Hướng Dẫn Toàn Tập Cách Tính Phần Trăm trong Excel (Kèm Ví Dụ Chi Tiết)

Làm sao để tính phần trăm trong Excel nhanh và hiệu quả đang là một trong những chủ đề mà Hoàng Hà Mobile nhận được nhiều nhất trong các bài viết gần đây. Do đó, nội dung của bài viết ngày hôm nay sẽ dành riêng cho việc hướng dẫn người dùng cách tính tỷ lệ phần trăm chính xác và nhanh chóng nhất với công cụ Excel. Nào, hãy cùng chúng tôi khám phá ngay các phương pháp phổ biến ấy trong từng gợi ý dưới đây.

Hiểu bản chất và cách định dạng phần trăm (%) trong Excel

Trước khi đi vào các công thức, điều quan trọng nhất là phải hiểu cách Excel xử lý phần trăm. Về bản chất, Excel lưu trữ tỷ lệ phần trăm dưới dạng một số thập phân. Ví dụ: 50% thực chất được lưu là 0.5, và 75% được lưu là 0.75.

Khi bạn áp dụng định dạng “Percentage” (Phần trăm) cho một ô, Excel sẽ nhân giá trị trong ô đó với 100 và hiển thị ký tự “%” ở cuối.

• Trường hợp 1: Nhập số thập phân trước: Nếu bạn nhập 0.25 vào một ô và sau đó áp dụng định dạng phần trăm, ô đó sẽ hiển thị 25%. Đây là cách làm đúng.
• Trường hợp 2: Nhập số nguyên trước (Lỗi thường gặp): Nếu bạn nhập số 25 vào một ô rồi mới áp dụng định dạng phần trăm, Excel sẽ hiểu là 25 * 100 và hiển thị kết quả là 2500%. Đây là lỗi sai phổ biến nhất!

  

Cách định dạng phần trăm đúng:

Trên tab Home, trong nhóm Number, bạn có thể:
1. Nhấn vào biểu tượng % (Percent Style) để áp dụng định dạng nhanh.
2. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc nhóm Number để mở hộp thoại Format Cells, chọn Percentage và tùy chỉnh số chữ số thập phân (Decimal places) nếu cần.

Tổng hợp các cách tính phần trăm trong Excel được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Việc tính toán phần trăm và tỷ lệ phần trăm có ứng dụng rộng rãi trong nhiều khía cạnh của cuộc sống. Chẳng hạn như: tính tiền boa trong nhà hàng, phân chia hoa hồng cho các nhà bán lẻ, tính thuế thu nhập hoặc tính lãi suất. Nếu đang gặp rắc rối trong thao tác tính toán, đừng ngần ngại, dưới đây là một số cách hướng dẫn chi tiết về cách tính phần trăm trong Excel mà bạn có thể tham khảo ngay.

Cách Tính tỷ lệ phần trăm của một phần so với tổng số

Đây là trường hợp cơ bản nhất, dùng để xác định một giá trị chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng thể.

Công thức: = (Giá trị của phần / Tổng giá trị)

• Bước 1: Tại ô cần tính phần trăm, nhập công thức chia giá trị của mục đó cho ô chứa tổng giá trị. Ví dụ: để tính phần trăm của sản phẩm ở ô B2 so với tổng ở ô B10, công thức sẽ là =B2/B$10.
  Lưu ý quan trọng: Sử dụng ký hiệu $ (tham chiếu tuyệt đối) như B$10 để cố định ô tổng. Điều này đảm bảo khi bạn sao chép công thức cho các hàng khác, ô tổng sẽ không bị thay đổi.
• Bước 2: Nhấn Enter. Kết quả ban đầu có thể hiển thị dưới dạng số thập phân.
• Bước 3: Chọn ô kết quả, vào tab Home và nhấn vào biểu tượng % để chuyển sang định dạng phần trăm.
• Bước 4: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô công thức cho đến khi nó biến thành dấu cộng màu đen (+), sau đó kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô còn lại.

Cách tính phần trăm chênh lệch trong Excel

Để tính phần trăm trong Excel theo trường hợp này, người dùng cần sử dụng công thức sau: Tỷ lệ phần trăm (%) = (Giá trị mới – Giá trị cũ) / Giá trị cũ. 

• Bước 1: Người dùng bắt đầu bằng việc mở bảng Excel mà bạn muốn tính tỷ lệ phần trăm thay đổi. Sau đó, nhập công thức tính tỷ lệ phần trăm thay đổi bên trên. Ví dụ, để tính sự tăng/giảm số lượng quả Cherry so với tháng trước, bạn có thể nhập: =(C2-B2)/B2. Trong đó C2 là giá trị tháng trước và B2 là giá trị tháng hiện tại của số lượng Cherry.

• Bước 2: Trong nhóm “Number” của tab “Home”, người dùng tiếp tục chọn mục “Percentage” để hiển thị kết quả dưới dạng tỷ lệ phần trăm. Bạn cũng có thể tùy chỉnh số chữ số thập phân bằng cách chọn “More Number Formats”.

• Bước 3: Để áp dụng công thức cho các hàng dưới, người dùng cũng chỉ cần để chuột vào góc dưới của ô chứa công thức. Khi con trỏ chuột trở thành biểu tượng dấu cộng (+), bạn kéo chuột xuống để sao chép công thức cho các hàng khác. Như vậy là bạn đã hoàn thành các thao tác trong việc tính tỷ lệ phần trăm thay đổi cho toàn bảng dữ liệu trên Excel rồi đấy.

Cách tính giá trị khi đã có tỷ lệ phần trăm trong Excel

Để tính giá trị khi biết phần trăm, bạn có thể sử dụng công thức sau: Giá trị = Tổng số * Tỷ lệ phần trăm (%).

• Bước 1: Người dùng cần kích hoạt bảng Excel mà bạn muốn thực hiện tính toán. Sau đó, nhập công thức tính giá trị bằng cách nhân tổng số với tỷ lệ phần trăm. Ví dụ, để tính 11% của tổng số $950, bạn có thể nhập công thức: = A2 * B2. Trong đó A2 là giá trị tổng số và B2 là tỷ lệ phần trăm mà đề bài cho.

• Bước 2: Để áp dụng công thức cho các hàng bên dưới, người dùng chỉ cần để chuột vào góc dưới của ô chứa công thức. Khi con trỏ chuột trở thành biểu tượng dấu cộng (+), bạn kéo chuột xuống để sao chép công thức cho các hàng khác, tương tự như cách tính phần trăm trong Excel của 2 phương pháp chúng tôi giới thiệu bên trên.

Cách tính phần trăm trong Excel với một số hàm phổ biến hiện nay

Áp dụng các hàm cơ bản để tính phần trăm trong Excel là một trong những công việc khiến nhiều người dùng gặp nhiều rắc rối hiện nay. Thấu hiểu điều đó, nội dung dưới đây Hoàng Hà Mobile sẽ giúp bạn cải thiện được vấn đề này thông qua các gợi ý sau:

Tính phần trăm trên tổng chung trong Excel

Khi người dùng muốn biết mỗi giá trị chiếm bao nhiêu phần trăm của tổng số, bạn có thể sử dụng công thức tính phần trăm của tổng chung theo công thức như: % of Grand Total = (A / Sum_A) * 100%. Trong đó A là giá trị của một phần tử cụ thể và Sum_A là tổng toàn bộ các phần tử. Cụ thể, bạn có thể tham khảo qua ví dụ cách tính phần trăm trong Excel dưới đây.

• Bước 1: Xác định tổng chung tại một ô. Chẳng hạn như bạn sẽ sử dụng hàm SUM: B8 = SUM(B2:B7) cho ô dữ liệu B8.
• Bước 2: Tại mỗi ô dữ liệu cần tính phần trăm, người dùng tiến hành chia giá trị của ô đó cho tổng chung đã tính ở B8. Ví dụ, tại ô C2, bạn có thể sử dụng công thức C2 = B2/B$8. Đồng thời cố định vị trí ô B8 bằng cách sử dụng dấu $ khi tính tỷ lệ phần trăm trên Excel.

• Bước 3: Áp dụng công thức trên tất cả các ô cần tính phần trăm. Bạn có thể kéo xuống để sao chép công thức cho các ô dưới.
• Bước 4: Định dạng dữ liệu hiển thị kết quả dưới dạng phần trăm bằng cách sử dụng chức năng “Format Cells”. Chú ý rằng bạn có thể điều chỉnh số chữ số thập phân. Ví dụ, người dùng có thể cho phép kết quả hiển thị ở dạng 2 chữ số thập phân nếu cần.

Tính phần trăm của tổng nhóm trong Excel

Khi bạn có dữ liệu được tổ chức thành các nhóm và muốn biết mỗi phần tử chiếm bao nhiêu phần trăm trong riêng nhóm đó, bạn có thể thực hiện cách tính phần trăm trong Excel theo các gợi ý sau:

• Bước 1: Bắt đầu bằng việc xác định tổng của nhóm được tính bằng cách sử dụng hàm SUM. Ví dụ, tại ô B2, bạn có thể tính tổng của nhóm từ B3 đến B6 như sau: B2 = SUM(B3:B6)

• Bước 2: Tại mỗi phần tử trong nhóm, người dùng tiến hành chia giá trị của phần tử đó cho tổng của nhóm đã tính ở B2. Lưu ý rằng bạn cần cố định vị trí của ô tính tổng bằng cách sử dụng dấu $ trong công thức. Ví dụ, tại ô C3, bạn có thể sử dụng công thức C3 = B3 / $B$2. Sau đó, áp dụng công thức tương tự cho tất cả các phần tử từ C3 đến C6 trong bảng dữ liệu.

• Bước 3: Nếu bạn muốn, bạn có thể tính tổng của từng nhóm bằng cách sử dụng hàm SUM. Kết quả sẽ luôn là 100% cho mỗi nhóm (được hiển thị ở các ô C2 và C7). 

Từ đó, ta sẽ có công thức tổng quát để tính % of Parent Total = (A / Subtotal_A) * 100%phần trăm của một phần tử so với tổng của nhóm đó là: . Trong đó, A là giá trị của một phần tử cụ thể và Subtotal_A là tổng của nhóm chứa phần tử đó.

Ứng dụng của việc tính phần trăm trong công việc và học tập

Việc thành thạo công thức tính phần trăm trong Excel giúp bạn giải quyết nhiều bài toán thực tế:

• Kinh doanh & Bán hàng: Tính tỷ lệ hoàn thành KPI, phần trăm tăng trưởng doanh thu so với tháng trước, tính tiền chiết khấu, hoa hồng cho nhân viên.
• Tài chính & Kế toán: Tính thuế GTGT, phân bổ chi phí, tính tỷ suất lợi nhuận, lãi suất vay.
• Học tập & Nghiên cứu: Tính tỷ lệ phần trăm điểm số, phân tích dữ liệu khảo sát.
• Quản lý dự án: Theo dõi phần trăm tiến độ công việc đã hoàn thành.

Những lưu ý quan trọng để tính phần trăm chính xác

• Định dạng đúng ô: Luôn đảm bảo ô kết quả được định dạng là “Percentage”.
• Sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($): Khi chia cho một giá trị tổng không đổi (như tổng doanh thu, tổng số lượng), hãy dùng $ để cố định ô đó (ví dụ: $B$10) trước khi sao chép công thức.
• Kiểm tra lỗi #DIV/0!: Lỗi này xảy ra khi bạn chia cho 0. Hãy đảm bảo ô mẫu số (số chia) của bạn có giá trị hợp lệ.
• Hiểu sự khác biệt giữa tăng trưởng và tỷ trọng: Công thức tính “% thay đổi” khác với công thức tính “tỷ lệ % của một phần trong tổng”. Đừng nhầm lẫn giữa hai trường hợp.
• Kiểm tra lại dữ liệu đầu vào: Sai sót trong dữ liệu nguồn sẽ dẫn đến kết quả sai, dù công thức đúng.

Lời kết

Bên trên là toàn bộ các cách tính phần trăm trong Excel mà Hoàng Hà Mobile đã tổng hợp được. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thành công trong việc hoàn thành các bài tập có liên quan đến việc tính toán trên công cụ Excel. Ngoài ra, nếu bạn có cách tính tỷ lệ phần trăm nào hay hơn thì có thể bình luận bên dưới để chúng tôi cập nhật vào bài viết nhé!

XEM THÊM:

• Hướng dẫn các thao tác đơn giản khi xoá, thêm hàng trong Excel
• Các thủ thuật Excel cơ bản nhất bạn cần nắm
• Các cách cố định ô trong excel