Có cách chèn chữ ký vào Word nào đẹp, nhưng vẫn đảm bảo được tính nhanh chóng không? Thật tốt khi bạn đã đọc được bài viết này của Hoàng Hà Mobile. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 4 cách chèn chữ ký chuyên nghiệp mà ai cũng có thể thực hiện được. Cùng xem và thực hành bạn nhé.
Những tình huống cần chèn chữ ký vào Word
Hoạt động chèn chữ ký vào Word xuất hiện trong rất nhiều tình huống khác nhau. Chẳng hạn như trong một số trường hợp, bạn muốn gửi email hoặc thư từ điện tử dưới dạng tài liệu Word. Việc chèn chữ ký vào các lá thư điện thư điện tử sẽ làm tăng mức độ uy tín của người gửi. Hơn hết, người nhận cũng dễ dàng xác thực được thông tin mình nhận được là từ đúng người.
Bên cạnh đó, trong quá trình xin việc chèn chữ ký vào CV hoặc thư xin việc sẽ làm cho hồ sơ của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi nhà tuyển dụng nhìn thấy những tài liệu như thế này, chắc chắn bạn sẽ được đánh giá cao về mặt hình thức, lẫn chuyên môn. Không những thế, nó còn làm cho hồ sơ của bạn trông đáng tin cậy hơn những đơn xin việc khác.
Đặc biệt, khi ký kết các hợp đồng hoặc thỏa thuận về dự án. Việc chèn chữ ký vào các tệp tài liệu giúp xác thực và chứng thực việc ký kết, cũng như cam kết của các bên. Và thông thường các hợp đồng dự án không phải là ít thông tin, do vậy, bạn cần biết cách thêm chữ ký vào Word chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, với sự phát triển của việc giao nhận online hiện nay. Bằng cách chèn chữ ký vào các tài liệu có thể giúp xác nhận được giao dịch mua bán thành công. Hơn nữa, trong trường hợp cần đối chiếu thông tin thì có thể dựa vào chữ ký để xem xét trách nhiệm khi cần thiết.
Hướng dẫn 4 cách chèn chữ ký vào Word đẹp mà bạn nên biết
Các hướng dẫn bên dưới đây là một tài liệu quan trọng dành cho những người muốn tạo sự chuyên nghiệp cho tài liệu Word. Trong đó, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các thủ thuật chi tiết nhất về cách thêm chữ ký viết tay, chữ ký Signature line, chữ ký Digital và chữ ký có thể tái sử dụng. Không để các bạn đọc chờ đợi lâu hơn nữa, chúng ta cùng nhau thực hiện thao tác thôi nhé.
Cách 1: Chèn chữ ký viết tay vào Word
Khi người dùng cần in một số lượng lớn tệp tài liệu, nhưng nó lại yêu cầu phải có chữ ký viết tay vào đó. Vậy thì bạn chỉ có cách sử dụng tính năng trực tiếp của Word để giải quyết vấn đề này. Dựa vào các thao tác bên dưới đây, bạn có thể đồng bộ chữ ký cho tất cả các trang giấy trong word. Sự đồng bộ này bao gồm cả màu sắc, kích thước và kiểu chữ ký. Hoặc nếu bạn muốn bổ sung thêm một số ký tự đặc biệt để chữ ký được ấn tượng hơn thì vẫn thực hiện được.
Bước 1: Đầu tiên, người dùng hãy ký tên của mình ra một trang giấy trắng. Sau đó, bạn hãy up hình ảnh chữ ký đó lên Zalo, Messenger hoặc bằng Drive trên máy tính. Tiếp tục, bạn mở hình ảnh chữ ký lên bằng công cụ Paint để cắt bỏ những phần thừa, xấu.
Bước 2: Đến đây, bạn đọc sẽ tiến hành tách nền của chữ ký. Bằng cách bạn đọc sẽ truy cập vào công cụ “https://www.remove.bg/”. Tại trang giao diện chính, bạn hãy upload hình chữ ký lên. Sau đó, bạn chờ trong vài giây để hệ thống tự động xóa những nền thừa trên trang giấy. Kết thúc thao tác là bạn nhấn “Download”.
Bước 3: Tiếp theo, người dùng hãy mở ứng dụng Word trên máy tính lên và chọn “Insert”. Ở mục “Illustrations”, bạn chọn tải ảnh lên bằng “Picture”. Kế tiếp, bạn nhấn giữ nút “Shift” để di chuyển chữ ký đến vị trí chính xác là xong cách chèn chữ ký vào Word đầu tiên rồi nhé.
Cách 2: Chèn chữ ký vào Word bằng Signature line
Signature line là một phần của tài liệu hay email được thiết kế để chứng thực, cũng như thu thập chữ ký của một người. Nó thường bao gồm tên của người ký, dòng ký tên và theo sau bởi một dòng ngày tháng. Signature line được sử dụng để đặt chữ ký hoặc chữ ký số của mọi người vào vị trí cụ thể trong tài liệu. Do đó, chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng được tính năng tuyệt vời này để thêm chữ ký vào Word.
Bước 1: Đầu tiên, người dùng hãy mở ứng dụng Word trên điện thoại và đặt trỏ chuột tại nơi bạn muốn thêm chữ ký. Tiếp theo, bạn nhấn chọn vào nút “Insert” trên thanh Ribbon.
Bước 2: Người dùng hãy tìm đến ô “Text” trên thanh công cụ “Insert”. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào mũi tên xổ xuống như hình minh họa của Hoàng Hà Mobile.
Bước 3: Để tiến hành cách chèn chữ ký vào Word, bạn cần nhấn chọn vào “Microsoft Office Signature line”. Thêm một cửa sổ mới “Signature setup” xuất hiện, người dùng cần điền đầy đủ thông tin của mình vào 3 dòng trống mà hệ thống yêu cầu.
Cụ thể, bạn sẽ điền dòng đầu tiên là về tên của người ký (Suggested singer). Dòng thứ hai là về chức vụ (Suggested singer’s title). Và dòng cuối cùng là về địa chỉ email (Suggested singer’s email address). Sau khi bạn điền hoàn tất thì chỉ cần nhấn chọn “OK” là hoàn thành rồi nhé.
Cách 3: Cách chèn chữ ký vào Word với định dạng Digital
Chữ ký Digital mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong thời đại số hóa ngày nay. Đây là một phương tiện chính xác để xác minh danh tính của người ký. Đồng thời, nó còn cho phép tạo, lưu trữ và quản lý tài liệu số hóa một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy mà có rất nhiều người chuộng cách thêm chữ ký Digital vào Word hơn là các loại chữ ký khác.
Bước 1: Để thực hiện được cách thêm chữ ký Digital bạn phải hoàn thành được dòng chữ ký như hướng dẫn ở cách 2. Đồng thời, người dùng cũng cần cài đặt “chứng thư bảo mật” để đảm bảo chữ ký không bị lạm dụng. Trong trường hợp, bạn chưa tải thì Word sẽ gửi thông báo yêu cầu để xác nhận với hệ thống.
Bước 2: Sau khi đã chuẩn bị xong bước 1, người dùng hãy truy cập vào “Ổ đĩa C”. Tiếp tục tìm và chọn mục “Microsoft Office hoặc Offfice16”. Tại đây, bạn cần click chọn vào “Selfcert.exe”.
Bước 3: Cửa sổ “Create Digital Certificate” hiển thị ra và người dùng cần nhập tên chứng thư bảo mật tại mục “Your certificate’s name”. Để kết thúc thao tác là bạn vào “OK” nhé. Chưa hết, để hoàn thành thêm chữ ký vào Word, bạn hãy nhấp đúp vào khung chữ ký vừa tạo ở bước 1 để tiến hành mở công cụ “Ký tên – Sign”. Sau đó, bạn cần nhập chữ ký Digital và chọn “Sign” là hoàn thành.
Lưu ý: Đối với cách chèn chữ ký vào Word này, bạn không thể điều chỉnh được định dạng của văn bản. Nếu bạn muốn thay đổi thì cần phải vô hiệu hóa tính năng chữ ký Digital.
Cách 4: Chèn chữ ký có thể tái sử dụng
Trong trường hợp người, người dùng sẽ muốn chèn nhiều chữ ký trên cùng một trang giấy hoặc chèn chữ ký vào đoạn trang văn bản. Vậy thì bạn cần thiết kế ra một chữ ký có thể tái sử dụng được, cũng như điều chỉnh nó một cách dễ dàng. Và ngay sau đây là những hướng dẫn chi tiết nhất của Hoàng Hà Mobile. Bạn đọc đừng bỏ lỡ qua nhé.
Bước 1: Đầu tiên bạn cần chọn vào “Word” và click vào “Insert”. Người dùng hãy điều hướng chọn vào mục “Text” và chọn tiếp vào “Explore Quicks Parts”. Chưa hết, để kích hoạt được tính năng thì bạn click tiếp thêm “Auto text”.
Bước 2: Nhanh chóng hộp thư thoại General hiển thị ra với đề xuất về hai kiểu chữ ký mặc định. Để tiến hành thay đổi chữ ký thì người dùng hãy chọn bất kỳ vào một trong hai kiểu chữ trên. Sau đó, rồi chọn “Edit Properties”.
Bước 3: Lại thêm một cửa sổ mới hiển thị ra, đó chính là “Modify Building Block”. Tại đây, người dùng cần điền thông tin quan trọng về tên. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn “OK” để chuyển qua bước tiếp theo trong cách chèn chữ ký vào Word này.
Bước 4: Bạn quay trở lại trang tài liệu và để con trỏ chuột tại nơi muốn thêm chữ ký vào. Sau đó, bạn lại tiếp tục chọn “Explorer Quick Parts” trên thanh công cụ “Insert”. Cuối cùng, bạn chọn “Auto text” và thêm chữ ký mà mình vừa tạo ở bước 3 là hoàn thành rồi nhé.
Cứ tương tự như thế, nếu bạn muốn thay đổi tên hay chữ ký nào thì cứ chọn “Explorer Quick Parts” và điều chỉnh bạn nha.
Lưu ý khi thực hiện cách chèn chữ ký vào Word
Đầu tiên, bạn đọc cần xác định được loại chữ ký mà mình muốn dùng là gì. Như thông tin chia sẻ ở trên, chúng ta sẽ có 4 loại chữ ký với các tính năng khác nhau. Bằng cách lựa chọn loại chữ ký phù hợp nhất, bạn sẽ giúp cho tài liệu Word thêm đẹp và chuyên nghiệp.
Thứ hai, nếu bạn đang sử dụng hình ảnh chữ ký (ví dụ: ảnh chữ ký đã quét hoặc được tạo trên máy tính). Người dùng cần đảm bảo rằng hình ảnh đó phải có chất lượng cao và không bị nhòe hoặc biến dạng. Cách tốt nhất là bạn nên sử dụng các công cụ tách nền chữ ký để tạo nên thiện cảm tốt nhất.
Thứ ba, bạn cần đảm bảo rằng chữ ký được chèn vào Word có kích thước và vị trí phù hợp với văn bản. Thông thường, chữ ký được đặt ở phía cuối văn bản hoặc góc dưới cùng bên phải. Đây có thể được xem là tiêu chuẩn chung của những văn bản ký tên chuyên nghiệp.
Thứ tư, nếu bạn sử dụng chữ ký số, đảm bảo rằng nó đã được tạo và xác thực bởi một công cụ uy tín. Không những thế, bạn cần kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký số trong quốc gia hoặc khu vực bạn sinh sống. Bởi vì mỗi chữ ký số sẽ có quy chuẩn sử dụng khác nhau.
Cuối cùng, người dùng nên “backup” lưu trữ bản gốc của tài liệu chứa chữ ký. Điều này cực kỳ quan trọng trong việc xác định bất kỳ thay đổi hoặc chỉnh sửa nào sau này.
Kết luận
Cách chèn chữ ký vào Word là một phần quan trọng trong quá trình làm việc chuyên nghiệp và quản lý tài liệu. Và như vậy, Hoàng Hà Mobile đã chỉ cho bạn 4 cách thêm chữ ký vào Word rồi nhé. Nhìn chung, các thủ thuật này không chỉ tạo tính đáng tin cậy cho tài liệu của bạn, mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Đồng thời, người dùng cũng cần thêm ghi chú một vào lưu ý ở trên để tạo ra được những chữ ký an toàn nhất nhé.
Xem thêm:
