Budget là gì là một khái niệm rất quan trọng để quản lý tổ chức/ doanh nghiệp. Một kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả kinh doanh. Vậy Budget được hiểu là gì? Cách lập kế hoạch ngân sách như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của Hoàng Hà Mobile để nắm được những thông tin quan trọng nhé!
Budget là gì?
Budget được dịch là ngân sách – một khoản tiền cố định mà tổ chức/ doanh nghiệp có thể sử dụng trong một thời gian xác định. Bản kế hoạch ngân sách sẽ bao gồm mục tiêu tài chính, dự đoán doanh thu, lợi nhuận trong chu kỳ từ vài tháng đến một năm hoặc có thể kéo dài từ 3 đến 10 năm. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch ngân sách năm một, phân chia thành các tháng, quý để cân đối giữa kết quả thực tế và kế hoạch ban đầu.
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều loại ngân sách khác nhau như: ngân sách bán hàng, sản xuất, lao động, quảng cáo,… Tuy nhiên, chúng tôi sẽ đề cập đến ngân sách tổng thể. Vậy tổng thể Budget sẽ bao gồm ngân sách hoạt động, tài chính. Ngân sách hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các hoạt động trong kế hoạch như bán hàng, sản xuất, marketing,… Từng doanh nghiệp sẽ có ngân sách hoạt động khác nhau sẽ được tổng hợp, báo cáo kết quả doanh thu, chi phí đầu tư và lợi nhuận.
Còn ngân sách tài chính chính là các nguồn vốn và doanh nghiệp sử dụng vốn cho các hoạt động đầu tư, dòng tiền, chiến lược tài chính dài hạn. Ngân sách tài chính có thể là tiền mặt, lưu chuyển tiền tệ, chi tiêu vốn,… Để đạt được nhiều giá trị, ngân sách tổng thể sẽ có các chỉ số chung và chỉ số cụ thể của các bộ phận. Vì vậy, các bộ phận đều cần phải tham gia vào quy trình lập ngân sách.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch Budget là gì?
Nhìn chung, các doanh nghiệp đều lập kế hoạch ngân sách để định lượng hoá các nội dung trong kinh doanh. Đồng thời để đo lường nguồn lực tài chính để doanh nghiệp thực hiện mục tiêu kinh doanh. Dựa trên bản lập kế hoạch ngân sách dự kiến, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, kế hoạch ngân sách.
Bên cạnh đó, ngân sách đóng vai trò là công cụ đo lường, đánh giá hiệu suất của từng bộ phận và doanh nghiệp. Có thể so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu để biết doanh nghiệp hoạt động như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của là gì. Từ đó tiếp tục điều chỉnh Budget, lên kế hoạch mới đề giải quyết vấn đề. Một vai trò quan trọng tiếp theo của lập kế hoạch ngân sách là phân bổ nguồn lực, cân đối giữa các bộ phận.
Ngân sách là cán cân để doanh nghiệp chủ động trong việc đưa ra quyết định chi tiêu. Nếu doanh nghiệp thường xuyên so sánh chi phí dự kiến và chi phí thực tế thì sẽ thực hiện điều chỉnh cần thiết. Hơn hết, khi nhìn vào Budget, nhân sự của doanh nghiệp sẽ biết mục tiêu để có thêm động lực đóng góp công sức đạt thành tựu. Trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, các bộ phận của doanh nghiệp sẽ thấu hiểu nhau hơn, cùng phối hợp để đưa ra phương án tốt nhất.
Nguyên tắc để lập kế hoạch ngân sách hiệu quả
Tới đây chắc hẳn các bạn đã hiểu Budget là gì và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ nguyên tắc lập kế hoạch Budget cho các bạn nắm được:
Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo kế hoạch ngân sách phải liên kết với kế hoạch kinh doanh. Nếu trong kế hoạch ngân sách chỉ thể hiện kết quả của năm trước với một số thay đổi thì khó có thể đạt được giá trị trong tương lai.
Tiếp theo, kế hoạch ngân sách cần cân đối giữa các bộ phận, lập ra các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính. Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ diễn ra trong các cuộc họp cấp cao mà cần sự góp mặt của cấp quản lý bộ phận.
Để kế hoạch ngân sách có tính thực tiễn đòi hỏi sự đóng góp ý kiến của toàn bộ doanh nghiệp. Ngân sách là một công cụ để làm việc hiệu quả hơn chứ không phải dùng để kiểm soát. Khi ngân sách được theo dõi, điều chỉnh linh hoạt sẽ phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Cách lập Budget cho doanh nghiệp
Tìm hiểu nội dung Budget là gì sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đúng hướng, đạt hiệu quả trong kinh doanh. Nhìn chung, cách lập kế hoạch ngân sách cũng rất đơn giản. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn từng bước chi tiết để các doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc nhất.
Đặt mục tiêu, thành lập uỷ ban ngân sách
Việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ thành lập uỷ ban ngân sách – hiểu đơn giản là một nhóm làm việc gồm các thành viên như giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, chuyên gia tài chính, chuyên gia chiến lược kinh doanh và không thể thiếu đại diện các bộ phận.
Uỷ ban ngân sách sẽ có nhiệm vụ thiết lập quy trình lập kế hoạch Budget, hướng dẫn cho các cá nhân/ bộ phận khác. Uỷ ban ngân sách sẽ thu thập, đánh giá các ưu tiên chi phí đầu tư; dự báo ngân sách và hoàn thiện kế hoạch. Tiếp theo là theo dõi kế hoạch để đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch ban đầu.
Từ kế hoạch Budget, uỷ ban ngân sách sẽ đưa ra mục tiêu chung, quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đây là khuôn khổ để doanh nghiệp quản lý ngân sách, tài chính tốt hơn có thể là tăng doanh thu, lợi nhuận hay cắt giảm chi phí,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên công bố quyết định trong giai đoạn tới như cắt giảm nhân sự, có nhiều khuyến mãi, có thêm sản phẩm mới,…
Đưa ra các dự báo
Bước tiếp theo của lập kế hoạch Budget là gì? Đó chính là đưa ra các dự báo chỉ số ngân sách bao gồm doanh số bán hàng, nguồn thu, lợi nhuận,… Kết quả dự báo dự tên kế hoạch kinh doanh, chỉ số hiệu quả hoạt động của năm trước, phân tích PESTEL về môi trường xung quanh, các yếu tố khách quan. Hiện nay, có hai phương pháp phân tích dự báo hiệu quả được nhiều doanh nghiệp sử dụng đó là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả.
Đối với phương pháp phân tích chuỗi thời gian sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán giá trị tương lai khi quan sát lại quá khứ. Chẳng hạn như trong vài năm gần đây, doanh nghiệp có xu hướng tăng doanh thu đặc biệt là trong hai tháng cuối năm. Dựa vào đó để doanh nghiệp đưa ra phán đoán trong những năm tới doanh thu cũng tăng như vậy.
Còn phương pháp dự báo nhân quả sẽ được sử dụng để xác định một chỉ số ngân sách với biến số Budget là gì? Ví dụ như nếu tăng chi phí quảng cáo thì doanh thu của doanh nghiệp sẽ tăng lên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tiếp tục tăng chi phí lên mức cực đại thì hiệu quả chưa chắc đạt như trước. Một số yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến dự báo ngân sách như lạm phát, những rủi ro phát sinh,…
Gửi đề xuất ngân sách
Quá trình đề xuất ngân sách theo phương pháp từ dưới lên là một phương pháp phổ biến trong lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Các bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp nhận được các hướng dẫn và tiêu chí cụ thể từ ủy ban ngân sách. Mỗi bộ phận sẽ chuẩn bị đề xuất ngân sách ban đầu dựa trên nhu cầu và các hoạt động cụ thể của họ. Các khoản thu và chi tiêu dự kiến được ước tính một cách chi tiết và chính xác nhất có thể.
Các đơn vị cấp cao sẽ xem xét, đánh giá các đề xuất từ các bộ phận dưới một cách tổng thể, chi tiết. Sau đó đưa ra yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung các đề xuất Budget là gì để đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu và chiến lược ngân sách chung của doanh nghiệp. Để tránh tình trạng thâm hụt ngân sách, các đơn vị có thể áp dụng kỹ thuật ngân sách đệm. Trong trường hợp ngân sách thực tế không đủ để đáp ứng các chi phí dự kiến, các bộ phận và lãnh đạo sẽ cùng nhau tìm phương án giảm chi tiêu không cần thiết.
Quy trình đề xuất ngân sách từ dưới lên không chỉ giúp cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý tài chính mà còn khuyến khích sự tham gia và đóng góp từ các bộ phận cơ sở, từ đó tạo ra một ngân sách tổng thể chặt chẽ và hiệu quả hơn cho toàn bộ doanh nghiệp.
Đàm phán, thống nhất ngân sách
Đàm phán và thống nhất ngân sách có vai trò quan trọng. Đây là một quá trình để đảm bảo các đề xuất ngân sách không chỉ tuân thủ các quy định và chủ trương mà còn phù hợp với mục tiêu chung. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đề xuất ngân sách tuân theo các chính sách nội bộ, luật pháp và quy định tài chính hiện hành. Đảm bảo ngân sách phù hợp với chiến lược tổng thể và mục tiêu tài chính dài hạn của doanh nghiệp.
Sau khi xem kế hoạch ngân sách dự kiến, bộ phận cấp trên cần thảo luận chi tiết, đánh giá lại các mục tiêu để điều chỉnh phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí và nguồn thu dự kiến để phát hiện và loại bỏ các chi phí không cần thiết. Các bộ phận đều phải đưa ra các đề xuất lên uỷ ban ngân sách, cùng nhau thống nhất Budget.
Việc đàm phán, thống nhất ngân sách thể hiện tính minh bạch hóa các khoản chi phí và lợi ích Budget là gì. Bước này còn giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính rõ ràng và có khả năng điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế. Hơn nữa, nó góp phần thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận, tạo điều kiện đạt được mục tiêu chung.
Phê duyệt ngân sách cuối cùng
Bước phê duyệt ngân sách cuối cùng là một giai đoạn quan trọng trong quá trình lập kế hoạch ngân sách của một doanh nghiệp. Sau khi đã hoàn thiện và thống nhất các chi tiết, bản dự thảo ngân sách tổng thể được trình lên cho ban lãnh đạo cấp cao để đánh giá và phê duyệt. Ban lãnh đạo có thể đưa ra cam kết về việc hỗ trợ và thực hiện ngân sách đã được phê duyệt, bao gồm cả việc cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cho các bộ phận thực hiện.
Thông tin về ngân sách cuối cùng được công bố cho các bộ phận liên quan trong toàn doanh nghiệp. Điều này giúp mọi người trong tổ chức có thông tin chính xác và đầy đủ về các dự định, chiến lược tài chính của doanh nghiệp. Cuối cùng, các bộ phận sẽ bắt đầu triển khai các hoạt động theo kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt.
Tạm Kết
Bài viết trên, chúng tôi đã giải đáp Budget là gì cũng như hướng dẫn cách lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho các bạn tham khảo. Hy vọng những thông tin trên giúp các tổ chức/ doanh nghiệp lên kế hoạch ngân sách phù hợp để đầu tư kinh doanh có lời. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi qua Fanpage Hoàng Hà Mobile, Youtube Hoàng Hà Channel để cập nhật thông tin hữu ích!
XEM THÊM:
