn có thể tham khảo. Nhìn chung, các bước trên đều khá đơn giản và dễ thực hiện. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên để lại câu hỏi bên dưới nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp nhé!
Xem thêm:
