Ẩn cột trong Excel là một kỹ năng tin học văn phòng mang lại cho người dùng nhiều lợi ích. Vậy cách ẩn dòng, cột, sheet trong Excel 2010, 2013, 2016, 2020 được thực hiện như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Hoàng Hà Mobile để được giải đáp nhé!
Ẩn cột trong Excel là gì?
Ẩn cột trong Excel là tính năng hữu ích cho phép người dùng ẩn đi các cột, dòng, sheet trong bảng tính nhưng vẫn còn nguyên dữ liệu. Tức là khi sử dụng tính năng ẩn cột, dữ liệu trên bảng tính sẽ bị ẩn đi khiến người dùng không nhìn thấy tuy nhiên dữ liệu trong cột vẫn được lưu trữ. Tính năng ẩn cột có trên các phiên bản Excel 2010, 2013, 2016, 2020 và Microsoft 360. Việc người dùng sử dụng tính năng ẩn cột giúp quản lý bảng tính dễ dàng cũng như tiết kiệm không gian hiển thị. Người dùng sẽ tập trung vào những cột có dữ liệu quan trọng và không bị phân tán bởi những cột dữ liệu khác.
Hiện nay, Excel là một công cụ quen thuộc được sử dụng rộng rãi. Excel được phát triển bởi Microsoft trải qua hơn 30 năm phát triển, từng bước cải tiến và cập nhật. Bảng tính trên Excel có giao diện thân thiện, cách sử dụng đơn giản, người dùng dễ dàng nhập hàm, tính toán dãy số, thống kê nhanh chóng, chính xác. Qua đó, người dùng tối ưu hoá thời gian làm việc, đạt hiệu suất cao hơn so với cách tính thủ công. Phần mềm Excel phù hợp với nhiều ngành nghề như kế toán, kiểm toán, ngân hàng, giáo dục,…
Tại sao cần ẩn cột trong Excel?
Trong quá trình sử dụng Excel, người dùng không muốn hiển thị quá nhiều dữ liệu hoặc không muốn người khác nhìn thấy thì có thể sử dụng tính năng ẩn cột. Đây là một cách để người dùng giấu đi dữ liệu quan trọng liên quan đến cá nhân hoặc công ty, doanh nghiệp. Khi ẩn dòng trong bảng tính Excel, những dữ liệu này vẫn được giữ lại và khôi phục khi cần sử dụng.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng Excel, người dùng thường có thói quen cập nhật thông tin, dữ liệu thường xuyên khiến bảng tính dàn trải, khó quan sát, tính toán. Lúc này, người dùng nên xem xét những dữ liệu quan trọng, thực hiện ẩn dữ liệu không cần thiết. Như vậy, ẩn dòng sẽ giúp bạn tập trung vào cột dữ liệu quan trọng, xử lý công việc hiệu quả, nhanh chóng.
Cách ẩn cột, dòng, sheet trong Excel nhanh chóng
Bảng tính trong Excel được chia thành các hàng, cột và được chia thành nhiều ô. Mỗi ô sẽ chứa một giá trị dữ liệu để người dùng nhập thông tin, áp dụng hàm tính toán. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ẩn cột, dòng, sheet dành cho phiên bản Excel 2010, 2013, 2016, 2020, cụ thể:
Cách ẩn cột và hàng trong Excel
Cách ẩn cột trong Excel rất đơn giản, dễ thực hiện. Đầu tiên, người dùng hãy mở bảng tính Excel đang sử dụng -> bôi đen cột hoặc hàng muốn ẩn -> click chuột phải -> Cuối cùng chọn Hide để ẩn cột hoặc hàng mong muốn. Như vậy, dữ liệu tại cột hoặc hàng bạn vừa thao tác sẽ không xuất hiện nhưng vẫn được lưu trữ để tính toán.
Cách ẩn sheet trong Excel
Trong Excel, sheet là nơi chứa các ô dữ liệu của người dùng được đặt tên mặc định là sheet 1, sheet 2, sheet 3,… Người dùng có thể dùng các sheet khác nhau để phân luồng dữ liệu dễ dàng hơn. Trên mỗi sheet bao gồm các dòng, các ô không giới hạn số lượng đáp ứng nhu cầu của người dùng. Khi tạo sheet, bạn chỉ cần bấm dấu cộng ở thanh bên dưới bảng tính.
Tương tự như ẩn cột trong Excel, nếu người dùng muốn hạn chế sự xuất hiện của sheet thì có thể ẩn chúng. Ẩn sheet trong Excel được thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở sheet Excel sau đó bôi đen cột muốn ẩn -> chọn thẻ Home
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn Format -> chọn Hide & Unhide. Cuối cùng, bạn hãy chọn Hide Sheet để ẩn toàn bộ thông tin trên sheet bạn đang làm việc nhé!
Cách ẩn cột, hàng Excel theo nhóm
Tính năng ẩn cột, hàng trong Excel rất hữu dụng, người dùng có thể chọn lọc để ẩn thông tin theo nhóm. Cách thực hiện ẩn cột, hàng theo nhóm trong bảng tính được thực hiện như sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn hãy xác định cột, hàng trong bảng tính muốn ẩn bằng cách bôi đen -> chọn thẻ Data.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn Group -> bấm chọn biểu tượng dấu – để ẩn nhóm cột, hàng đã chọn.
Hướng dẫn cách hiển thị cột bị ẩn trong Excel
Ẩn cột trong Excel là một tính năng lưu trữ dữ liệu tạm thời, khi cần thiết, người dùng có thể khôi phục dữ liệu để sử dụng. Vậy cách hiển thị dữ liệu trong cột, hàng bị ẩn được thực hiện như thế nào? Vấn đề này sẽ được chúng tôi giải đáp trong phần dưới đây.
Cách hiển bị cột, dòng bị ẩn bằng Unhide
Bước 1: Đầu tiên, người dùng hãy bôi đen các cột, hàng có dữ liệu bị ẩn trong bảng tính.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy click chuột phải -> chọn Unhide để hiển thị dữ liệu như ban đầu.
Trường hợp người dùng muốn hiển thị tất cả những dữ liệu bị ẩn thì hãy nhấn tổ hợp Ctrl + A -> click chuột phải sau đó chọn Unhide. Với cách hiển thị dữ liệu bị ẩn này giúp người dùng không tốn thời gian tìm kiếm và khôi phục vùng dữ liệu trong Excel.
Cách hiển thị cột, dòng bị ẩn trong Excel bằng Format
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở sheet Excel đang tính toán, thống kê -> chọn mục Home trên thanh công cụ -> chọn Find & Select -> chọn Go To… để xuất hiện hộp thoại.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy điền ô muốn hiển thị dữ liệu tại mục Reference -> nhấn OK.
Bước 3: Bạn hãy chọn mục Format -> chọn Hide & Unhide. Nếu bạn muốn hiển thị hàng dữ liệu bị ẩn thì chọn Unhide Rows. Trường hợp muốn hiển thị cột dữ liệu bị ẩn thì chọn Unhide Columns và hiển thị toàn bộ dữ liệu trang tính bị ẩn thì chọn Unhide Sheet.
Cách tìm các cột, hàng bị ẩn trong Excel
Trong trường hợp người dùng đã ẩn cột trong Excel quá nhiều đến khi muốn khôi phục thì không xác định được. Nếu gặp phải tình huống này thì người dùng không cần quá lo lắng. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn tìm tất cả các cột, hàng bị ẩn trong Excel một cách nhanh chóng:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở trang tính Excel cần thực hiện thao tác -> chọn mục file -> chọn mục Info -> tiếp theo chọn check for Issues. Để kiểm tra các cột, hàng bị ẩn trong trang tính, bạn hãy chọn Inspect Document.
Bước 2: Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ thông báo lưu thay đổi. Bạn hãy chọn Yes để lưu lại các dữ liệu trong file nhé!
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Document Inspector, để khôi phục dữ liệu các cột, hàng bị ẩn bằng cách chọn vào mục Hidden Rows and Columns. Cuối cùng chọn Inspect để hoàn tất thao tác.
Tắt tuỳ chọn bỏ cột ẩn
Cách tắt tuỳ chọn ẩn cột trong Excel khá đơn giản. Người dùng hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn sau để tắt tính năng này nhé!
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ sheet. Tiếp theo, bạn hãy click chuột phải -> chọn mục Format Cells…
Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Format Cells, bạn hãy chọn tab Protection -> bỏ dấu tích trước ô Locked -> chọn OK.
Bước 3: Người dùng hãy bôi đen cột muốn bỏ ẩn dữ liệu -> nhấn chuột phải -> chọn Format Cells.
Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy chọn tab Protection -> tích chọn Locked -> chọn OK.
Bước 5: Tại thanh công cụ, bạn hãy chọn tab Review -> chọn Protect Sheet.
Bước 6: Xuất hiện hộp thoại Protect Sheet -> tích chọn tính năng Select locked cells và Select unlocked cells. Tiếp theo, bạn hãy nhập mật khẩu để đảm bảo tắt tính năng ẩn cột.
Bước 7: Người dùng cần xác nhận mật khẩu một lần nữa -> chọn OK để tắt tính năng ẩn cột trong Excel thành công.
Một số lưu ý khi ẩn cột trong Excel
Khi thực hiện ẩn cột, dòng, sheet trong Excel, người dùng cần thực hiện lần lượt theo các bước hướng dẫn. Bạn hãy thực hiện thao tác một cách chính xác để không làm mất dữ liệu trong cột, hàng. Trong trường hợp bạn muốn ẩn cột, dòng, ô chứa hàm công thức, cần chú ý viết chuẩn lệnh. Nếu viết sai công thức hàm thì người dùng sẽ không thực hiện ẩn được.
Và một trong những lưu ý quan trọng khi ẩn cột trong Excel đó là dữ liệu sẽ được lưu trữ tạm thời. Sau phiên làm việc, khi người dùng thoát ra, bấm lưu thì đồng nghĩa với việc dữ liệu sẽ bị xoá. Do đó, người dùng hãy khôi phục dữ liệu bị ẩn trước khi thoát ra để tránh mất dữ liệu.
Mỗi phiên bản Excel sẽ có giao diện khác nhau nhưng cách ẩn/ hiển thị dòng, cột có thao tác giống nhau. Người dùng hãy tìm kiếm các tính năng một cách linh hoạt để thực hiện thao tác nhanh chóng.
Trên đây là hướng dẫn cách ẩn cột trong Excel của Microsoft, người dùng tránh nhầm lẫn với Google Sheet. Người dùng cần phân biệt giữa hai công cụ tính toán này như sau:
- Phần mềm Excel hỗ trợ người dùng tối ưu với các hàm công thức đa dạng, khả năng làm việc ngoại tuyến tốt hơn. Tuy nhiên, người dùng vẫn trả phí bản quyền đối với phiên bản Excel 365.
- Google Sheet là bảng tính được phát triển bởi Google cho phép người dùng sử dụng, chia sẻ để cộng tác với nhau tốt hơn. Google Sheet sẽ hoạt động trực tuyến cho phép người dùng miễn phí, thoải mái lưu trữ dữ liệu.
Tạm Kết
Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn cách ẩn cột trong Excel cho các bạn tham khảo. Việc ẩn cột, hàng trong Excel giúp bạn tập trung vào dữ liệu quan trọng để giải quyết công việc một cách tối ưu. Ngoài cách ẩn cột, chúng tôi đã hướng dẫn cách hiển thị dữ liệu bị ẩn. Bạn hãy tham khảo những bước hướng dẫn trên để sử dụng tính năng ẩn/ hiển thị dữ liệu khi cần thiết nhé! Hãy bấm theo dõi Hoàng Hà Mobile để không bỏ lỡ những thông tin hấp dẫn, hữu ích nhé!
XEM THÊM:
