Không giống như Excel, Word hiện nay không có tính năng giúp người dùng điền số thứ tự trong bảng. Vậy nếu bạn đang gặp trường hợp cần phải điền số thứ tự hàng loạt thì phải làm như thế nào? Trong bài viết thủ thuật máy tính bên dưới đây, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn các cách đánh số thứ tự trong Word cực dễ dàng. Đặc biệt, các hướng dẫn của chúng tôi đều là bản cập nhật mới nhất và bạn có thể áp dụng cho tất cả phiên bản Word.
Lợi ích của việc biết cách đánh số thứ tự trong Word
Ứng dụng và dịch vụ của Microsoft đã mang lại nhiều lợi ích cho người dùng từ rất lâu. Cụ thể hơn thì trong Microsoft sẽ có các nền tảng thân thuộc như Word, Excel, PowerPoint và rất nhiều công cụ tiện ích khác. Đặc biệt đối với Word thì chắc chắn không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta, nhất là trong môi trường học tập và làm việc. Và ngay bên dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ thêm về lợi ích của việc biết cách đánh số thứ tự trên Word. Mời bạn cùng xem qua và thảo luận với chúng tôi nhé.
Tạo tài liệu có cấu trúc và dễ đọc
Đánh số thứ tự giúp tạo ra một cấu trúc logic cho tài liệu của bạn. Khi mỗi mục hoặc phần được đánh số theo thứ tự, người đọc có thể dễ dàng theo dõi luồng thông tin từ mục này đến mục khác một cách tự nhiên. Đồng thời, số thứ tự cho phép bạn sắp xếp các mục theo một thứ tự cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn muốn sắp xếp lại thông tin trong tài liệu hoặc tạo danh sách theo thứ tự ưu tiên.
Bên cạnh đó, việc tạo danh mục cho tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Word có tính năng tự động tạo danh mục từ số thứ tự. Nếu bạn biết cách tận dụng tính năng này thì sẽ nhanh chóng tạo ra một danh sách các mục chính trong tài liệu. Không những thế, đối với các tài liệu chuyên sâu liên quan đến dự án đồi hỏi sẽ có rất nhiều hạng mục khác nhau. Do đó, nếu bạn biết cách đánh số trong Word thì sẽ giúp người đọc theo dõi các bước hoặc phần cụ thể nào đó một cách thuận tiện hơn.
Chưa kể đến, khi một tài liệu được đánh số thứ tự một cách đúng đắn. Người đọc có thể dễ dàng nhận biết khi nào họ đã đọc qua một mục, cũng như khi nào cần tìm hiểu mục tiếp theo. Như vậy, tất cả người theo dõi tài liệu có thể chủ động được việc đọc thông tin theo khoảng thời gian mình mong muốn.
Tự động cập nhật số thứ tự
Việc biết cách đánh số thứ tự trong Word sẽ giúp tự động cập nhật các số thứ tự trong tài liệu của bạn. Điều này đồng nghĩa mọi thông số trong văn bản đều được điều chỉnh một cách tự động, chứ phải không bằng cách thủ công nhập tay. Hơn nữa, khi bạn thêm một mục mới hoặc xóa một mục, Word sẽ tự động điều chỉnh lại các số thứ tự trong toàn bộ tài liệu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của số thứ tự.
Không chỉ thế, nếu bạn muốn di chuyển một mục từ vị trí này sang vị trí khác trong tài liệu. Các số thứ tự sẽ tự động “thích nghi” với vị trí mới mà mục được di chuyển đến. Từ đó giúp bạn duyệt qua tài liệu và thay đổi vị trí của các mục một cách linh hoạt mà không cần phải sửa đổi số thứ tự thủ công.
Ngoài ra, thao tác hay ho này còn giúp cho người dùng giảm nguy cơ phát sinh lỗi do việc sửa đổi số thứ tự. Do đó, bạn có thể yên tâm vào kết quả mình làm ra, cũng như tránh làm mất thời gian khi bạn phải làm việc với tệp dữ liệu lớn.
Hỗ trợ phân cấp danh sách dễ dàng
Thêm một lợi ích tuyệt vời khác của việc biết cách đánh số thứ tự trong Word. Đó chính là bạn sẽ thực hiện các thao tác phân cấp danh sách cực thuận tiện. Đầu tiên, phải nhắc đến chính là yếu tố hiển thị đi theo từng cấp độ văn bản của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng số 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2 để biểu thị mức độ phân cấp khác nhau của các mục trong danh sách.
Song song đó, nếu bạn muốn thay đổi mức độ ưu tiên của một mục trong danh sách. Bạn chỉ cần thay đổi số thứ tự hoặc chữ cái của nó, sau đó hệ thống của Word sẽ tự điều chỉnh theo ý muốn của bạn. Với tính năng này, bạn không cần phải lo lắng về việc mình tự chỉnh tay quá nhiều danh mục khác nhau. Thay vào đó, bạn còn dễ dàng quản lý nhiều mức độ và thông tin phức tạp.
Dễ dàng in ấn và chia sẻ
Có thể nói, dễ dàng in ấn và chia sẻ là mục đích quan trọng nhất của việc đánh số thứ tự trong Word. Bởi vì số thứ tự giúp tạo ra một cấu trúc rõ ràng trong tài liệu của bạn. Khi bạn in ấn tài liệu này, số thứ tự đi kèm với số trang sẽ giúp người đọc theo dõi mục cùng thông tin một cách dễ dàng.
Thêm vào đó, đánh số thứ tự trong Word sẽ làm cho tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Người đọc thường ưa thích tài liệu có cấu trúc và sắp xếp đẹp mắt, và số thứ tự giúp bạn đạt được điều ấy. Hơn nữa, nếu tài liệu của bạn mang tính hướng dẫn và học thuật thì các bước đánh số sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin một cách tối ưu hơn. Hay nói cách, số thứ tự giúp người đọc dễ dàng xác định và tham khảo các mục cụ thể.
Nhìn chung, việc đánh số thứ tự trong Word không chỉ giúp tạo ra cấu trúc và dễ đọc cho tài liệu. Nó còn tạo điểm nhấn cho các mục và thông tin quan trọng. Từ đó làm cho việc in ấn và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng, cũng như chuyên nghiệp hơn. Và nếu bạn muốn biết cách đánh số thứ tự như thế nào thì hãy xem tiếp phần sau đây của Hoàng Hà Mobile nhé.
Hướng dẫn các cách đánh số thứ tự trong Word cực dễ dàng
Và đến đây là phần quan trọng nhất bài viết này, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn 3 trường hợp đánh số thứ tự vô cùng đơn giản và rất dễ thực hiện. Lưu ý, để có kết quả đúng nhất bạn nên theo dõi đến cuối bài viết và không nên bỏ qua thao tác nào nhé.
Cách đánh số thứ tự nằm trên cùng một cột trong Word
Với trường hợp đầu tiên này rất nhiều bạn đọc gặp phải khi xử lý tài liệu trên Word. Bởi các bảng số liệu thống kê trong Word luôn đòi hỏi người dùng phải trình bày một cách rõ ràng. Từ đó, người đọc mới hình dung được bảng số liệu có bao nhiêu hạng mục và thông tin cụ thể giữa các hạng mục là như thế nào. Và để thực hiện được, chúng ta sẽ cùng trải qua 4 thao tác bạn nhé.
Bước 1 Trước tiên, trên bảng số liệu bạn hãy để con trỏ chuột vào phần mình muốn hiển thị số thứ tự. Sau đó, bạn tìm và chọn vào mục “Home” trên thanh công cụ.
Bước 2:Tiếp đến, bạn sẽ tìm đến mục “Recently Used Number Format” và chọn kéo xuống dưới để chọn vào “Define New Numbering Format”. Xem thêm hình mô tả để biết cách đánh số thứ tự trong Word chuẩn xác hơn bạn nha.
Bước 3: Một hộp công cụ mới xuất hiện, nhiệm vụ của bạn là điền vào 3 phần, bao gồm: Number stype (kiểu số), Number format (loại bỏ các ký tự khác chỉ để lại số), Alignment (vị trí hiển thị số thứ tự). Sau khi điền hoàn tất thì bạn hãy nhấn chọn “OK”.
Bước 4: Sau khi thực hiện xong 3 bước trên, bạn sẽ thấy được số thứ tự xuất hiện ngay vị trí bạn để trỏ chuột ban đầu. Tiếp đến bạn cần bôi đen toàn bộ cột, sau đó chọn lại “Home”, rồi chọn “Numbering” và kết thúc bằng chọn “định dạng số thứ tự vừa tạo”. Nếu bạn thực hiện đúng 4 bước này, bạn sẽ thấy được số thứ tự hiển thị theo phân cấp tăng dần.
Cách đánh số thứ tự trong Word bắt đầu bằng một ký tự bất kỳ
Trong một số trường hợp đặc biệt, người dùng không thích đánh số thứ tự bắt đầu bằng số 1 thì phải làm như thế nào? Đừng lo lắng, ngay phần dưới đây Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn thêm cho bạn một cách vô cùng linh hoạt. Cụ thể hơn thì bạn có thể đánh số thứ tự bắt đầu bằng bất kỳ con số nào bạn muốn. Và ở hướng dẫn này chúng ta cũng sẽ thực hiện qua 4 bước.
Bước 1: Trước nhất, người dùng cần bôi đen cột mà mình muốn đánh số. Sau đó, bạn chọn vào mục “Home”, chọn tiếp “Numbering” và click vào biểu tượng như hình ảnh minh họa.
Bước 2: Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy được một dãy số trên cột xuất hiện theo thứ tự tăng dần và bắt đầu từ số 1.
Bước 3: Tại bước này, bạn sẽ để trỏ chuột ở một con số bất kỳ, sau đó nhấn chuột phải và chọn vào mục “Set Numbering Value”.
Bước 4: Một cửa sổ công cụ mới hiển thị lên, người dùng cần phải điền vào mục “Set value to” con số mà bạn muốn bắt đầu. Chẳng hạn như trong hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Word này chúng tôi chọn số 5. Sau khi điền xong, bạn click chọn “OK” là sẽ nhận được một bảng thông số như mô tả.
Cách đánh số thứ tự nối tiếp ở 2 cột khác nhau trong Word
Với cách thứ 3 này sẽ dành cho bạn nào đang muốn tạo ra 2 cột số thứ tự song song với nhau. Thao tác thực hiện cũng rất đơn giản bạn nhé, chỉ cần làm theo hướng dẫn của chúng tôi là bạn đã có được kết quả như mong muốn.
Bước 1: Sau khi người dùng đã thực hiện đánh số thứ tự ở cột 1 bằng cách hướng dẫn của Hoàng Hà Mobile ở trên. Bạn hãy tiếp tục bôi đen cột số thứ tự thứ 2 và chọn vào mục “Home”.
Bước 2: Tại đây, người dùng cũng chọn vào mục “Numbering” và chọn tiếp vào phần định dạng như hình mô tả.
Bước 3: Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy một dãy số thứ tự xuất hiện bắt đầu từ số 1. Nếu bạn muốn điều chỉnh thì hãy chọn vào mục “Set Numbering Value” và thiết lập con số bắt đầu, nhấn chọn OK là xong.
Bước 4: Nếu bạn thực hiện theo đúng 3 bước hướng dẫn trên thì bạn sẽ ghi nhận được kết quả như hình sau.
Kết luận
Như vậy, Hoàng Hà Mobile đã chia sẻ cho bạn 3 cách đánh số thứ tự trong Word cực dễ dàng và nhanh chóng. Nếu trong quá trình thực hiện bạn có gặp sự cố gì thì cứ để lại bình luận hoặc liên hệ chúng tôi nhé. Chân thành cảm ơn bạn đã đọc bài viết thủ thuật của Trang Tin Nhanh Hoàng Hà Mobile.
Xem thêm:
