Cách gửi Mail đơn giản trên điện thoại và máy tính cho người mới

Bạn mới bắt đầu làm quen với email và chưa biết cách gửi Mail thư điện tử sao cho đúng? Đừng lo, việc gửi mail trên điện thoại hay máy tính không hề phức tạp. Chỉ cần vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể gửi thông tin, tài liệu hoặc hình ảnh đến bất kỳ ai một cách nhanh chóng và an toàn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng thực hiện ngay từ lần đầu.

Cách gửi Mail là gì?

Gửi mail được hiểu là thao tác soạn thảo và gửi đi một bức thư điện tử (email) thông qua các dịch vụ email như Gmail, Outlook, Yahoo Mail… Quá trình này cho phép người dùng truyền tải thông tin, tài liệu, hình ảnh hay tệp đính kèm đến một hoặc nhiều người nhận chỉ trong vài giây.

Việc gửi mail thường bao gồm các bước cơ bản: nhập địa chỉ người nhận, viết tiêu đề (Subject), soạn nội dung thư, đính kèm tệp (nếu cần) và cuối cùng nhấn Send để gửi. Đây là phương thức liên lạc phổ biến, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và được dùng rộng rãi trong học tập, công việc lẫn đời sống hàng ngày.

Cách gửi Mail trên điện thoại

Để gửi email bằng điện thoại, trước hết bạn cần có tài khoản Gmail (hoặc dịch vụ email khác). Nếu chưa có, bạn hãy đăng ký tài khoản trước, sau đó thực hiện theo các bước dưới đây.

Lưu ý: Hướng dẫn minh họa trên điện thoại Android, người dùng iOS (iPhone/iPad) có thể thao tác tương tự.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại và đăng nhập tài khoản.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Soạn thư (Compose) ở góc dưới màn hình.

• Bước 3: Nhập thông tin email gồm:
  • Tới (To): Địa chỉ email người nhận.
  • Chủ đề (Subject): Tiêu đề nội dung mail.
  • Soạn nội dung: Nhập toàn bộ nội dung cần gửi.
  • Đính kèm tệp (nếu cần): Nhấn vào biểu tượng kẹp giấy để thêm file hoặc hình ảnh.
  • CC: Thêm email những người cùng nhận và có thể xem danh sách lẫn nhau.
  • BCC: Gửi cho nhiều người nhưng danh sách email sẽ được ẩn đi.

• Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn vào biểu tượng Gửi (mũi tên hướng sang phải).

Cách gửi Mail trên máy tính

Việc gửi email trên máy tính được thực hiện nhanh chóng qua trình duyệt web. Hướng dẫn dưới đây minh họa trên hệ điều hành Windows. Tuy nhiên bạn có thể thao tác tương tự trên macOS hoặc hệ điều hành khác.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập Gmail bằng trình duyệt và đăng nhập tài khoản email của bạn.
• Bước 2: Nhấn vào nút Soạn thư (Compose) để mở cửa sổ soạn email mới.

• Bước 3: Điền các thông tin cần thiết:
  • Người nhận (To): Nhập địa chỉ email của người cần gửi.
  • Chủ đề (Subject): Viết tiêu đề cho email.
  • Nội dung: Soạn thảo nội dung chính muốn truyền tải.
  • Đính kèm (Attachment): Nhấn biểu tượng kẹp giấy để thêm file, ảnh hoặc tài liệu (nếu có).
  • CC/BCC: Nếu không thấy hiển thị, bạn có thể mở bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + C (CC) và Ctrl + Shift + B (BCC).

• Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn nút Gửi (biểu tượng mũi tên) để gửi email đi.

Cách gửi Mail có tệp đính kèm

Khi muốn gửi tài liệu, hình ảnh hoặc bất kỳ tệp nào qua Gmail, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm để gửi kèm theo nội dung email.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở Gmail và nhấn vào nút Soạn thư ở góc trên bên trái giao diện.

• Bước 2: Nhập địa chỉ email người nhận, sau đó điền Chủ đề và viết nội dung thư.

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng kẹp giấy (Attach files) bên dưới cửa sổ soạn thảo.

• Bước 4: Chọn tệp muốn gửi từ máy tính, sau đó nhấn Open để tải tệp lên email.

• Bước 5: Kiểm tra lại email, sau đó nhấn nút Gửi (Send) để hoàn tất.

Cách hoàn tác gửi mail trên Gmail

Trong một số trường hợp, bạn bấm nhầm nút Gửi hoặc muốn chỉnh sửa lại nội dung, Gmail có sẵn tính năng Hoàn tác gửi (Undo Send) giúp thu hồi thư trong khoảng thời gian nhất định.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Cài đặt thời gian hoàn tác
  • Truy cập vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải Gmail).
  • Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
  • Trong mục Hủy gửi, chọn thời gian mong muốn (5 giây, 10 giây, 20 giây hoặc 30 giây).
  • Kéo xuống cuối trang và nhấn Lưu thay đổi.

• Bước 2: Sau khi bấm Gửi, Gmail sẽ hiển thị thông báo Đã gửi thư kèm theo tùy chọn Hoàn tác.

• Bước 3: Trong khoảng thời gian đã cài đặt, bạn có thể bấm Hoàn tác để hủy gửi email. Hết thời gian này, thư sẽ được gửi đi và không thể thu hồi nữa.

Ví dụ: Nếu bạn cài đặt 20 giây thì trong 20 giây sau khi nhấn Gửi, bạn có thể hủy email. Sau đó, tùy chọn này sẽ biến mất.

Một số cách gửi Mail chuyên nghiệp

Để email trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với người nhận, bạn có thể tham khảo một số mẹo sau:

• Viết tiêu đề ngắn gọn, súc tích: Tiêu đề cần phản ánh đúng nội dung thư và đủ thu hút để người nhận muốn mở ngay.
• Sử dụng lời chào phù hợp: Chọn cách chào trang trọng hoặc thân thiện tùy theo đối tượng người nhận (ví dụ: “Kính gửi” trong công việc, “Chào bạn” trong trao đổi cá nhân).
• Trình bày nội dung mạch lạc: Chia thư thành từng đoạn ngắn, dùng gạch đầu dòng cho các ý quan trọng để người đọc dễ nắm bắt.
• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Đọc lại toàn bộ email trước khi gửi để tránh lỗi nhỏ làm giảm tính chuyên nghiệp.
• Đính kèm tệp đúng cách: Đặt tên file rõ ràng, dùng định dạng phổ biến (PDF, DOCX) và nhắc đến file trong nội dung thư để người nhận không bỏ sót.
• Sử dụng chữ ký email: Thêm thông tin liên hệ cơ bản như họ tên, chức vụ, số điện thoại để người nhận dễ liên hệ lại.
• Giữ thái độ lịch sự: Tránh viết hoa toàn bộ, dùng từ ngữ quá cảm xúc hoặc thiếu tôn trọng.

Các lỗi thường gặp trong cách gửi Mail và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng email, người dùng có thể gặp phải một số sự cố khiến thư không được gửi đi hoặc bị trả lại. Dưới đây là những lỗi phổ biến cùng cách xử lý:

Sai địa chỉ người nhận

• Nguyên nhân: Nếu nhập nhầm ký tự hoặc viết sai định dạng (ví dụ quên “@gmail.com”), hệ thống sẽ báo lỗi “mail delivery failed”.
• Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ địa chỉ trước khi gửi, có thể sao chép trực tiếp từ danh bạ để hạn chế sai sót.

Hộp thư người nhận đầy

• Nguyên nhân: Khi hòm thư đã hết dung lượng, thư mới sẽ bị trả lại.
• Cách khắc phục: Thông báo cho người nhận giải phóng dung lượng hoặc gửi lại sau khi hộp thư đã trống.

Dung lượng tệp đính kèm quá lớn trong cách gửi Mail

• Nguyên nhân: Gmail giới hạn file đính kèm tối đa 25MB.
• Cách khắc phục: Sử dụng Google Drive hoặc nén file thành định dạng ZIP/RAR trước khi gửi.

Kết nối internet không ổn định

• Nguyên nhân: Thư có thể bị treo ở mục “Hộp thư đi” (Outbox).
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại mạng và gửi lại sau khi có kết nối ổn định.

Bị đánh dấu spam

• Nguyên nhân: Email có tiêu đề mơ hồ, quá nhiều liên kết hoặc gửi hàng loạt có thể bị hệ thống lọc sang thư rác.
• Cách khắc phục: Viết tiêu đề rõ ràng, hạn chế chèn link không cần thiết và tránh gửi cùng một nội dung cho quá nhiều người cùng lúc.

Quên đính kèm file

• Nguyên nhân: Nhiều người soạn thư nhưng quên tệp cần gửi kèm.
• Cách khắc phục: Trước khi gửi, hãy đọc lại nội dung và kiểm tra kỹ phần đính kèm. Gmail còn hỗ trợ cảnh báo khi phát hiện chữ “đính kèm” trong nội dung nhưng không có file.

So sánh Gmail, Outlook và Yahoo Mail

Ba dịch vụ email phổ biến này đều đáp ứng tốt nhu cầu gửi và nhận thư, nhưng mỗi nền tảng lại có ưu điểm riêng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn ra sự khác biệt:

Câu hỏi thường gặp về cách gửi Mail trên máy tính, điện thoại

Có thể hẹn giờ gửi email trên Gmail không?

Có, bạn có thể chọn tùy chọn “Lên lịch gửi” (Schedule send) để đặt ngày và giờ gửi thư.

Gửi email xong có thể chỉnh sửa lại nội dung được không?

Không, sau khi thư đã gửi thành công thì không thể chỉnh sửa. Bạn chỉ có thể gửi một email mới để bổ sung hoặc đính chính.

Tại sao email bị trả lại (mail delivery failed)?

Nguyên nhân thường do nhập sai địa chỉ người nhận, hộp thư đầy hoặc máy chủ người nhận từ chối thư.

Có thể gửi một email đến hàng trăm người cùng lúc không?

Có, nhưng cách gửi Mail giới hạn số lượng người nhận trong một ngày. Nếu cần gửi số lượng lớn, nên dùng công cụ gửi mail hàng loạt (mass email).

Gửi file quá dung lượng thì phải làm sao?

Với Gmail, nếu tệp vượt quá 25MB, hệ thống sẽ tự động gợi ý tải file lên Google Drive và gửi link cho người nhận.

Có thể thu hồi email đã gửi khi người nhận đã mở chưa?

Không thể. Chức năng Hoàn tác chỉ có hiệu lực trong vài giây sau khi bấm Gửi, trước khi email rời khỏi máy chủ.

Email có hiển thị khi gửi offline không?

Gmail hỗ trợ chế độ ngoại tuyến (offline mode), nhưng thư chỉ được gửi đi khi có kết nối internet trở lại.

Cách gửi Mail trên điện thoại và máy tính ngày nay đã trở thành kỹ năng cơ bản, cần thiết cho học tập, công việc và cả trong giao tiếp hàng ngày. Khi nắm rõ các bước thực hiện cũng như một số mẹo nhỏ, bạn sẽ thấy việc soạn và gửi email trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Hãy thử áp dụng ngay để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với người nhận.

Tham khảo bài viết liên quan:

Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp đơn giản trên điện thoại, máy tính

2 cách tạo email trên điện thoại iPhone đơn giản, nhanh gọn nhất