Dữ liệu bị trùng lặp là một trong những nguyên nhân phổ biến gây sai lệch kết quả khi phân tích trên Excel. Vì vậy, cách lọc trùng trong Excel là thao tác quan trọng để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và gọn gàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số cách lọc trùng dễ áp dụng trong Excel, phù hợp cả cho người mới bắt đầu lẫn người dùng chuyên nghiệp.
Cách lọc trùng trong Excel là gì? Khi nào cần dùng?
Lọc trùng trong Microsoft Excel là thao tác dùng để phát hiện và loại bỏ các giá trị xuất hiện lặp lại trong bảng tính. Tính năng này giúp bạn giữ lại duy nhất một bản ghi cho mỗi giá trị, từ đó làm sạch dữ liệu và tránh tình trạng thống kê sai lệch do dữ liệu bị trùng lặp.
Bạn nên sử dụng lọc trùng khi:
- Dữ liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau có khả năng chứa thông tin trùng lặp.
- Cần tổng hợp danh sách khách hàng, sản phẩm, mã đơn hàng… mà không bị lặp giá trị.
- Chuẩn bị dữ liệu để phân tích, lập báo cáo hoặc tạo biểu đồ – yêu cầu dữ liệu chính xác và duy nhất.
Top 5+ cách lọc trùng trong Excel đơn giản, hiệu quả nhất
Dưới đây là một số cách lọc trùng Excel đơn giản, hiệu quả nhất giúp bạn làm sạch dữ liệu chỉ trong vài bước thao tác:
Hướng dẫn loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel với Remove Duplicates
Tính năng Remove Duplicates trong Microsoft Excel cho phép bạn nhanh chóng xóa các giá trị lặp lại trong bảng tính chỉ với vài thao tác đơn giản. Hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Trên bảng tính chứa dữ liệu bị trùng, bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần kiểm tra để chuẩn bị lọc trùng.
- Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Data, sau đó nhấp vào Remove Duplicates trong nhóm Data Tools.
- Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates hiện ra, đánh dấu chọn vào các cột bạn muốn kiểm tra trùng lặp; nếu cần lọc toàn bộ các cột, nhấn Select All, sau đó bấm OK.
- Bước 4: Excel sẽ tự động xử lý và trả về kết quả, hiển thị số dòng trùng đã được loại bỏ và số dòng dữ liệu duy nhất còn lại.
Lưu ý: Trước khi lọc, nên sao lưu file gốc để tránh mất dữ liệu quan trọng trong quá trình xóa giá trị trùng.
Cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Microsoft Excel bằng Conditional Formatting
Tính năng Conditional Formatting trong Microsoft Excel giúp bạn dễ dàng tô màu và làm nổi bật các giá trị trùng lặp để tiện theo dõi hoặc lọc lại dữ liệu. Cách lọc trùng trong Excel như sau:
- Bước 1: Chọn (tô đen) toàn bộ vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra xem có giá trị nào bị trùng lặp.
- Bước 2: Trên thanh menu, chọn Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values.
- Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Values xuất hiện, bạn sẽ thấy:
- Duplicate: Đánh dấu các giá trị xuất hiện lặp lại trong vùng dữ liệu đã chọn.
- Unique: Đánh dấu các giá trị chỉ xuất hiện một lần duy nhất.
- Bước 4: Trong cùng hộp thoại, chọn kiểu định dạng để làm nổi bật các giá trị trùng, ví dụ:
- Light red fill with dark red text: Nền đỏ nhạt, chữ đỏ đậm.
- Yellow fill with dark yellow text: Nền vàng, chữ vàng đậm.
- Green fill with dark green text: Nền xanh, chữ xanh đậm.
- Red text / Red border: Chỉ đổi màu chữ hoặc tạo viền đỏ quanh ô.
- Custom format: Tùy chỉnh màu nền và màu chữ theo ý thích.
Bước 5: Nhấn OK, các ô dữ liệu trùng lặp sẽ được tô màu ngay lập tức, giúp bạn dễ dàng nhận biết để xử lý hoặc lọc giá trị trùng.
Mẹo nhỏ: Sau khi đã đánh dấu các giá trị trùng, bạn có thể dùng bộ lọc (Filter) để nhanh chóng lọc và loại bỏ chúng nếu cần.
Cách lọc trùng trong Excel với Advanced Filter
Tính năng Advanced Filter trong Microsoft Excel cho phép bạn tách ra danh sách chỉ chứa các giá trị duy nhất, loại bỏ toàn bộ bản ghi trùng lặp. Bạn hãy làm theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Bôi đen vùng ô hoặc cột dữ liệu bạn muốn lọc để loại bỏ các giá trị bị trùng.
- Bước 2: Trên thanh menu, chuyển sang tab Data, tại nhóm Sort & Filter bấm vào Advanced.
- Bước 3: Khi hộp thoại Advanced Filter mở ra, chọn tùy chọn Copy to another location để tạo danh sách mới không chứa giá trị trùng.
- Ở mục Copy to, chọn một ô trống bên cạnh bảng dữ liệu hiện có để đặt kết quả lọc.
- Tích chọn vào Unique records only để chỉ lấy các giá trị duy nhất.
- Nhấn OK để bắt đầu lọc.
- Bước 4: Ngay sau đó, tại khu vực ô được chọn ở mục Copy to, bạn sẽ nhận được danh sách đã được lọc bỏ toàn bộ dữ liệu trùng lặp.
Lưu ý: Advanced Filter sẽ không xóa các dòng trùng trong vùng gốc mà chỉ tạo một danh sách mới gồm các giá trị duy nhất, giúp bạn bảo toàn dữ liệu ban đầu.
Cách lọc trùng trong Excel với Pivot Table
Sử dụng Pivot Table là cách đơn giản để tạo danh sách chỉ gồm các giá trị duy nhất trong Microsoft Excel mà không cần xóa dữ liệu gốc. Bạn có thể áp dụng theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Trên bảng dữ liệu hiện có, chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu (hoặc bôi đen toàn bộ). Vào tab Insert trên thanh công cụ, bấm PivotTable rồi nhấn OK để tạo bảng tổng hợp mới.
- Bước 2: Khi Pivot Table trống xuất hiện, kéo cột chứa tên hoặc giá trị cần lọc vào khu vực Rows để hiển thị toàn bộ danh sách giá trị.
- Bước 3: Chuyển sang tab Design, vào Report Layout rồi chọn lần lượt Show in Tabular Form và Repeat All Item Labels để dữ liệu hiển thị dưới dạng bảng rõ ràng.
- Bước 4: Trong tab Design, bấm Subtotals và chọn Do Not Show Subtotals để ẩn các dòng tổng phụ, giúp bảng gọn hơn.
- Bước 5: Hoàn tất các bước, bảng Pivot Table sẽ trả về danh sách các tên duy nhất — đây chính là dữ liệu đã được lọc bỏ các giá trị trùng lặp.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể sao chép danh sách tên duy nhất này ra vị trí khác để sử dụng, đảm bảo không làm ảnh hưởng tới bảng dữ liệu gốc.
Cách lọc trùng trong Excel với Power Query
Tính năng Power Query hỗ trợ mạnh mẽ trong việc xử lý, chuyển đổi dữ liệu và đặc biệt hữu ích để phát hiện – loại bỏ các giá trị bị trùng lặp. Bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần kiểm tra trùng. Trên thanh công cụ, chọn tab Data, sau đó nhấn From Table/Range để mở dữ liệu trong Power Query.
- Bước 2: Trong cửa sổ Power Query, vào tab Home, bấm Remove Duplicates để hệ thống tự động loại bỏ các giá trị lặp trong cột đã chọn.
- Bước 3: Sau khi xử lý, bảng sẽ hiển thị danh sách dữ liệu đã được lọc bỏ hoàn toàn các dòng trùng nhau.
- Bước 4: Để đưa dữ liệu đã làm sạch quay lại Excel, vào File → chọn Close & Load → nhấn tiếp Close & Load để hoàn tất quá trình xuất.
- Bước 5: Bảng dữ liệu không còn giá trị trùng sẽ được tải về một trang tính mới trong Excel để bạn tiếp tục làm việc.
Lưu ý: Power Query không làm thay đổi dữ liệu gốc, bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi áp dụng cách này để kiểm tra và loại bỏ dữ liệu trùng.
Cách lọc trùng trong Excel để lọc dữ liệu trùng trên nhiều sheet
Khi cần so sánh dữ liệu giữa hai sheet khác nhau, những cách thông thường như Remove Duplicates hoặc Conditional Formatting sẽ không áp dụng được. Trong tình huống này, bạn có thể dùng công thức để xác định các giá trị bị trùng.
Tình huống ví dụ:
- Sheet1: Chứa danh sách sản phẩm hiện có, với mã sản phẩm nằm ở cột A.
- Sheet2: Chứa danh sách sản phẩm mới, bạn muốn kiểm tra xem mã sản phẩm ở cột A (Sheet2) có trùng với Sheet1 hay không.
Mục tiêu: Đánh dấu các mã sản phẩm trên Sheet2 có xuất hiện trong Sheet1.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Trên Sheet2, thêm một cột mới đặt tên là Trạng Thái. Đây sẽ là nơi hiển thị kết quả “Trùng Lặp” hoặc “Không Trùng” cho từng mã sản phẩm.
- Bước 2: Tại ô đầu tiên của cột Trạng Thái (ví dụ ô C2), nhập công thức: =IF(ISNUMBER(MATCH(A2,Sheet1!A:A,0)),”Trùng Lặp”,”Không Trùng”). Giải thích công thức:
- A2: Là ô chứa mã sản phẩm cần kiểm tra trên Sheet2.
- Sheet1!A:A: Là toàn bộ cột mã sản phẩm trên Sheet1 để so sánh.
- MATCH(A2,Sheet1!A:A,0): Tìm vị trí của giá trị trong A2 có tồn tại trong Sheet1 hay không.
- ISNUMBER(…): Trả về TRUE nếu tìm thấy giá trị, ngược lại là FALSE.
- IF(…): Nếu tìm thấy sẽ hiển thị “Trùng Lặp”, nếu không thì “Không Trùng”.
- Bước 3: Áp dụng cho toàn bộ cột: Kéo công thức vừa nhập xuống tất cả các dòng trong cột Trạng Thái để kiểm tra toàn bộ danh sách mã sản phẩm trên Sheet2.
Kết quả nhận được:
- Những mã sản phẩm có xuất hiện trên Sheet1 sẽ được đánh dấu là “Trùng Lặp”.
- Những mã không có trên Sheet1 sẽ hiển thị là “Không Trùng”.
Câu hỏi thường gặp khi thực hiện cách lọc trùng trong Excel
Có thể lọc dữ liệu trùng ở nhiều cột cùng lúc trong Microsoft Excel không?
Có. Excel hỗ trợ kiểm tra trùng lặp trên nhiều cột bằng Remove Duplicates. Khi bạn chọn nhiều cột rồi áp dụng tính năng này, Excel sẽ đối chiếu toàn bộ giá trị theo từng hàng. Chỉ những hàng có toàn bộ giá trị ở các cột được chọn giống nhau mới bị xem là trùng và bị loại bỏ, các hàng khác sẽ được giữ nguyên.
Nếu muốn xác định dữ liệu trùng mà không xóa dòng, bạn có thể:
- Dùng Advanced Filter để lọc ra danh sách giá trị duy nhất, vẫn giữ nguyên bảng gốc.
- Hoặc dùng Power Query để nhóm và xử lý dữ liệu phức tạp, phù hợp khi cần so sánh nhiều cột trong bảng lớn.
Nhờ vậy, bạn có thể kiểm tra dữ liệu trùng trên nhiều cột một cách an toàn và linh hoạt.
Cách lọc trùng trong Excel có làm bảng mất định dạng ban đầu không?
Việc lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng công cụ Remove Duplicates sẽ không làm mất hoàn toàn định dạng của bảng, nhưng có thể ảnh hưởng một phần đến bố cục. Các yếu tố như kiểu chữ, màu nền, viền ô vẫn được giữ nguyên ở những hàng còn lại. Tuy nhiên, vì các hàng trùng sẽ bị xóa và những hàng bên dưới được dồn lên, thứ tự và bố cục ban đầu của bảng có thể bị thay đổi.
Để tránh rủi ro này, bạn có thể:
- Sao chép bảng dữ liệu sang một sheet mới trước khi thực hiện Remove Duplicates.
- Hoặc dùng Conditional Formatting → Highlight Duplicate Values để chỉ đánh dấu các ô trùng lặp mà không xóa, giúp giữ nguyên toàn bộ bố cục và định dạng gốc của bảng.
Việc thành thạo các cách lọc trùng trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm sạch dữ liệu mà còn nâng cao độ chính xác cho mọi báo cáo. Hãy áp dụng linh hoạt từng phương pháp tùy vào tình huống để tối ưu hiệu quả xử lý bảng tính và tránh sai sót không đáng có trong quá trình làm việc.
Tham khảo bài viết liên quan:
![Bảng giá iPhone mới và loạt ưu đãi khủng: Cập nhật mới nhất [2025]](https://hoanghamobile.com/tin-tuc/wp-content/uploads/2025/12/iPhone-13-768x402.jpg)
