Làm mục lục tự động trong Word là cách làm được khá nhiều người dùng lựa chọn để tiết kiệm thời gian trong quá trình soạn thảo văn bản trên phần mềm này. Thông qua bài viết dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm mục lục trong Word 2016 chi tiết. Hãy cùng tìm hiểu để làm tài liệu Word của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nhé.
Tính năng tạo mục lục là gì?
Tính năng mục lục tự động trong phần mềm Word hỗ trợ người dùng có thể tạo được một danh sách liệt kê về tiêu đề, mục và phần trong file văn bản với số trang ứng với mà không cần phải tạo thủ công. Nhờ vào tính năng này, hệ thống sẽ tự động chọn lọc phần tiêu đề, mục chính, mục con trong văn bản và tạo ra được mục lục thích hợp.
Việc mục lục được tạo ra tự động cực kỳ hữu ích trong quá trình soạn thảo văn bản và hỗ trợ người dùng:
- Sắp xếp tự động các tiêu đề, mục con và phân đoạn dựa trên thứ tự cũng như level trong file tài liệu.
- Cập nhật tự động số trang ứng với các mục khi thêm hoặc gỡ bỏ bớt nội dung.
- Đánh số thứ tự tự động và định dạng mục lục logic và thống nhất hơn.
Cách tạo mục lục trong Word 2016 tương tự với các phiên bản 2010, 2013, 2019 và 2021 nên bạn hoàn toàn có thể thực hiện giống với các bước bên dưới hướng dẫn nhé!
Lợi ích khi thực hiện cách làm mục lục trong Word 2016
Việc tạo mục lục trong Word 2016 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, đặc biệt là khi xử lý các văn bản dài và phức tạp.
Nâng cao tính chuyên nghiệp: Mục lục được trình bày rõ ràng, khoa học giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu học thuật, báo cáo, luận văn,…
Dễ dàng điều hướng: Mục lục đóng vai trò như một bản đồ chỉ dẫn, giúp người đọc nhanh chóng xác định vị trí các phần nội dung quan trọng. Nhờ đó, việc tìm kiếm thông tin trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Tạo sự logic, mạch lạc: Mục lục thể hiện rõ ràng bố cục và hệ thống ý tưởng của văn bản. Người đọc có thể nắm bắt được nội dung chính của từng phần một cách dễ dàng, từ đó hiểu rõ hơn về thông điệp mà tác giả muốn truyền tải.
Cập nhật tự động: Word 2016 cho phép tạo mục lục tự động, liên kết với các tiêu đề trong văn bản. Khi có sự thay đổi về nội dung hoặc số trang, mục lục sẽ tự động cập nhật, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức chỉnh sửa.
Hỗ trợ quá trình chỉnh sửa: Mục lục giúp tác giả có cái nhìn tổng quan về cấu trúc văn bản, từ đó dễ dàng phát hiện ra những điểm chưa hợp lý, thiếu sót hoặc trùng lặp trong quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện.
Chọn các nội dung cần có khi làm mục lục tự động
Khi tạo mục lục tự động trong Word thì bạn cần phải soạn thảo nội dung đầy đủ trên file. Sau khi hoàn chỉnh nội dung, bạn cần xác định được tiêu đề, chương lớn và mục nhỏ trong toàn văn bản để hệ thống Word sẽ tự động xác định được những yếu tố quan trọng trong file tài liệu để sắp xếp thành mục lục thích hợp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định những phần cần được hiển thị trong mục lục trước rồi hoàn chỉnh nội dung sau. Để chọn những phần cần có khi thực hiện cách làm mục lục trong Word 2016 thì bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Xác định mục chương lớn (level 1)
Để xác định mục chương lớn thì bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần di chuyển con chuột đến những chương lớn cần đưa vào mục lục và bôi đen trong văn bản.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục References rồi chọn vào “Add Text”.
Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vào level 1 cho những chương văn bản được đôi đen.
Xác định tiêu đề chính (level 2)
Nếu bạn muốn xác định các tiêu đề chính cần được hiển thị trong mục lục thì thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đến vị trí những tiêu đề chính trên văn bản rồi tiến hành bôi đen toàn bộ.
Bước 2: Sau đó, bạn bấm chọn vào mục “References” rồi chọn vào “Add Text”.
Bước 3: Cuối cùng, bạn bấm chọn vào “Level 2” để chỉ định tiêu đề chính cho mục lục.
Xác định các mục con (level 3)
Khi tiến hành cách làm mục lục trong Word 2016, bạn chỉ cần thực hiện các bước dưới đây để chỉ định các mục con sẽ xuất hiện.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần kéo thả chuột đến vị trí các mục trên văn bản rồi highlight toàn bộ nội dung.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào ô “References” và chọn mục “Add Text”.
Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào mục “Level 3” là đã chọn được những mục con sẽ hiển thị trong mục lục.
Lúc này, phần mềm Word tự động sẽ quét trên file tài liệu để tìm được đoạn văn bản thích hợp để tạo mục lục với các chương, tiêu đề chính và mục con.
Cách làm mục lục trong Word 2016 đơn giản và chi tiết
Dưới đây là các bước thực hiện làm mục lục trong Word 2016 mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Xác định được vị trí cần tạo mục lục trong văn bản và nhấn thả con chuột đến phần trang bạn mong muốn. Mục lục thường được đặt ở vị trí đầu hoặc cuối trang trong văn bản.
Bước 2: Sau đó, ngay ở vị trí cần được đặt, bạn bấm chọn vào mục “References”.
Bước 3: Kế tiếp, bạn chọn vào mục “Table of Contents” nằm trên thanh tác vụ “Command”. Lúc này, bạn sẽ thấy một hộp thư thoại xuất hiện và bạn có 2 lựa chọn đó là:
Sử dụng những mẫu mục lục hiện có trên phần mềm thông qua tính năng “Automatic Table 1” hay “Automatic Table 2”. Sau đó, bạn có thể chỉnh các phần trong mục lục theo thao tác thủ công với tính năng “Manual Table”. Nếu đây là lần đầu tiên tạo mục lục trong Word 2016 thì bạn nên chọn định dạng tự động mà phần mềm đã thiết lập.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng tính năng là “Custom Table of Contents” để có thể tùy chỉnh lại định dạng trong mục theo ý muốn. Đối với tính năng này, bạn cần phải lưu ý hai yếu tố sau đó là:
Tab Leader: Với mục này, bạn có thể chọn cài đặt với các tab định dạng sao cho phần mục lục có đặc điểm none, dấu gạch ngang, dấu chấm hoặc dấu gạch dưới liền.
Format: Với mục này, bạn có thể chọn các thiết kế với mục lục yêu thích.
Khi bạn đã thực hiện theo các bước hướng dẫn trên thì sẽ xuất hiện kết quả mục lục trong Word như sau:
Cách kiểm tra và chỉnh sửa mục lục trong Word 2016 khi có thay đổi
Sau khi đã thực hiện cách làm mục lục trong Word 2016, bạn cần phải kiểm tra xem các chương, tiêu đề chính và mục con đã đúng chưa. Nếu chưa, bạn cần phải tiến hành kiểm tra và cập nhật các phần trong mục lục chính xác nhất.
Bước 1: Để chỉnh sửa và cập nhật các mục trong phần mục lục khớp với nội dung trong tài liệu được chỉnh sửa thì bạn chỉ cần nhấn chuột trái vào trong phần mục lục rồi chọn tính năng “Update Table”.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bấm chọn vào thẻ “References” rồi chọn tính năng”Update Table” nằm trên thanh tác vụ “Command”.
Bước 2: Bạn sẽ thấy trên màn hình hiển thị hộp thoại tính năng “Update Table of Contents” rồi bấm vào các tùy chọn sau:
- Update page number only: Nếu bạn chỉ muốn cập lại các trang sao cho ứng với các tiêu đề chính và mục con.
- Update entire table: Trong trường hợp bạn muốn cập nhật lại toàn bộ các mục lục như chèn thêm, bỏ tiêu đề hoặc đổi level cho tiêu đề hay đổi số trang.
Sau khi thay đổi xong các phần được chỉnh sửa là bạn đã có thể cập nhật mục lục trong Word 2016 chính xác.
Một số lưu ý khi thực hiện cách làm mục lục trong Word 2016
Như vậy, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tạo mục lục trong Word 2016 theo hướng dẫn trên. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, bạn cần phải lưu ý một số điều dưới đây:
Sử dụng Heading Styles: Để Word tự động nhận diện và tạo mục lục, bạn nên sử dụng Heading Styles (Heading 1, Heading 2,…) cho các tiêu đề trong văn bản. Tránh định dạng thủ công (ví dụ: chỉ tăng cỡ chữ, in đậm) vì phần mềm Word sẽ không nhận diện được.
Cấp độ tiêu đề: Phân cấp tiêu đề rõ ràng bằng cách sử dụng Heading Styles phù hợp. Ví dụ: Heading 1 cho chương, Heading 2 cho mục lớn, Heading 3 cho mục nhỏ,… Việc này giúp mục lục được sắp xếp logic và dễ nhìn.
Cập nhật mục lục: Sau khi hoàn thành nội dung hoặc chỉnh sửa văn bản, nhớ cập nhật mục lục để đảm bảo tính chính xác. Bạn có thể cập nhật bằng cách chuột phải vào mục lục và chọn “Update Field” hoặc nhấn F9.
Tùy chỉnh mục lục: Word 2016 cho phép bạn tùy chỉnh nhiều yếu tố của mục lục như kiểu dáng, font chữ, khoảng cách dòng,… Khám phá các tùy chọn trong “Table of Contents” để tạo mục lục phù hợp với nhu cầu.
Chèn mục lục thủ công: Ngoài cách tạo mục lục tự động, bạn có thể chèn mục lục thủ công. Tuy nhiên, cách này tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt với văn bản dài.
Kiểm tra kỹ trước khi in: Luôn kiểm tra kỹ mục lục trước khi in ấn để đảm bảo không có lỗi sai về nội dung, số trang, định dạng,…
Có nên thực hiện cách làm mục lục trong Word 2016 đối với mọi văn bản không?
Việc tạo mục lục trong Word 2016 mang lại nhiều lợi ích cho văn bản, đặc biệt là với những tài liệu dài và phức tạp. Mục lục giúp người đọc dễ dàng nắm bắt cấu trúc tổng thể, nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết. Nhờ tính năng tự động cập nhật, việc chỉnh sửa và bổ sung nội dung trở nên thuận tiện hơn, tránh sai sót về số trang.
Tuy nhiên, không phải văn bản nào cũng cần mục lục. Với những văn bản ngắn, đơn giản, việc tạo mục lục có thể gây rườm rà, không cần thiết. Đôi khi, nó còn làm mất đi sự liền mạch trong trải nghiệm đọc. Việc sử dụng mục lục trong Word 2016 nên được cân nhắc dựa trên độ dài, tính chất của văn bản và nhu cầu của người đọc.
Tổng kết
Thông qua bài viết trên, bạn đã biết cách làm mục lục trong Word 2016 đơn giản và chi tiết. Bên cạnh đó, bạn nắm được các thao tác chỉnh sửa mục lục chính xác nhất khi nội dung trong văn bản bị thay đổi. Các phiên bản Word 2010, 2013, 2019, 2021 đều có thao tác tạo mục lục tương tự như trên mà bạn đều có thể thực hiện.
Xem thêm:
