Cách gộp ô trong Excel là một trong những thao tác khá đơn giản và cần thiết cho hoạt động trên Excel. Việc này đóng vai trò quan trọng. Việc này vừa giúp tạo nên hình thức đẹp, chỉnh chu, chuyên nghiệp cho bảng vừa giúp tính toán đơn giản hơn. Tuy nhiên, hiện tại việc gộp ô chúng ta đang thực khá đơn giản và chỉ dừng lại ở một số yêu cầu nhất định. Đặc biệt, đối với những ô có nhiều nội dung khác nhau nhưng bạn cần gộp lại. Hầu hết các nội dung sẽ bị mất trừ ô đầu tiên bên trái hoặc ô đầu tiên trên cùng. Vậy nên, việc này sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn cũng như bất tiện hơn khi thực hiện.
Trong bài viết bên dưới, Hoàng Hà Mobile sẽ giới thiệu cho bạn các cách gộp ô trong Excel, các lỗi thường gặp và các điều cần lưu ý.
Các cách gộp ô trong Excel nhanh mà không mất dữ liệu
Theo cách gộp ô trong Excel trong truyền thống thì việc gộp nhiều ô sẽ bị mất dữ liệu. Nếu như bạn muốn giữ lại giữ liệu các ô thì sẽ khá khó khăn, người dùng phải gõ tay lại toàn bộ sau khi gộp ô. Thế nhưng, nó sẽ làm mất thời gian và không tận dùng được hết. Chúng ta vẫn có cách gộp nhiều ô mà không mất dữ liệu bên dưới:
Cách gộp ô trong Excel bằng Justify
Bước 1: Chọn các ô có cần gộp. Các ô này phải cùng một hàng hoặc cùng một cột. Điều chỉnh độ rộng hoặc hẹp của ô để có thể thể hiện dữ liệu trong ô.
Bước 2: Trên tab Home, bạn lựa chọn Editing. Sau đó bạn lựa chọn lệnh Fill để chuyển đổi toàn bộ thông tin ở các ô còn lại lên ô trên cùng.
Bước 3: Chọn Justify để gộp ô. Việc này sẽ tùy vào định dạng căn giữa hay căn trái nội dung bạn muốn thể hiện để lựa chọn.
Cách gộp ô trong Excel bằng Justify này là một trong những cách khá nhanh và thuận lợi. Thao tác thực hiện cũng đơn giản. Tuy nhiên, cách này chỉ thực hiện được đối với các ô cùng một hàng hay cùng một cột. Justify chỉ thực hiện được đối với dãy ô chỉ có dữ liệu chữ, không thực hiện được với trường hợp có số hoặc công thức. Vậy nên bạn có thể cân nhắc khi sử dụng cách này.
Cách gộp ô trong Excel bằng Merge and Center
Bước 1: Mở Excel, chọn file và mở file bạn cần thao tác.
Bước 2: Ấn chọn các cột nằm kế sát nhau mà bạn đang muốn gộp
Bước 2: Tại tab “Home”, chọn lệnh ” Merge and Center.
Bước 3: Ở “Merge and Center” sẽ có 4 mục để bạn có thể thực hiện, bao gồm:
- Merge & Center được dùng để gộp nhiều ô thành một ô và nó nằm ở vị trí giữa bảng
- Merge Across được dùng để gộp các ô được chọn theo từng ô riêng biệt
- Merge Cells được dùng để gộp các ô đã chọn thành 1 ô duy nhất. Tuy nhiên, nó sẽ không nằm ở giữa.
- Ummerge Cells được dùng để hủy gộp ô.
Sau khi lựa chọn lệnh cần dùng, Excel sẽ trả kết quả lại cho bạn. Các nội dung và các ô sẽ được gộp lại với nhau.
Cách gộp ô trong excel bằng lệnh này sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn so với Justify. Dù ở bất kỳ nội dung ở dạng dữ liệu chữ, số hoặc ký tự đặc biệt đều có thể gộp lại.
Cách gộp ô trong Excel bằng Concatenate
Nếu như bạn muốn gộp dữ liệu của 2 ô A2 và A3 vào một ô riêng biệt nào đó, không phải là A2 và A3. Vậy có thể sử dụng công thức =Concatenate(A2,”.”,B2).
Nếu như bạn muốn tập hợp 2 ô A2 và B2 cùng với thông tin gốc, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định vị trí của các ô mà bạn muốn gộp.
Bước 2: Sau đó, bạn tiến hành nhập công thức =Concatenate(Xn,”.”,Yn) – Vị trí 2 ô bất kỳ bạn muốn gộp. Sau đó nhấn Enter, Excel sẽ trả lại kết quả cho bạn.
Cách này thực hiện khá nhanh chóng và tối ưu. Bạn có thể gộp nhiều ô với nội dung khác nhau mà có thể giữ được dữ liệu ban đầu. Đặc biệt, khi sử dụng công thức, bạn có thể chèn thêm các dấu ngắt câu để khi kết quả có thể nhìn rõ ràng và không bị rối mắt.
Cách gộp dữ liệu trong 2 hay nhiều cột trong Excel thuận tiện
Ngoài cách gộp ô trong Excel, đôi lúc bạn cũng cần gộp nhiều dữ liệu thông tin hơn. Nó có thể là gộp nhiều cột hoặc nhiều hàng. Vậy nên, chúng ta cần 1 cách tối ưu hơn để thực hiện. Có 2 cách gộp ô trong Excel theo cột bên dưới.
Gộp 2 cột bằng Toán tử
Toán tử hoặc công thức là cách có thể lựa chọn gộp các hàng với nhau theo công thức Excel và có thể dùng dấu câu để phân tách các nội dung. Để thực hiện, bạn dùng công thức =A2&” “&B2” “&C2, với A2, B2 và C2 là các ô cần gộp. Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng dấu câu hoặc ký hiệu để ngăn cách những nội dung bằng cách chen giữa hai dấu ngoặc kép.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập công thức“=A2&” “&B2” “&C2
Bước 2: Ấn Enter để kết quả được hiện ra.
Bước 3: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cùng một cột để tiết kiệm thời gian cũng như chuyên nghiệp hơn.
Gộp 2 cột bằng Concatenate
Concatenate cũng khá tương tư và giống với toán tử. Cách gộp ô trong Excel này cho phép bạn có thể gộp nhiều ô khác nhau lại. Trong cách làm này, bạn sẽ sử dụng dấu câu hoặc ký tự để ngăn cách giữa các nội dung, chen giữa hai dấu ngoặc kép trong công thức.
Bước 1: Nhập công thức =Concatenate(A2&” “&B2” “&C2)
Bước 2: Nhấn phím Enter để gộp nội dung nhiều cột lại.
Bước 3: Kéo công thức cho đến hết dải ô bạn cần gộp nội dung. Tất cả các ô phải cùng chung một cột với cột ở trên.
Các lưu ý khi thực hiện cách gộp ô trong Excel
Cách gộp ô quả thực không quá khó. Nó như một thao tác cơ bản trong sử dụng Excel. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu rõ sâu bản chất của thao tác này có thể dẫn đến kết quả không đúng như mong muốn. Khi gộp ô bạn cũng cần lưu ý:
Nếu gộp ô cột bình thường mà không dùng các lệnh trên đây thì các kí tự và nội dung ở các ô sẽ bị mất. Nội dung chỉ được giữ lại ở ô đầu tiên trong dải ô cần gộp.
Nếu bạn đang nhập bảng hoặc đang chỉnh sửa bảng thì không thể gộp cột hoặc ô. Công cụ Merge & Center không thực hiện được sẽ hiện màu xám. Bạn chỉ cần ấn nút Enter để kết thúc quá trình nhập và thực hiện cách gộp ô trong Excel.
Nếu dữ liệu của bạn đang được định dạng ở dạng dữ liệu bảng thì không thể tiến hành gộp ô. Vậy nên, bạn cần chuyển bảng về dạng dữ liệu thông thường để gộp. Cách thực hiện: chỉ cần chọn Table Tools, sau đó chọn Design và chọn Convert to Range.
Lỗi thường gặp với các ô đã được gộp và cách xử lý
Trong quá trình thực hiện cách gộp ô trong Excel sẽ không tránh khỏi những lỗi thường xuất hiện. Thế nhưng bạn đã hiểu rõ hết các lỗi ấy, việc hiểu này sẽ giúp bạn nhanh tìm ra cách xử lý. Dưới đây là 2 lỗi thường hay gặp:
Mất dữ liệu: Đây là một trong những lỗi thường xuyên gặp phải. Khi gộp ô, nếu bạn chỉ chọn dải ô cần gộp. Sau đó lựa chọn lệnh Merge & Center thì dữ liệu trừ ô đầu tiên các ô còn lại sẽ đều bị mất. Vậy nên bạn có thể thay vào đó sử dụng các công thức và các lệnh ở trên để gộp nhiều ô những không bị mất dữ liệu.
Kích thước của các ô không giống nhau: Nghĩa là khi thực hiện, những ô trong dải ô cần gộp có kích thước và độ lớn không giống nhau. Hoặc trong các ô đó đã được gộp trước đó. Để có thể gộp ô được trong trường hợp nà, bạn cần tách các ô đã gộp để các ô cùng độ lớn mới có thể gộp ô lại được.
Các phím tắt dùng để cách gộp ô trong Excel nhanh
Cách gộp ô trong Excel ngoài cách dùng câu lệnh thì có cách thứ 2 là dùng phím. Cách này sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm các lệnh cũng như thực hiện đơn giản và dễ nhớ hơn. Chủ yếu sử dụng các phím tắt để tìm, chọn và thực hiện các công viên. Quy trình gồm các bước như sau:
- Bước 1: Chọn các ô trong dải ô bạn muốn gộp.
- Bước 2: Nhấn và giữ phím Alt trên thanh công cụ Excel đến khi các chữ viết tắt của từng lệnh được hiện lên.
- Bước 3: Ấn chọn phím H để tìm tab Home, ấn chọn.
- Bước 4: Nhấn chọn phím M để tìm Merge & Center và ấn chọn.
- Bước 5: Nhận chọn phím C nếu bạn muốn căn giữa, phím A nếu bạn muốn gộp ô theo từng hàng hoặc phím M để căn trái.
Cách tắt các ô đã gộp trong Excel
Cách gộp ô trong Excel đơn giản bao nhiêu thì cách tách ô đã gộp cũng không phức tạp. Để thực hiện, chúng ta có thể thực hiện nhanh bằng cách sử dụng tổ hợp phím. Lựa chọn dải ô đã gộp và muốn tách ô. Sau đó ấn chọn tổ hợp phím Ctrl + Z để thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở tab Quick Access, chọn Undo để tách ô.
Cách thứ 2 cũng sử dụng tab Merge & Center. Cách này sẽ thực hiện bằng cách chọn dải ô muốn tách, vào Merge & Center và chọn Unmerge Cells.
Lời kết
Cách gộp ô trong Excel là một trong những thủ thuật khá đơn giản đối với phần mềm này. Cách sử dụng và thực hiện không quá khó. Ngoài cách gộp truyền thống dễ làm mất dữ liệu và không tối ưu. Những cách mà Hoàng Hà Mobile chia sẻ trên đây chắc chắn sẽ giúp được cho bạn có thể thực hiện được nhanh và chuyên nghiệp hơn. Không những thế,việc gộp ô sẽ giúp cho bảng của bạn được trình bày rõ ràng, cụ thể và nổi bật hơn. Bỏ đi những phần không cần thiết, tóm gọn nội dung nhưng vẫn đầy đủ sẽ tạo ấn tượng và cái nhìn tốt hơn cho bài làm của bạn. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thủ thuật mới để chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng Excel.
Đừng quên theo dõi ngay Hoàng Hà để cập nhật những thông tin và xu hướng mới nhất hiện nay nhé.
Xem thêm:
