Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp đơn giản trên điện thoại, máy tính

Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp đơn giản trên điện thoại, máy tính là bí quyết giúp bạn tạo dấu ấn cá nhân, tăng độ tin cậy và thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng email gửi đi. Không chỉ dành cho nhân viên văn phòng, chữ ký Gmail còn hữu ích với bất kỳ ai muốn truyền tải thông tin liên hệ nhanh chóng và đồng nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo, tùy chỉnh chữ ký trên cả điện thoại và máy tính, kèm theo những mẹo giúp chữ ký trở nên ấn tượng và tối ưu hơn.

Chữ ký Gmail là gì?

Chữ ký Gmail là đoạn văn bản, hình ảnh hoặc thông tin được chèn tự động vào cuối mỗi email bạn gửi đi. Thông thường, chữ ký sẽ bao gồm tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ liên hệ, thậm chí có thể thêm logo công ty hoặc liên kết đến website, mạng xã hội. Khác với việc gõ tay thông tin ở cuối mỗi email, tạo chữ ký Gmail giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi thư điện tử gửi đi đều đồng bộ, nhất quán. Đây cũng là cách để người nhận nhanh chóng nắm bắt thông tin cơ bản về bạn hoặc doanh nghiệp, từ đó tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Ví dụ:

Nguyễn Văn A

Chuyên viên Kinh doanh | Công ty XYZ

📞 0901 234 567

🌐 www.xyz.com

✉️ nguyenvana@xyz.com

Lợi ích khi tạo chữ ký Gmail

Việc có chữ ký Gmail mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ với cá nhân mà còn với doanh nghiệp:

• Tăng tính chuyên nghiệp: Email có chữ ký được trình bày gọn gàng sẽ giúp bạn tạo thiện cảm và thể hiện sự nghiêm túc trong công việc. Người nhận dễ dàng cảm thấy tin tưởng và đánh giá cao sự chỉn chu của bạn.

• Giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại: Thay vì phải tìm kiếm thông tin, chữ ký Gmail đã tích hợp sẵn số điện thoại, website hoặc địa chỉ. Điều này giúp người nhận có thể liên lạc lại nhanh chóng.

• Xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp: Khi bạn thêm logo công ty, đường dẫn website hoặc mạng xã hội, mỗi email gửi đi đều trở thành một “công cụ marketing miễn phí”, góp phần lan tỏa hình ảnh thương hiệu.

• Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải nhập lại thông tin cá nhân trong từng email, chữ ký Gmail sẽ tự động hiển thị ở cuối thư, đồng nhất và tiện lợi.

Cách tạo chữ ký Gmail trên điện thoại

Bạn hoàn toàn có thể thiết lập chữ ký Gmail ngay trên điện thoại mà không cần đến máy tính. Đây là lựa chọn hữu ích với những ai thường xuyên xử lý công việc qua di động.

Trên điện thoại Android

Bạn hoàn toàn có thể tạo chữ ký Gmail ngay trên điện thoại mà không cần đến máy tính. Đây là lựa chọn hữu ích với những ai thường xuyên xử lý công việc qua di động. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại Android. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Gmail mà mình muốn thêm chữ ký.

Bước 2: Ở giao diện chính, nhấn vào biểu tượng ba gạch ngang (≡) ở góc trên bên trái màn hình để mở menu tùy chọn.

Bước 3: Kéo xuống phía dưới và chọn mục Cài đặt (Settings). Tại đây sẽ hiển thị danh sách các tài khoản Gmail đang đăng nhập trên điện thoại của bạn.

Bước 4: Nhấn chọn đúng tài khoản Gmail mà bạn muốn thiết lập chữ ký.

Bước 5: Trong phần cài đặt tài khoản, tìm và chọn mục Chữ ký di động (Mobile Signature).

Bước 6: Nhập nội dung chữ ký mà bạn mong muốn. Thông thường chữ ký sẽ bao gồm:

• Họ tên đầy đủ.

• Chức danh hoặc vị trí công việc.

• Số điện thoại liên hệ.

• Website hoặc mạng xã hội (nếu cần).

Bước 7: Sau khi nhập xong, nhấn OK để lưu lại thiết lập.

Từ bây giờ, mỗi email bạn gửi đi từ ứng dụng Gmail trên Android sẽ tự động hiển thị chữ ký đã cài đặt ở cuối thư. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong mọi email công việc.

Trên điện thoại iPhone

Tương tự như Android, bạn hoàn toàn có thể tạo chữ ký Gmail trên iPhone chỉ với vài thao tác đơn giản. Đây là cách nhanh gọn giúp bạn thêm thông tin liên hệ hoặc thương hiệu cá nhân ngay trên điện thoại Apple.

Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên iPhone và đăng nhập vào tài khoản mà bạn muốn thêm chữ ký.

Bước 2: Ở giao diện chính, chạm vào biểu tượng menu ba gạch ngang (≡) ở góc trên bên trái màn hình.

Bước 3: Kéo xuống chọn Cài đặt (Settings).

Bước 4: Trong danh sách tài khoản, nhấn chọn tài khoản Gmail mà bạn muốn thiết lập chữ ký.

Bước 5: Tại màn hình cài đặt tài khoản, chọn mục Cài đặt chữ ký (Signature Settings).

Bước 6: Bật tùy chọn Chữ ký di động (Mobile Signature) để kích hoạt tính năng thêm chữ ký trên iPhone.

Bước 7: Nhập nội dung chữ ký mong muốn, ví dụ:

• Trần Thị B Marketing Executive | ABC Company
• 📞 0912 345 678
• 🌐 www.abc.com

Bước 8: Nhấn Lưu (Save) để hoàn tất.

Từ nay, mỗi email được gửi từ ứng dụng Gmail trên iPhone sẽ tự động kèm chữ ký bạn vừa thiết lập. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ gây ấn tượng hơn.

Cách tạo chữ ký Gmail trên máy tính

So với điện thoại, việc tạo chữ ký Gmail trên máy tính mang lại nhiều lợi thế hơn vì bạn có thể tùy chỉnh nội dung phong phú: thay đổi font chữ, màu sắc, chèn logo công ty, liên kết website hoặc mạng xã hội. Đây là lựa chọn lý tưởng để thiết kế một chữ ký chuyên nghiệp.

Bước 1: Mở trình duyệt web (Chrome, Cốc Cốc, Edge…) và truy cập vào trang Gmail tại https://mail.google.com.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn thiết lập chữ ký.

Bước 3: Ở góc trên bên phải màn hình, nhấn vào biểu tượng bánh răng (⚙️) rồi chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).

Bước 4: Trong mục Cài đặt (Settings), chọn tab Chung (General).

Bước 5: Cuộn xuống phần Chữ ký (Signature). Tại đây, nhấn nút Tạo mới (Create New) để thêm chữ ký mới.

Bước 6: Đặt tên cho chữ ký (ví dụ: “Chữ ký công việc” hoặc “Chữ ký cá nhân”). Điều này giúp bạn dễ quản lý khi có nhiều chữ ký khác nhau.

Bước 7: Trong khung soạn thảo chữ ký, nhập nội dung mong muốn. Bạn có thể thêm:

• Họ tên và chức danh.

• Tên công ty hoặc phòng ban.

• Số điện thoại, địa chỉ email khác.

• Website hoặc liên kết mạng xã hội.

Bước 8: Sử dụng thanh công cụ soạn thảo để chỉnh sửa font chữ, màu sắc, kích thước, hoặc chèn ảnh/logo của công ty. Bạn cũng có thể thêm đường link trực tiếp đến website, Facebook, LinkedIn…

Bước 9: Ở mục Mặc định chữ ký (Signature defaults), chọn:

• Sử dụng chữ ký này cho email mới.

• Sử dụng chữ ký này cho email trả lời/chuyển tiếp (nếu cần).

Bước 10: Sau khi hoàn tất, cuộn xuống cuối trang và nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).

Từ nay, mỗi email bạn gửi từ Gmail trên máy tính sẽ tự động kèm chữ ký đã tạo, giúp bạn gây ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận.

Cách tùy chỉnh chữ ký Gmail

Ngoài việc tạo chữ ký Gmail mới, Gmail còn cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa chữ ký khi cần thiết.

Xóa chữ ký Gmail

Nếu không muốn sử dụng chữ ký nữa, bạn có thể xóa nhanh chóng bằng các bước sau:

Trên điện thoại (Android/iPhone):

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại.

• Bước 2: Vào Menu (≡) > chọn Cài đặt (Settings).

• Bước 3: Chọn tài khoản Gmail đã có chữ ký.

• Bước 4: Nhấn vào mục Chữ ký di động (Mobile Signature).

• Bước 5: Xóa toàn bộ nội dung chữ ký.

• Bước 6: Nhấn OK (Android) hoặc Lưu (Save) (iPhone) để hoàn tất.

Trên máy tính:

• Bước 1: Đăng nhập Gmail trên máy tính tại https://mail.google.com.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng bánh răng (⚙️) > chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).

• Bước 3: Vào tab Chung (General) và kéo xuống phần Chữ ký (Signature).

• Bước 4: Chọn chữ ký cần xóa, nhấn Xóa (Delete).

• Bước 5: Cuộn xuống cuối trang và nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).

Chỉnh sửa chữ ký Gmail nhanh chóng

Khi bạn thay đổi số điện thoại, chức danh hoặc muốn cập nhật logo công ty, không cần tạo chữ ký Gmail mới, chỉ cần chỉnh sửa chữ ký Gmail theo các bước sau:

Trên điện thoại (Android/iPhone):

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmail và đăng nhập tài khoản.

• Bước 2: Vào Menu (≡) > Cài đặt (Settings).

• Bước 3: Chọn tài khoản Gmail đã có chữ ký.

• Bước 4: Vào mục Chữ ký di động (Mobile Signature).

• Bước 5: Chỉnh sửa nội dung (thêm số điện thoại mới, đổi chức danh, cập nhật website…).

• Bước 6: Nhấn OK/Lưu để hoàn tất.

Trên máy tính:

• Bước 1: Vào Gmail trên máy tính > Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).

• Bước 2: Trong tab Chung (General), tìm phần Chữ ký (Signature).

• Bước 3: Chọn chữ ký muốn chỉnh sửa.

• Bước 4: Cập nhật nội dung trong khung soạn thảo (thêm logo, đổi font, thay đổi màu sắc, chỉnh lại thông tin liên hệ).

• Bước 5: Ở mục Mặc định chữ ký (Signature defaults), chọn lại cách áp dụng (cho email mới hoặc trả lời/chuyển tiếp).

• Bước 6: Nhấn Lưu thay đổi (Save Changes) để áp dụng.

Mẫu chữ ký Gmail chuyên nghiệp

Để việc tạo chữ ký Gmail trở nên hiệu quả và thu hút hơn, bạn có thể tham khảo một số mẫu dưới đây. Tùy vào mục đích sử dụng (công việc, kinh doanh, cá nhân), bạn có thể lựa chọn phong cách chữ ký phù hợp.

Mẫu chữ ký đơn giản, gọn gàng

Phù hợp cho cá nhân hoặc nhân viên văn phòng, không cần quá cầu kỳ nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Mẫu chữ ký hiện đại, có liên kết

Thích hợp cho nhân viên Marketing, nhân sự hoặc cá nhân muốn xây dựng thương hiệu cá nhân trên mạng xã hội.

Mẫu chữ ký doanh nghiệp, có logo

Phù hợp cho các cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, giúp tăng tính nhận diện thương hiệu.

Mẫu chữ ký cá nhân sáng tạo

Lý tưởng cho freelancer, designer, nghệ sĩ muốn thể hiện cá tính và phong cách riêng.

Mẫu chữ ký đầy đủ, chuyên nghiệp

Đây là mẫu chữ ký đầy đủ nhất, vừa có logo, thông tin liên hệ, vừa kèm liên kết đến hồ sơ nghề nghiệp.

Lưu ý khi thiết kế chữ ký Gmail:

• Tránh quá dài hoặc quá nhiều màu sắc.

• Ưu tiên font chữ rõ ràng, dễ đọc.

• Chỉ thêm những thông tin thực sự cần thiết (tên, chức danh, số điện thoại, website).

• Nên dùng logo với kích thước nhỏ, không làm email bị nặng hoặc hiển thị lỗi.

Kết luận

Một chữ ký Gmail chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp mà còn giúp bạn gây ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng. Bằng cách làm theo hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng tạo chữ ký Gmail trên cả điện thoại và máy tính, đồng thời tùy chỉnh nhanh chóng khi cần. Hãy lưu ý những tip mà Hoàng Hà Mobile đã chia sẻ và đừng quên thiết kế chữ ký sao cho ngắn gọn, đầy đủ thông tin quan trọng và hài hòa về mặt thẩm mỹ. Điều này sẽ biến mỗi email của bạn trở thành một “danh thiếp điện tử” chuyên nghiệp, giúp tăng uy tín và sự tin cậy trong công việc.

XEM THÊM:

• 3 cách scan bằng điện thoại Android, iPhone cực đơn giản, tiện lợi
• Cảm biến tiệm cận trên điện thoại là gì? Chức năng và nguyên lý hoạt động