Khi viết tài liệu hoặc làm đồ án, việc ngắt trang là một yêu cầu không thể thiếu. Thầy cô thường sẽ yêu cầu chuẩn trình bày trong đó có việc ngắt trang riêng biệt cho từng chương. Bạn gặp khó khăn khi thực hiện ngắt trang? Bạn bị dư trang trắng nhưng không biết xóa như thế nào? Hãy cùng Hoàng Hà Mobile theo dõi bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn 4 cách ngắt trang trong Word đơn giản, nhanh chóng dành cho mọi phiên bản cũng như đưa ra những khắc phục cho những vấn đề liên quan đến ngắt trang chẳng hạn như thừa trang trắng. Mời bạn đọc tiếp tục theo dõi.
Ngắt trang trong Word là gì?
Thủ thuật ngắt trang hay còn gọi là Page Break, đây là một tính năng trong phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word giúp tạo ra một ngắt trang mới trong quá trình soạn thảo văn bản. Khi bạn sử dụng Page Break, nội dung sau đó sẽ được đưa xuống trang mới, bất kể vị trí con trỏ hiện tại đang đứng. Tức là thay vì thực hiện thủ công chờ viết xong một trang hoặc nhấn nhiều lần phím enter để sang trang mới thì Page Break sẽ giúp bạn ngắt sang trang mới tự động một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Vậy khi nào cần ngắt trang trong Word và có bao nhiêu cách ngắt trang trong Word chúng ta cùng đi tiếp những phần nội dung tiếp theo nhé.
Khi nào cần ngắt trang trong Word?
Khi soạn thảo văn bản, có rất nhiều trường hợp bạn cần sử dụng cách ngắt trang trong Word. Dưới đây là một số tình huống phổ biến khi cần tạo ngắt trang:
Kết thúc một trang và bắt đầu trang mới: Khi bạn muốn đặt nội dung tiếp theo trên một trang mới, bạn có thể sử dụng Page Break để tạo ngắt trang. Điều này thường áp dụng khi bạn muốn bắt đầu một phần mới, một chương mới hoặc một tiêu đề mới trên trang mới.
Định dạng trang riêng biệt: Khi bạn muốn áp dụng định dạng trang khác nhau trong tài liệu của mình, để làm điều này thì bạn cần tạo ngắt trang. Ví dụ, bạn muốn áp dụng cỡ giấy, hướng trang, lề hoặc tiêu đề khác nhau cho các phần khác nhau trong tài liệu thì bước đầu tiên là cần tạo ngắt trang để các thuộc tính cho từng trang sẽ không tác động đến nhau.
Chèn trang giữa hai phần: Nếu bạn muốn chèn một trang trắng giữa hai phần của tài liệu, ví dụ như để tạo một trang bìa hoặc trang giới thiệu, bạn có thể sử dụng Page Break để tạo ngắt trang trắng.
Định dạng trang đặc biệt: Khi bạn muốn áp dụng định dạng trang đặc biệt như trang ngang, trang không có lề bạn cần sử dụng Page Break để tạo ngắt trang và áp dụng các tùy chọn định dạng phù hợp.
Cách ngắt trang trong Word chủ động
Thay vì chờ đến cuối trang để Word tự động ngắt trang, bạn có thể chọn ngắt trang trong Word chủ động tại bất kỳ vị trí nào trong văn bản để kiểm soát được cấu trúc và nội dung hiển thị của tài liệu. Việc ngắt trang chủ động giúp bạn định dạng trang theo ý muốn mà không phụ thuộc vào cấu trúc tự động của Word. Khi bạn chủ động ngắt trang, bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa và định dạng các phần riêng biệt trong tài liệu. Và mục đích cuối cùng là chủ động tạo ra một tài liệu có cấu trúc hợp lý và dễ đọc. Sau đây là 3 cách ngắt trang chủ động bạn có thể tham khảo thực hiện.
Cách ngắt trang trong Word bằng phím tắt
Bước 1: Tiến hành tạo văn bản của bạn như thông thường cho đến khi bạn đến dòng trống dưới cùng của trang hiện tại.
Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Enter, sau khi thực hiện bước này, Word sẽ tự động tạo một ngắt trang mới và di chuyển con trỏ chuột đến đầu trang mới hoặc toàn bộ nội dung sau con trỏ chuột (nếu có) xuống một trang mới.
Việc sử dụng phím tắt Ctrl + Enter giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản và tạo ra một bố cục chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi bạn muốn kiểm soát vị trí và cấu trúc của các trang trong tài liệu của mình.
Cách ngắt trang trong Word bằng chuột
Để thực hiện cách ngắt trang trong Word bằng chuột, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn kèm hình ảnh minh họa chi tiết như dưới đây:
Bước 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí trong văn bản mà bạn muốn ngắt trang.
Bước 2: Nhấn chuột phải để mở menu ngữ cảnh. Trong menu này, chọn “Paragraph” (Đoạn văn) để mở hộp thoại thuộc tính đoạn văn.
Bước 3: Trong hộp thoại “Paragraph”, chọn tab “Line and Page Breaks” (Dòng và Ngắt trang).
Bước 4: Tìm và tích vào ô “Page break before” (Ngắt trang trước). Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng ngắt trang sẽ được tạo ra trước đoạn văn tại vị trí con trỏ chuột.
Bước 5: Nhấn nút “OK” để xác nhận và áp dụng ngắt trang trong văn bản Word.
Bằng cách sử dụng chuột để ngắt trang, bạn không cần phải nhớ phím tắt và có thể dễ dàng thực hiện thao tác này. Cách này khá thuận tiện cho những người không quen sử dụng phím tắt hoặc muốn tận dụng các tùy chọn thuộc tính đoạn văn để tùy chỉnh ngắt trang theo ý muốn.
Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break
Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiến hành soạn thảo văn bản của bạn như thông thường cho đến khi bạn đến dòng trống dưới cùng của trang hiện tại.
Bước 2: Để ngắt trang, bạn sử dụng lệnh Page Break theo hướng dẫn sau:
- Nhấp vào thẻ “Insert” (Chèn) trên thanh công cụ của Word.
- Trong phần “Pages” (Trang), bạn sẽ thấy biểu tượng “Page Break” (Ngắt trang). Nhấp vào biểu tượng này.
Sau khi thực hiện bước này, Word sẽ chèn một ngắt trang mới vào vị trí con trỏ của bạn, tạo ra một trang mới để tiếp tục viết. Bằng cách sử dụng giao diện trực quan của Word, bạn có thể dễ dàng ngắt trang trong Word một cách thuận tiện.
Cách ngắt trang trong Word bị động
Phương pháp ngắt trang bị động trong Word tức là khi bạn tiếp tục soạn thảo và đến dòng cuối cùng của trang, Word sẽ tự động xác định kích thước và cấu trúc của văn bản và quyết định ngắt trang tự động để đảm bảo nội dung không bị cắt đứt giữa hai trang. Điều này giúp tạo ra một trang mới trống để bạn tiếp tục viết và sắp xếp nội dung một cách tự nhiên. Phương pháp ngắt trang bị động này là mặc định trong Word và không yêu cầu thao tác hoặc cài đặt bổ sung. Nó giúp tạo ra một bố cục tự động và chuyển tiếp trang một cách liền mạch trong quá trình soạn thảo văn bản của bạn.
Cách bỏ ngắt trang trong Word
Sau khi tạo ngắt trang bằng 4 cách ngắt trang trong Word mà chúng tôi đã đề cập ở các nội dung trên, có một số trường hợp bạn cần thực hiện việc loại bỏ ngắt trang. Chẳng hạn như khi làm việc với tài liệu Word, bạn có thể muốn thay đổi bố cục và sắp xếp lại các phần của văn bản. Trong trường hợp này, việc bỏ ngắt trang có thể giúp bạn loại bỏ các ngắt trang không cần thiết và tạo ra một luồng văn bản liền mạch hơn. Sau đây là 3 cách ngắt trang được Hoàng Hà Mobile tổng hợp lại kèm theo minh họa hình ảnh chi tiết.
Cách bỏ ngắt trang trong Word thủ công
Để bỏ ngắt trang trong Word bằng cách thủ công, cũng dễ thực hiện như cách ngắt trang trong Word, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào file Word mà bạn muốn bỏ ngắt trang sau đó nhìn lên thanh công cụ và chọn thẻ “Home”.
Bước 2: Trong phần “Paragraph” (Đoạn văn), bạn cần tìm và nhấp chọn ký tự “Show/Hide” (Hiển thị/Ẩn) để hiện các ký tự đặc biệt trong văn bản.
Bước 3: Tiếp theo, trong văn bản bạn sẽ thấy các vị trí bị ngắt trang được biểu thị bằng ký tự đặc biệt như một dấu nhảy dòng ngang trên lề trái của trang. Đặt con trỏ chuột ở ký tự cuối cùng của phần văn bản phía trên ngắt trang đó.
Bước 4: Nhấn phím “Delete” trên bàn phím hoặc nhấp chuột để xóa ký tự ngắt trang, từ đó bỏ ngắt trang tại vị trí đó.
Để bỏ ngắt trang thành công, hãy đảm bảo rằng con trỏ chuột của bạn đang nằm tại phần văn bản ở trên ngắt trang, chỗ ký tự cuối cùng. Chỉ khi đó, bạn mới có thể xóa ký tự ngắt trang một cách chính xác. Việc bỏ ngắt trang bằng cách thủ công cho phép bạn kiểm soát và chỉnh sửa các ngắt trang cụ thể trong văn bản. Cách làm này khá thuận tiện khi bạn muốn thay đổi cấu trúc và bố cục của tài liệu Word theo ý muốn.
Cách bỏ ngắt trang trong Word hàng loạt
Để bỏ ngắt trang trong Word hàng loạt, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào file Word mà bạn muốn bỏ ngắt trang sau đó nhìn lên thanh công cụ và chọn thẻ “Home”.
Bước 2: Trong phần “Paragraph” (Đoạn văn), nhấp chọn ký tự “Show/Hide” (Hiển thị/Ẩn) để hiển thị các ký tự đặc biệt trong văn bản.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại “Find and Replace” (Tìm kiếm và Thay thế).
Bước 4: Trong hộp thoại “Find and Replace”, chọn mục “Find what” (Tìm kiếm điều này) và nhấp vào “More” (Thêm tùy chọn).
Bước 5: Nhấp vào “Special” (Đặc biệt) và chọn mục “Manual Page Breaks” (Ngắt trang thủ công).
Bước 6: Sau khi đã chọn, ký hiệu “^m” sẽ xuất hiện trong phần “Find what” (Tìm kiếm điều này).
Bước 7: Để bỏ trống phần “Replace with” (Thay thế bằng), không điền bất kỳ ký tự nào vào đó.
Bước 8: Nhấn nút “Replace All” (Thay thế tất cả).
Sau khi hoàn thành các bước trên, tất cả các ngắt trang sẽ được xóa khỏi tài liệu Word của bạn một cách tự động. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian và loại bỏ hàng loạt các ngắt trang trong các tài liệu có nhiều trang dữ liệu.
Loại bỏ dấu ngắt trang tự động trong Word
Ngoài tìm cách ngắt trang trong Word, có nhiều trường hợp người dùng muốn loại bỏ hoặc điều chỉnh chúng. Để điều chỉnh dấu ngắt trang tự động xuất hiện trong Word, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào file Word mà bạn muốn bỏ ngắt trang sau đó nhìn lên thanh công cụ và chọn thẻ “Home”.
Bước 2: Trong hộp thoại “Paragraph” (Đoạn văn), ở bên dưới góc phải bạn sẽ thấy một đầu mũi tên nhỏ, nhấp vào đó để mở hộp thoại làm việc tiếp theo.
Bước 3: Trong menu xuất hiện, nhấn tab “Line and Page Break” (Ngắt dòng và trang).
Bước 4: Chọn một trong các lựa chọn sau đây, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn:
- Kiểm soát Widow/Orphan – Widow/Orphan control: Ở đầu hoặc cuối trang phải có ít nhất 2 dòng.
- Giữ kèm với đoạn tiếp theo – Keep with next: Không cho dấu ngắt trang nằm giữa các đoạn văn gần nhau.
- Giữ các dòng cùng nhau – Keep lines together: Không cho dấu ngắt trang nằm giữa các dòng của cùng một đoạn văn.
- Giữ ngắt trang ở phía trước – Page break before: Dấu ngắt trang xuất hiện ở phía trước một đoạn văn.
Bước 5: Nhấn OK sau khi lựa chọn xong. Bằng cách điều chỉnh các tùy chọn trên, bạn có thể kiểm soát và thiết lập việc ngắt trang tự động trong văn bản Word của mình theo ý muốn.
Tạm kết
XEM THÊM:
