Trong quá trình làm việc với Microsoft Word, việc giãn dòng văn bản có thể là một kỹ năng quan trọng khiến cho tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Và có nhiều lý do mà bạn có thể muốn điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong văn bản của mình khi phải tuân theo quy tắc định dạng trong công việc cho đến tạo sự thoải mái cho đọc giả. Vì thế, trong bài viết này, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện các cách giãn dòng trong Word, giúp bạn tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp nhất.
Lợi ích của việc giãn dòng chuẩn trong văn bản
Việc nắm vững các cách giãn dòng trong Word không chỉ là kỹ năng văn phòng cơ bản mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tăng tính chuyên nghiệp: Một tài liệu được định dạng ngay ngắn, khoảng cách hợp lý luôn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chỉn chu.
- Cải thiện khả năng đọc: Khoảng cách dòng thoáng đãng giúp mắt người đọc dễ theo dõi, giảm mỏi mắt và tiếp thu thông tin tốt hơn.
- Nhấn mạnh nội dung: Sử dụng khoảng cách hợp lý giúp làm nổi bật các tiêu đề, đoạn văn quan trọng, dẫn dắt người đọc tập trung vào ý chính.
- Đáp ứng quy chuẩn: Nhiều cơ quan, trường học có quy định riêng về định dạng văn bản (luận văn, báo cáo). Biết cách giãn dòng giúp bạn tuân thủ chính xác các yêu cầu này.
- Tối ưu không gian: Dễ dàng điều chỉnh độ dài văn bản để vừa vặn trong số trang quy định.
Các phương pháp giãn dòng cơ bản
Dưới đây là những cách nhanh và phổ biến nhất để điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng chữ.
1. Sử dụng menu nhanh Line Spacing
Đây là cách trực quan nhất. Bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh, sau đó vào tab Home → nhóm Paragraph → nhấp vào biểu tượng Line and Paragraph Spacing và chọn các thông số có sẵn (1.0, 1.15, 1.5, 2.0…).
2. Dùng phím tắt để giãn dòng siêu tốc
Để thao tác chuyên nghiệp và nhanh hơn, hãy ghi nhớ các tổ hợp phím tắt sau:
- Ctrl + 1: Giãn dòng đơn (Single spacing).
- Ctrl + 5: Giãn dòng 1.5 lines.
- Ctrl + 2: Giãn dòng đôi (Double spacing).
3. Tùy chỉnh chuyên sâu trong hộp thoại Paragraph
Để có những thông số lẻ hoặc chi tiết hơn, bạn hãy mở hộp thoại Paragraph bằng cách:
Vào tab Home → Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Paragraph.
Trong cửa sổ hiện ra, tại mục Spacing, tìm đến dòng Line spacing và chọn:
- Multiple: Sau đó nhập một số bất kỳ vào ô At (ví dụ: 1.3, 1.4…). Lưu ý: dùng dấu chấm cho số thập phân.
- Exactly: Thiết lập khoảng cách chính xác theo point (pt).
Xem thêm: Các cách cách đặt tab trong word
Cách giãn dòng trong Word tự động cho toàn bộ văn bản
Để thiết lập khoảng cách giữa các dòng theo ý muốn trong Microsoft Word, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bắt đầu bằng việc truy cập vào hộp thoại “Paragraph” (Đoạn văn) như đã hướng dẫn ở trên.
- Bước 2: Tại hộp thoại “Paragraph,” bạn sẽ thấy tùy chọn “Line spacing” (Khoảng cách giữa các dòng). Ở mục “At,” bạn có thể nhập giá trị khoảng cách dòng mà bạn mong muốn.
- Bước 3: Sau khi bạn đã nhập giá trị khoảng cách dòng theo ý muốn, hãy nhấn vào mục “Set as Default/Default.” Lúc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện để hỏi bạn có muốn áp dụng khoảng cách dòng này cho toàn bộ văn bản bạn đang soạn thảo hoặc văn bản mặc định cho tài liệu mới không. Bạn cần nhấn “Yes” để hoàn tất việc thiết lập giãn dòng trong Word.
Lưu ý: Trong phiên bản Word 2003, cách truy cập vào hộp thoại “Paragraph” có một chút khác biệt. Để vào “Paragraph,” bạn cần nhấn vào tab “Format” > “Paragraph” (Định dạng > Đoạn văn). Tuy nhiên, các thao tác sau đó không khác biệt nhiều so với các phiên bản sau này và bạn vẫn có thể thiết lập cách giãn dòng trong Word theo cách tương tự.
Phân biệt và tùy chỉnh giãn CÁCH ĐOẠN (Paragraph Spacing)
Nhiều người nhầm lẫn giữa giãn dòng và giãn đoạn. Giãn dòng là khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn. Còn giãn đoạn là khoảng trắng trước hoặc sau cả một đoạn văn.
Để chỉnh khoảng cách đoạn, bạn vào tab Layout → trong nhóm Paragraph, điều chỉnh thông số tại:
- Before: Khoảng cách phía trên đoạn văn được chọn.
- After: Khoảng cách phía dưới đoạn văn được chọn.
Kỹ thuật giãn dòng nâng cao
1. Cách giãn dòng trong bảng (Table)
Việc giãn dòng trong bảng hơi khác một chút. Bạn không thể dùng các phím tắt thông thường.
- Bôi đen các ô, hàng hoặc toàn bộ bảng cần giãn dòng.
- Nhấp chuột phải, chọn Table Properties.
- Chuyển qua tab Row, tích vào ô Specify height.
- Ở mục “Row height is”, chọn At least và nhập chiều cao mong muốn.
- Hoặc, bạn có thể vào tab Layout (tab ngữ cảnh của Bảng) → Cell Margins để điều chỉnh lề bên trong ô, cũng là một cách tạo thêm không gian.
2. Thiết lập giãn dòng mặc định cho toàn bộ văn bản
Để không phải chỉnh đi chỉnh lại mỗi khi tạo tài liệu mới, bạn có thể đặt giãn dòng mặc định:
- Mở hộp thoại Paragraph (như hướng dẫn ở trên).
- Thiết lập các thông số Line spacing và Spacing Before/After theo ý muốn.
- Nhấp vào nút Set As Default ở góc dưới.
- Chọn “All documents based on the Normal.dotm template?” và nhấn OK.
Một số lưu ý khi sử dụng cách giãn dòng trong Word
Có thể thấy, tính năng giãn dòng trong văn bản là một kỹ thuật quan trọng giúp cho bạn tạo ra những tài liệu dễ đọc và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng tính năng này một cách hợp lý, bạn nên lưu ý một số điều quan trọng sau đây:
Chọn loại giãn dòng phù hợp: Word cung cấp các tùy chọn giãn dòng như 1.0, 1.15, 1.5, 2.0 hoặc tùy chỉnh. Thông dụng nhất là giãn dòng 1.15 hoặc 1.5 sẽ được sử dụng nhiều trong văn bản thông thường.
Sử dụng tùy chỉnh: Nếu bạn muốn tùy chỉnh giãn dòng, hãy chọn “Tùy chỉnh” trong hộp thoại giãn dòng. Tại đây, bạn có thể chỉ định giãn dòng chính xác bằng cách nhập giá trị vào ô “Dưới” (sau dòng) và “Trên” (trước dòng). Điều này thường được sử dụng khi bạn cần định dạng chính xác.
Sử dụng kiểu giãn dòng đồng nhất: Hãy đảm bảo rằng bạn duy trì sự đồng nhất trong toàn bộ văn bản. Không nên thay đổi cách giãn dòng trong Word liên tục giữa các phần khác nhau của tài liệu, trừ khi đó là một quyết định thiết thực cho mục đích định dạng cụ thể.
Kiểm tra định dạng cho các tiêu đề và đoạn văn: Trong Word, bạn có thể cung cấp giãn dòng khác nhau cho tiêu đề, đoạn văn và các phần khác của tài liệu. Điều này giúp tạo ra sự tương phản trong định dạng và giúp đọc dễ dàng hơn.
Kiểm tra trước khi in: Trước khi in tài liệu, luôn kiểm tra trang trước để đảm bảo định dạng và giãn dòng phù hợp với mong muốn của bạn.
Các lỗi thường gặp sau khi giãn dòng và cách khắc phục
Lỗi khoảng cách giữa các đoạn quá lớn:
- Nguyên nhân: Thường do bạn nhấn Enter hai lần để xuống dòng, tạo ra một đoạn trống. Hoặc thông số “Spacing Before/After” quá lớn.
- Cách khắc phục: Chỉ nhấn Enter một lần. Kiểm tra lại thông số “Spacing Before/After” trong tab Layout và giảm xuống 0 pt nếu cần.
Lỗi không giãn dòng được:
- Nguyên nhân: Văn bản có thể được dán từ một nguồn khác với định dạng cố định, hoặc đang ở trong Text Box/Bảng có cài đặt riêng.
- Cách khắc phục: Bôi đen văn bản, nhấp chuột phải và chọn “Clear All Formatting” (Biểu tượng chữ A có cục tẩy) rồi định dạng lại.
Lỗi giãn dòng không đồng nhất:
- Nguyên nhân: Mỗi đoạn được áp dụng một kiểu định dạng khác nhau.
- Cách khắc phục: Bôi đen toàn bộ văn bản (Ctrl + A) và áp dụng một kiểu giãn dòng duy nhất.
Câu hỏi thường gặp về giãn dòng trong Word (FAQ)
1. Quy định giãn dòng chuẩn trong văn bản hành chính Việt Nam là bao nhiêu?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, giãn dòng tối thiểu là 1.0 (single) và tối đa là 1.5. Thông thường, các văn bản hành chính hay báo cáo khoa học sẽ sử dụng giãn dòng từ 1.3 đến 1.5 lines để đảm bảo sự thoáng đãng và dễ đọc.
2. Sự khác nhau giữa Line Spacing và Paragraph Spacing là gì?
Line Spacing (giãn dòng) là khoảng cách giữa các dòng chữ trong cùng một đoạn văn. Paragraph Spacing (giãn đoạn) là khoảng trắng được thêm vào phía trên (Before) hoặc phía dưới (After) của cả một đoạn văn, giúp tách biệt các đoạn với nhau.
3. Làm thế nào để giãn dòng trên Word cho Macbook?
Cách làm hoàn toàn tương tự. Bạn cũng vào tab Home → biểu tượng Line and Paragraph Spacing. Phím tắt có thể khác một chút: Command + 1 (single), Command + 2 (double). Hộp thoại Paragraph cũng nằm ở vị trí tương tự.
4. Có giãn dòng trên Word phiên bản web hoặc mobile được không?
Có. Trên Word phiên bản web (Office 365) và ứng dụng di động, bạn vẫn sẽ tìm thấy biểu tượng Line and Paragraph Spacing trong tab Home. Các tùy chọn có thể không đầy đủ như phiên bản máy tính nhưng vẫn cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh giãn dòng cơ bản.
Xem thêm: Bạn đã biết cách di chuyển ảnh trong Word dễ nhất chưa?
Lời kết
Hy vọng sau khi áp dụng cách giãn dòng trong Word mà Hoàng Hà đã hướng dẫn, bạn đã có thể tạo ra những văn bản đẹp mắt và dễ đọc hơn. Đồng thời, điều này có thể làm tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ của công việc soạn thảo tài liệu của bạn. Vì vậy, đừng ngần ngại thử nghiệm và tùy chỉnh tính năng theo ý muốn của bạn, nhưng hãy nhớ luôn kiểm tra tính nhất quán để đảm bảo kết quả đem lại chuyên nghiệp nhất.
