Hàm tổng trong Excel là một công cụ mạnh mẽ và được sử dụng phổ biến để tính toán nhanh chóng các giá trị trong bảng dữ liệu. Nhờ tính linh hoạt, hàm này không chỉ áp dụng cho việc cộng các con số đơn giản mà còn có thể kết hợp với nhiều hàm khác để xử lý dữ liệu phức tạp. Từ nhu cầu tính toán doanh thu, chi phí đến phân tích số liệu thống kê, hàm tổng luôn đóng vai trò quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Bài viết này sẽ chia sẻ 15 cách sử dụng hàm SUM trong Excel kèm ví dụ minh họa.
15 cách sử dụng hàm tổng trong Excel
Khi làm việc với Excel, việc tính tổng dữ liệu là thao tác cơ bản nhưng lại có rất nhiều cách thực hiện khác nhau tùy tình huống. Dưới đây là 15 cách sử dụng hàm SUM trong Excel kèm ví dụ minh họa, giúp bạn thao tác nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Cách tính hàm SUM trong Excel nhanh
Bài viết này thực hiện trên Excel 2016, nhưng bạn cũng có thể áp dụng tương tự trên Google Sheet, Excel 2010, 2013,… Cách này giúp bạn xem tổng giá trị của các ô hoặc cột mà không cần nhập bất kỳ công thức tính tổng nào trong Excel.
Bạn chỉ cần chọn toàn bộ cột hoặc quét các ô chứa dữ liệu cần tính. Sau đó, nhìn xuống góc phải bên dưới màn hình, tại mục Sum sẽ hiển thị tổng các giá trị vừa chọn.
Ví dụ: Nếu muốn tính tổng Doanh số ở cột C, bạn chỉ cần nhấp chuột vào cột C, và tổng sẽ xuất hiện ngay ở mục Sum.
Phương pháp này rất tiện lợi khi cần kiểm tra nhanh dữ liệu, nhưng không phù hợp nếu bạn muốn hiển thị kết quả trực tiếp tại một ô để làm báo cáo hoặc bài tập.
Tính tổng trên Excel bằng AutoSum
Bước 1: Mở bảng tính Excel, di chuyển đến ô trống ngay bên dưới các ô dữ liệu của cột cần tính tổng.
Ví dụ: Nếu muốn tính tổng Doanh số ở cột C, hãy chọn ô C6 (nằm dưới dữ liệu).
Bước 2: Vào tab Home, nhìn sang bên phải và chọn AutoSum. Excel sẽ tự động tạo công thức tính tổng cho toàn bộ vùng dữ liệu trong cột. Nếu chỉ muốn tính một số ô nhất định, bạn quét chọn vùng dữ liệu trước khi nhấn AutoSum.
Bước 3: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Với cách tính hàm tổng trong Excel này giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập công thức, thao tác nhanh và vẫn đảm bảo kết quả hiển thị rõ ràng.
Tính tổng trong Excel bằng hàm SUM
Phương pháp tính tổng bằng hàm SUM là cách cơ bản và phổ biến nhất mà bất kỳ ai sử dụng Excel cũng nên biết. Cách này cho phép bạn tính tổng nhanh chóng và chính xác các vùng dữ liệu mong muốn.
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Mở Excel và di chuyển đến ô trống để hiển thị kết quả. Nhập công thức =SUM(number1, number2, …).
Ví dụ: Tính tổng Doanh số từ ô C2 đến C5, bạn nhập =SUM(C2:C5). Thay vì gõ thủ công, bạn có thể quét chọn trực tiếp các ô cần tính.
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Lưu ý: Khi nhập hàm, cần viết đúng tên hàm là SUM. Nếu viết sai, Excel sẽ báo lỗi #NAME? và không hiển thị kết quả.
Tính tổng những ô được lọc bằng Subtotal
Ngoài các cách tính hàm tổng trong Excel trên, bạn có thể tính tổng trong Excel bằng hàm SUBTOTAL – một phương pháp nâng cao hơn so với AutoSum. Điểm đặc biệt của cách này là cho phép lọc và chỉ tính tổng những giá trị bạn mong muốn, rất hữu ích khi xử lý bảng tính có hàng nghìn dữ liệu hoặc dữ liệu số xen kẽ chữ.
Bước 1: Mở file Excel cần tính tổng. Chọn một ô trống bất kỳ để hiển thị kết quả. Trên thanh công cụ, vào tab Data và chọn Filter để bật chế độ lọc dữ liệu.
Bước 2: Ở cột cần tính tổng, nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ. Trong bảng tùy chọn hiện ra, bỏ tích Select All để bỏ chọn toàn bộ dữ liệu.
Bước 3: Trong ô Search, nhập từ khóa hoặc giá trị cần lọc. Ví dụ: nếu muốn lọc các dữ liệu chứa số 0, nhập 0 rồi nhấn OK.
Bước 4: Sau khi lọc, chỉ những giá trị phù hợp mới hiển thị. Bạn vào tab Home, chọn AutoSum, sau đó nhấn Enter. Hàm SUBTOTAL sẽ tự động tính tổng cho các dữ liệu đã lọc, bỏ qua dữ liệu bị ẩn.
Tính tổng trong Excel bằng cách chuyển dữ liệu vào bảng
Phương pháp cuối cùng mà mình muốn giới thiệu là tính tổng bằng cách chuyển dữ liệu vào bảng (Table) trong Excel. Cách này không chỉ giúp bạn tính tổng nhanh chóng, mà còn tự động thêm một hàng Total phía dưới cùng của bảng để hiển thị kết quả.
Bước 1: Mở file Excel cần tính tổng và quét toàn bộ vùng dữ liệu muốn tính.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + T để chuyển vùng dữ liệu thành bảng. Nếu dữ liệu đã có tiêu đề, tích chọn ô My table has headers, sau đó nhấn OK trong hộp thoại Create Table.
Bước 3: Trên thanh công cụ, vào tab Design (hoặc Table Design trong phiên bản mới), tích vào ô Total Row. Ngay lập tức, phía dưới bảng sẽ xuất hiện hàng Total.
Bước 4: Ở cột cần tính tổng, bạn có thể chọn loại phép tính trong ô Total, mặc định là SUM để tính tổng, hoặc thay đổi sang các phép tính khác như Average, Count,… nếu muốn.
Tính hàm tổng trong Excel với nhiều điều kiện bằng hàm SUMIF
Hàm SUMIF trong Excel cho phép bạn tính tổng dựa trên một điều kiện cụ thể, rất hữu ích khi cần lọc và cộng các giá trị thỏa mãn tiêu chí nhất định thay vì cộng toàn bộ dữ liệu.
Ví dụ: Bạn cần tính tổng tiền Thưởng cho những nhân viên có Doanh số > 20.000.000.
Bước 1: Chọn một ô trống để hiển thị kết quả. Nhập công thức:
=SUMIF(C2:C5,”>20000000″,D2:D5)
Giải thích công thức:
- C2:C5: Phạm vi chứa Doanh số dùng để kiểm tra điều kiện.
- “>20000000”: Điều kiện so sánh, chỉ chọn những ô có giá trị lớn hơn 20.000.000.
- D2:D5: Phạm vi chứa Thưởng sẽ được tính tổng nếu điều kiện ở cột Doanh số được đáp ứng.
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Cách tính tổng hàng dọc trong Excel
Tính tổng hàng dọc trong Excel là thao tác cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp bạn nhanh chóng cộng toàn bộ giá trị trong một cột dữ liệu. Phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý chi tiêu cá nhân đến tổng hợp số liệu bán hàng, phân tích tài chính hay báo cáo kinh doanh.
Ví dụ: Bạn muốn tính tổng Số lượng bán của công ty trong một bảng dữ liệu.
Bước 1: Chọn một ô trống nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Nhập công thức:
=SUM(D2:D19)
Trong đó, D2:D19 là phạm vi các ô trong cột cần tính tổng.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel tự động trả về kết quả tổng cộng của toàn bộ phạm vi đã chọn.
Mẹo: Nếu thường xuyên tính tổng cùng một cột, bạn có thể đặt tên cho phạm vi dữ liệu (ví dụ: “SoLuongBan”). Khi đó, công thức tính hàm tổng trong Excel sẽ trở nên đơn giản và dễ nhớ hơn:
=SUM(SoLuongBan)
Nhờ vậy, bạn không cần phải nhập lại hoặc nhớ chính xác địa chỉ ô mỗi lần tính tổng. Đây là cách làm vừa nhanh, vừa giúp bảng tính rõ ràng và dễ quản lý hơn, đặc biệt khi xử lý dữ liệu lớn trong Excel.
Cách tính tổng hàng ngang trong Excel
Tương tự cách tính tổng hàng dọc, bạn cũng có thể áp dụng hàm SUM để tính tổng hàng ngang trong Excel. Điểm khác biệt duy nhất nằm ở phạm vi dữ liệu — thay vì chọn một cột, bạn sẽ chọn một dãy ô theo chiều ngang.
Ví dụ: Nếu muốn tính tổng Số lượng bán của Nhóm 1 trong bảng dữ liệu:
Bước 1: Chọn ô trống nơi bạn muốn hiển thị kết quả tổng. Nhập công thức:
=SUM(B2:G2)
Trong đó, B2:G2 là phạm vi hàng ngang cần tính tổng.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel trả về kết quả cộng của toàn bộ các ô trong hàng ngang đó.
Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn cộng dữ liệu theo từng dòng, chẳng hạn tổng doanh thu từng tháng của một sản phẩm hoặc tổng chi phí của một bộ phận trong một khoảng thời gian.
Cách tính tổng các ô không liền nhau trong Excel
Trong quá trình xử lý dữ liệu, đôi khi bạn cần tính tổng các ô không liền nhau. Thay vì cộng thủ công, bạn có thể dùng hàm tổng trong Excel để chọn từng ô riêng lẻ hoặc sử dụng SUMIF nếu có điều kiện lọc cụ thể.
Ví dụ: Bạn có bảng tổng hợp Số lượng bán của công ty và muốn tính tổng sản phẩm bán được của Nhóm 1, nhưng các giá trị này không tập trung ở cùng một hàng hay cột.
Bước 1: Chọn ô trống để hiển thị kết quả, nhập công thức:
=SUMIF(B2:B19,”Nhóm 1″,D2:D19)
Trong đó:
- B2:B19: Phạm vi chứa dữ liệu để kiểm tra điều kiện (tên nhóm).
- “Nhóm 1”: Điều kiện lọc.
- D2:D19: Phạm vi chứa giá trị cần cộng.
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả — đây chính là tổng sản phẩm bán được của Nhóm 1.
Tính tổng số lượng của từng mặt hàng trong Excel
Nếu muốn biết mỗi phân loại sản phẩm Nhóm 3 bán được bao nhiêu, bạn có thể dùng hàm SUMIFS để tính tổng số lượng của từng mặt hàng trong Excel.
Bước 1: Chọn ô trống để hiển thị tổng số lượng SP1 của Nhóm 3 và nhập công thức:
=SUMIFS(D2:D19,B2:B19,”Nhóm 3″,C2:C19,”SP1″)
Giải thích:
- D2:D19: Vùng chứa số lượng cần cộng.
- B2:B19,”Nhóm 3″: Điều kiện lọc theo nhóm bán.
- C2:C19,”SP1″: Điều kiện lọc theo loại sản phẩm.
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả. Thực hiện tương tự cho các sản phẩm khác để biết số lượng từng mặt hàng bán được.
Cách tính tổng theo tên trong Excel
Nếu cần tính tổng Doanh thu của nhân viên tên Hà mà có nhiều người trùng tên, bạn có thể dùng hàm SUMIF.
Cách tính hàm tổng trong Excel thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ô trống để hiển thị tổng Doanh thu và nhập:
=SUMIF(A2:A10,”Hà”,C2:C10)
Giải thích:
- A2:A10: Vùng chứa tên nhân viên.
- “Hà”: Điều kiện lọc.
- C2:C10: Vùng chứa doanh thu cần cộng.
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả tổng Doanh thu của tất cả nhân viên tên Hà.
Cách tính hàm tổng trong Excel với các mã giống nhau
Trong một số trường hợp, ký tự điều kiện nằm lẫn trong chuỗi, bạn cần dùng ký tự đại diện * để tìm kiếm.
Ví dụ: Tính tổng Doanh thu của nhân viên có mã KD1 và KD2 khi vị trí ký tự trong cột ID không cố định.
Bước 1: Chọn ô trống để hiển thị tổng doanh thu của mã KD1, nhập:
=SUMIF(A2:A10,”*”&”KD1″&”*”,B2:B10)
Giải thích:
- A2:A10: Vùng chứa ID nhân viên.
- “*”&”KD1″&”*”: Điều kiện tìm kiếm, dấu * cho phép tìm ở mọi vị trí.
- B2:B10: Vùng chứa doanh thu.
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả.
Lặp lại với “KD2” để tính cho mã khác.
Bạn cũng có thể dùng SUMIFS:
=SUMIFS(B2:B10,A2:A10,”*”&”KD1″&”*”)
Kết quả tương tự như SUMIF.
Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm tổng trong Excel
- #VALUE! – Xảy ra khi vùng tính tổng có chứa chữ hoặc ký tự đặc biệt. Cách xử lý: kiểm tra và loại bỏ dữ liệu không phải số.
- #REF! – Công thức tham chiếu đến ô/vùng không tồn tại. Cách xử lý: chỉnh lại vùng tham chiếu.
- #DIV/0! – Chia cho 0 hoặc ô trống khi tính trung bình. Giải pháp: đảm bảo mẫu số khác 0.
- #NAME? – Hàm bị gõ sai tên (vd: SM thay vì SUM). Giải pháp: kiểm tra chính tả hàm.
- #NUM! – Do giá trị quá lớn/nhỏ hoặc đối số không hợp lệ. Giải pháp: kiểm tra dữ liệu đầu vào.
- #SPILL! – Hàm mảng động không đủ chỗ hiển thị kết quả. Giải pháp: tạo không gian trống xung quanh ô công thức.
Kết quả sai nhưng không báo lỗi – Có thể do phạm vi, điều kiện hoặc định dạng sai, hoặc dữ liệu bị lọc/ẩn. Giải pháp: kiểm tra chế độ tính toán tự động và định dạng ô.
Tạm Kết
Trên đây là 15 cách sử dụng hàm tổng trong Excel kèm ví dụ minh họa chi tiết, giúp bạn áp dụng linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau. Dù là tính tổng cơ bản hay với điều kiện phức tạp, bạn đều có thể chọn phương pháp phù hợp để tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Việc thành thạo các hàm SUM, SUMIF, SUMIFS… không chỉ hỗ trợ công việc văn phòng mà còn hữu ích trong quản lý tài chính, phân tích dữ liệu. Hãy luyện tập thường xuyên để sử dụng Excel một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm:
![Bảng giá iPhone mới và loạt ưu đãi khủng: Cập nhật mới nhất [2025]](https://hoanghamobile.com/tin-tuc/wp-content/uploads/2025/12/iPhone-13-768x402.jpg)
