GGSheet (Google Sheet) là gì? Các thao tác sử dụng chi tiết A-Z cho người mới

GGSheet (Google Sheet) là gì? Nếu bạn từng nghe đến công cụ bảng tính trực tuyến của Google nhưng chưa từng dùng hoặc đã từng mở nhưng vẫn loay hoay với những ô vuông trắng toát thì bài viết này là dành cho bạn. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá từ những thao tác đơn giản trên Google Sheet như tạo sheet, nhập dữ liệu, đến những mẹo hay ho như chia sẻ file, dùng hàm tính, lọc bảng, liên kết dữ liệu tự động…

GGSheet (Google Sheet) là gì?

Google Sheet còn được biết đến với tên gọi Google Trang tính, là một ứng dụng bảng tính trực tuyến do Google phát triển, tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái Google Drive. Đây là công cụ cho phép bạn tạo và xử lý bảng tính mà không cần cài đặt phần mềm, chỉ cần trình duyệt web và tài khoản Google là đủ.

Khác với bảng tính truyền thống, Google Sheet hỗ trợ làm việc đồng thời giữa nhiều người dùng, giúp việc chỉnh sửa, góp ý và theo dõi tiến độ diễn ra mượt mà và chính xác. Không chỉ mạnh ở khả năng cộng tác, Google Sheet còn sở hữu loạt tính năng xử lý dữ liệu, lọc, tính toán, biểu đồ và tích hợp tiện ích mở rộng, phù hợp với hầu hết nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao.

Dù bạn là sinh viên đang thống kê số liệu, nhân viên văn phòng tổng hợp báo cáo hay chủ doanh nghiệp muốn quản lý quy trình, Google Sheet đều có thể trở thành một công cụ đắc lực, linh hoạt và hoàn toàn miễn phí.

Các tính năng nổi bật của GGSheet

Google Sheet không chỉ là một công cụ bảng tính trực tuyến thông thường. Bên cạnh các thao tác quen thuộc như nhập liệu và tính toán, nền tảng này còn sở hữu hàng loạt tính năng linh hoạt, mạnh mẽ và đặc biệt phù hợp cho công việc hiện đại:

Tính toán thông minh với bộ hàm phong phú

Google Sheet cung cấp hàng trăm hàm xử lý dữ liệu, từ các phép toán cơ bản đến công thức nâng cao như SUM, VLOOKUP, IF hay QUERY. Bạn có thể dễ dàng kết hợp nhiều hàm để tạo lập bảng tính thông minh từ phân tích tài chính cho đến thống kê dữ liệu học tập. Đặc biệt, công cụ này còn hỗ trợ tạo biểu đồ, bảng tổng hợp động (pivot table) giúp trình bày dữ liệu trực quan và chuyên nghiệp.

Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Google

Một trong những điểm mạnh vượt trội của GGSheet là khả năng kết nối mượt mà với các dịch vụ khác như Google Drive, Google Forms, Gmail và cả Google Translate. Bạn có thể lấy dữ liệu từ form khảo sát, chia sẻ bảng tính qua email, hay dịch nội dung trực tiếp trong ô mà không cần rời khỏi trang tính.

Kho tiện ích mở rộng đa dạng

Thông qua Google Workspace Marketplace, người dùng có thể bổ sung nhiều tiện ích để nâng cao hiệu quả công việc như: phân tích nâng cao, biểu đồ nâng cao, nhập dữ liệu từ web, xử lý ảnh và nhiều hơn nữa. Tính năng này giúp bạn nâng cấp Google Sheet theo đúng nhu cầu công việc.

Làm việc nhóm mượt mà

Google Sheet là công cụ cộng tác theo thời gian thực cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ file với đồng nghiệp, thiết lập quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem, để cùng làm việc một cách liền mạch. Tính năng bình luận và gắn thẻ người khác cũng giúp việc phản hồi, trao đổi trở nên nhanh chóng và rõ ràng.

Tự động lưu và quản lý phiên bản

Mỗi thay đổi trên Google Sheet đều được lưu trữ tự động trên đám mây, giúp bạn không còn lo mất dữ liệu khi mất mạng hoặc tắt máy đột ngột. Ngoài ra, bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa và phục hồi các phiên bản cũ nếu cần. Đây là điều mà nhiều phần mềm bảng tính truyền thống không hỗ trợ mượt như vậy.

Cách sử dụng GGSheet online chi tiết cho người mới

Google Sheet là công cụ bảng tính online mạnh mẽ thuộc bộ ứng dụng Google Workspace. Với giao diện trực quan, khả năng lưu trữ đám mây và dễ dàng cộng tác, Google Sheet là lựa chọn tuyệt vời để làm việc nhóm, quản lý dữ liệu hay theo dõi tiến độ công việc. Nếu bạn mới làm quen, dưới đây là hướng dẫn đầy đủ để bắt đầu từ con số 0:

Cách tạo bảng tính mới trên Google Sheet

Để khởi động một bảng tính Google Sheet, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản:

• Bước 1: Truy cập vào Google Sheet hoặc tìm từ khóa “Google Sheet” trên Google. Nhớ đăng nhập tài khoản Gmail để sử dụng nhé!
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng “+” ở góc dưới bên phải hoặc trung tâm màn hình để mở bảng tính trống mới. Bạn đã sẵn sàng nhập liệu như khi dùng Excel rồi đó!

Nhập dữ liệu từ file có sẵn lên GGSheet

Google Sheet hỗ trợ bạn thêm dữ liệu từ các tệp lưu trên máy tính hoặc từ Google Drive cực kỳ dễ dàng:

• Bước 1: Trong bảng tính đang mở, vào menu Tệp → chọn Nhập.

• Bước 2: Chọn tab Tải lên, nhấn Duyệt để chọn file từ máy của bạn (có thể là Excel, CSV, TSV…).

• Bước 3: Khi hộp thoại hiện ra, bạn có thể quyết định vị trí nhập dữ liệu: thay thế bảng tính hiện tại, tạo trang tính mới hoặc chèn vào ô hiện tại. Sau khi chọn xong, nhấn Nhập dữ liệu để hoàn tất.

Đổi tên bảng tính và tải về thiết bị

Bạn có thể dễ dàng đặt tên cho file Google Sheet và tải nó về dưới nhiều định dạng khác nhau:

• Đổi tên: Nhấn vào tiêu đề file ở góc trái hoặc chọn Tệp → Đổi tên. Gõ tên mới và nhấn Enter.

• Tải xuống: Vào Tệp → Tải xuống → chọn định dạng bạn cần như .xlsx, .ods, .pdf, hoặc .csv.

Cách chia sẻ và phân quyền bảng tính trên GGSheet

Một trong những điểm mạnh nhất của Google Sheet chính là khả năng chia sẻ và làm việc nhóm theo thời gian thực:

• Bước 1: Nhấn nút Chia sẻ màu xanh ở góc trên bên phải.

• Bước 2: Trong hộp thoại hiện ra, bạn có thể:
  • Nhập email người nhận để mời họ truy cập.
  • Hoặc nhấn “Sao chép đường liên kết” để gửi qua tin nhắn, email tùy ý.

Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập như sau:

• Hạn chế: Chỉ người được mời mới truy cập được.
• Bất kỳ ai có liên kết: Mọi người có link đều vào được, bạn có thể đặt quyền là:
  • Chỉ xem
  • Nhận xét
  • Chỉnh sửa

Sau khi thiết lập, bạn hãy nhấn Xong để lưu thay đổi.

Với Google Sheet, bạn không chỉ quản lý dữ liệu thông minh hơn mà còn dễ dàng cộng tác và linh hoạt truy cập mọi nơi. Đừng ngại thử nghiệm thêm các tính năng như biểu đồ, hàm nâng cao hay tiện ích mở rộng để tăng hiệu suất làm việc nhé!

So sánh GGSheet và Excel? Công cụ nào tối ưu hơn?

Khi nói đến bảng tính, hai cái tên nổi bật nhất chắc chắn là Google Sheet và Microsoft Excel. Tuy nhiên, dù cùng một mục đích là hỗ trợ người dùng tính toán, xử lý và phân tích số liệu, hai công cụ này lại có những điểm mạnh – điểm yếu riêng biệt. Vậy đâu là lựa chọn tối ưu cho bạn? Hãy cùng đi vào bảng so sánh chi tiết bên dưới nào:

So sánh về chi phí và truy cập

So sánh về tính năng và hiệu suất

So sánh về khả năng lưu trữ và chia sẻ

So sánh về đối tượng phù hợp và trải nghiệm

Nếu bạn cần một công cụ miễn phí, dễ sử dụng, hỗ trợ cộng tác online cực mượt và tích hợp liền mạch với Google Drive thì GGSheet chính là “người bạn đồng hành” đáng tin cậy. Ngược lại, nếu công việc của bạn liên quan đến phân tích dữ liệu phức tạp, file dung lượng lớn, cần biểu đồ nâng cao, macro hay tự động hóa chuyên sâu thì Excel vẫn là “ông hoàng” trong giới bảng tính.

GGSheet không chỉ là một bảng tính, đó là cả một “thế giới” hỗ trợ làm việc nhóm, tự động hóa và ra quyết định thông minh. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng hay chủ doanh nghiệp nhỏ, việc thành thạo Google Sheet sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất đáng kể. Hãy lưu lại bài viết này, hoặc chia sẻ cho đồng nghiệp cùng học nhé.

Tham khảo bài viết liên quan:

Cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Cách dùng hàm DATEDIF tính chênh lệch giữa 2 ngày trong Google Sheet