Trang chủ » Khám Phá » Cách đánh số trang trong Excel phổ biến nhất

Cách đánh số trang trong Excel phổ biến nhất

Hoàng Tình
Tháng Sáu 26, 2023

Đa phần tất cả chúng ta đã quá quen thuộc với việc đánh số trang trong Word, tuy nhiên cách đánh số trang trong Excel lại còn khá lạ lẫm đối với nhiều người. Dẫu vậy, dù đánh số trang trong Word hay Excel thì nó cũng vô cùng đơn giản, tuy nhiên không phải ai cũng biết những thủ thuật này.

Trong bài viết ngày hôm nay, Hoàng Hà Mobile sẽ gửi đến các bạn những cách đánh số trang trong Excel phố biến nhất. Tuy nhiên, trước hết chúng ta hãy cùng tìm hiểu Excel có tác dụng gì và vì sao chúng ta nên đánh số trang cho bài Excel của mình nhé!

Tác dụng của công cụ Excel

Hiện tại, Excel được biết đến là một ứng dụng bảng tính nằm trong nền tảng Microsoft Office. Đây được biết đến là công cụ đóng vai trò quan trọng, giúp con người có thể tính toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất có thể. Từ đó, có thể giúp tối ưu hóa thời gian làm việc cũng như đảm bảo được hiệu quả cao hơn trong công việc.

Trước hết, chúng ta sẽ cùng nhau điểm qua một số tính năng nổi bật được nhiều người sử dụng trên công cụ này nhé!

Đầu tiên, đó chính là tính năng lưu trữ dữ liệu dữ liệu dưới dạng bảng tính. Ví dụ, trên Excel, nhờ cấu trúc dạng bảng tính được thiết kế vô cùng khoa học, bạn sẽ có thể nhập và lưu trữ các dữ liệu như bảng lương, bảng báo cáo tài chính,…
Thứ hai, một tính năng được rất nhiều người sử dụng trên công cụ này đó chính là dùng để tính toán bởi Excel được tích hợp rất nhiều hàm công thức giúp bạn có thể xử lý các số liệu vô cùng nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ ba, một tính năng cũng vô cùng hữu ích trên Excel là khả năng liên kết giữa nhiều bảng tính. Nhờ đó, bạn có thể xử lý dữ liệu một cách logic hơn vì dữ liệu giữa các bảng giờ đây đã được kết nối chặt chẽ với nhau.
Cuối cùng, một điểm đặc biệt mà không phải công cụ nào cũng có đó chính là tính năng bảo mật an toàn. Trong nhiều trường hợp, ví dụ như những bảng dữ liệu kế hoạch của công ty được yêu cầu cần phải bảo đảm tính bảo mật tuyệt đối thì tính năng này thực sự là một vị cứu tinh. Để đảm bảo tính an toàn, bạn sẽ tiến hành cài đặt mật khẩu khi mở file để xem đây như một chiếc chìa khóa đảm bảo an toàn cho nó.

Phần lớn chúng ta đều nghĩ rằng chỉ có các ngành nghề như kế toán hay kiểm toán mới sử dụng Excel thường xuyên. Tuy nhiên, với những tính năng nổi trội như đã nêu bật ở trên, Excel còn là công cụ hữu dụng đối với rất nhiều công việc khác có thể kể đến như ngân hàng, kỹ sư hay đặc biệt là trong ngành giáo dục,…

Tầm quan trọng của việc đánh số trang trong Excel

Trong một trang tính Excel, việc có quá nhiều trang dữ liệu liên tục chắc chắn sẽ khiến cho người đọc cảm thấy vô cùng rối mắt. Đặc biệt, đa phần chúng ta đều sử dụng Excel để quản lý bảng số liệu, chính vì vậy, nếu không đánh số trang, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc so sánh, theo dõi hay chọn lọc dữ liệu.

Bên cạnh đó, thông thường chúng ta sẽ thấy trong Excel, các ô được xếp liền nhau và bạn sẽ không thể biết được giới hạn của một trang là ở điểm nào bởi Excel không được phân tách rõ ràng và dễ nhìn thấy như trong Word. Do đó, việc đánh số trang Excel sẽ vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp:

Thứ nhất, việc đánh số trang trong Excel sẽ giúp dễ dàng đánh dấu và ghi nhớ tất cả những phần chứa dữ liệu quan trọng, từ đó giúp chúng ta có thể dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian và sức lực trong việc tìm kiếm dữ liệu.
Thứ hai, đánh số trang trong Excel còn mang lại hiệu quả cao trong công việc bởi nó thể hiện tính chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ của người làm. Từ đó, bạn sẽ nhận được sự đánh giá cao cũng như sự tín nhiệm từ sếp, đồng nghiệp hay đối tác.

Vậy làm sao để đánh số trang trong Excel, hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu ngay qua những cách dưới đây nhé!

Các cách đánh số trang trong Excel mà bạn cần biết

Cách đánh số trang trong Excel bằng Page Setup

Để đánh số trang trong Excel bằng Page Setup, chúng ta hãy tiến hành thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trong Excel, chọn thẻ Page Layout, sau đó, tại cửa sổ Page Setup, bạn sẽ tiến hành nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống.

Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, bạn sẽ chọn thẻ Header/Footer, sau đó chọn Custom Header. Có một điểm cần lưu ý ở đây đó chính là nếu muốn đánh số ở đầu trang, bạn sẽ chọn Custom Header trong khi đó, nếu muốn chọn đánh ở số cuối trang, bạn sẽ bấm vào Custom Footer.

Bước 3: Nếu muốn đánh số ở phía bên trái của trang, bạn sẽ bấm chuột chọn Left section, chọn Right section nếu muốn đánh số ở bên phải, tương tự nếu muốn chọn đánh số ở giữa trang, bạn sẽ ấn chọn Center section. Sau đó, bạn sẽ ấn vào biểu tượng Insert Page Number.

Bước 4: Cuối cùng, bạn sẽ nhấn chọn OK để xác nhận hoàn thành đánh số trang.

Cách đánh số trang trong Excel bằng Header/Footer thông qua thẻ Insert

Để đánh số trang trong Excel bằng Header/Footer thông qua thẻ Insert, bạn sẽ cần thực hiện những bước như sau:

Bước 1: Trong mục Insert, bạn sẽ di chuyển chuột đến phần Header & Footer (nằm trong nhóm Text).

Bước 2: Bạn sẽ tiến hành bấm vào mục Page Number.

Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ bấm vào vị trí mà bạn muốn đánh số trang. Như thường lệ, bạn có thể chọn đánh số trang ở bên trái, chính giữa hoặc ở bên phải. Kết quả hiện ra sẽ là ký tự &[Page], điều này có ý nghĩa là khi in ra, các trang trong Excel sẽ được đánh số ở vị trí mà chúng ta đã bấm chọn.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành xong việc đánh số trang bằng cách thêm Header/Footer trong thẻ Insert.

Cách đánh số trang trong Excel bằng chế độ xem Page Layout rồi thêm Header/Footer

Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn sẽ bắt đầu bấm chọn View, sau đó tiến hành kích vào mục Page Layout.

Bước 2: Tiếp theo, nếu muốn chọn đánh số ở đầu trang, bạn sẽ ấn chọn Add Header, trong khi nếu muốn chọn đánh số ở cuối trang, bạn sẽ ấn chọn vào nút Add Footer.

Bước 3: Sau đó, bạn sẽ ấn vào thẻ Page Number để thực hiện thêm số trang.

Bước 4: Tại vị trí đặt con trỏ chuột, bạn sẽ điền số trang mong muốn vào. Cũng như các cách hiển thị ở trên, số trang sẽ được đặt ở bên trái, chính giữa và phía bên phải của trang tính tùy theo mong muốn của bạn.

Nếu muốn kiểm tra đã thành công hay chưa, bạn sẽ chọn View và tiếp tục bấm vào Page Layout để xem.

Cách đánh số trang trong Excel theo dạng 1/2

Bước 1: Trên trang tính, bạn hãy nhấn vào mụcPage Layout. Tiếp theo đó, tại mục Page Setup, bạn sẽ ấn chọn vào biểu tượng mũi tên đi xuống ở phía bên góc.

Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, bạn sẽ tiến hành nhấn vào tab Header/Footer. Tại đây, nếu bạn muốn đánh số đầu trang, bạn hãy kích vào Custom Header còn nếu muốn đánh số ở cuối trang, bạn hãy chọn Custom Footer.

Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn đánh số trang. Tương tự, bạn cũng sẽ có ba sự lựa chọn là: Left section (đặt ở phía bên trái của trang), Right section (đặt ở phía bên phải của trang) và Center section (đặt ở phía chính giữa của trang). Sau đó, bạn sẽ ấn vào biểu tượng Insert Page Number.

Bước 4: Nếu muốn đánh số trang kiểu 1/2, bạn phải chèn thêm ký tự / để phân biệt. Cuối cùng, bạn hãy bấm chọn biểu tượng Insert Number of Pages.

Như vậy, với những bước đơn giản ở trên, bạn đã hoàn thành đánh số trang trong Excel theo dạng 1/2.

Cách đánh số trang trong Excel theo ý muốn

Trong nhiều trường hợp, do nhu cầu, bạn sẽ muốn đánh số trang bắt đầu từ trang số 2 hoặc các trang ở phía sau chứ không nhất quyết phải là trang đầu tiên. Để thực hiện điều này, bạn cũng có thể thực hiện dễ dàng thông qua các bước sau đây:

Bước 1: Trên thanh công cụ của trang tính, bạn hãy bấm chọn vào Page Layout. Tiếp theo, tại cửa sổ Page Setup, bạn sẽ tiến hành nhấn chọn biểu tượng mũi tên đi xuống ở phía bên góc.

Bước 2: Trong mục Page Setup, bạn sẽ chọn thẻ Page. Tại ô First Page Number, bạn sẽ tiến hành điền số trang mà bạn muốn đắt đầu.

Bước 3: Cũng trong mục Page Setup, bạn sẽ chọn thẻ Header/Footer. Tại đây, nếu muốn đánh số đầu trang, bạn hãy ấn vào Custom Header. Nếu muốn chọn đánh số cuối trang, bạn sẽ chọn Custom Footer.

Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy bấm chuột vào vị trí mà bạn muốn. Nếu chọn đánh số ở phía bên trái trang văn bản, bạn sẽ ấn vào Left Section, ấn vào Center Section nếu muốn đánh số trang ngay chính giữa hoặc chọn Right Section để đánh số trang ở phía bên phải của trang văn bản.

Sau đó, bạn hãy bấm chọn vào biểu tượng Insert Page Number (biểu tượng hình dấu thăng nằm giữa màn hình).

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách đánh số trang trong Excel theo ý muốn.

Cách bỏ đánh số trang trong Excel vô cùng đơn giản

Sau khi đã đánh số trang, trong trường hợp, nếu muốn xóa đi, bạn sẽ tiến hành thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Trên thanh trang tính, bạn sẽ tiến hành bấm vào thẻ Page Layout, sau đó tiếp tục nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống ở góc bên phải.

Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, bạn sẽ ấn vào tab Header/Footer. Trong Header hoặc Footer, bạn sẽ kích vào none và cuối cùng là ấn OK để hoàn thành việc xóa số trang trong Excel.

Trên đây là tổng hợp các cách đánh số trang trong Excel mà Hoàng Hà Mobile đã tìm hiểu và tổng hợp được. Hy vọng, giờ đây, với những hướng dẫn chi tiết như ở trên, việc đánh số trang trong Excel sẽ không còn làm khó và khiến bạn tiêu tốn nhiều thời gian nữa.

Nếu muốn biết thêm những thủ thuật về Word, Excel hay PowerPoint, các bạn hãy truy cập trang web của Hoàng Hà Mobile để tìm hiểu thêm nhé!