Hàm IF trong Excel được dùng để kiểm tra điều kiện nếu đáp ứng sẽ trả giá trị và ngược lại. Để giúp mọi người hiểu rõ hơn cách dùng của hàm IF chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây. Đồng thời, chúng tôi sẽ đưa ra những ví dụ cụ thể giúp bạn sử dụng hàm IF thuận tiện.
Hàm IF trong Excel là gì?
Hàm IF là một trong những hàm logic phổ biến nhất trong Excel, cho phép bạn thực hiện so sánh một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó ĐÚNG (TRUE), và một giá trị khác nếu điều kiện đó SAI (FALSE). Đây là công cụ nền tảng để tự động hóa việc phân loại, kiểm tra và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Công thức hàm IF
Cú pháp chuẩn của hàm IF như sau:
=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Trong đó:
- logical_test (bắt buộc): Là điều kiện bạn muốn kiểm tra (ví dụ: A2 > 50). Đây có thể là một phép so sánh, một hàm khác trả về giá trị TRUE/FALSE.
- value_if_true (tùy chọn): Là giá trị sẽ trả về nếu điều kiện
logical_testlà đúng. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về giá trị 0. - value_if_false (tùy chọn): Là giá trị sẽ trả về nếu điều kiện
logical_testlà sai. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về giá trị FALSE.
Lưu ý: Khi giá trị trả về là văn bản, bạn cần đặt chúng trong dấu ngoặc kép (“”). Ví dụ: “Đạt”, “Không Đạt”.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong Excel và ví dụ minh hoạ
Đối với nhiều người sử dụng hàm IF để xác định điều kiện, tham chiếu giá trị còn gặp khó khăn. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong từng trường hợp và ví dụ minh hoạ cho các bạn tham khảo nhé!
Sử dụng hàm IF để so sánh
Ví dụ cơ bản: Xét kết quả “Đạt” / “Không đạt” cho học sinh
Giả sử bạn có bảng điểm và cần xác định học sinh nào “Đạt” nếu điểm trung bình (cột B) từ 5.0 trở lên.
Tại ô C2, bạn nhập công thức:
=IF(B2>=5, “Đạt”, “Không đạt”)
Giải thích:
- B2>=5 là điều kiện kiểm tra.
- Nếu điểm ở ô B2 lớn hơn hoặc bằng 5, công thức sẽ trả về chữ “Đạt”.
- Ngược lại, công thức sẽ trả về chữ “Không đạt”.
Sau đó, bạn chỉ cần kéo fill handle (ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải ô C2) xuống để áp dụng công thức cho các học sinh còn lại.
Sử dụng hàm IF để phân biệt chữ hoa, chữ thường
Ngoài sử dụng hàm IF trong Excel để xác định giá trị bằng con số, người dùng có thể sử dụng hàm IF với giá trị văn bản. Kết quả của hàm IF sẽ phụ thuộc vào quá trình nhập công thức của người dùng. Nếu bạn cần phân biệt chữ hoa, chữ thường trong bảng tính Excel thì hãy sử dụng hàm IF. Công thức nhập hàm IF để xác định chữ in hoa, in thường được thực hiện như sau:
= IF (ô cần đối chiếu “delivered”, “Yes”, “No”)
Câu lệnh này có nghĩa là nếu ô trong cột có chứa từ delivered được viết thường thì trả giá trị Yes còn sai thì ngược lại. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ đối chiếu và loại bỏ được từ Delivered hoặc DELIVERED.
Sử dụng hàm IF trong Excel để xác định điều kiện
Đề bài yêu cầu xét điểm chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS) của sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp. Lúc này, các bạn hãy sử dụng hàm =IF(ô cần xét điểm>=4, “Đạt”; “Không đạt”). Mệnh đề này có ý nghĩa là nếu điểm IELTS lớn hơn hoặc bằng 4 thì đạt và ngược lại.
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhập công thức tại cột điều kiện xét.
Bước 2: Lưu ý, bạn cần nhập đầy đủ, chính xác công thức để hệ thống trả kết quả nhanh chóng.
Bước 3: Sau khi có kết quả của người đầu tiên, bạn hãy bấm vào ô vuông nhỏ ở góc dưới cùng sau đó dùng chuột kéo đến người cuối cùng. Thao tác này để gán công thức sau đó hệ thống sẽ hiển thị kết quả của những người tiếp theo.
Cách dùng hàm IF nâng cao
Khi bài toán phức tạp hơn, một hàm IF đơn lẻ là không đủ. Dưới đây là các cách kết hợp và sử dụng hàm IF nâng cao phổ biến nhất.
1. Hàm IF lồng nhau (Nested IF) để xử lý nhiều điều kiện
Hàm IF lồng nhau là việc đặt một hàm IF bên trong một hàm IF khác, thường là ở vị trí value_if_false. Cách này giúp bạn kiểm tra một chuỗi các điều kiện.
Ví dụ: Xếp loại học lực (Giỏi/Khá/Trung Bình)
Với điểm trung bình ở cột B, ta xếp loại: >=8 là “Giỏi”, từ 6.5 đến dưới 8 là “Khá”, còn lại là “Trung Bình”.
Công thức tại ô C2:
=IF(B2>=8, “Giỏi”, IF(B2>=6.5, “Khá”, “Trung Bình”))
Giải thích:
- Đầu tiên, Excel kiểm tra B2>=8. Nếu đúng, trả về “Giỏi” và dừng lại.
- Nếu sai, nó sẽ thực hiện hàm IF thứ hai: kiểm tra B2>=6.5. Nếu đúng, trả về “Khá”.
- Nếu cả hai điều kiện trên đều sai, nó sẽ trả về giá trị cuối cùng là “Trung Bình”.
2. Kết hợp hàm IF với AND, OR
- Hàm AND trả về TRUE chỉ khi tất cả các điều kiện bên trong nó đều đúng.
- Hàm OR trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện bên trong nó đúng.
Ví dụ: Xét tuyển khi đạt cả Toán và Lý trên 7.0
Điều kiện trúng tuyển là điểm Toán (cột B) VÀ điểm Lý (cột C) đều phải lớn hơn 7.
Công thức tại ô D2:
=IF(AND(B2>7, C2>7), “Trúng tuyển”, “Trượt”)
Giải pháp thay thế thông minh cho hàm IF lồng nhau
1. Hàm IFS (Dành cho Excel 2019, Microsoft 365 trở lên)
Hàm IFS cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện mà không cần lồng vào nhau.
Cú pháp: =IFS(điều_kiện1, giá_trị1, điều_kiện2, giá_trị2, …)
Áp dụng lại ví dụ xếp loại học lực:
=IFS(B2>=8, “Giỏi”, B2>=6.5, “Khá”, B2<6.5, “Trung Bình”)
Công thức này rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều!
2. Hàm VLOOKUP
Khi bạn có một bảng tham chiếu (ví dụ bảng quy đổi điểm sang xếp loại), VLOOKUP là lựa chọn tuyệt vời. Bạn chỉ cần tạo một bảng nhỏ quy định các mức điểm và xếp loại tương ứng, sau đó dùng VLOOKUP để tra cứu. Cách này cực kỳ linh hoạt khi cần cập nhật các mức điều kiện.
Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF trong Excel
Nhìn chung, các hàm công thức trong Excel đòi hỏi người dùng nhập đúng cú pháp và sử dụng trong bài tập phù hợp. Nếu người dùng nhập sai dấu nháy hoặc sử dụng hàm không đúng thì sẽ không hiển thị kết quả. Sau đây là một số lỗi thường gặp, người dùng cần lưu ý để sử dụng hàm IF hiệu quả.
1. Lỗi #NAME?
Đây là lỗi sai tên. Nguyên nhân phổ biến nhất là:
- Gõ sai tên hàm: Ví dụ, gõ =OF(…) thay vì =IF(…).
- Giá trị văn bản không được đặt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: =IF(A1>10, Đạt, Trượt). Công thức đúng phải là =IF(A1>10, “Đạt”, “Trượt”).
Cách khắc phục: Kiểm tra lại chính tả của tên hàm và đảm bảo tất cả các chuỗi văn bản đều nằm trong dấu “”.
2. Kết quả trả về là 0 (số không)
Lỗi này xảy ra khi bạn bỏ trống đối số value_if_true. Excel sẽ mặc định trả về 0 nếu điều kiện đúng.
Cách khắc phục: Nếu bạn không muốn hiển thị gì, hãy dùng cặp dấu ngoặc kép “”. Ví dụ: =IF(A1>10, “”, “Giá trị sai”).
Tips sử dụng hàm IF trong Excel hiệu quả
Trong các công thức tính toán Excel thì hàm IF có cú pháp đơn giản, dễ hiểu. Người dùng cần biết cú pháp hàm IF để tìm điều kiện thoả mãn, hoặc không thoả mãn. Bên cạnh đó, người dùng có thể kết hợp hàm IF với các hàm khác để tìm ra kết quả chính xác. Để sử dụng hàm IF một cách hiệu quả, người dùng cần lưu ý một số điều như sau:
- Đầu tiên, người dùng hãy nhớ chính xác cú pháp của hàm IF, khi nhập hàm cần chính xác từng dấu “”, dấu hai chấm.
- Bên cạnh đó, người dùng cần chú ý đến giá trị của từng ô tham chiếu, điều kiện tham chiếu phù hợp không?
- Nếu thấy lỗi #NAME cần xác định nguyên dân do đâu để tìm cách khắc phục như chúng tôi đã hướng dẫn ở trên.
- Khi lồng hàm IF trong Excel với các hàm khác cần đảm bảo tính chính xác, khoa học. Người dùng không thể lồng hàm IF với hàm không phù hợp sẽ dẫn tới kết quả sai lệch.
- Cuối cùng, không chỉ hàm IF mà người dùng cần thành thạo các công thức tính toán, thao tác trên bảng tính Excel. Người dùng hãy không ngừng học hỏi, tham gia khoá học tin học văn phòng đồng thời thực hành nhiều hơn. Như vậy, kiến thức sử dụng hàm công thức Excel được nâng cao giúp ích nhiều trong công việc của bản.
Tạm Kết
Bài viết trên, chúng tôi đã giải thích hàm IF trong Excel là gì? Cách dùng hàm IF như thế nào đồng thời lấy ví dụ cụ thể. Mong rằng những thông tin trên giúp ích cho bạn trong việc sử dụng Excel phục vụ công việc. Khi sử dụng hàm IF bạn cần lưu ý nhập đúng cú pháp từng dấu “” hay dấu hai chấm. Bên cạnh đó, người dùng cần đảm bảo vị trí ô tham chiếu chứa giá trị và điều kiện tham chiếu phù hợp. Người dùng cần nắm một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF để tìm cách khắc phục. Hãy bấm follow fanpage Hoàng Hà Mobile và kênh Youtube Hoàng Hà Channel để biết thêm thông tin hữu ích nhé!
XEM THÊM:
