Excel là một công cụ hữu ích được sử dụng rộng rãi trong các tác vụ công việc thuộc khối văn phòng. Sau khi hoàn tất quá trình nhập liệu và tính toán, đôi khi bạn cần phải in file ra giấy để nộp cho cấp trên hoặc chia sẻ với các thành viên khác trong phòng ban. Tuy nhiên, nếu không biết cách căn chỉnh, bảng tính của bạn có thể trở nên lộn xộn và khó nhìn. Vậy, làm cách này để khắc phục điều đó? Hãy cùng đến với cách in Excel vừa khổ giấy A4 được chia sẻ trong bài viết dưới đây!
Vì sao bạn nên áp dụng cách in Excel vừa khổ trang A4?
Trước khi đến với cách in Excel vừa khổ trang A4, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những lợi ích mà cách làm này mang lại.
Có thể nói rằng, in Excel vừa trang giấy A4 là một kỹ thuật quan trọng mà bất kỳ ai đang làm việc trong lĩnh vực in ấn hoặc thường xuyên in ấn tài liệu cần phải biết, nhất là đối với các file chứa quá nhiều hàng, cột và số liệu.
Khi in Excel vừa khổ giấy A4, bạn có thể:
- Tiết kiệm giấy, bảo vệ môi trường: Bằng cách in Excel vừa khít khổ giấy A4, bạn có thể hạn chế tình trạng bảng tính tràn qua trang mới và tận dụng phần lớn các khoảng trống của trang giấy. Từ đó, cách này giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và góp phần bảo vệ môi trường khi tiết kiệm giấy.
- Dễ dàng theo dõi thông tin, số liệu: Khi các bảng tính nằm vừa khít trong một trang giấy, người đọc có thể dễ dàng theo dõi thông tin, số liệu và nắm bắt được nội dung chính. Ngược lại, nếu dữ liệu bị tràn qua các trang khác, người đọc sẽ cảm thấy phiền khi phải cùng lúc theo dõi ở nhiều trang.
- Đẹp mắt, dễ nhìn: Việc in Excel vừa trang giấy không chỉ giúp ích trong quá trình theo dõi dữ liệu, mà nó còn khiến bảng tính trông chuyên nghiệp, gọn gàng và dễ nhìn hơn.
- Hạn chế thất lạc, nhầm lẫn: Nếu bảng tính được chia ra ở nhiều trang giấy khác nhau, bạn có thể nhầm lẫn hoặc làm thất lạc các một số trang khiến cho nội dung bị thiếu sót.
Hướng dẫn cách in Excel vừa khít trang A4
Để in Excel vừa khít trang A4, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở file
Đầu tiên, bạn mở file Excel mà mình muốn in lên, sau đó chọn Page Layout.
Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng mở rộng tại Page Setup, sau đó click vào Page rồi tiến hành thiết lập trang in.
Bước 2: Thiết lập trang in
Với cách in Excel này, tại mục Orientation, tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn chiều ngang hoặc chiều dọc, lần lượt là Portrait hoặc Landscape.
Để điều chỉnh độ rộng cho trang in, bạn chọn Adjust to. Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa hết dữ liệu vào 1 trang giấy duy nhất với tùy chọn Fit to.
Tại Paper size, bạn hãy lựa chọn dạng A4 và để chế độ mặc định ở mục chất lượng hình ảnh Print quality là 600 dpi. Cuối cùng, bạn tiến hành chỉ định số trang cho nội dung trang đầu tiên, hoặc chọn chế độ tự động Auto.
Bước 3: Căn lề
Sau khi hoàn tất thiết lập trang, bạn tiếp tục đến mục Margins để căn lề cho trang giấy.
Để bảng tính được hiển thị ở vị trí giữa trang, bạn click vào 2 ô tại mục Center on page là hoàn tất.
Bước 5: Chọn vùng in, lặp tiêu đề
Hãy chọn thẻ Sheet, sau đó chỉ định vùng bạn muốn in tại Print area.
Tại Print titles, bạn có thể click vào Rows to repeat at top nếu muốn lặp lại dòng, hoặc Columns to repeat at left để tiến hành lặp lại cột.
Sau khi thực hiện xong thao tác trên, hãy click vào Print Preview để mở bản xem trước. Nếu như bạn phát hiện bảng tính vẫn chưa được hiển thị như mong muốn, bạn cần làm thêm 1 bước để có cách in Excel chuẩn nhất.
Bước 5: Thiết lập Fit to để nội dung vừa khít trang A4
Lưu ý: Bạn chỉ nên thực hiện bước này khi đã làm đủ các thao tác trên mà vẫn không in được nội dung trên khổ giấy như mong muốn.
Đầu tiên, bạn chọn Page Setup, sau đó click vào Scaling ở thẻ Page. Tại đây, bạn tích vào ô Fit to rồi xem bản in trước tại Print Preview.
Bây giờ, bạn có thể theo dõi xem nội dung hiển thị đã đúng với ý định hay chưa. Nếu như dữ liệu quá dài, cách in Excel này có thể khiến bảng tính bị thu nhỏ và cực kỳ khó nhìn. Khi đó, bạn chỉ cần tăng mục tall ở tùy chọn Fit to cho đến khi đạt được kích cỡ ưng ý là được.
Một số mẹo căn chỉnh file Excel nhanh khi in để vừa khổ giấy
Ngoài cách in Excel vừa khít trang giấy A4 trên, bạn cũng có thể áp dụng một số mẹo sau để in file ra giấy một cách nhanh chóng nhất:
Chỉnh nhanh trang in
Với cách in Excel này, bạn có thể truy cập vào trang in nhanh chóng bằng cách mở file rồi bấm tổ hợp phím Ctrl + P. Lúc này, bạn sẽ nhìn thấy bản Preview và nếu quay trở lại file Excel, trên file sẽ xuất hiện một số nét đứt. Việc bạn cần làm là đưa tất cả dữ liệu cần thiết vào bên trong những đường nét đứt đó để in với đầy đủ nội dung bạn muốn.
Chỉnh khổ giấy sao cho vừa khít trang giấy
Đầu tiên, bạn chọn mục Page Layout, tại Margins hãy click vào Custom Margins. Bây giờ, bạn có thể thoải mái căn lề phải, lề trái, lề trên và lề dưới một cách dễ dàng. Thông qua đó, bạn có thể tối ưu trang giấy và đưa vào đầy đủ các nội dung mà mình muốn.
Ngắn trang với Breaks
Các bước cơ bản sẽ là: Tại Page Layout, bạn click vào Breaks rồi truy cập mục Insert Page Break.
Thao tác này cho phép người dùng ngắt nội dung thành nhiều trang khác nhau. Đây là mẹo cực kỳ hữu ích đối với các bảng tính có dữ liệu quá dài và không thể hiển thị đầy đủ chỉ trong 1 trang.
Chỉnh nhanh khu vực in
Với cách in này, bạn có thể lựa chọn được khu vực mình muốn in. Đầu tiên, bạn bôi đen nội dung cần thiết, sau đó vào Page Layout. Tiếp theo, bạn click vào Print Area và truy cập Set Print Area là hoàn tất.
In khổ giấy ngang
Thông thường, các file Excel thường khá dài. Vậy nên, nếu bạn in khổ dọc, bạn không thể trình bày hết nội dung trong một khổ giấy. Điều này không chỉ gây lãng phí giấy mà còn gây khó khăn cho người đọc. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn in khổ ngang thay vì khổ dọc. Cụ thể, tại Page Layout, bạn vào mục Orientation rồi click chọn Landscape.
Chỉnh kích thước cho bảng Excel khi in
Như đã hướng dẫn ở trên, bạn có thể click vào tùy chọn Fit to để nội dung hiển thị vừa khít trên trang giấy. Tuy nhiên, nếu để ở chế độ mặc định, tức là “Fit to 1 page(s) wide by 0 tall” mà file lại quá dài, nội dung có thể bị bóp lại và gây khó nhìn. Khi đó, bạn có thể tăng dần từ số 0 lên cho đến khi đạt được kích cỡ như mong muốn.
Các bước cụ thể là: Vào Page Layout, sau đó click vào Page Setup, tích chọn ô Fit to rồi tùy chỉnh ở mục thứ 2. Cuối cùng, chọn OK để hoàn tất thiết lập.
Xóa hoặc ẩn đi các cột thừa trong Excel
Khi áp dụng cách in Excel thông thường, các hàng, cột bị thừa có thể gây lãng phí và làm mất thẩm mỹ cho trang giấy. Khi đó, bạn có thể xóa hoặc ẩn chúng đi bằng cách: Bôi đen các cột, hàng cần xóa hoặc ẩn, sau đó click chuột phải rồi chọn Hide để ẩn hoặc Delete để xóa.
Một số lưu ý quan trọng khi áp dụng cách in Excel
Khi in Excel ra giấy, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Xem bản Preview trước khi in: Trước khi in bảng tính ra giấy, bạn nên mở trang in ở chế độ Print Preview để xem cách nội dung hiển thị trên khổ giấy. Thông qua đó, bạn có thể kiểm tra và rà soát lỗi, đồng thời khắc phục kịp thời nếu phát hiện sai sót.
- Kiểm tra kích thước, căn lề: Đừng quên kiểm tra xem bạn đã chọn đúng kích thước trang mà mình cần hay chưa. Ngoài ra, để đảm bảo nội dung xuất hiện vừa khít khổ giấy A4, hãy xem lại các thông số của lề trên, dưới, trái, phải.
- Chọn chế độ ngang/dọc: Tùy vào nhu cầu và đặc điểm của trang tính, bạn có thể chọn chế độ hiển thị ở chiều ngang (Landscape) hoặc chiều dọc (Portrait) sao cho phù hợp.
- Điều chỉnh phông chữ, kích thước bảng tính: Hãy kiểm tra xem phông chữ, kích cỡ chữ và kích thước bảng tính đã đủ lớn để người đọc có thể dễ dàng theo dõi nội dung hay chưa, nếu chưa, bạn có thể căn chỉnh thêm với hướng dẫn cách in Excel bên trên.
- Kiểm tra hình ảnh, màu sắc, phân trang: Để đảm bảo tính thẩm mỹ và tạo cảm giác chuyên nghiệp, bạn nên kiểm tra xem hình ảnh, màu sắc có hiển thị chính xác hay không. Ngoài ra, nếu nội dung quá dài và trải ra nhiều trang, hãy tìm cách phân chia lại để tạo nên sự liền mạch.
Mẹo giúp cho tài liệu của bạn trông chỉn chu và chuyên nghiệp hơn
Bên cạnh việc áp dụng cách in Excel để nội dung hiển thị một cách đầy đủ trên trang giấy, bạn cũng cần tham khảo một số mẹo sau nếu muốn tài liệu của mình trông chuyên nghiệp, chỉnh chu hơn:
- Thêm tiêu đề, chân trang và ghi chú, chú thích (nếu cần).
- Sắp xếp dữ liệu một cách logic, khoa học.
- Định dạng dữ liệu để nội dung hiển thị một cách rõ ràng.
- Hãy thêm vào các đồ thị và biểu đồ trong trường hợp cần thiết để người đọc dễ dàng hình dung.
- Với các bảng tính cung cấp dữ liệu phức tạp, bạn nên cân nhắc tạo báo cáo pivot table.
- Áp dụng cách in Excel chuyên nghiệp để nội dung hiển thị một cách đẹp mắt trên trang giấy.
- Thêm vào các gam màu phù hợp để phân chia các cột dòng, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
- Xóa các cột/dòng không cần thiết và loại bỏ các khu vực trống.
- Phân chia các khu vực, loại dữ liệu bằng Gridlines với Borders
- Sử dụng thêm các đường viền để phân chia dữ liệu với nhau.
Bên trên là cách in Excel vừa khít khổ giấy A4 và một số mẹo hay mà bạn cần biết khi in dữ liệu trên giấy. Có thể nói rằng, đây là kỹ năng cơ bản mà nhân viên thuộc khối văn phòng hoặc những ai đang làm trong lĩnh vực in ấn cần nắm rõ. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!
Xem thêm:
