Cách sử dụng các hàm đếm: COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS trong Excel

Trong Excel, các hàm đếm như COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS là công cụ quan trọng giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Nhờ những hàm này, việc thống kê, phân tích hay lọc dữ liệu theo điều kiện trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng từng hàm, kèm theo ví dụ minh họa để bạn dễ áp dụng trong công việc hàng ngày.

Tại sao cần nắm vững hàm COUNT trong Excel?

Việc thành thạo các phương pháp đếm dữ liệu trong Excel là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh công việc ngày càng gắn liền với số liệu. Kỹ năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý mà còn đảm bảo độ chính xác cao, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công việc phân tích và quản lý.

Một số lợi ích cụ thể khi biết cách đếm số liệu trong Excel bao gồm:

• Thống kê nhanh chóng: Dễ dàng xác định số lượng khách hàng, đơn hàng, sản phẩm hay bất kỳ thông tin nào trong bảng tính để có cái nhìn tổng thể.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu: Giúp nhận diện xu hướng, tính toán xác suất hoặc tìm ra giá trị nổi bật, từ đó đưa ra quyết định hợp lý.
• Phục vụ báo cáo: Cho phép tổng hợp dữ liệu nhanh và chính xác, tạo nền tảng để xây dựng các báo cáo phục vụ họp hoặc thuyết trình.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Theo dõi số giao dịch, kiểm soát khoản chi tiêu, góp phần cải thiện khả năng quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Hàm COUNT trong Excel là gì?

Hàm đếm trong Excel là một hàm thống kê được sử dụng để đếm số ô có chứa dữ liệu dạng số trong một phạm vi nhất định. Các ô trống, ô chứa chữ, ký tự đặc biệt hoặc giá trị logic sẽ không được tính, chỉ những ô có số mới được ghi nhận.

Ví dụ: nếu trong một cột dữ liệu có 5 ô lần lượt là 5, 8, “ABC”, 12 và một ô trống thì khi dùng hàm đếm, kết quả trả về sẽ là 3, vì chỉ có ba ô chứa số.

Phân biệt các loại hàm đếm trong Excel

Trong Excel có nhiều hàm hỗ trợ đếm dữ liệu, mỗi loại được sử dụng cho một mục đích riêng. Dưới đây là các hàm thường gặp:

• COUNT: Chỉ tính các ô có chứa số, không tính văn bản, logic, ngày tháng hoặc ô trống.
• COUNTA: Đếm toàn bộ ô có dữ liệu, bất kể đó là số, chữ, ký tự logic, ngày tháng hay lỗi.
• COUNTBLANK: Xác định số lượng ô còn trống trong một phạm vi.
• COUNTIF: Đếm số ô đáp ứng một điều kiện cụ thể (ví dụ: giá trị lớn hơn 10).
• COUNTIFS: Đếm số ô thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện (ví dụ: lớn hơn 10 và nhỏ hơn 20).

Sau đây là bảng so sánh các hàm đếm trong Excel để bạn tham khảo:

Cách sử dụng các loại hàm COUNT trong Excel

Sau đây là một vài cách sử dụng hàm đếm trong Excel mà bạn có thể tham khảo qua:

Hàm COUNT

Hàm đếm trong Excel được dùng để tính số ô có dữ liệu là số trong một phạm vi được chọn, đồng thời bỏ qua các ô trống, ô chứa chữ hoặc ký tự logic.

• Cú pháp: COUNT(value1, [value2], …)
• Ứng dụng: Hàm này thường được sử dụng để thống kê nhanh số lượng giá trị số trong bảng tính, hỗ trợ tốt cho việc phân tích dữ liệu hoặc lập báo cáo.
• Ví dụ: Giả sử dãy ô từ A1 đến A10 gồm cả số và văn bản, khi áp dụng hàm đếm, kết quả sẽ cho biết có bao nhiêu ô thực sự chứa số liệu.

Hàm đếm ô không trống – COUNTA

Hàm COUNTA được dùng để tính số lượng ô không rỗng trong một phạm vi, bao gồm cả ô chứa số, văn bản, ngày tháng, giá trị logic hoặc ký tự đặc biệt. Những ô trống sẽ không được tính vào kết quả.

• Cú pháp hàm COUNTA: COUNTA(value1, value2, …). Trong đó:
  • value1, value2,… có thể là ô riêng lẻ hoặc cả một vùng dữ liệu.
  • Số lượng đối số tối đa: 255 ô/vùng đối với Excel 2007 trở lên và 30 ô/vùng đối với các phiên bản Excel 2003 trở về trước.
• Ví dụ minh họa: Giả sử có một bảng danh sách theo dõi việc nộp bài tập của sinh viên. Bạn muốn biết bao nhiêu sinh viên đã nộp (tức là các ô có chứa link bài tập). Khi nhập hàm COUNTA cho vùng C2:C15, kết quả trả về là 6, tương ứng với số sinh viên đã nộp bài.

Hàm đếm 1 điều kiện – COUNTIF

Hàm COUNT này được sử dụng để tính số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện xác định. Đây là công cụ hữu ích khi bạn muốn lọc dữ liệu theo quy tắc riêng, chẳng hạn đếm số giá trị lớn hơn một mức cho trước hoặc đếm số ô chứa một ký tự cụ thể.

• Cú pháp hàm COUNTIF: COUNTIF(range, criteria). Trong đó:
  • range: Vùng dữ liệu cần áp dụng điều kiện.
  • criteria: Điều kiện để so sánh, có thể là số, văn bản hoặc biểu thức logic (ví dụ: “>70”, “ABC”, 120…).
• Ví dụ minh họa: Giả sử có bảng dữ liệu về số lượng tồn kho của các sản phẩm. Nếu muốn biết bao nhiêu mặt hàng có số lượng lớn hơn 150, bạn nhập COUNTIF(C2:C11, “>150”). Kết quả hiển thị cho thấy có 8 sản phẩm thỏa mãn điều kiện này.

Lưu ý khi sử dụng: 

• Có thể kết hợp ký tự đại diện: dấu * thay cho nhiều ký tự bất kỳ, dấu ? thay cho một ký tự bất kỳ.
• Nếu muốn tìm chính xác ký tự “” hoặc “?”, cần thêm ký tự “” phía trước (ví dụ: “”, “~?”).
• Hàm COUNTIF thường không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.

Hàm đếm với 2 điều kiện trở lên – COUNTIFS

Hàm COUNT này cho phép đếm số lượng ô trong một hoặc nhiều vùng dữ liệu, khi tất cả các điều kiện được đặt ra đều thỏa mãn. Đây là phiên bản mở rộng của COUNTIF, thích hợp khi cần thống kê dữ liệu phức tạp với nhiều tiêu chí đồng thời.

• Cú pháp hàm COUNTIFS: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …). Trong đó:
  • range1, range2,…: Các vùng dữ liệu cần áp dụng điều kiện, tối đa 127 vùng. Các vùng này có thể chứa số, chữ, tên hoặc mảng. Các ô trống sẽ không được tính.
  • criteria1, criteria2,…: Là điều kiện tương ứng cho từng vùng, tối đa 127 điều kiện.
  • Một ô chỉ được tính vào kết quả khi thỏa mãn toàn bộ các điều kiện tương ứng.
• Ví dụ minh họa: Giả sử có bảng theo dõi số lượng tồn kho tại nhiều chi nhánh. Nếu muốn biết có bao nhiêu mặt hàng ở kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm, bạn nhập COUNTIFS(C2:C11, “>150”, D2:D11, “1”). Kết quả trả về sẽ hiển thị 2 mặt hàng đáp ứng đồng thời cả hai tiêu chí.

Hàm COUNTBLANK đếm số ô trống trong Excel

Hàm COUNT này được sử dụng để xác định số lượng ô không có dữ liệu trong một phạm vi nhất định. Đây là công cụ hữu ích khi cần kiểm tra những ô chưa được nhập thông tin.

• Cú pháp hàm COUNTBLANK: COUNTBLANK(range). Trong đó range là vùng dữ liệu mà bạn muốn thống kê số ô rỗng.
• Ví dụ minh họa: Giả sử bạn có một bảng danh sách theo dõi việc nộp bài tập của sinh viên. Để biết bao nhiêu sinh viên chưa nộp (ô chưa chứa link bài), bạn dùng COUNTBLANK cho vùng C2:C15. Kết quả hiển thị là 8 sinh viên chưa nộp bài.

Những lưu ý khi dùng các hàm COUNT trong Excel

Để sử dụng các hàm đếm đạt hiệu quả và cho kết quả chính xác, người dùng cần quan tâm đến một số yếu tố quan trọng trong quá trình thao tác dữ liệu. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

Chọn phạm vi dữ liệu chuẩn xác

Khi thiết lập công thức, cần chắc chắn phạm vi được chọn đúng và không bao gồm những ô ngoài ý muốn. Việc chọn sai vùng dữ liệu có thể dẫn đến kết quả thiếu chính xác, ảnh hưởng đến quá trình phân tích.

Kiểm tra định dạng dữ liệu

Trước khi thực hiện đếm, hãy rà soát lại kiểu dữ liệu trong bảng tính. Một số giá trị số đôi khi lại được lưu dưới dạng văn bản, khiến các hàm như COUNT hay COUNTIF không nhận diện được. Vì vậy, bạn cần định dạng thống nhất dữ liệu (số, văn bản, ngày tháng) để đảm bảo kết quả đúng.

Giới hạn đối số

Ở các phiên bản Excel hiện đại, các hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF… có thể xử lý tới 255 phạm vi/điều kiện. Tuy nhiên, trong các phiên bản cũ hơn (Excel 2003 trở về trước), giới hạn chỉ còn 30.

Phân biệt giữa ô trống và ô chứa chuỗi rỗng

Một số ô nhìn như trống nhưng thực tế có công thức trả về kết quả rỗng (“”). COUNTBLANK sẽ không tính các ô này là trống, do đó cần kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn.

Ảnh hưởng của ký tự đặc biệt và dấu cách

Một số ô có thể chứa khoảng trắng hoặc ký tự ẩn khiến hàm COUNTA nhận diện là ô có dữ liệu. Vì vậy, bạn nên làm sạch dữ liệu trước khi sử dụng hàm đếm.

Câu hỏi thường gặp về hàm COUNT

Hàm COUNT có đếm được ngày tháng không?

Có. Miễn giá trị ngày tháng được lưu dưới dạng số seri trong Excel thì hàm đếm sẽ tính.

Hàm đến có phân biệt số âm và số dương không?

Không. Hàm đếm chỉ cần ô đó chứa giá trị số (dù là âm hay dương) thì đều được tính.

Hàm đếm có đếm giá trị lỗi (#N/A, #VALUE!) không?

Không, hàm đếm bỏ qua các ô chứa lỗi.

Hàm đếm có đếm số được nhập trong dạng văn bản không?

Không. Ví dụ: “123” (dạng text) sẽ không được tính, chỉ 123 (dạng số) mới được tính.

Việc nắm vững cách sử dụng các hàm đếm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả phân tích và quản lý dữ liệu trong Excel. Mỗi hàm có ưu điểm riêng, phù hợp với từng tình huống cụ thể, từ đếm ô chứa số, ô có dữ liệu cho đến đếm theo một hay nhiều điều kiện. 

Tham khảo bài viết liên quan:

Các hàm excel cơ bản mà bạn cần nắm rõ

Hàm Left trong Excel: Cú pháp chuẩn và cách sử dụng kèm ví dụ minh họa