Nếu bạn thường xuyên làm báo cáo, luận văn, hợp đồng hay bất kỳ tài liệu dài nào thì việc thành thạo cách đánh trang trong Word là kỹ năng gần như bắt buộc. Đánh số trang giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp, dễ theo dõi và thuận tiện cho việc in ấn. Tuy nhiên, mỗi phiên bản Word lại có giao diện khác nhau, khiến nhiều người lúng túng khi thao tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các cách đánh trang trong Word từ 2007 đến 2019, kèm giải thích lỗi thường gặp để bạn có thể áp dụng nhanh chóng và chính xác.
Vì sao nên biết cách đánh trang trong Word?
Để làm chủ Word, người dùng không chỉ cần biết soạn thảo mà còn phải hiểu cách trình bày để tài liệu có tính chuyên nghiệp. Đánh số trang là thao tác cơ bản nhưng mang lại rất nhiều lợi ích: giúp người xem tra cứu nội dung dễ dàng, giúp tài liệu được sắp xếp khoa học hơn, đồng thời hỗ trợ in ấn chính xác từng phần. Khi làm báo cáo tốt nghiệp, hồ sơ công việc hoặc tài liệu dự án, việc đánh số trang đúng chuẩn giúp tránh sai lệch thứ tự và tiết kiệm rất nhiều thời gian chỉnh sửa.
7 cách đánh trang trong Word 2010, 2019, 2016, 2013, 2007
Trước khi đi vào từng cách cụ thể, bạn cần lưu ý rằng tất cả phiên bản Word đều có nhóm công cụ tương tự nhau, chỉ khác vị trí hiển thị. Bạn có thể áp dụng các hướng dẫn sau cho mọi phiên bản từ Word 2007 đến 2019.
Đánh số trang nhanh bằng Insert → Page Number
Tính năng Page Number là cách đánh trang trong Word đơn giản và phổ biến nhất. Nhìn chung, cách đánh trang này đơn giản, trực quan và phù hợp với mọi phiên bản Word.
Bước 1: Mở file Word cần đánh số trang
Hãy đảm bảo tài liệu đã hoàn chỉnh bố cục để tránh việc phải chỉnh sửa lại sau khi đánh số trang. Việc đánh số trang sớm hay muộn đều được, nhưng tốt nhất là hoàn thiện tài liệu trước.
Bước 2: Chọn Insert trên thanh công cụ
Trên thanh Ribbon, bạn nhấn vào tab Insert – đây là khu vực chứa toàn bộ tính năng chèn nội dung vào tài liệu như hình ảnh, bảng biểu, ký tự đặc biệt và số trang.
Bước 3: Chọn Page Number
Trong nhóm lệnh Header & Footer, bạn nhấp vào Page Number. Word sẽ hiển thị các tùy chọn vị trí số trang:
Top of Page (đầu trang)
Bottom of Page (cuối trang)
Page Margins (lề trang)
Current Position (vị trí hiện tại)
Bước 4: Chọn kiểu số trang mong muốn
Bạn chỉ cần chọn một mẫu hiển thị có sẵn. Word sẽ tự động chèn số trang vào toàn bộ tài liệu từ đầu đến cuối.
Bước 5: Tùy chỉnh định dạng (nếu cần)
Nhấn lại Page Number → Format Page Numbers để:
Đổi kiểu số (1, 2, 3 hoặc i, ii, iii…)
Đặt lại số bắt đầu (Start at)
Chọn tiếp nối số trang
Bước 6: Thoát chế độ chỉnh sửa Header/Footer
Nhấn Esc hoặc click ra ngoài tài liệu. Vậy là bạn đã hoàn tất thao tác đánh số trang nhanh nhất và chuẩn nhất trong Word.
Đánh số trang từ trang bất kỳ (bỏ trang đầu)
Khi làm luận văn, báo cáo, khóa luận hoặc ebook, nhiều tài liệu cần bỏ số trang ở trang đầu, hoặc chỉ bắt đầu đánh số từ chương 1. Word hỗ trợ tính năng này thông qua thao tác ngắt section và tùy chỉnh định dạng số trang theo từng phần. Thực hiện cách đánh trang trong Word như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ tại trang bạn muốn bắt đầu đánh số
Ví dụ: bạn muốn trang số 1 bắt đầu từ trang thứ 2 của tài liệu, hãy đặt con trỏ ở đầu trang thứ 2.
Bước 2: Chèn Section Break
Vào Layout → Breaks → Next Page. Word sẽ tạo một “section” mới, tách trang bạn chọn khỏi phần trước đó.
Bước 3: Mở Header hoặc Footer tại section mới
Nhấp đúp vào đầu trang hoặc chân trang của section vừa tách để mở chế độ chỉnh sửa.
Bước 4: Tắt liên kết với section trước
Trên thanh công cụ Header & Footer, tắt mục Link to Previous. Đây là thao tác bắt buộc để hai phần không còn đồng bộ số trang với nhau.
Bước 5: Chèn số trang cho section mới
Vào Insert → Page Number, chọn vị trí hiển thị như bình thường.
Bước 6: Đặt lại số bắt đầu từ 1
Chọn Page Number → Format Page Numbers → Start at: 1. Word sẽ đánh số trang từ 1 bắt đầu từ section mới.
Bước 7: Xóa số trang ở phần trước (nếu có)
Vào section đầu → xóa số trang mà không làm ảnh hưởng các trang sau. Vậy là bạn đã hoàn tất thao tác đánh số trang từ trang bất kỳ và bỏ số trang đầu một cách chuẩn nhất.
Đánh số trang với số La Mã (I, II, III)
Cách đánh trang trong Word bằng số La Mã thường được dùng cho phần mở đầu luận văn, báo cáo, mục lục… Word cho phép bạn chuyển định dạng số trang sang La Mã chỉ với vài thao tác. Làm theo từng bước sau:
Bước 1: Mở phần chèn số trang
Vào Insert (Chèn) trên thanh menu. Chọn Page Number. Chọn vị trí bạn muốn đặt số trang: Top of Page (đầu trang) hoặc Bottom of Page (cuối trang).
Bước 2: Mở cửa sổ thiết lập định dạng số trang
Trong menu thả xuống của Page Number, chọn Format Page Numbers…
Bước 3: Chọn kiểu số La Mã
Tại mục Number Format, bấm vào danh sách và chọn:
- I, II, III, … (La Mã in hoa)
hoặc - i, ii, iii, … (La Mã in thường) tùy nhu cầu.
Bước 4: Thiết lập lại số trang (nếu cần)
Ở mục Page numbering: Chọn Start at → nhập 1 để bắt đầu từ I. Nhấn OK.
Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ trang
Lướt qua các trang để đảm bảo toàn bộ phần bạn muốn đã được đánh số La Mã đúng. Nếu số trang chưa đúng vị trí, bạn có thể vào lại Header & Footer để điều chỉnh.
Chuyển số trang sang dạng chữ (a, b, c…)
Trong nhiều tài liệu như phụ lục, bản thảo nghiên cứu, luận văn hoặc các tài liệu tham khảo, đôi khi bạn không muốn hiển thị số trang dạng số (1, 2, 3…) mà muốn chuyển sang dạng chữ cái a, b, c… để phân biệt với phần nội dung chính. Bạn có thể thực hiện nhanh cách đánh trang trong Word như sau:
Bước 1: Mở hộp thoại Page Number Format
Vào tab Insert. Chọn Page Number. Trong menu xổ xuống, nhấn Format Page Numbers….
Bước 2: Chọn kiểu đánh trang dạng chữ
Tại cửa sổ Page Number Format, tìm mục Number format. Nhấn vào danh sách tùy chọn và chọn định dạng chữ cái:
- a, b, c… (chữ thường)
- hoặc A, B, C… (chữ in hoa) tùy nhu cầu.
Bước 3: Thiết lập số bắt đầu (nếu cần)
Ở mục Page numbering, bạn có thể chọn: Continue from previous section (tiếp tục số từ phần trước) hoặc Start at: → nhập chữ cái bắt đầu (Word tự tính theo vị trí tương ứng, ví dụ: a = 1, b = 2).
Bước 4: Xác nhận và áp dụng
Nhấn OK để áp dụng định dạng. Word sẽ tự động chuyển toàn bộ số trang trong section hiện tại thành chữ cái.
Bước 5: Kiểm tra lại vị trí và định dạng hiển thị
Nhấp đúp vào Header hoặc Footer để xem số trang. Kiểm tra xem đã hiển thị đúng dạng chữ chưa. Căn trái – căn giữa – căn phải nếu cần đặt lại vị trí.
Bước 6: Áp dụng độc lập cho từng section (nếu có nhiều phần)
Nếu tài liệu của bạn chia thành nhiều section, bạn có thể:
Dùng chữ cái cho phần phụ lục.
Dùng số thường (1, 2, 3…) cho phần nội dung chính.
Dùng La Mã cho phần mở đầu.
Chỉ cần lặp lại các bước trên cho từng section và chọn kiểu số trang phù hợp.
Đánh số trang bằng Header & Footer
Cách đánh trang trong Word bằng Header & Footer là phương pháp linh hoạt, giúp bạn đặt số trang ở đầu hoặc cuối trang, đồng thời dễ chỉnh sửa định dạng, kiểu chữ, vị trí và áp dụng cho từng section riêng biệt.
Bước 1: Mở Header hoặc Footer
Nhấp đúp vào phần đầu trang (Header) hoặc chân trang (Footer). Word sẽ mở chế độ Header & Footer Tools cho phép bạn chỉnh sửa nội dung tại vị trí số trang.
Bước 2: Chèn số trang
Trong tab Header & Footer Tools, chọn Page Number. Chọn vị trí hiển thị số trang: Top of Page (đầu trang), Bottom of Page (chân trang) hoặc Page Margins (lề trang). Lựa chọn mẫu số trang phù hợp với thiết kế tài liệu.
Bước 3: Tùy chỉnh định dạng số trang
Chọn Format Page Numbers… để thay đổi kiểu đánh số: số thường (1, 2, 3…), chữ cái (a, b, c…) hoặc số La Mã (I, II, III…). Có thể chọn Start at để bắt đầu từ số hoặc chữ cụ thể.
Bước 4: Áp dụng cho từng section (nếu cần)
Nếu tài liệu chia thành nhiều section, bạn có thể tách riêng từng section để đánh số khác nhau. Bỏ chọn Link to Previous nếu muốn số trang không liên tục với section trước.
Bước 5: Kiểm tra và hoàn tất
Lướt qua toàn bộ tài liệu để đảm bảo số trang hiển thị đúng vị trí, không trùng với hình ảnh hoặc tiêu đề. Nhấn Close Header and Footer để thoát chế độ chỉnh sửa.
Một số lỗi thường gặp khi thực hiện cách đánh trang trong Word
Trước khi xử lý lỗi, bạn cần nắm rõ Word hoạt động dựa trên Section, mọi cách đánh trang đều chịu ảnh hưởng từ việc bạn có tách Section đúng hay không. Các lỗi thường gặp bao gồm:
Số trang lặp lại ở các phần khác nhau
Số trang nhảy sai sau khi thêm Landscape
Không tắt được số trang ở trang bìa
Số trang bị ẩn do Header/Footer bị khóa
Số trang bị lệch khi in hai mặt
Hiểu nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn thao tác nhanh và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.
Tạm kết
Việc nắm vững cách đánh trang trong Word giúp bạn quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp, từ luận văn, báo cáo đến các dự án văn phòng. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể chọn đánh số trang nhanh, sử dụng Header & Footer, áp dụng số La Mã, chữ cái hoặc tùy chỉnh riêng cho từng section phức tạp.
Nếu bạn đang tìm kiếm các tài liệu hướng dẫn, phần mềm Office bản quyền hoặc cần tư vấn về kỹ năng văn phòng, Hoàng Hà Mobile luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp giải pháp nhanh chóng và uy tín cho mọi nhu cầu của bạn. Hãy thử áp dụng các phương pháp đã hướng dẫn để tìm ra cách phù hợp nhất với tài liệu của bạn, đảm bảo vừa đẹp, vừa chuẩn, vừa đầy đủ công năng.
XEM THÊM:
