Tối đa sức mạnh AI, làm việc thông minh hơn mỗi ngày với Microsoft 365 & Copilot AI

Microsoft 365 & Copilot AI không chỉ là một công cụ hỗ trợ đơn thuần mà còn là trợ lý AI chiến lược giúp bạn tối ưu thời gian, nâng chất lượng công việc và phát triển kỹ năng. Khi biết cách sử dụng đúng, Copilot có thể biến những quy trình phức tạp thành thao tác đơn giản, giúp bạn sáng tạo và ra quyết định hiệu quả hơn.

Giao tiếp thông minh với Copilot, đặt yêu cầu rõ ràng 

Hiệu quả của Copilot trong Microsoft 365 phụ thuộc trực tiếp vào cách bạn truyền đạt yêu cầu (prompt). AI chỉ có thể phản hồi chính xác khi bạn cung cấp thông tin đủ chi tiết, rõ ràng và có ngữ cảnh cụ thể. Đây là bước khởi đầu quan trọng nếu bạn muốn biến Copilot thành một cộng sự thực thụ, thay vì chỉ là một “máy trả lời”.

Ví dụ, thay vì chỉ gõ một lệnh ngắn như: “Viết email mời họp”

Hãy cụ thể hóa yêu cầu như sau: “Viết email mời họp với tông trang trọng, dài khoảng 150 từ, gửi cho ban giám đốc, nêu rõ thời gian, địa điểm và yêu cầu chuẩn bị tài liệu.”

Khi đó, Copilot không chỉ tạo ra một văn bản cơ bản, mà còn cung cấp bản nháp gần như hoàn chỉnh, phù hợp với ngữ cảnh, phong cách và mục tiêu của bạn.

Tương tự, trong Excel, thay vì hỏi: “Tạo biểu đồ doanh số.”

Hãy thử: “Tạo biểu đồ cột thể hiện doanh số 6 tháng gần nhất, phân tách theo từng khu vực và thêm đường xu hướng.”

Chính sự cụ thể này giúp Copilot hiểu rõ mục tiêu đầu ra, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và giúp bạn làm việc nhanh, chính xác hơn.

Copilot không phải đích đến, nó sẽ là bàn đạp sáng tạo

Nhiều người dùng có xu hướng coi kết quả mà Copilot đưa ra là “phiên bản cuối cùng” và sử dụng ngay lập tức. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên xem đó như “bản nháp thông minh”, nền tảng để bạn tinh chỉnh theo phong cách và nhu cầu riêng.

• Trong Word: Sau khi Copilot tạo ra báo cáo hoặc bài viết, bạn có thể thêm dẫn chứng thực tế, dữ liệu nội bộ hoặc điều chỉnh câu chữ theo phong cách cá nhân.

• Trong PowerPoint: Copilot có thể dựng khung slide, đề xuất nội dung chính. Tuy nhiên, bạn nên tùy chỉnh bố cục, thêm hình ảnh, hiệu ứng và màu sắc theo nhận diện thương hiệu hoặc phù hợp với đối tượng người xem.

• Trong Outlook: Copilot có thể soạn sẵn email phản hồi. Bạn chỉ cần kiểm tra lại tông giọng và độ chính xác trước khi gửi, giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Quan trọng hơn, mỗi lần sử dụng Copilot là một cơ hội để học hỏi. Hãy quan sát cách AI sắp xếp ý tưởng, lựa chọn từ ngữ, xây dựng cấu trúc nội dung. Đây chính là “huấn luyện viên kỹ năng” giúp bạn viết tốt hơn, phân tích logic hơn và truyền đạt rõ ràng hơn.

Khai thác tối đa hệ sinh thái Microsoft 365 thông minh hơn

Sức mạnh thật sự của Copilot không nằm ở một ứng dụng đơn lẻ mà ở khả năng kết nối xuyên suốt toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365. Khi bạn làm việc liền mạch qua Outlook, Word, Excel, PowerPoint hay OneDrive, Copilot có thể truy xuất thông tin một cách liền mạch, hỗ trợ bạn ở mọi giai đoạn của quy trình làm việc.

Một vài ví dụ thực tế:

• Outlook: Copilot giúp bạn tổng hợp nhanh chuỗi email, viết phản hồi thông minh hoặc tóm tắt cuộc họp từ lịch hẹn.

• Excel: Thay vì mất hàng giờ xử lý bảng tính, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo biểu đồ, phân tích xu hướng doanh số hoặc làm sạch dữ liệu chỉ bằng một lệnh.

• Word: Tự động soạn hợp đồng, báo cáo, kế hoạch kinh doanh… với định dạng chuẩn chỉnh, tiết kiệm hàng giờ soạn thảo.

• PowerPoint: Tạo slide trình bày từ tài liệu Word hoặc ý tưởng nhập vào, giúp bạn tập trung vào nội dung thay vì thiết kế.

• OneDrive: Đồng bộ dữ liệu, để Copilot truy cập nhanh thông tin, hỗ trợ liền mạch trên mọi thiết bị.

Khi biến Copilot thành một phần trong quy trình làm việc hàng ngày, bạn sẽ nhận ra mình không chỉ hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn trở nên giỏi hơn ở từng kỹ năng – từ viết lách, phân tích đến thuyết trình.

Tạm kết