Giấy A7 – Tiêu chuẩn, kích thước và hướng dẫn sử dụng trong Word

Trong in ấn, photocopy hay trình bày tài liệu, việc hiểu rõ kích thước và tiêu chuẩn của các khổ giấy là yếu tố vô cùng quan trọng. Bên cạnh những kích thước phổ biến như A4, A5 thì giấy A7 cũng được ứng dụng rộng rãi trong in nhãn, thẻ tên, thiệp nhỏ hay tài liệu mini. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chính xác kích thước chuẩn của A7 và cách thiết lập khổ giấy này trong Word sao cho đúng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ mọi thông tin liên quan đến giấy A7, từ tiêu chuẩn, kích thước cho đến cách cài đặt, in ấn chuẩn xác nhất.

Tiêu chuẩn của khổ giấy A7 được quy định như thế nào?

Giấy A7 là một trong những kích thước thuộc hệ thống khổ giấy ISO 216, được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới (trừ Mỹ, Canada và một số quốc gia châu Mỹ Latin – nơi áp dụng hệ thống khổ giấy riêng). Theo tiêu chuẩn này, tất cả các khổ giấy dòng “A” đều có tỷ lệ cạnh 1:√2 (khoảng 1:1.414). Đây là tỷ lệ lý tưởng giúp các khổ giấy có thể chia đôi, nhân đôi mà vẫn giữ nguyên tỷ lệ khung hình. Giấy A0 được xem là khổ gốc với diện tích chính xác 1 mét vuông (841 × 1189 mm). Từ khổ A0, người ta chia đôi liên tiếp theo cạnh dài để tạo ra các kích thước nhỏ hơn như A1, A2, A3, A4, A5, A6, và cuối cùng là A7.

Cụ thể:

• A1 bằng nửa A0

• A2 bằng nửa A1

• A3 bằng nửa A2

• … và A7 bằng nửa A6

Nhờ cấu trúc chia đôi này, khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu từ A7 lên A6, A5 hoặc A4, người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh trong máy in mà không bị biến dạng hình ảnh hay bố cục. Tiêu chuẩn ISO 216 giúp đồng bộ kích thước giấy trên toàn cầu, tạo sự thống nhất trong in ấn, xuất bản, văn phòng và sản xuất văn phòng phẩm. Với các quốc gia như Việt Nam, tiêu chuẩn này cũng được áp dụng rộng rãi, nên khi bạn mua giấy A7 tại bất kỳ cửa hàng nào, kích thước sẽ hoàn toàn tương thích với máy in và phần mềm xử lý văn bản.

Kích thước khổ giấy A7 hiện nay

Theo tiêu chuẩn ISO 216, kích thước chuẩn của giấy A7 là 74 x 105 mm tương đương 7,4 x 10,5 cm. Nếu quy đổi sang inch: 2,91 x 4,13 inch. Kích thước nhỏ gọn này giúp giấy A7 đặc biệt phù hợp cho những ứng dụng không cần nhiều nội dung, chẳng hạn như:

• In phiếu note, thẻ treo, nhãn dán sản phẩm

• Làm thiệp mini, vé mời, name card tạm

• In hướng dẫn nhỏ kèm theo sản phẩm

• Sử dụng trong tài liệu giáo dục, flashcard học ngoại ngữ

Tuy nhỏ nhưng khổ A7 vẫn đủ để chứa các thông tin cơ bản, hình ảnh hoặc QR code. Khi sử dụng đúng cách, A7 giúp tiết kiệm giấy, mực in và thời gian cắt xén sau in ấn. Ngoài ra, cần lưu ý rằng mỗi đơn vị đo khác nhau sẽ ảnh hưởng đến việc thiết lập trong Word hay máy in. Vì vậy, khi thiết lập khổ giấy A7 trên phần mềm soạn thảo, bạn nên xác định đơn vị mình đang dùng (mm, cm hoặc inch) để nhập thông số chính xác.

Cách chọn khổ giấy A7 trong Microsoft Word

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, cho phép người dùng tùy chỉnh gần như mọi kích thước giấy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn chọn đúng khổ giấy A7 trong Word cho từng phiên bản.

Cách chọn khổ giấy A7 trên Word 2007, 2010, 2013, 2016

Các phiên bản Word từ 2007 trở đi có giao diện khá tương đồng, nên bạn có thể áp dụng chung các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word mới hoặc tài liệu đang cần in.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Page Layout (hoặc Layout) → Size.

Bước 3: Nếu danh sách có sẵn không hiển thị A7, chọn More Paper Sizes.

Bước 4: Trong cửa sổ Page Setup, chuyển sang tab Paper.

Bước 5: Tại phần “Paper size”, chọn Custom Size, rồi nhập:

• Width (chiều ngang): 7.4 cm

• Height (chiều dọc): 10.5 cm

Bước 6: Nhấn OK để lưu thiết lập. Khi trở lại màn hình soạn thảo, Word sẽ hiển thị khung trang mới tương ứng với giấy A7. Bạn có thể bắt đầu nhập nội dung, chèn ảnh, khung viền hoặc bố trí nội dung tùy ý.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn muốn in ngang thay vì dọc, có thể vào Layout → Orientation → Landscape để xoay chiều giấy.

Hướng dẫn đặt khổ giấy A7 làm mặc định cho các văn bản sau

Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với giấy A7, ví dụ như in thẻ tên, nhãn mác hay phiếu nhỏ, việc phải thiết lập lại kích thước mỗi lần mở Word sẽ khá tốn thời gian. Để tiết kiệm công sức, bạn hoàn toàn có thể đặt khổ giấy A7 làm mặc định cho tất cả các tài liệu Word mới bằng vài thao tác đơn giản sau đây.

Bước 1: Thực hiện thiết lập kích thước A7 như các bước ở trên.

Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, sau khi nhập xong kích thước, nhấn nút Set As Default ở góc dưới bên trái.

Bước 3: Word sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng thiết lập này cho tất cả tài liệu dựa trên mẫu Normal.dotm hay không → chọn Yes. Từ giờ trở đi, mỗi khi bạn mở tài liệu mới, Word sẽ tự động đặt khổ giấy là A7 mà không cần cài lại.

Cách cài đặt khổ giấy A7 trên Word 2003 và các phiên bản cũ hơn

Dù Microsoft Word 2003 có giao diện cổ điển và ít tính năng hơn các phiên bản hiện nay, nhưng phần Page Setup vẫn cho phép người dùng cài đặt kích thước giấy thủ công một cách linh hoạt. Nếu bạn vẫn đang sử dụng Word 2003 trong môi trường văn phòng cũ hoặc máy tính cấu hình thấp, có thể thực hiện theo hướng dẫn chi tiết sau để cài đặt giấy A7.

Bước 1: Vào menu File → Page Setup.

Bước 2: Trong hộp thoại hiển thị, chọn tab Paper.

Bước 3: Ở phần “Paper size”, chọn Custom size rồi nhập:

• Width: 7.4 cm

• Height: 10.5 cm

Bước 4: Sau khi nhập xong, nhấn OK để lưu lại. Word sẽ tự động thay đổi vùng hiển thị trên trang theo tỷ lệ khổ giấy A7. Giờ đây, bạn có thể soạn nội dung, chèn hình ảnh hoặc thiết kế tài liệu nhỏ gọn theo đúng kích thước mong muốn. Khác với các bản Word mới, Word 2003 không có nút “Set As Default”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể lưu file này làm mẫu (template) để sử dụng cho các lần sau:

Cách in khổ giấy A7 trong Word chuẩn không lệch

Sau khi thiết lập xong khổ giấy trong Word, bước quan trọng tiếp theo là in giấy A7 sao cho chính xác, không lệch và không bị co giãn hình ảnh. Việc in trên khổ A7 có thể thực hiện trực tiếp nếu bạn có loại giấy này, hoặc in gộp trên khổ lớn hơn (A4, A5) rồi cắt ra.

Cách in giấy A7 khi sử dụng khổ giấy A4

Đây là cách phổ biến nhất, vì đa phần máy in văn phòng không hỗ trợ khổ nhỏ như A7. Bạn có thể in nhiều trang A7 trên cùng một tờ A4 theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Trong Word, chọn File → Print.

Bước 2: Trong mục Settings, chọn “4 Pages per sheet” hoặc “8 Pages per sheet” tùy vào kích thước mong muốn.

Bước 3: Nhấn Printer Properties → chọn khổ giấy A4.

Bước 4: Nhấn Print Preview để xem trước bố cục. Nếu nội dung hiển thị đều, không lệch lề, hãy in thử 1 bản trước khi in hàng loạt.

Lưu ý: Sau khi in, bạn có thể cắt tờ A4 thành 4 hoặc 8 phần bằng nhau, mỗi phần tương đương với một khổ giấy A7 chuẩn. Cách này vừa tiết kiệm giấy, vừa đảm bảo độ chính xác cao mà không cần phải thay khay giấy in.

Cách in giấy A7 trên khổ A5

Nếu bạn chỉ có giấy A5, vẫn có thể in khổ A7 bằng cách tương tự:

Bước 1: Mở tài liệu cần in, vào File → Print.

Bước 2: Trong phần thiết lập, chọn 2 Pages per sheet.

Bước 3: Chọn Paper Size = A5.

Bước 4: Kiểm tra bản xem trước, nếu khớp bố cục thì nhấn Print. Sau khi in xong, bạn chỉ cần cắt đôi tờ A5 là có được hai tờ A7 hoàn chỉnh.

Mẹo thêm: Một số phần mềm in nâng cao (như Adobe Acrobat hoặc phần mềm máy in Canon, HP) cho phép tùy chỉnh bố trí trang linh hoạt hơn. Bạn có thể sắp xếp nhiều khung A7 trên A4 hoặc A5 theo chiều ngang, dọc tùy ý để tối ưu việc cắt giấy.

Một số lưu ý khi sử dụng và in giấy A7

Dưới đây là các lưu ý quan trọng giúp bạn đảm bảo bản in đạt chất lượng cao nhất:

• Kiểm tra khổ giấy thật trước khi in: Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng đúng loại giấy A7 có kích thước 74 x 105 mm. Nếu tự cắt thủ công, nên dùng thước và dao rọc giấy chính xác để tránh sai lệch.
• Căn lề hợp lý trong Word: Với kích thước nhỏ, nếu lề quá rộng, nội dung sẽ bị thu hẹp. Nên đặt lề 0,5–1 cm cho các cạnh để tối ưu không gian.
• Chọn font chữ rõ, dễ đọc: Nên chọn font như Arial, Calibri hoặc Times New Roman, cỡ chữ từ 8–12pt, tránh dùng chữ quá nhỏ dễ bị mờ khi in.
• In thử trước khi in hàng loạt: In thử 1 bản đầu tiên để kiểm tra bố cục, hướng giấy, lề trái phải có bị lệch không. Sau đó mới in số lượng lớn.

• Lưu file dưới dạng PDF trước khi in: Khi bạn lưu file Word thành PDF, hệ thống sẽ “đóng khung” bố cục chuẩn A7, tránh lỗi font hoặc sai tỷ lệ khi mở trên máy khác.
• Bảo quản giấy A7 đúng cách: Giấy nhỏ thường dễ bị cong hoặc nhàu. Nên để trong túi nhựa phẳng, khô ráo, tránh ẩm để máy in lấy giấy thuận lợi hơn.
• Chú ý tỷ lệ hình ảnh: Nếu bạn chèn hình minh họa, logo hay QR code, hãy đặt chúng trong vùng an toàn (cách lề ít nhất 0,5 cm) để khi in hoặc cắt không bị mất chi tiết.

Tạm kết

Giấy A7 tuy nhỏ nhưng lại mang đến sự tiện lợi lớn trong nhiều lĩnh vực như thiết kế, in ấn nhãn mác, thiệp mini, hay tài liệu quảng bá. Việc hiểu rõ tiêu chuẩn, kích thước và cách sử dụng khổ giấy A7 trong Word giúp bạn thao tác nhanh hơn, tránh sai sót khi in. Nếu bạn thường xuyên thiết kế hoặc in ấn tài liệu nhỏ gọn, hãy lưu lại hướng dẫn này của Hoàng Hà Mobile để thao tác nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn với giấy A7 nhé!

XEM THÊM:

9 cách xóa 1 trang trong Word đơn giản, nhanh chóng trên máy tính

Cách ngắt trang trong Word đơn giản, nhanh chóng cho mọi phiên bản