Sau mỗi cuộc họp, cuộc gặp gỡ để bàn bạc hay trao đổi công việc giữa các bên với nhau, người ta thường sẽ lưu lại thông tin trong các mẫu biên bản làm việc. Ngoài mục đích tóm tắt lại nội dung buổi họp như một nhật ký cuộc họp, biên bản này còn được sử dụng để đối chiếu, rà soát lại thông tin quan trọng khi cần thiết. Trong bài viết này, Hoàng Hà Mobile sẽ cung cấp đến bạn 3 mẫu biên bản mới nhất 2023, mời bạn cùng tham khảo!
Mẫu biên bản làm việc là gì?
Biên bản làm việc (hay còn được gọi là nhật ký cuộc họp) là một dạng biên bản được sử dụng để ghi lại quá trình làm việc và nội dung trao đổi giữa các thành phần tham gia.
Nhìn chung, mẫu biên bản này sẽ không có hiệu lực về pháp lý mà thường được dùng với mục đích chính là ghi chép, lưu trữ và làm căn cứ xác thực cho những sự việc hay thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc.
Mẫu biên bản làm việc thường được sử dụng trong một số trường hợp quen thuộc như sau:
- Biên bản giữa các đối tác (thường là doanh nghiệp – doanh nghiệp).
- Biên bản giữa đại diện phía doanh nghiệp với đại diện của phía người lao động.
- Biên bản giữa các cơ quan chức năng với người dân.
- Biên bản giữa ban giám hiệu nhà trường với đại diện của học sinh/hội phụ huynh học sinh.
- Biên bản giữa các cơ quan trong nội bộ nhà nước.
- …
Mẫu biên bản làm việc cần đáp ứng những yêu cầu gì?
Như đã đề cập ở trên, biên bản làm việc thường không có hiệu lực về pháp lý. Tuy nhiên, khi lập biên bản bạn cần phải đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Phạm vi làm việc và nội dung trao đổi trong buổi họp phải hợp pháp, không làm trái với quy định của luật pháp.
- Không được trao đổi, thỏa thuận các nội dung liên quan đến những ngành nghề bị cấm.
- Trình tự xảy ra các sự kiện, sự việc và số liệu có trong biên bản cần phải đảm bảo chính xác.
- Thông tin ghi chép cần đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan.
- Trong biên bản cần phải nêu được trọng tâm của buổi họp. Đối với các lời nói, phát biểu hay thỏa thuận quan trọng, nếu có thể nên trích lại nguyên văn để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt được.
- Trình bày rõ ràng, theo sát và đúng với trình tự diễn biến của buổi làm việc.
- Ngôn ngữ sử dụng trong biên bản làm việc cần rõ ràng, xúc tích, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Tại phần kết luận, người viết biên bản cần tổng kết những vấn đề đã được thống nhất để các bên có thể căn cứ vào đó mà thực hiện theo cam kết.
- Vào cuối buổi, người thực hiện ghi chép biên bản sẽ đọc lại biên bản để mọi người cùng lắng nghe và xác nhận thông tin thêm một lần nữa.
- Trong mẫu biên bản cần phải có chữ ký của người đại diện các bên để xác nhận thông tin trong biên bản là chính xác và các bên liên quan sẽ căn cứ vào đó để thực hiện công việc, nghĩa vụ của mình.
Ví dụ:
- Trong cuộc họp hay buổi trao đổi, làm việc giữa hai công ty là đối tác kinh doanh của nhau, biên bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (thường là Giám đốc/tổng giám đốc) đến từ các bên liên quan. Đối với trường hợp cử người ủy quyền tham gia, người đó cần đưa ra giấy ủy quyền hợp pháp và điều này sẽ được ghi chú vụ thể bên trong nội dung của biên bản.
- Đối với biên bản làm việc giữa công ty với người lao động, trong biên bản cần có chữ ký của người đại diện công ty (tuân thủ quy định của pháp luật) hoặc người được công ty ủy quyền và chữ ký của đại diện người lao động.
Nội dung nào cần có trong mẫu biên bản làm việc?
Hiện nay, các công ty, tổ chức có thể tự soạn thảo biên bản cuộc họp dựa trên yêu cầu, mục đích riêng của mình. Mặc dù không bắt buộc phải tuân thủ theo một quy chuẩn chung nào đó, nhưng để đảm bảo nội dung bên trong được đầy đủ, chính xác, một mẫu biên bản làm việc cần phải bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên biên bản.
- Thời gian, địa điểm lập biên bản.
- Thành phần tham dự buổi làm việc (bao gồm họ, tên, chức vụ, thuộc bên nào…).
- Nội dung làm việc: Bao gồm các sự kiện diễn ra trong buổi làm việc, các nội dung quan trọng và các thỏa thuận đã đạt được.
- Tóm tắt và kết luận nội dung của buổi làm việc.
- Thời gian kết thúc buổi làm việc.
- Số trang, số bản của biên bản.
- Chữ ký của đại diện các bên liên quan, chữ ký của người viết biên bản.
3 mẫu biên bản làm việc chuẩn nhất 2023
Dưới đây là 3 mẫu biên bản làm việc được nhiều đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
Lưu ý: 3 mẫu biên bản dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo. Khi bạn lập biên bản, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tự soạn thảo sao cho phù hợp với yêu cầu, mục đích và tính chất của buổi họp đó.
Mẫu số 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày…… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Về việc (1)………………………..
Hôm nay, vào lúc ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
I. Thành phần tham dự (2):
1. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………………………………………………………………………..
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
2. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….…………………………………………………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
3. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….…………………………………………………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
II. Nội dung làm việc (3):
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
III. Kết luận – Tóm tắt nội dung chính
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Biên bản kết thúc vào lúc ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Những nội dung làm việc được ghi chép trong văn bản đã được thông qua và ký tên bởi các thành viên liên quan.
Biên bản có hiệu lực kể từ khi hai bên cùng ký, với tổng cộng … trang và được lập thành … bản với nội dung và giá trị ở mỗi bản là như nhau. Trong đó, mỗi bên sẽ giữ … bản để gửi đến các cá nhân/tổ chức liên quan để làm căn cứ thực hiện theo quyết định cuối cùng giữa hai bên./.
| NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4) (Ký, ghi rõ họ tên) | NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên) |
Mẫu số 2
CÔNG TY ………….. Số: ……. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————————- |
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Hôm nay, đúng vào lúc ……. giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ………………………………………………………………….
Tại …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:
1/ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Chức Vụ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Đơn vị: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
2/ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Chức Vụ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Đơn vị: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Đã làm việc với:
1/ Ông (bà): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
CMND/CCCD số ………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Giấy CMND/Hộ chiếu số ……………………………………………………………………………………………………………………………….
Ngày cấp …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nơi cấp ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2/ Ông (bà): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
CMND/CCCD số ………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Giấy CMND/Hộ chiếu số ……………………………………………………………………………………………………………………………….
Ngày cấp …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nơi cấp ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nội dung làm việc cụ thể là:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Biên bản chính thức kết thúc vào lúc ……… giờ ……… ngày ……… tháng ……… năm ………, đã được lập thành … bản, mỗi bản bao gồm … trang với nội dung và giá trị tương đương nhau, được giao cho mỗi bên giữ … bản.
Sau khi đọc qua biên bản, những người có mặt trong biên bản đã cùng đồng thuận thông qua và ký vào biên bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN THAM GIA LÀM VIỆC (Ký, ghi rõ họ tên) | NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký, ghi rõ họ tên) |
Mẫu số 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
(Số: ………….)
Hôm nay, đúng vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm …….
Tại …………………………., chúng tôi gồm:
BÊN A: …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại:…………. Fax: ……………………………………………………………………………………………………………………
Đại diện: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
BÊN B: …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại:…………. Fax: ……………………………………………………………………………………………………………………
Đại diện: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….
NỘI DUNG LÀM VIỆC
Nội dung làm việc cụ thể:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Kết Luận:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Buổi làm đã việc kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút trong cùng ngày.
Biên bản này gồm … trang, được lập thành … bản với giá trị và nội dung như nhau.
Biên bản đã được thông qua và đồng ý ký xác nhận bởi các bên tham gia:
| BÊN A | BÊN B |
Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản làm việc chi tiết
Ở phần trên, Hoàng Hà Mobile đã cung cấp các mẫu biên bản làm việc được sử dụng phổ biến hiện nay. Tại phần này, chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn bạn cách viết biên bản sao cho chuẩn nhất.
Tương ứng với mỗi ký hiệu bên trên, chúng ta sẽ có cách viết vào biên bản như sau:
(1) – Tên biên bản
Tên biên bản làm việc cần phải ngắn gọn, xúc tích và thể hiện được nội dung chính mà buổi làm việc đó đề cập đến. Chẳng hạn như: Về việc đề xuất thay đổi chính sách lương thưởng, Về việc xây dựng nhà ở xã hội,…
Tên biên bản cần phải ngắn gọn, xúc tích và thể hiện được nội dung chính
(2) – Thành phần tham dự
Bạn cần viết đầy đủ thông tin của các thành phần tham dự trong buổi làm việc.
Lưu ý: Cần căn cứ vào tính chất của buổi làm việc mà bổ sung các thông tin khác nhau liên quan đến thành phần tham dự:
- Trong trường hợp đó là cuộc trao đổi, thỏa thuận giữa các đối tác với nhau, bạn có thể bổ sung thông tin chi tiết về người đại diện của mỗi bên (chức vụ, nghề nghiệp, địa chỉ, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, số điện thoại,…).
- Còn với buổi họp giữa người lao động với người sử dụng lao động, biên bản cần ghi đầy đủ họ tên, chức vụ người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật và người đại diện của tập thể lao động.
(3) – Nội dung làm việc
Nội dung làm việc cần được ghi chép một cách chi tiết, cụ thể và logic theo trình tự diễn biến của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng nên được nhấn mạnh và trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Nếu trong quá trình bàn bạc, trao đổi, các bên đưa ra phương án hoặc thống nhất một giải pháp nào đó, bạn cần phải đưa thông tin đó vào biên bản để làm căn cứ xác thực. Đồng thời, đừng quên thêm các ý kiến mang tính chất đóng góp, xây dựng của các thành viên tham gia buổi họp để làm tư liệu về sau.
(4) Chữ ký
Biên bản cuộc họp bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký (thường đến từ đại diện) của các bên tham gia. Đối với cá nhân hay một thành phần nào đó không đồng ý ký vào biên bản vì chưa đồng tình với những nội dung, thỏa thuận hay phương án được đưa ra trong cuộc họp (được thể hiện trong biên bản), người viết biên bản cũng cần cần ghi chép rõ lý do.
Như vậy, bài viết bên trên đã cung cấp 3 mẫu biên bản làm việc thông dụng và cách viết biên bản hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Có thể nói rằng, đây sẽ là một thành phần không thể thiếu trong các cuộc họp, nên người viết biên bản cần nắm rõ cách viết sao cho ngắn gọn, xúc tích mà vẫn đẩy đủ và hiệu quả nhất.
Xem thêm:
