Hướng dẫn cách chuyển Excel sang PDF nhanh chóng, dễ dàng nhất

Bạn đang tìm cách lưu file Excel dưới dạng PDF để dễ chia sẻ, in ấn hoặc gửi cho đối tác? Thực tế, cách chuyển Excel sang PDF không hề phức tạp, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong Excel hoặc dùng các công cụ trực tuyến miễn phí. Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước chi tiết, giúp bạn thao tác nhanh chóng và có được file PDF đúng chuẩn chỉ trong vài phút.

Lợi ích khi chuyển Excel sang PDF

Cách chuyển Excel sang PDF mang lại nhiều tiện ích cho cả học tập, công việc lẫn chia sẻ tài liệu. Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như:

• Giữ nguyên định dạng: Dữ liệu, bảng biểu và công thức trong Excel sẽ hiển thị cố định, không bị lệch khi mở trên thiết bị khác.
• Dễ dàng chia sẻ: File PDF có dung lượng nhẹ, phổ biến và tương thích trên hầu hết các thiết bị, giúp người nhận mở nhanh chóng mà không cần cài Excel.
• Tính bảo mật cao: PDF có thể đặt mật khẩu hoặc giới hạn quyền chỉnh sửa, giúp bảo vệ nội dung quan trọng.
• Thuận tiện in ấn: PDF hỗ trợ in trực tiếp, giữ nguyên khổ giấy và bố cục đã thiết lập từ trước.
• Phù hợp cho lưu trữ: File PDF ổn định, ít bị lỗi, thích hợp dùng để lưu trữ lâu dài.
• Chuyên nghiệp hơn: Tài liệu ở định dạng PDF mang tính chuẩn mực và thường được sử dụng trong công việc, báo cáo hay gửi đối tác.

Khi nào nên chuyển Excel sang PDF?

Không phải lúc nào cũng cần thực hiện cách chuyển Excel sang PDF, nhưng trong một số tình huống cụ thể, việc này mang lại hiệu quả cao hơn:

• Khi gửi báo cáo cho cấp trên hoặc đối tác: Định dạng PDF giúp giữ nguyên bố cục và trông chuyên nghiệp hơn Excel.
• Khi cần chia sẻ dữ liệu trên nhiều thiết bị: Người nhận có thể mở file dễ dàng mà không cần cài Microsoft Excel.
• Khi nộp tài liệu hành chính hoặc học tập: Nhiều cơ quan, trường học yêu cầu định dạng PDF để đảm bảo tính thống nhất.
• Khi muốn bảo mật nội dung: PDF cho phép đặt mật khẩu hoặc khóa chỉnh sửa, tránh việc dữ liệu bị thay đổi.
• Khi in ấn: Xuất file Excel ra PDF giúp kiểm soát khổ giấy và lề, đảm bảo bản in đúng như mong muốn.
• Khi cần lưu trữ lâu dài: PDF ổn định, ít xảy ra lỗi hiển thị, phù hợp để giữ tài liệu trong thời gian dài.

Cách chuyển Excel sang PDF trực tiếp trong phần mềm Excel

Nếu không muốn cài đặt thêm công cụ hỗ trợ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng ngay tính năng có sẵn trong Excel để xuất file thành PDF. Cách làm này đơn giản, nhanh chóng và phù hợp cho hầu hết nhu cầu cơ bản:

Cách chuyển một sheet Excel sang file PDF

Phương pháp này chỉ cho phép xuất một sheet hoặc nội dung trong một sheet thành file PDF. Nếu muốn chuyển nhiều sheet, bạn cần thực hiện thao tác lặp lại cho từng sheet.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở file Excel, chọn đúng sheet cần chuyển sang PDF → Nhấn vào File.

• Bước 2: Vào mục Save As, tại phần định dạng tệp, chọn PDF → Nhấn Save để lưu lại.

Sau khi hoàn tất cách chuyển Excel sang PDF này, sheet Excel đã được lưu dưới dạng file PDF, có thể mở và chia sẻ dễ dàng.

Cách chuyển một trang Excel sang PDF không bị lệch

Trong Excel, bạn có thể chọn xuất chỉ một trang cụ thể thành file PDF thay vì toàn bộ dữ liệu. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Excel, tại sheet chứa dữ liệu cần chuyển → Chọn File.

• Bước 2: Chọn mục Export → Nhấn Create PDF/XPS.

• Bước 3: Chọn thư mục lưu, đặt tên cho file PDF → Nhấn Options.

• Bước 4: Trong phần Page range, nhập số trang muốn xuất vào cả hai ô From và To (ví dụ: nhập “1” và “1” để chỉ xuất trang đầu tiên) → Nhấn OK.

• Bước 5: Bấm Publish để hoàn tất chuyển đổi. Sau đó, mở thư mục lưu file để xem trang PDF vừa tạo.

Cách chuyển toàn bộ các sheet thành 1 file PDF

Nếu bạn muốn gộp toàn bộ sheet trong file Excel vào chung một file PDF, có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần chuyển → Chọn File.

• Bước 2: Nhấn vào mục Export → Chọn Create PDF/XPS.

• Bước 3: Chọn thư mục lưu, đặt tên cho file PDF → Nhấn Options.

• Bước 4: Trong phần cài đặt, chọn Entire workbook để xuất toàn bộ các sheet → Nhấn OK.

• Bước 5: Bấm Publish để tạo file PDF. Sau đó mở thư mục đã lưu để kiểm tra.

Cách chuyển Excel sang PDF bằng công cụ trực tuyến

Chuyển bằng trang web Smallpdf

Smallpdf là một công cụ trực tuyến miễn phí, giúp bạn chuyển đổi file Excel sang PDF nhanh chóng mà không cần cài đặt phần mềm.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập trang Smallpdf – Excel to PDF trên trình duyệt.
• Bước 2: Nhấn nút Choose File để tải file Excel từ máy tính lên.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tiến hành chuyển đổi. Thời gian xử lý nhanh hay chậm phụ thuộc vào dung lượng file Excel.

• Bước 4: Khi hoàn tất, nhấn Download để tải file PDF về máy hoặc chọn một trong các tùy chọn lưu trữ bên dưới.

Chuyển đổi bằng Google Drive

Google Drive cho phép bạn mở file Excel trực tuyến và xuất ra PDF mà không cần cài thêm phần mềm.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập Google Drive → Nhấn Mới → Chọn Tải tệp lên.

• Bước 2: Chọn file Excel từ máy tính và nhấn Open để tải lên.

• Bước 3: Sau khi tải xong, nhấp chuột phải vào file → Chọn Mở bằng → Google Trang tính.

• Bước 4: Tại giao diện Google Sheets, chọn Tệp → Tải xuống → Định dạng PDF (.pdf).

Sau khi thực hiện xong, File Excel sẽ được chuyển đổi và tải về dưới dạng PDF ngay trên trình duyệt.

Cách chuyển Excel sang PDF bằng Convertio

Convertio là công cụ trực tuyến hỗ trợ nhiều định dạng, trong đó có chuyển đổi Excel sang PDF nhanh chóng và dễ sử dụng.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập trang Convertio – Excel to PDF bằng trình duyệt.
• Bước 2: Nhấn Chọn tập tin để tải file Excel từ máy tính hoặc chọn file từ Google Drive, Dropbox.

• Bước 3: Bấm nút Chuyển đổi để hệ thống tiến hành xử lý.

• Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn Tải về để lưu file PDF về thiết bị.

Chuyển đổi bằng PDF Convert

PDF Convert là công cụ trực tuyến đơn giản, giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi file Excel sang PDF chỉ với vài thao tác.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập vào trang PDF Convert – Excel to PDF.
• Bước 2: Nhấn Choose Excel file hoặc kéo thả file Excel vào giao diện để tải lên.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động xử lý, sau đó nhấn Download để tải file PDF đã chuyển đổi về máy.

Cách chuyển Excel sang PDF bằng iLovePDF

iLovePDF là công cụ online quen thuộc, hỗ trợ chuyển đổi file Excel sang PDF nhanh chóng và tiện lợi.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập trang iLovePDF – Excel to PDF.
• Bước 2: Nhấn Select Excel files để chọn file từ máy tính hoặc kéo thả trực tiếp vào giao diện.

• Bước 3: Nhấn Convert to PDF để hệ thống bắt đầu chuyển đổi.

• Bước 4: Khi hoàn tất, nhấn Download PDF để tải file về máy.

Chuyển đổi với PDF Candy

PDF Candy là công cụ trực tuyến miễn phí, giúp bạn chuyển đổi file Excel sang PDF chỉ với vài thao tác nhanh chóng.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập trang PDF Candy – Excel to PDF.
• Bước 2: Nhấn Thêm tập tin (Add file) để chọn file Excel từ máy tính hoặc kéo thả trực tiếp vào giao diện.

• Bước 3: Chờ hệ thống xử lý, sau đó nhấn Tải tập tin (Download file) để lưu file PDF đã chuyển đổi về máy.

Cách chuyển Excel sang PDF bằng phần mềm Cute PDF Writer

CutePDF Writer hoạt động như một “máy in ảo”, cho phép bạn xuất file Excel thành PDF dễ dàng. Trước tiên, bạn cần tải và cài đặt CutePDF Writer cùng PS2PDF Converter trên máy tính.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở file Excel cần chuyển → Chọn Print → Trong mục máy in, chọn CutePDF Writer.

• Bước 2: Nhấn Print để hệ thống bắt đầu tạo file PDF.

• Bước 3: Chọn thư mục lưu file → Đặt tên → Nhấn Save để hoàn tất.

Sau khi lưu, bạn sẽ có ngay file PDF được xuất ra từ bảng tính Excel.

Một số lưu ý khi thực hiện cách chuyển Excel sang PDF

Khi xuất file Excel sang định dạng PDF, nếu không thiết lập đúng cách có thể làm dữ liệu bị lệch, mất trang hoặc hiển thị không như mong muốn. Để tránh tình trạng này, bạn cần chú ý đến các điểm sau:

• Kiểm tra bố cục trước khi xuất: Vào phần Print Preview để xem trước, đảm bảo dữ liệu không bị cắt hoặc tràn trang.
• Chỉnh khổ giấy và lề: Đặt khổ giấy (A4, A3…) và lề phù hợp để khi in ra hoặc xem trên PDF được cân đối.
• Sử dụng tính năng Scale to Fit: Thu nhỏ hoặc phóng to nội dung vừa vặn trong một trang PDF, tránh bị chia thành nhiều trang không cần thiết.
• Đặt vùng in (Print Area): Nếu chỉ cần xuất một phần dữ liệu, hãy chọn vùng in thay vì xuất toàn bộ sheet.
• Đặt tên file dễ nhớ: Sử dụng tên file ngắn gọn, rõ ràng để thuận tiện khi tìm kiếm và chia sẻ.
• Kiểm tra font chữ: Một số font đặc biệt có thể bị lỗi khi chuyển sang PDF, nên chọn font phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri.

Câu hỏi thường gặp về cách chuyển Excel sang PDF

Tôi có thể gộp nhiều file Excel thành một file PDF không?

Có, bạn có thể dùng các công cụ online như iLovePDF hoặc phần mềm Adobe Acrobat để hợp nhất nhiều file Excel sau khi đã chuyển sang PDF.

File PDF sau khi chuyển từ Excel có chỉnh sửa được không?

PDF thường chỉ để đọc, nhưng bạn vẫn có thể chỉnh sửa bằng phần mềm chuyên dụng như Adobe Acrobat hoặc các công cụ online có hỗ trợ chỉnh sửa PDF.

Có thể đặt mật khẩu bảo vệ file PDF xuất từ Excel không?

Có, sau khi tạo PDF bạn có thể dùng các dịch vụ online (Smallpdf, PDF Candy) hoặc phần mềm chuyên dụng để thêm mật khẩu, giới hạn quyền xem hoặc in.

Có bị mất công thức Excel khi chuyển sang PDF không?

Có, toàn bộ công thức sẽ bị “đóng băng” thành dữ liệu hiển thị, chỉ còn lại giá trị cuối cùng chứ không còn chỉnh sửa được.

Cách chuyển Excel sang PDF mang lại nhiều lợi ích như giữ nguyên định dạng, dễ dàng chia sẻ và tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu. Với những cách đơn giản từ phần mềm Excel đến các công cụ online, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. Hãy áp dụng ngay để quản lý và gửi tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn nhé!

Tham khảo bài viết liên quan:

Autofill trong Excel là gì? Cách sử dụng Autofill để điền dữ liệu tự động

Hàm Left trong Excel: Cú pháp chuẩn và cách sử dụng kèm ví dụ minh họa